GESTION DE COMPRAS

¿Qué es Comprar?
• Es el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos
terminados), previa negociación sobre el precio
y condiciones de pago, así como el seguimiento
de dicho proceso para garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas.
 Gestión de Compras

• Es la función de la empresa
encargada de adquirir los
bienes y servicios necesarios
para garantizar la
elaboración del producto que
será entregado a los clientes,
y el funcionamiento correcto
de la empresa.
 FINALIDAD
Comprar materiales:
-de la CALIDAD adecuada
-de la CANTIDAD necesaria
-en la FECHA oportuna
-al PRECIO correcto
-de la FUENTE adecuada y
-con la ENTREGA en el lugar apropiado
NO BUSCAR PRECIOS
MAS BAJOS
SINO
COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS
Importancia de la Gestión de
Compras
1. Precios competitivos
(los materiales son uno de los
principales componentes del
precio del producto)
2. Calidad de materiales (bienes
y servicios)
3. Plazos de entrega
4. Lugar de entrega
5. Embalaje
6. Garantías y otros
 Importancia de la gestión de
compras
• Las compras usan el 60% de los
ingresos obtenidos a través de la
gestión de ventas.
• Por cada 100 soles de ingresos 60
son usados para realizar compras
que aseguren continuidad en el
establecimiento
 Principales Procesos de
Compras

1. Compras de Bienes y
Servicios
2. Evaluación de
Proveedores
3. Planificación de las
Compras
 Objetivos de compras

1. MANTENER OBJETIVOS 4. OBTENER COSTOS

CONTINIUDAD EN EL BAJOS ACORDES
ABASTECIMIENTO FUNDAMENTALES
CON: CALIDAD Y
SERVICIO
 Optimizar la función de compras

Minimizar: Costo total de aprovisionamiento

Número de proveedores

Garantizando: Nivel de servicio

Calidad del producto

76
 Organización de las
Compras
• El esquema de Organización del Área de
Compras en las empresas es relativo, pues
depende de las necesidades y magnitud de
cada una de ellas, por lo que plantearemos
sugerencias de su organización.

• La Jefatura de Compras normalmente depende

de la gerencia de Logística y esta a su vez de la
Gerencia de Operaciones y otras veces de la
Gerencia General directamente.

77
 G. OPERACIONES

PRODUCCION MANTENIMIENTO LOGISTICA C.CALIDAD

PLANEAMIENTO Y
CONTROL
COMPRAS ALMACENES (c. materiales- TRANSPORTE IMPORTACION
programación)

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 Criterios de organización de
Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un
Departamento de Compras, mencionamos los
mas importantes:
1.1 Por especialización en el producto:
- Insumos o materias primas
- Químicos
- Repuestos
- Ferretería
- Plásticos, etc.,

79
1.2 Por su importancia económica
-Materiales “A”, “B”, “C”
1.3 Por su procedencia:
- Nacional
- importación
1.4 Por el usuario
- Producción
- Ventas
- Almacén
- Mantenimiento, etc,.

80
1.5 Por proceso administrativo
- Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar
según los requerimientos de la empresa.
Todas las organizaciones son activas, pues se
modifican según los requerimientos de
optimización y no olvidar, que la organización
debe estar acorde a las necesidades de
EFICIENCIA.

81
Métodos de Compra

83
• En la unidad de seguimiento de Compras, cada
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los
documentos relacionados con la Adquisición, los
que se mencionan a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén

97
 7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las
decisiones tomadas en el proceso de las compras,
sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con la
recepción del material, sino con el pago de la
factura correspondiente al proveedor. Luego del
pago, archiva el File como ATENDIDO.

98
Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar
dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad.

99
 Ingreso del Requerimiento al
Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento
de Compras, llega al jefe de compras, el que
luego la deriva al comprador a cargo.
* La Requisición llega al jefe de compras, para
su conocimiento, enterarse de los pedidos
importantes y autorice su tramitación.
Luego pasa a la sección: Seguimiento de
Compras, iniciándose el control de las
Adquisiciones o Requisiciones.

100
 Requerimiento de Compras
Origen de la Necesidad de Comprar

• Materiales de Stock • Contratos

- Estadístico o en - Determinísticos
base a - A partir de programa
comportamiento de renovaciones de
histórico. contratos.
• Proyectos • Capacitación
- Determinísticos o - Determinísticos.
basado en la
programación del
proyecto (Gantt).

101
 La Muestra
• En algunos casos para
minimizar la posibilidad de
error en el proceso de
compra es necesario contar
con una muestra de lo
requerido.

103
 Orden de Compra
• Fecha
• Articulo
• Cantidad total
• Precio
• Forma de pago
• Lugar de entrega de la mercadería
• Lugar de entrega de Facturas
• Lotes de entrega
• Tipo de embalaje
• Documentación necesaria
108
 Orden de Compra
• Es un documento dirigido a un
proveedor, solicitando la entrega
de un bien o servicio.
• Se indica el precio, las
condiciones de pago, el plazo de
entrega, cantidad de unidades,
entre otros.
• Además, puede hacer referencia
a especificaciones del producto a
adquirir.
• Normalmente existe un rango de
aprobaciones para las O/C.

111
 Cotización

Cotizaciones

Empresa

Proveedores

114
 Cotización
• Es un documento
enviado por un
proveedor, en donde
indica el precio del
producto que
deseamos adquirir, el
plazo de entrega, las
condiciones de pago,
período de vigencia de
la propuesta, etc.

115
Evaluar cotizaciones
EMBALAJE

FORMA DE FORMA DE
PAGO ENTREGA

PRECIO

TIEMPO DE OTROS
ENTREGA ASPECTOS

119
 Mecanismos para hacer más
eficientes las compras
1. Desarrollo de proveedores
2. Clasificar el portafolio de compras
3. Centralización de compras
4. Implementación de procesos e
indicadores
5. Uso de internet y software
especializado, en los procesos
6. Alianzas con proveedores
7. Integración de compras con las
otras áreas de la empresa
 La ética en Compras
• El comprador no solo debe ser honesto sin
parecerlo.
• Mantener lealtad a su empresa en todo
momento.
• Mantener un intachable nivel de integridad en
todas sus relaciones comerciales, tanto dentro
como fuera de su empresa.
• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las
leyes nacionales e internacionales.
 La ética en Compras
• Abstenerse de cualquier negocio propio que
pueda estar o parecer estar en contradicción
con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la
empresa y de los proveedores con a debida
cautela y respeto.
• No aceptar regalos personales que no sean
considerados regalos de cortesía en los
negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.
La Negociación en Compras
Principales Características

• Es un ARTE, y como tal requiere de

inspiración
• No hay “fórmulas secretas”
• No hay nada escrito que contenga toda la
verdad, ni la llave para llegar al éxito
• Debe orientarse para lograr a un acuerdo
• La única manera de ser mejor negociador es
con la práctica.
Negociación, Evaluación y
Selección de
Proveedores
 PROVEEDOR
Personas naturales o
jurídicas , que como
su nombre lo indica
proveen o abastecen
de materiales y/o
servicios a otras
personas naturales o
juridicas
TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN

La negociación con los proveedores

 ETAPAS PROCESO DE NEGOCIACION
1ª Detección:
- Objeto de conflicto (precios, suministro)
- Obtener la máxima información de la contraparte
2ª Preparación:
- Análisis de: lugar, entorno, estrategias y tácticas, objetivos, cesiones,…
3ª Desarrollo: puesta en práctica de las estrategias y tácticas negociadoras,
conocimientos de los objetivos de la contraparte, …
4ª Concreción: fase central del proceso, se tiene toda la información del “otro”, y
se pasa a “negociar” el objeto del proceso: cantidades, precios, descuentos,
plazos,…
5ª Acuerdo: final del proceso de negociación; las partes llegan a un acuerdo.
Dejar “cerrado” el proceso, para futuras negociaciones. Se documenta todo
por escrito.
Nuevo Concepto de Calidad

Los proveedores forman parte integral de la empresa

PROGRAMA GLOBAL DE CALIDAD

Conocimient Técnico y Comercial
o Proveedores
de los

Seleccionar adecuadament
e

Establecer Relaciones en la
basadas
Confianza y en el Beneficio
Mutuo.
Relación con los Proveedores

Protagonistas en la Existencia y el Futuro de la Empresa

Suministran lo necesario para que
la empresa desarrolle sus
actividades normalmente.

Asesoran en la
comercialización,
comparten información
del mercado, entre otras.

“A los proveedores se les debe considerar y tratar

como Socios del Negocio”
Importancia de los Proveedores
El Comprador Moderno entiende que el Proveedor es tan
importante para el Cliente, como el Cliente para el
Proveedor.

“No son Adversarios

”

Representan una Oportunidad de Utilidades

generar
Relación Cliente / Proveedor

INTEGRACIÓN Cliente – Proveedor

Proveedores
MALLA DE LA Empresa Canales de
CADENA DE
VALOR Distribución
Consumidores Finales

Excelente Calidad

Cero Defectos RELACIONES DE

CONFIANZA,
MUTUO
Tiempos de Entrega BENEFICIO
Bajos Y A LARGO
PLAZO
Costos Competitivos

Servicio de Atención inmediato

Selección de Proveedores- Listados

Un primer paso en la Selección de Proveedores consiste

en poseer un listado de Proveedores Potenciales

Departamentos o Procesos
Internos

Revistas, Directorios, Publicaciones

Especializadas

Asociaciones Industriales o Comerciales

Agremiacione
s
Selección de Proveedores – Registro
Según el tamaño y las políticas de la empresa, es posible que
se Requiera información por ejemplo:

HOJA DE VIDA
DEL PROVEEDOR

La forma de registrar y
conservar la información
depende del grado de
sofisticación y ayudas
tecnológicas que disponga
la empresa
Selección de Proveedores – Preevaluación

A partir del Registro se inicia la etapa de Calificación de los

Proveedores

Reputación EQUIPO
del Proveedor INTERDISCIPLINARIO

Referencias de
compradores
Se recurre
a factores
como: Estudio de la
Información

Evaluación del
Producto o servicio
Medios mecánicos
de almacenamiento
Equipos y manipulación de materiales
Las actividades de manipulación
comprenden todas las operación de
movimiento y expedición de las
mercancías.
Se deberá estudiar detalladamente las
operaciones del almacén y valorar los
recursos que se consumen en cada
actividad en términos de:
• Horas-hombre
• Horas-maquina
Equipos y manipulación de materiales

Medidas de simplificación de las

actividades de manipulación y los
costes asociados.
• Reducción de las distancias de
movimientos de los productos y de las
personas dentro del almacén.
• Aumento de la velocidad, eficacia y
capacidad de los medios técnicos.
 materiales
Equipos y manipulación
de
• Uso de la unidad de manipulación
(pallets,
contenedores, cajas, etc.) de la mayor
su
capacidad posible, compatible con las
características de la mercancía y de las
necesidades del cliente.
UNIDAD DE CARGA es aquel conjunto de
productos de pequeñas dimensiones que
deben ser agrupados con el fin de facilitar
manejo.
 Equipos y manipulación de materiales
Los medios fijos son estáticos y se
utilizan como depósito del producto
durante el tiempo que este
permanece almacenado. Estos
medios son: el propio edificio; las
estanterías, que sirven de apoyo a las
mercancías almacenadas; y otras
instalaciones o elementos auxiliares,
que se utilizan para el mantenimiento
y conservación, como es el caso de
las cámaras frigoríficas..
Equipos y manipulación de materiales
Los medios mecánicos móviles son equipos dinámicos o vehículos con mayor o
menor libertad de movimiento y giro que se desplazan mientras se realizan las
actividades de almacenaje y manipulación del producto. Se utilizan en operaciones
tales como: carga y descarga; almacenamiento puro; preparación de pedidos y
traslado de mercancías, productos o unidades de carga de un lugar a otro. La
utilización de estos medios permite minimizar el tiempo empleado al realizar las
tareas, evitar que los operarios tengan que hacer esfuerzos excesivos para manejar
grandes lotes o mercancías voluminosas, reducir el coste de almacenaje y que las
operaciones se realicen de forma eficiente.
Equipos y manipulación de materiales
• El mayor o menor grado de
automatización del propio
medio: medios mecánicos
manuales y medios mecánicos
autopropulsados.
• Las características de
movimiento y tracción del propio
medio: equipos con movimiento
sin traslado y equipos con
movimiento y traslado.
Equipos y manipulación de materiales
Carretas manuales Rampas de gravedad
Equipos y manipulación de materiales
Grúas

Las grúas bandera diseñadas a

medida están disponibles con
capacidades de hasta 20 toneladas
y con claros de hasta 60’, según la
capacidad. Las grúas bandera
motorizadas pueden diseñarse a
medida según las normas para
cubrir todas las necesidades de
una aplicación
Equipos y manipulación de materiales
Pallets

Las parihuelas son elementos de soporte, que se disponen

sobre el piso o suelo para el estibado de los productos,
manteniéndolos alejados del contacto directo con el piso y
aislados de la humedad y contaminación del mismo. Las
parihuelas son de uso obligatorio en el estibado, para una
buena conservación de los alimentos y por razones de
orden técnico.
Logística Inversa
 Logística Inversa
Encargada de garantizar el retorno de productos, materiales,
envases, embalajes, o residuos desde el cliente al fabricante.
En el proceso de la logística inversa es necesario gestionar y
regular el almacenamiento de diferentes stocks.
La logística inversa esta formada por:
• La logística de devoluciones: encargada del retorno de
productos desde el mercado, dentro de las políticas de los
devoluciones y acorde con las normas legales y minimizando
costos de operación.
• Logística de recuperación: busca recuperar materiales o
productos desechados por los clientes.
Logística Inversa