OBIPROSA COLOMBIA S.A.S.

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SISTEMA DE GESTION
DICIEMBRE

PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE URBANO CODIGO: PRO-OBI -COE-007

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1. OBJETIVO: Establecer la metodología de ejecución de los transportes urbanos desde el centro de

distribución de Tocancipa, con óptimos tiempos y costos dentro de la cadena Logística.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para el transporte terrestre de la mercancía, desde el centro de
distribución de Tocancipa hacia el perímetro urbano (Bogotá).

3. RESPONSABLES:

3.1. Auxiliar administrativa

3.2. Auxiliar de Transportes

3.3. Coordinador de Patio

3.4. Auxiliares de Bodega

3.5. Jefe de Importaciones

4. DEFINICIONES
4.1. Manifiesto de Carga: Es el documento que contiene la relación de todos los bultos que
comprende la carga y la mercancía a granel, a bordo del medio de transporte, y que va a ser
cargada o descargada en un puerto o aeropuerto, o ingresada o exportada por un paso de
frontera, excepto los efectos correspondientes a pasajeros y tripulantes.
4.2. Remisión: Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar.
Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se describe la relación de los materiales o servicios
que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de dichos
materiales y servicios.
4.3. Pallet o Estiba: es un armazón de madera, plástico u otro material empleado en el movimiento
de carga, para facilitar el levantamiento
4.4. Bulto: conjunto de paquetes que ocupan espacio de carga en un transporte
4.5. Contenedor: es un recipiente de carga para el transporte marítimo o fluvial, transporte
terrestre y transporte multimodal.
4.6. Precinto o Sellos de Seguridad: usados como mecanismos de cierre en furgones,
contenedores, cajas plásticas y productos de alto valor.

5. NORMAS:
5.1 Días de despacho martes y viernes

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5.2 Días de Programación (Circuito No 1): jueves, viernes, sábado, domingo, para ser despachado el
martes
5.3 Días de Programación (circuito No 2): lunes, martes, miércoles, para ser despachado el viernes.

5.4 Espacio físico de alistamiento: queda aprobado por la gerencia que el espacio físico de
alistamiento sea en los pasillos, mientras el inventario se va depurando y se pueda contar más
adelante con un área designada a tal fin la cual seria la ubicación 118 dentro de la bodega de
Tocancipa, que se demarcara y enmallara para contar con las medidas de seguridad pertinentes.
5.5 Envío Express: Se manejara el envio Express cuando el cliente así lo requiera y no pueda dar
espera a la salida de los vehículos en cualquier de los dos Circuitos. Esta modalidad se manejara
por cupo único para el pedido, el vehículo a utilizar dependerá del peso y de las restricciones de
entrada de vehículos encada uno de los destinos, en caso de que un pedido se deba fraccionar
en las entregas por restricción de peso a la entrada de los vehículos, el valor a cobrar será el
vehículo utilizado.

DESPACHOS URBANOS: MODALIDAD EXPRESS

DOBLE TROQUE 8,1 A TRACTOMULA DE 16,1
TURBO 1 A 4 TON SENCILLO 4,1 A 8 TON 16 TON A 34 TON
VALOR CUPO $ 310.000 $ 520.000 $ 900.000 $ 1.450.000

5.6 Despacho día martes: Circuito No1

5.6.1 El ejecutivo comercial programa su pedido para ser despachado el mismo día de la Venta

5.6.2 El día posterior a la programación se procede a confirmar el cliente, indicándole que su

pedido entra en alistamiento para ser despachado el martes. El área logística no está
autorizado para negociar nuevas fechas de entrega ni modificar las fechas notificadas por el
ejecutivo comercial, siempre y cuando estas cumplan con el procedimiento. Si dentro del
proceso de confirmación con el cliente donde se le notificara que su pedido entra en
alistamiento, se encuentra alguna novedad se le informara al ejecutivo comercial
5.6.3 Si dentro del alistamiento se encuentra cualquier novedad se le informara al ejecutivo
comercial y este deberá informar al cliente para saber su decisión.

5.6.4 El día lunes en la mañana se realiza reporte de consulta para verificar los despachos
programados el sábado y domingo, se notificara cualquier novedad al ejecutivo comercial la
cual debe quedar respondida via mail, antes del as 12. Del medido, o de lo contrario el
pedido pasa a ser despachado en el siguiente circuito, se realiza revisión de clientes y se
procede a alistar
5.6.5 El día lunes, se procede a programar vehículos con las transportadoras, para que estos
lleguen el día martes a la bodega el mismo martes cargan y salen a rodar.

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5.7 Despacho día viernes: Circuito No 2

5.7.1 El ejecutivo comercial programa su pedido para ser despachado el mismo día de la Venta
5.7.2 El día posterior a la programación se procede a confirmar el cliente, indicándole que su
pedido entra en alistamiento para ser despachado el viernes. El área logística no está
autorizado para negociar nuevas fechas de entrega ni modificar las fechas notificadas por el
ejecutivo comercial, siempre y cuando estas cumplan con el procedimiento. Si dentro del
proceso de confirmación con el cliente donde se le notificara que su pedido entra en
alistamiento, se encuentra alguna novedad se le informara al ejecutivo comercial.
5.7.3 Si dentro del alistamiento se encuentra cualquier novedad se le informara al ejecutivo
comercial y este deberá informar al cliente para saber su decisión.

5.7.4 El día jueves en la mañana se realiza reporte de consulta para verificar los despachos
programados el miércoles, se notificara cualquier novedad al ejecutivo comercial la cual
debe quedar respondida vía mail, antes del as 12 del medido, o de lo contrario el pedido
pasa a ser despachado en el siguiente circuito, se realiza revisión de clientes y se procede a
alistar.
5.7.5 El día Jueves, se procede a programar vehículos con las transportadoras, para que estos
lleguen el día Viernes a la bodega el mismo viernes cargan y salen a rodar.

CRONOGRAMA CIRCUITOS
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
VENTA/PROGRAMACION 2 2 2 1 1 1 1
ALISTAMIENTO 1 2 2 2 1 1
DESPACHO 1 1
TIEMPOS DE ENTREGA 1 1 2 2

6. DESARROLLO: El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se

desarrollan las actividades.

Responsable Ítem Actividad

Ejecutivo 1 Genera la solicitud de despacho del pedido en la programación (consulta).

Comercial [2]

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Auxiliar 2 Realiza Consulta de los pedidos en la programación de despachos. [3]

Administrativa

Auxiliar de 3 Realiza llamada de confirmación de alistamiento con el cliente (donde se

Transporte confirma; dirección, nombre, fechas de despacho, componentes del pedido)
[4]

Auxiliar de 4 Si se encuentra alguna novedad con el cliente le informa al ejecutivo

Transporte comercial. [5]

Auxiliar de 5 Realiza Pre distribución de Rutas y Documentos (Remisiones, TST, SCI,

Transporte SCR), procede a entregar los mismos al coordinador de Patio, realiza
consecución de vehículos [6]
Coordinador de 6 Distribuye actividades de alistamiento a los auxiliares de Bodega [7]
Patio

Auxiliares de 7 Realizan alistamiento de la Mercancía y cargue de acuerdo al circuito que

Bodega corresponda., notifican las novedades al Auxiliar de Transportes [8]

Auxiliar de 8 Informa la Novedad de alistamiento al ejecutivo comercial [9]

Transporte

Ejecutivo 9 El ejecutivo comercial Notificara al cliente, quien a su vez informara al área

Comercial logística antes del as 12:00 del medio via correo electrónico la forma de
proceder [10]

Auxiliar de 10 Si no hay novedad, Informa al ejecutivo comercial que el pedido ha salido a

Transporte Rodar. [11]

Transportador 11 Entrega el pedido sin Novedad, Entrega el pedido con Novedad,

retornara la remisión al área de dicha novedad debe quedar por
transportes para ser archivada. [12] escrito en la remisión, la cual
retornara la remisión, para su debido
tramite. [12]

Auxiliar de 12 Archiva las remisiones. [#] Notifica al área de servicio al cliente

Transporte de la novedad [13]

Auxiliar de 13 Realiza la reposición y pasa nuevamente a programación de despacho en el

Administrativa circuito que corresponda, iniciando nuevamente proceso de programación,
alistamiento, despacho y entrega. [#]

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7. DOCUMENTOS
7.1 Remisión o cumplido.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Versión Descripción del cambio Responsable
aprobación

0 Creación de documento Jefe de Importaciones y Logística. Diciembre de

2019

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