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REGISTRAR
Es asignarle el número
correlativo a cada
documento que ingrese.
.
El código debe contener los
siguientes elementos:
número correlativo, seguido
de las dos últimas cifras del
año calendario: ejemplo:
028-19 Mg. Rosabel Salazar Serrano
3. CLASIFICACIÓN:
Una vez
registrado el
documento,
deberá ser
distribuido a la
brevedad posible
a los
departamentos o
dependencias
correspondientes
para su trámite.
BIENES MATERIALES
Centros Históricos
Conjuntos monumentales
Mg. Rosabel Salazar Serrano
BIENES
MUEBLES
Objetos sumergidos en
Espacios sub acuáticos Pinturas
Medallas
Patrimonio Cultural
de la Nación
Problemas frecuentes
Desconocimiento de las normas por parte
de los ciudadanos
Ausencia de una labor pedagógica del
Estado
archivística.
SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS
FINALIDAD
El Sistema Nacional de Archivos
tiene la finalidad de integrar
estructural y funcionalmente los
archivos de las entidades públicas
existentes en el ámbito nacional
mediante la aplicación de principios,
normas, técnicas y métodos de
archivo, garantizando con ello la
defensa, conservación, organización
y servicio del PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION.
Mg. Rosabel Salazar Serrano
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Es la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que
puede ser utilizada como prueba o
para consulta documental, producida
recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el
Mg. Rosabel Salazar Serrano
ejercicio de sus competencias o en
el desarrollo de su actividad”.
CLASES DE DOCUMENTOS
Por su soporte material:
• Textual(digitados,
manuscritos o impresos),
• Iconográficos (mapas,
planos, dibujos,
fotografías)
• Sonoros (Cds, cintas
magnetofónicas),
• Audiovisuales (Dvds,
películas
cinematográficas)
Mg. Rosabel Salazar Serrano
CLASES DE DOCUMENTOS
Podemos identificar varias clases de documentos
considerando el soporte y la manera cómo
transmiten la información.
Documentos textuales: Transmiten la
información mediante la escritura y tienen
como soporte el papel. A su vez pueden ser:
Manuscritos
Mixtos
Impresos
Mg. Rosabel Salazar Serrano
CLASES DE DOCUMENTOS
Documentos gráficos
- Transmiten la información mediante formas
y colores.
- El soporte también es el papel pero
diferente al de los textuales.
Ejemplos: Mapas, planos, dibujos, croquis,
diseños
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Documentos visuales
Transmiten la información a través de la vista.
Emplean la imagen fija
Ejemplos: fotografías, diapositivas, transparencias,
microfilmaciones, tomografías, resonancias magnéticas,
ecografías, etc.
Documentos sonoros
Son aquellos que reproducen y graban sonidos.
Sólo retienen la voz y el sonido
Transmiten la información a través del oído.
Ejemplos: las grabaciones.
Mg. Rosabel Salazar Serrano
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS
boletines...
Las empresas públicas o privadas
realizan transacciones diversas,
las cuales originan registros en
forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes de diferente
índole.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse
a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente.
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Se dice que en los países latinoamericanos no hay una
política precisa y sistemática que determine la organización
de los archivos administrativos, sino que cada organismo
utiliza su propio sistema basado en la normativa interna
emanada del mismo, adoptan los procedimientos que
consideren más convenientes, de acuerdo a las
necesidades de la organización y a la naturaleza de los
documentos.
4. El archivo puede
desarrollar funciones de:
Oficina de investigación,
biblioteca, Hemeroteca
u oficina de estadística.