La importancia del control

de documentos y registros
*OBJETIVO
Al terminar el curso, el participante
dispondrá de los conocimientos y
herramientas necesarias para
mantener un correcto control de los
documentos y registros que aplican en
sus actividades de trabajo.
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LA GESTION DOCUMENTAL
Se entiende por Gestión Documental:
Al conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo, en una organización.
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* LAS 7 REGLAS DE CONTROL DOCUMENTAL

Aprobar los documentos en cuanto Asegurarse de que se identifican los
a su adecuación antes de su emisión cambios y el estado de la vigencia de
los documentos.

Asegurarse de que los documentos Prevenir el uso no intencionado de

permanecen legibles y fácilmente documentos obsoletos, y aplicarles
identificables. una identificación adecuada en el
caso de que se mantengan por
cualquier razón.

Revisar y actualizar los documentos Asegurarse de que las versiones

cuando es necesario y aprobarlos pertinentes de los documentos
nuevamente. aplicables se encuentran disponibles
en los puntos de uso.

Asegurarse de que los documentos

de origen externo, que la empresa
determina que son necesarios para
la planificación y la operación del
sistema, se identifican y se controla
su distribución.

* HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DOCUMENTAL
ALMACENAMIENTO
¿Dónde guardamos nuestros documentos?
CLASIFICACION
¿Cómo organizamos nuestros documentos?
¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados
siguiendo el sistema más apropiado?
CUSTODIA
¿Cómo decidimos qué documentos conservar?
¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo
procedemos a su eliminación?
CREACION
¿Si más de una persona está implicada en la
elaboración o modificación de un documento,
cómo se podrá colaborar en esas tareas?
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RECUPERACION
¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?
¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo?
¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la
recuperación?
SEGURIDAD
Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada
en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
DISTRIBUCION
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la
necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir
los documentos?.
AUTENTIFICACION
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios
para la validación legal a las dependencias
gubernamentales acerca de la originalidad de los
documentos y si cumplimos sus estándares para la
autentificación?
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VENTAJAS DEL
CONTROL DOCUMENTAL

Control efectivo: Uso racional Productividad y valor

sencillez, rapidez y
ahorro
De una forma sencilla, la organización
tiene acceso instantáneo a toda la
documentación necesaria para su
actividad.
De los recursos
facilita que la información se comparta y
se aproveche de forma más eficiente
como un recurso colectivo.
añadido
Un control documental, además de
ahorro de costos, genera una
productividad y valor añadido
adicionales, originados por el rápido
acceso a la información dentro de la
organización y su posterior distribución,
sin necesidad de trasladar los
documentos.
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BENEFICIOS DEL CONTROL DOCUMENTAL

Los beneficios del control documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su
productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes.

La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costos, permitiendo una mayor
agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios
ofrecidos.

Este control lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.
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DESVENTAJAS DEL CONTROL DOCUMENTAL

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una
nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TIC.
(Tecnologías de Información).
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