UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO

FACULTAD DE ECONOMA Y CONTABILIDAD

AO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

CURSO: Documentacin Contable Empresarial

DOCENTE: Ellacuriaga San Martin Oscar Guillermo
TEMA: Documentos De Gestin
CICLO: Contabilidad - I
INTEGRANTES:

Cano Jess Sandra Lucero

Fernandez Flores Mishell Stephanny
 LOS DOCUMENTOS DE GESTION

QU SON LOS DOCUMENTOS DE GESTION?

Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organizacin, permitir la recuperacin de informacin
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservacin indefinida de los documentos
ms valiosos.
 IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIN
Se evita la prdida de documentos,
ya que estn todos seguros en un
servidor documental central.
Captura y extraccin de la
informacin de los documentos en
papel y la integracin en el sistema
de gestin documental como meta
datos.
Control de cambios de los
documentos y control de
revisiones y accesos que se
realizan a los documentos.
Colaboracin entre usuarios para
la creacin, modificacin y gestin
de la misma documentacin.
Seguridad: Acceso a la informacin
y los documentos de manera
segura y estructurada, al poder
definir diferentes permisos de
acceso a los datos y documentos
dentro del sistema de gestin
documental.
OBJETIVOS DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIN

La racionalizacin y la normalizacin de la documentacin desde su produccin hasta su destino final.

El manejo integral de los documentos y de la informacin como base para la toma de decisiones y la preservacin de la memoria
institucional.

La integracin de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una poltica informativa total.

La normalizacin de las tareas archivsticas a la luz de la nueva concepcin total.

La evaluacin y valoracin de la documentacin para evitar la acumulacin innecesaria de informacin y reducir costos en la produccin
y conservacin del acervo documental.

La simplificacin de trmites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la informacin.
 BENEFICIOS DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIN

Tambin incrementa
la calidad de servicio y
la productividad dentro
Evita que se dupliquen de la empresa
las tareas como tambin
los tiempos que se tarda
Permite establecer un en la bsqueda de la
espacio que es informacin interna de la
compartido entre la organizacin
Incrementa empresa y el cliente.
considerablemente
el valor informativo de
la empresa.
LAS VENTAJAS DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIN
Mayor facilidad de Mayor accesibilidad y
recuperacin de sencillez con respecto a Mejor uso compartido, Ahorro de gasto en
informacin y mayor la documentacin de la recurso para todos copias, duplicados, etc
acceso a la informacin empresa

Menor necesidad de
Uso racional de los Reduccin de espacio Ahorro de tiempo y
trasladar los
recursos de almacenamiento dinero
documentos

Mayor control de la Mayor seguridad de los

Mayor productividad Mejora en los procesos
gestin documentos
 DOCUMENTOS DE GESTIN MAS COMUNES :

MOF - Manual de ROF - Reglamento de TUPA - Texto nico de PEI - Plan Estratgico
Organizacin y Organizacin y Procedimientos Institucional.
Funciones. Funciones. Administrativos.

Directrices Institucionales MAPRO - Manual de

Responsabilidad Medio (Historia, Misin Visin, Procedimientos POI - Plan Operativo
Ambiental. Objetivos, Cdigos de Administrativos, Institucional.
tica, Buen Gobierno RSE, Operativos.
etc.)

Relaciones Exteriores y SHMA - Responsabilidad Medio

Comunitarias. Seguridad Higiene y Ambiental.
Medio Ambiente.
 MOF
(MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES)

Documento tcnico normativo

de gestin institucional

Describe la las funciones

Donde se
bsicas, especificas, las
relaciones de autoridad,
dependencia y coordinacin

As como
Los requisitos de los cargos
opuestos del trabajo
 IMPORTANCIA DEL MOF

Determina las funciones especificas de los

cargos opuestos de trabajo.

Proporciona informacin a los directivos y

personal sobre las funciones y ubicacin en
la estructura orgnica de la entidad.

Ayuda a la simplificacin administrativa.

Facilita el proceso de induccin y

adiestramiento del personal nuevo y
de orientacin al personal de servicio.
 VENTAJAS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Mayor facilidad en la
toma de decisiones y
en la ejecucin de las
mismas.

No hay conflictos de La disciplina es

autoridad ni fugas fcil de mantener.
de responsabilidad.

til en toda
Es claro y sencillo. organizacin.
 ELABORACIN DE UN MOF
3)Integracin del
1)Recabacion de la 2)Anlisis de la
Manual
Informacin Informacin
Una vez obtenida la informacin requerida
Esta investigacin permite
para la elaboracin del manual, se
recopilar un conjunto de proceder a su respectivo anlisis que
informacin comprende las actividades de revisin,
para obtener conocimiento a identificacin, o ubicacin de los aspectos Cdigo
cerca de la estructura orgnica funcionales y estructurales de la institucin. Numrico
y funcional existente Clasificacin de las
Funciones
Diseo de
Ubicacin de
Formas de
Funciones
Investigacin Representacin
Documental
Anlisis Estructural

Elaboracin de Contenido del

organigramas Manual
Investigacin
Revisin y
del Campo
Autorizacin
 ROF
(REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES)
Es un documento tcnico
normativo de gestin institucional
que formaliza la estructura
orgnica de la entidad y al
logro de su misin, visin y
objetivos.

Contiene las funciones generales

de la entidad, y las funciones
especificas de los rganos y
unidades orgnicas
estableciendo sus relaciones y
responsabilidades
En general precisa:
-Funciones.
-Unidades orgnicas.
-Relaciones funcionales.
-Atribuciones especificas.
 CARACTERSTICAS DEL ROF

Debe contener
Debe estar informacin
organizado pertinente,
en una forma concreta y
sistemtica clara
Debe ser Debe ser
redactado en presentado e
trminos de impreso para
fcil lectura y permitir su
comprensin .
fcil manejo

Su contenido se
presentara en
ttulos, captulos
y artculos
 FINALIDAD DEL MOF
Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad
y requisitos mnimos de cargo dentro de la estructura orgnica de
cada dependencia .

Proporcionar informacin a los trabajadores sobre sus funciones

y ubicacin dentro de la estructura general de organizacin, as
como las interrelaciones formales que corresponda

Institucionalizar la simplificacin administrativa.

Facilita el proceso de induccin del personal nuevo y el de

adiestramiento y orientacin al personal de servicio.
 ESTRUCTURA DEL MOF

Estructura del Introduccin Finalidad alcance Aprobacin y Base legal

MOF actualizacin

Lneas de
Organizacin Funciones autoridad, Polticas Objetivos
generales responsabilidad y
coordinacin

Organigrama
Funciones de las Cuadro orgnico Funciones
unidades de asignacin de especificas a nivel (representacin grafica de
estructurales cargos de los cargos la estructura de una
empresa u organizacin)
 ETAPAS PARA LA FORMULACIN DEL MOF

Actualizacin
Difusin
Impresin-
reproduccin
Aprobacin
Formulacin:
-planeamientos
-Recopilacin de la
informacin
-Estudio de anlisis
-Redaccin del proyecto
MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES
EL MOF DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
MIRAFLORES

Documento en el cual se describe las funciones

especificas , lneas de autoridad, responsabilidad y
requisitos mnimos de cada uno de los cargos
asignados para las diferentes unidades orgnicas

Contribuye a establecer lneas de interrelacin

adecuadas de los rganos de la Municipalidad, a fin de
darlas a conocer a las dependencias de bajo su cargo y
con las que se mantiene coordinacin , con el fin de
lograr una gestin eficaz
OBJETIVO DEL MOF DE LA MUNICIPALIDAD DE
MIRAFLORES
Los principales objetivos son:
Promocionar a la biblioteca como un centro de investigacin de la cultura
peruana, fomentando el uso de todas sus colecciones, as tambin las
colecciones especializadas como la de Tamayo Vargas en literatura y la
Hemeroteca Alzamora por su contenido en historia.

Coordinar con otras instituciones culturales y bibliotecarias del distrito,

polticas de cooperacin para repotenciar los recursos bibliogrficos e
incentivar la investigacin.

Coordinar con otras instituciones culturales y bibliotecarias del distrito,

polticas de cooperacin para repotenciar los recursos bibliogrficos e
incentivar la investigacin.

Brindar ms y mejores servicios a los usuarios a travs de la utilizacin de

las nuevas tecnologas de la informacin y recursos digitales.
RGANOS QUE CONFORMAN UNA MUNICIPALIDAD

rganos de
rganos de rganos de
gobierno.
apoyo lnea

rganos de rganos de rganos

direccin. asesoramiento desconcertados.

rganos de rganos de
consultivos. control
 Es responsable de la
Alcalde direccin estratgica
de las acciones de
MOF de gestin municipal
Alcalda
As como cumplir y hacer
cumplir las polticas publicas
para el desarrollo, normas
y disposiciones para la
gestin

Preparar los documentos que den respuesta a las

Secretaria organizaciones, ya sea informndoles de la conformidad
de los antecedentes que avalaron su inscripcin o
detallndoles las observaciones que deben subsanar para
rganos que la personalidad jurdica obtenida quede a firme.
de alta
direccin

Encargado de implementar la gestin estratgica de

MOF de planificacin, la organizacin, direccin, y el control interno.
Gerencia Con la finalidad de alcanzar niveles de eficiencia y eficacia
Municipal en las acciones municipales en beneficio de la comunidad
ORGANOS MOF de la
DE Tiene como objetivo, representar y defender los derechos del gobierno
procuradura local en sede judicial y arbitral y ante las dems instancias conforme a
DEFENZA publica
JUDICIAL la ley.

Planifica, dirige y coordina actividades propias de planificacin de

conformidad con la normatividad emanada del rgano rector
MOF de la correspondiente.
gerencia de Asesora a la alcalda y a la gerencia municipal, el los procesos de
planificacin simplificacin administrativa.
y Vela por el cumplimiento de los objetivos especficos de su competencia
presupuesto establecidos en el plan estratgico institucional de la municipalidad.

ORGANOS DE
ASESORAMIENTO Encargada de evaluar y asesorar sobre asuntos de carcter legal y
jurdico que sean solicitados por las diferentes dependencias de la
municipalidad.
MOF de la Garantiza la legalidad de las decisiones tomadas por la alcalda y por
gerencia de la gerencia municipal.
asesora Realiza anlisis tcnico jurdico de la normas legales de aplicacin
publica municipal
 MOF de Planifica, programa y coordina las acciones del consejo
secretaria municipal y la alcalda.
general Difunde las unidades orgnicas, las disposiciones emanadas por
estos rganos

Dependientes MOF de Coordina la labor poltica municipal y tcnica administrativa de

de Alcalda gabinete la gestin municipal.
Coordina y organiza las presentaciones oficiales del alcalde

Mof de gerencia de la
Promueve la participacin organizada de la ciudadana, para
participacin vecinal generar una cultura cvica, responsable y vigilante de los asuntos
ORGANOS DE de la gestin local.
APOYO
MOF de la gerencia de Encargado de actividades de comunicacin y relaciones publicas.
comunicacin e imagen Fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales de la
institucional municipalidad.

Dependientes MOF de la gerencia de Encargado de la direccin y gestin administrativa de los recursos

de la administracin y humanos, econmicos, financieros, contables y logsticos.
Gerencia finanzas As como la ejecucin presupuestaria de la municipalidad.
Municipal
MOF de la gerencia de Planifica, organiza, dirige y administra la implementacin y mantenimiento
sistemas y tecnologas de sistemas para la gestin de procesos de la municipalidad.
de la informacin Promueve el mximo acceso y uso de la tecnologa por parte de los
ciudadanos
 MOF de gerencia
de administracin Administra las actividades relacionadas con el registro y mantenimiento de la
tributaria informacin tributaria.

MOF de gerencia
de autorizacin y Regula la actividad comercial, la publicidad exterior y en mobiliario urbano, asi
control como la actividad de defensa civil.

MOF de gerencia
de desarrollo Encargado de una implementacin de una poltica preventiva, capaz de evitar el
urbano y medio deterior del medio ambiente.
ambiente
ORGANOS
DE LNEA MOF de gerencia
Encargado de la ejecucin, mantenimiento y supervisin de infraestructura y
de Obras y mantenimiento urbano, as como presentacin de servicios pblicos.
servicios pblicos
MOF de gerencia
Encargado de lograr las condiciones adecuadas de orden y seguridad publica del
de seguridad
distrito, desarrolla actividades cotidianas de vigilancia y proteccin.
ciudadana

MOF de gerencia Ejecuta y promociona la prestacin de servicios culturales y de turismo en el distrito.

de cultura y turismo

MOF de gerencia Encargado de la ejecucin de operaciones de promocin y servicios para el

de desarrollo desarrollo humano, promocin social y servicios educativos.
humano
 MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES
MISIN
Brindar servicios de calidad con
transparencia y tecnologa en
beneficio del ciudadano, logrando el
desarrollo integral y sostenible de la
ciudad, a travs de una gestin
participativa e innovadora.
VISIN
Ser una Municipalidad lder que
promueve el desarrollo integral de la
comunidad, con una gestin eficiente,
transparente y participativa,
posicionando a Miraflores como una
ciudad ordenada, segura, moderna,
inclusiva y saludable, donde se
fomente la cultura.