DEFINICIÓN DEL PROCESAMIENTO DEL

PEDIDO
ES LA FORMA EN QUE LAS EMPRESAS

PROCESAN ORGANIZAN

SE REFIERE BASICAMENTE:
A la actividad que se encargan de recopilar la información
necesaria sobre los productos.
SE REPRESENTA POR EL NUMERO DE
ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL
CICLO DEL PEDIDO DEL CLIENTE

SE PUEDE LLEVAR A
CABO DE
DIFERENTES
FORMAS:
VENTA
AL
MENUDE
O

VENTA
INDUSTR
IAL
PROCESAMIENTO DEL PEDIDO
Preparación del Pedido

Transmisión del Pedido

Entrada del Pedido

Surtido del Pedido

Informe sobre el Estado del
Pedido
PREPARACIÓN DEL PEDIDO
Se refiere a las
actividades de:información necesaria sobre los productos y
Recopilar
servicios deseados
Requisición formal de los productos que se vayan a comprar

Puede incluir:

Llenar un formulario de pedido

Determinar la disponibilidad de existencias
Comunicar por teléfono la información del pedido a un
empleado de ventas o seleccionarlo de un menú en la pagina
web
TRANSMISIÓN DEL PEDIDO
Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen
hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada.

La transmisión de pedido se realiza de dos maneras fundamentales

MANUAL ELECTRONIC
O
 ENTRADA DEL PEDIDO
Incluyen:
Comprobación de la precisión de la información del pedido. (Descripción del articulo y
numero, cantidad y precio)
Comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados
Preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones

Comprobación del estado de crédito de los clientes

Transcripción de la información del pedido sea necesario

Facturación
La entrada del pedido se ha beneficiado mucho con las mejoras tecnológicas. Códigos
de barras, lectores ópticos y computadoras.
SURTIDO DEL PEDIDO
Incluyen:
Adquirir los artículos mediante la recuperación de existencias, o la compra
Empacar los artículos mediante la recuperación de existencias
Programar el envió para su entrega
Preparar la documentación del envió
INFORME SOBRE EL ESTADO DEL PEDIDO
Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se
suministre un buen servicio al cliente, manteniéndolo informado de
cualquier retraso en el procesamiento del pedido o en su entrega.

RASTREO Comunicación
Y con el cliente
LOCALIZA sobre el
CIÓN estado del
pedido
Hasta aquí se han identificado las
actividades generales implicadas
en el procesamiento del pedido,
pero por sí solas no indican cómo
funciona el procesamiento del
pedido como un sistema.
 Tiene un alto componente de
actividad humana en todo el
sistema, algunos procedimientos
pueden estar automatizados, pero
la actividad manual representará la
mayor parte del ciclo de
procesamiento del pedido
 Produce una línea completa de empalmes
para mangueras a medida, válvulas y
El tiempo total del ciclo del pedido es largo,
mangueras de alta resistencia para uso
porque los pedidos son fabricados según las
industrial. La compañía procesa un promedio
especificaciones de los clientes. Los pasos
de 50 pedidos por día. La parte del tiempo
principales en el ciclo del procesamiento del
correspondiente al procesamiento de pedidos
pedido, excluyendo la actividad de surtido
(incluida dentro del tiempo total del ciclo del
del pedido, son los siguientes:
pedido) es de 4 a 8 días entre los 15 a 25 días
que comprende el ciclo total.
 el personal de ventas recoge los pedidos y los manda por
los clientes Peticione correo o por teléfono a las oficinas centrales de la compañía
s
transcribe
un el pedido se pasan al representante de servicio al cliente, el cual luego
recepcionista en un
de S.C ajusta la información para el gerente de ventas.
formulario
abreviado

revisa la
gerente de información de vez en cuando escribe notas de instrucciones en un pedido
ventas del pedido sobre las necesidades de un cliente en particular

preparan
los los transcriben la información de los mismos, además de las
empleados pedidos instrucciones especiales, en el formulario estándar de pedidos
de Samson-Packard.
 Dpto. de se envían para la comprobación del crédito.
contabilidad

Dpto. de
ventas
se remiten para la verificación de los precios.

Dpto. de introduce la información del pedido, se usará para transmitirlo

procesamiento
a la planta, para su manejo y para facilitar su rastreo.

representante
de SC comprueba el pedido en su forma final y lo transmite
electrónicamente a la planta adecuada
 reducir el espacio de almacenaje

Los sistemas modernos de

información han otorgado el bajar los niveles de inventarios
beneficio de reemplazar
muchos de los activos que antes
se necesitaban para llevar un
negocio. Mediante Internet, las reducir los tiempos de manejo y
compañías han podido

rastrear mejor el progreso de los

pedidos
 Los distribuidores de bienes terminados pueden
usar EDI para crear un sistema de distribución
directo desde el proveedor. El producto no
necesita permanecer en el almacén del
distribuidor. Los clientes reciben sus bienes
directo del proveedor. La información del
pedido y los productos fluyen a través de la Los proveedores
cadena de suministros de la siguiente manera: preparan el producto
para el envío
El distribuidor
comunica al proveedor
de la logística, vía EDI,
El distribuidor cuántos y cuáles
comunica al encargado productos tienen que
de la logística, vía EDI, distribuirse, dónde y
El distribuidor dónde recoger el cuándo
comunica a los producto y cuántos
proveedores, vía EDI,
Los clientes comunican cuántos y cuáles
al distribuidor, vía EDI, productos deben ser El proveedor de la
cuántos y cuáles enviados logística distribuye
productos quieren, y
El proveedor de la los productos a los
dónde.
logística recopila, clientes.
clasifica y separa el
producto según las
especificaciones
del distribuidor
 Los sistemas de procesamiento de
pedidos que se diseñan para interactuar
directamente con los consumidores
finales se basarán en niveles elevados de
servicio al cliente. Cumplir los
requerimientos del producto del cliente
a partir de las existencias al menudeo
suministra casi instantáneamente el
procesamiento del pedido.

Han surgido muchas tiendas remotas
de descuento de hardware y
software como competidoras de las
tiendas minoristas locales.
Tradicionalmente, los clientes irían a
sus tiendas minoristas locales de
computadoras y comprarían lo que
necesitaran allí mismo, o si no lo
tuvieran en existencia en ese
momento, los minoristas pedirían los
artículos a los distribuidores locales
Las tiendas de suministros de
computadoras, localizadas en cualquier
lugar del país, pueden ofrecer a los
clientes bajos precios, los cuales resultan
de los bajos costos generales y de las
economías de compra. Es importante
superar las desventajas de la ubicación si
estas casas de descuento han de tener
verdadero éxito
Muchas han desarrollado una estrategia
para reducir el tiempo del ciclo del
pedido, el cual normalmente incluye los
siguientes pasos en la cadena de
actividades del procesamiento de
pedidos
 Un sistema logístico de información puede describirse en términos de su
funcionalidad y de su operación.

función

El propósito principal de reunir, retener y

manipular datos dentro de una empresa
es la de toma de decisiones

Acceso cada vez mayor a la información

de toda la organización mediante
sistemas de información empresarial
(SAP, Baan, Peoplesoft, etc.) y el internet
han creado para las empresas la
oportunidad de compartir su
información de manera conveniente y
barata.
 interno Externo

• Finanzas / contabilidad • Clientes

• Marketing • Proveedores
• Logística • Transportistas
• Manufactura • Socios de cadenas de
• Compras suministro.

OMS WMS TMS

• Disponibilidad de • Manejo del nivel de • Consolidación del

existencias existencias embarque
• Comprobación del • Selección del pedido • Ruta de los vehículos
crédito • Ruta del operador • Selección del modo
• Facturación • Asignación para el • Quejas y reclamaciones
• Asignación del operador y carga de • Rastreo
producto para los trabajo • Pago de factura
clientes • Estimación de • Auditoria de la factura
• Cumplimiento disponibilidad del
producto
 El subsistema de manejo de pedidos dirige el contacto inicial con el
cliente en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido

Asignación del
Disponibilidad producto al
del producto cliente

Comprobación
Factura
del crédito
 Recepción Salvaguarda Manejo de inventarios

Es la entrada o «punto de
registro» para información
dentro del WMS, el producto
se descarga en la entrada del
almacén e identificado por
código de producto o calidad,
los datos son introducidos por
código de barras, teclados
manuales etc.
El producto entrante
necesita ser almacenado
temporalmente en el
almacén, el WMS asigna el
producto en una ubicación
especifica para posterior
recuperación
El WMS vigila los niveles
del producto en cada
ubicación de existencias en
el almacén, si los niveles de
inventario están por debajo
del control local pedirán
mas productos.

Procesamiento y
recuperación del pedido
Una vez recibido el producto,
descomponen el pedido en grupos
de artículos que requieran
diferentes tipos procesamiento y
selección.
Preparación del envió
Los pedidos son surtidos, esto
significa que de todos los pedidos,
un subconjunto se procesara en
cierto momento, el tamaño y los
pedidos incluidos son seleccionados
basándose en las consideraciones
del envio
 EL TMS puede hacer coincidir el tamaño del envió con el
Selección de costo del servicio de transporte y los requerimientos
Método desempeño, en especial donde haya opciones de
competencia

Una característica principal de las tarifas de flete es que

Consolidación los costos unitarios de envió descienden en forma
del flete desproporcionada a como aumenta el tamaño del envió,
la consolidación del envió puede suponer ahorros

El TMS asigna cargas a los vehículos y sugiere la secuencia

Ruta y en la que el vehículo debe realizar las paradas, EL TMS
programación de mantiene datos de las ubicaciones de las paradas,
envíos vehículos numero y capacidad etc.
 Si se mantiene información de contenido del envió,
valor del producto, transportista, origen y destino, y
Procesamiento de
limites de responsabilidad legal, muchas quejas
quejas
pueden procesarse automáticamente o con mínima
intervención humana

Los códigos de barras, la radiotransmisión en ruta,

los sistemas de posicionamiento global y las
Rastreo de envíos computadoras a bordo son elementos clave del
sistema de información que permite conocer la
localización de los envíos en tiempo real

El TMS basado en la computadora puede buscar

rápidamente el mínimo costo de ruta y comprara el
Auditoria y pago costo con el que aparece en la factura del flete, TMS
de la factura del registra que el envío se ha efectuado y solicita al
flete sistema de información financiera de la compañía
que ejecute el pago al transportista.
 Gerente de base de
Salida
Datos

La primera actividad relacionada con el sistema de

información es la adquisición de los datos que ayudaran
en el proceso de toma de decisiones. Después de
identificar cuidadosamente los datos necesarios para
planeas y operar el sistema logístico, los datos pueden
obtenerse de muchas fuentes, 1)cliente; 2)registros de
compañía; 3) datos publicados; 4) administración
Entrada Salida

El mantenimiento de datos puede ser costoso y su

conservación en cualquier forma debe basarse en 1)
Que tan importante o critica es la información para la
toma de decisiones 2)la rapidez de recuperación de la
información 3)la frecuencia de acceso a los datos 4) el
esfuerzo requerido para manejar los datos en la forma
debida
 Gerente de base de
Entrada
Datos

Esta es la zona de conexión, o interfaz, con el usuario del

sistema. La salida por lo general es de varios tipos y es
transmitida de diferentes formas.

Primero Segundo Tercero

1. Informes breves de costos La salida puede ser en

2. Informes de estado de forma de documentos Puede ser resultado
inventario preparados, como del análisis de los
3. Informes de excepción que
comparan el desempeño conocimientos de datos de los modelos
deseado con el real embarque para estadísticos y
4. Informes que inician la transportación y
activación matemáticos
facturas de fletes
 EJEMPLOS DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

• En la práctica, los sistemas de información para ayudar

en la planeación y operación de la
• cadena de suministros aparecen en las compañías de
diferentes maneras. Algunos ejemplos ayudarán a
ilustrarlos.
 SISTEMA DE MENUDEO

Algunas empresas con extensas operaciones

minoristas han desarrollado sistemas elaborados
de información para agilizar la verificación (mejorar
el servicio al cliente) así como para incrementar la
eficiencia de existencias y el reaprovisionamiento
de muchos artículos típicamente ofrecidos a los
clientes (costos más bajos). La alta transacción de
volumen, manejado de manera rutinaria, y el alto
'coeficiente de rotación de inventarios que los
minoristas suelen alcanzar, les ha llevado a usar
computadoras y la última tecnología de manejo de
pedidos para alcanzar sus objetivos.
 SU APLICACIÓN

El sistema ofrece una serie de beneficios/ incluyendo registros de

cobros más rápidos, control óptimo de inventario, comprobación de
crédito más rápida, informe instantáneo del estado de existencias y
mejor planeación de cantidades de compra y de su capacidad para
hacerlo en el tiempo adecuado.
 INVENTARIO MANEJADO POR EL
VENDEDOR/PROVEEDOR

Cuando los minoristas manejaban el inventario, uno de los métodos para el control de
inventarios era usar alguna forma del programa de reaprovisionamiento del método del punto
de reordeno Es decir, cuando un artículo en las existencias se reduce al nivel del punto
reorden, se envía una orden de compra a un vendedor/proveedor para reaprovisionar el
artículo. En dichos sistemas, los minoristas hacen sus propias estimaciones y reglas de control
de inventario. De manera alternativa, los minoristas reaprovisionarán en un ciclo fijo (por
ejemplo, una vez a la semana) y solicitarán cierta cantidad para llenar un espacio de anaquel
designado para un artículo.
 SU APLICACIÓN
Western Publishing está haciendo trabajo de VMI en sus líneas Golden
Book. Western, editor de libros para niños, desarrolla una relación con sus
minoristas en las que éstos
dan a Western datos del punto de venta. La información de punto de
venta suministra al editor datos del inventario que todavía tiene el
minorista, el cual es comparado con una cantidad fija de punto de nuevo
pedido (reorden). Los niveles de inventario por debajo de ese punto de
reorden disparan automáticamente un pedido de reaprovisionamiento. La
propiedad del inventario cambia al minorista una vez que el producto es
enviado. Compartir información de lo que sucede en el punto de venta es
la clave para hacer trabajos de continuo reaprovisionamiento de manera
eficiente y en el momento adecuado.
 SISTEMA DE APOYO PARA LA
TOMA DE DECISIONES
El despacho de camiones para reaprovisionar a los proveedores de
gasolina en las estaciones de servicio para automóviles es un problema
logístico de planeación que puede ayudarse de un sistema de información
bien diseñado. Incorporar métodos en el sistema de información que
puedan analizar datos, así como organizarlos y presentarlos, puede apoyar
al usuario a la hora de tomar importantes decisiones. Los métodos de
análisis de datos pueden tomar la forma de procedimientos de
optimización. En un sistema de información bien diseñado, el usuario no
sólo puede llamar al sistema para solicitar una respuesta inicial al
problema de toma de decisiones, sino que también puede interactuar con
el sistema para suministrar sus entradas, con el fin de comprender una
solución más práctica al problema que la que pueden ofrecer los
procedimientos de optimización solos.
 SU APLICACIÓN

Cada día en todo el país, una importante compañía de petróleo hace

miles de repartos de combustible de gasolina y diesel. El problema del
reparto es diferente cada día cuando cambian la mezcla de clientes,
los volúmenes y la mezcla de productos. El uso de un modelo de
programación matemática para ayudar a tomar las decisiones de los
envíos reduce el número de camiones necesarios para hacer los
repartos y el total de kilómetros que recorren.