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TRÁMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

Mg. Rosabel Salazar Serrano


TRÁMITE DOCUMENTARIO

El Proceso del trámite


documentario abarca
SIETE acciones básicas
que pueden modificarse
según la necesidad o
rubro de la empresa o
institución.

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1. RECEPCIÓN

El método que se utiliza para


mantener la correspondencia
recibida varía de una
compañía a otra. En la
mayoría de las empresas
grandes, existe un
departamento central de
recepción que tiene la
responsabilidad de distribuir y
entregar la correspondencia a
los departamentos o
individuos indicados.

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2. REGISTRO:

La finalidad básica del registro en términos generales es el


control de todos los documentos que entran y/o salgan en
los diferentes órganos de la entidad.

REGISTRAR
Es asignarle el número
correlativo a cada
documento que ingrese.
.
El código debe contener los
siguientes elementos:
número correlativo, seguido
de las dos últimas cifras del
año calendario: ejemplo:
028-19 Mg. Rosabel Salazar Serrano
3. CLASIFICACIÓN:

Agrupar los expedientes o documentos ingresados en


forma separada tanto por asuntos o motivos afines.
La clasificación o
categorización
documentaria. Corre
paralela a la acción de
distribución.
En ambos casos la
persona o personas
encargadas de esta
administración deberán
conocer y aplicar en
forma amplia el MOF.
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4. DISTRIBUCIÓN:

Una vez
registrado el
documento,
deberá ser
distribuido a la
brevedad posible
a los
departamentos o
dependencias
correspondientes
para su trámite.

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5. CONTROL Y RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS
Es el procedimiento que se utiliza para el
seguimiento de los documentos después de que han
sido creados o recibidos y para la transferencia o
eliminación de aquellos que ya no forman parte de
las operaciones diarias de la empresa.
Con un procedimiento adecuado para el control y
retención de documentos es muy probable que una
oficina funcione fácil y eficientemente. Sin un
procedimiento, el negocio corre el riesgo de perder
valioso tiempo y dinero tratando de encontrar los
documentos que se necesitan para el funcionamiento
de los sistemas comerciales.
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6. SEGUIMIENTO:

 De acuerdo al tipo de documento se le dará


un determinado período para su trámite en
la dependencia correspondiente. Puede
ser horas, un día, días, etc.
 En caso de que la correspondencia deba
pasar por diferentes dependencias, el plazo
de devolución o trámite del documento es
más largo.
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7. INFORMACIÓN:

• Orientar al cliente en la tramitación de los documentos.


• Proporcionar una información clara y completa al cliente
sobre los trámites que desea realizar.
• Atender los requerimientos de los usuarios superando
sus expectativas en tiempo, costo y calidad de la
información y trámites que solicita, con un trato amable y
cordial.

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• Demostrar un auténtico compromiso con la calidad del
servicio a los usuarios mediante una atención rápida de
sus requerimientos.
• Garantizar excelencia en la calidad des servicio al
usuario, permitiendo respuestas oportunas gracias a la
sistematización de todos los procesos de la oficina.
• La oficina de trámite documentario tiene como objetivo
brindar orientación de calidad al usuario.

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PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN

Ley 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la


Nación
Toda manifestación del quehacer humano material o
inmaterial que por su importancia, valor y significado
paleontológico, arqueológico, arquitectónico, histórico,
artístico, militar, social antropológico, tradicional,
religioso, etnológico, científico, tecnológico o
intelectual, sea expresamente declarado como tal o
sobre el que exista la presunción legal de serlo.
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Categorías del Patrimonio cultural
 Patrimonio material inmueble
 Patrimonio material mueble
 Patrimonio inmaterial
 Patrimonio cultural subacuático
 Patrimonio industrial
 Patrimonio documental
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CLASIFICACION:

BIENES MATERIALES

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BIENES
INMUEBLES

Centros Históricos

Conjuntos monumentales
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BIENES
MUEBLES

Objetos sumergidos en
Espacios sub acuáticos Pinturas

Medallas

Material bibliográfico Manuscritos,


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documentos
Cajón peruano
BIENES INMATERIALES

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PARA QUE NOS SIRVE
EL PATRIMONIO
CULTURAL

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- Conocer la historia de un lugar, de una
región, de un país, en general de todo el
mundo.
- Es un elemento importante para
sentirnos orgullosos de nuestra identidad,
de nuestras raíces.
-Podemos conocer las gestiones
gubernamentales pasadas para bien o
para mal..
- Son testimonio de nuestros fracasos y
éxitos.
-Las leyes lo protegen.
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BASE LEGAL:
- Constitución Política del Perú, artículo 21°
- Decreto Ley Nº 19414, Defensa, Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental de la
Nación, (16.05.1972)
- Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación, y su reglamento Decreto
Supremo N° 011-2006-ED.
- Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos. (11.06.1991)
- Resolución Jefatural Nº 117-86-AGN/J, que
aprueba la Directiva N° 003-86-AGN-DGAI
“Normas para la Formulación del Plan Anual de
Archivos del Sector Público Nacional”.
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- Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J, Aprueba las
Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.
- Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, Aprueba las
Directivas:
N°004-/86-AGN-DGAI “Normas para la formulación del
Programa de Control de Documentos”
N°005/86-AGN/DGAI “Normas para la transferencia de
documentos en los archivos administrativos del Sector
Público Nacional”
N°006/86-AGN/DGAI “Normas para la eliminación de
documentos”
N°007/86-AGN/DGAI “Normas para la conservación de
documentos”
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Órganos Competentes

Patrimonio Cultural
de la Nación

Instituto Nacional de Archivo General


Biblioteca Nacional
Cultura de la Nación
Documentos Bibliográficos
Monumentos, etc. Documentos Archivísticos

El Ministerio de Cultura tiene por misión la protección,


conservación y difusión del Patrimonio Cultural de la nación.
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¿ENTONCES CÓMO ESTÁ
CONSTITUIDO EL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACIÓN?

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Está constituido por toda la
documentación de valor permanente
existente en los archivos y bibliotecas
del sector publico y privado a nivel
nacional.
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Patrimonio documental
Los documentos existentes en los archivos
de los organismos y dependencias del sector
público nacional y en los archivos históricos,
notariales, eclesiásticos y parroquiales.
Los documentos existentes en los archivos
particulares y cualquier material documental
de origen privado que sirva de fuente de
información para los estudios históricos,
sociales, económicos y jurídicos del país.
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Forma parte del
patrimonio
cultural de la
nación.

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Protección del patrimonio documental

Problemas frecuentes
 Desconocimiento de las normas por parte
de los ciudadanos
 Ausencia de una labor pedagógica del
Estado

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 El Estado tiene la obligación de proteger el
patrimonio documental (estatal y privado)
dentro de su territorio y fuera de su geografía,
para preservar la identidad de su pueblo.
 El Estado tiene pleno dominio sobre el
patrimonio documental estatal; legisla sobre
todos los aspectos que le competen, desde su
producción hasta el depósito definitivo en un
archivo histórico.
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¿Quién protege el patrimonio
documental?

 Sistema Nacional de Archivos


 Archivo General de la Nación
 Archivos Regionales
 Archivos Públicos
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Para que un documento o expediente sea
declarado integrante del Patrimonio Documental
de la Nación, se tendrá en cuenta la importancia
como fuente de información histórica, jurídica,
sociológica, económica, religiosa, ideológica y
cultural en general, sin que la antigüedad sea
determinante.

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Entonces
Los Documentos
Archivísticos son Patrimonio
Cultural de la Nación y…
También son Patrimonio
Documental de la Nación
Los Documentos
Bibliográficos son Patrimonio
Documental bibliográfico
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DOCUMENTO ARCHIVISTICO

Es aquel que contiene una


información de cualquier fecha,
forma y soporte, producido o
recibido por persona natural o
jurídica, institución pública o
privada en el ejercicio de su
actividad y cualquier otro que se
genere como resultado del avance
tecnológico.
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EL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION

Es el Órgano rector y central del Sistema


Nacional de Archivos

Protege y defiende el Patrimonio documental


de la nación
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un Organismo Público Descentralizado con


personería jurídica de derecho público interno, con
autonomía técnica y administrativa comprendido en
el Sector Justicia. Es el Organismo Central del
Sistema Nacional de Archivos y tiene rango de
Sistema Administrativo Central. Su Jefe es la
máxima autoridad del Sistema Nacional de
Archivos.
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FUNCIONES DEL AGN
 Establecer los lineamientos de política nacional en
materia de archivos.
 Impulsar el Sistema Nacional de Archivos.
 Formular y emitir las normas técnicas sobre
organización y funcionamiento en los archivos
públicos a nivel nacional.
 Normar la producción y eliminación de
documentos de los archivos públicos a nivel
nacional.
 Promover, apoyar y realizar la formación
profesional y capacitación especializada en
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archivística.
SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS
FINALIDAD
El Sistema Nacional de Archivos
tiene la finalidad de integrar
estructural y funcionalmente los
archivos de las entidades públicas
existentes en el ámbito nacional
mediante la aplicación de principios,
normas, técnicas y métodos de
archivo, garantizando con ello la
defensa, conservación, organización
y servicio del PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION.
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EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Está integrado por:


 El Archivo General de
la Nación.
 Los Archivos
Regionales
 Los Archivos Públicos
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ARCHIVOS REGIONALES
Los Archivos Regionales son organismos
descentralizados del Gobierno Regional con
personería jurídica de Derecho Público Interno,
con autonomía administrativa y económica.
Depende del Gobierno Regional, y técnica y
normativamente del Archivo General de la
Nación. Conduce las actividades archivísticas
del SNA en su jurisdicción.

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OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LOS
ARCHIVOS REGIONALES
 Organizar y promover el funcionamiento
de los Archivos Regionales.
 Impulsar la capacitación e investigación
archivística en la Región.
 Adecuar y aplicar las normas y políticas
que emite el órgano rector del Sistema
Nacional de Archivos en al ámbito de su
jurisdicción.
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ARCHIVOS PÚBLICOS
 Los Archivos Públicos están integrados por los
archivos pertenecientes a los poderes del Estado,
entes autónomos, instituciones públicas
descentralizadas, empresas estatales de derecho
público y privado, empresas mixtas con
participación accionaria del Estado, Gobiernos
Regionales, Locales y las Notarías.
 La relación de los Archivos Públicos con el Sistema
Nacional de Archivos es de carácter técnico-
normativo, de asesoramiento, de supervisión y de
control.
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DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS
El archivo es el conjunto de documentos de cualquier
fecha, sobre cualquier soporte material, producidos o
recibidos por una persona física o moral (jurídica) y
destinado al servicio de un organismo público o privado, en
el ejercicio de su actividad.
Los archivos están constituidos también por documentos
que no comportan nada de texto, como las fotografías o
los grabados.
El archivo está constituido por un conjunto de documentos
unidos entre sí recíprocamente por un vínculo originario,
necesario y determinado.
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es aquel que contiene
una información de
cualquier fecha, forma y
soporte, producido o
recibido por persona
natural o jurídica,
institución pública o
privada en el ejercicio de
su actividad, y cualquier
otro que se genere
como resultado del
avance tecnológico.
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Funciones del Archivo
El archivo en la empresa es uno de los
instrumentos más importantes, ya que en él se
recopila en forma organizada los registros,
documentos de interés para la empresa.  El
procedimiento de clasificar, organizar y
conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como archivar,
actividad que se realiza con la finalidad de
lograr rapidez y eficacia en la localización de
los documentos.
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¿QUE ES UN DOCUMENTO?
En sentido amplio. Es toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material.

Toda fuente de información registrada


sobre cualquier tipo o clase de soporte.

En sentido estricto. Es la combinación


de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser
utilizado como prueba o para
consulta.
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Podemos considerar documento
EL DOCUMENTO "cualquier texto escrito, en su
totalidad o en parte, o que utiliza
otros medios para registrar la
palabra o cierta información que
puede ser usada como instrumento
de estudio, de consulta, de
investigación o como un
complemento de determinadas
investigaciones, como son los
testimonios gráficos, sonoros, etc.

Es la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que
puede ser utilizada como prueba o
para consulta documental, producida
recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el
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ejercicio de sus competencias o en
el desarrollo de su actividad”.
CLASES DE DOCUMENTOS
Por su soporte material:
• Textual(digitados,
manuscritos o impresos),
• Iconográficos (mapas,
planos, dibujos,
fotografías)
• Sonoros (Cds, cintas
magnetofónicas),
• Audiovisuales (Dvds,
películas
cinematográficas)
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CLASES DE DOCUMENTOS
Podemos identificar varias clases de documentos
considerando el soporte y la manera cómo
transmiten la información.
 Documentos textuales: Transmiten la
información mediante la escritura y tienen
como soporte el papel. A su vez pueden ser:
 Manuscritos
 Mixtos
 Impresos
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CLASES DE DOCUMENTOS

Documentos gráficos
- Transmiten la información mediante formas
y colores.
- El soporte también es el papel pero
diferente al de los textuales.
Ejemplos: Mapas, planos, dibujos, croquis,
diseños
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Documentos visuales
 Transmiten la información a través de la vista.
 Emplean la imagen fija
Ejemplos: fotografías, diapositivas, transparencias,
microfilmaciones, tomografías, resonancias magnéticas,
ecografías, etc.

Documentos sonoros
 Son aquellos que reproducen y graban sonidos.
 Sólo retienen la voz y el sonido
 Transmiten la información a través del oído.
Ejemplos: las grabaciones.
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CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS

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INTRODUCCIÓN
La Administración Moderna de Documentos y
Archivos requiere de la formación de personal
especializado en el tratamiento y la gestión de los
archivos debido a la gran explosión de la
producción de documentos, en soporte tradicional
y electrónico. Estos deben ser administrados,
organizados y conservados para garantizar el
oportuno y fiable flujo de la información

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PROBLEMÁTICA EN LA
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha
mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un
mal necesario y un problema que  debía ser resuelto por los
propios empleados. Por esta razón muchas empresas se
encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con
archivos llenos de documentos inútiles.
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa
en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en
los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca
relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de
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boletines...
Las empresas públicas o privadas
realizan transacciones diversas,
las cuales originan registros en
forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes de diferente
índole. 
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse
a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente.
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Se dice que en los países latinoamericanos no hay una
política precisa y sistemática que determine la organización
de los archivos administrativos, sino que cada organismo
utiliza su propio sistema basado en la normativa interna 
emanada del mismo, adoptan los procedimientos que
consideren más convenientes, de acuerdo a las
necesidades de la organización y a la naturaleza de los
documentos.

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Los archivos de la oficina se encuentran
siempre congestionados. Documentos
innecesarios invaden los archivadores y
armarios refundiendo y haciendo peligrar la vida
de los pocos papeles de alto valor.
Generalmente una secretaria
no elimina documentos y a
veces se descubren carpetas
pulcramente identificadas de
la siguiente manera: “Material
inservible”. Sin embargo toda
empresa o institución pública
o privada, lo que quiere es:
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……….
PROBLEMÁTICA EN LA ADMINISTRACIÓN
D E A R C H I V O S : A S I S T E N T E - S E C R E TA R I A

Todo asistente o secretaria necesita


conocer el manejo de los archivos no
sólo porque es una de sus funciones
dentro de la oficina, sino por algunas
otras razones más:
Una empresa seria exige de un asistente
o secretaria postulante el dominio de las
técnicas de archivo. Para asegurarse de
esta verdad basta que usted hojeé la
sección empleos de los diarios.
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Todo asistente o secretaria necesita
conocer el manejo de los archivos y no
sólo porque es una de sus funciones
dentro de la oficina.
Conocer las técnicas de archivo le
permitirá desenvolverse con mayor
seguridad. No actuará a ciegas, sabrá lo
que está haciendo y evitará problemas
legales.

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El archivo en la empresa es uno de los instrumentos
más importantes, ya que en él se recopila en forma
organizada los registros, documentos, etc. de interés
para la empresa. El procedimiento de clasificar,
organizar y conservar los registros de una empresa
en forma sistemática se le conoce como archivar;
actividad que se realiza con la finalidad de lograr
rapidez y eficacia en la localización de los
documentos.

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El costo del archivo tiene su importancia y en Estados
Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo
demuestran ampliamente.  Por ello es lógico pensar en
la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder
al archivo de documentos, y lo primero que se debe
hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación,
que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé
seguridad a la información conservada y que esté
disponible para un futuro uso, luego debe eliminarse del
archivo los documentos innecesarios.

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 Conjunto de documentos que hay
que administrarlos, organizarlos,
describirlos, conservarlos y
servirlos.
 Existe un inventario de
documentos con la descripción
correspondiente.
 Traslado organizado criterios
únicos de conservación y
eliminación.
 Consulta y préstamo de la
documentación en forma ágil y
oportuna.
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 Conjunto de documentos orgánicos.
 Los documentos se relacionan entre si.
 Relaciones surgidas en el transcurso del desarrollo de
una actividad práctica, administrativa, jurídica, etc., y
creados con este único fin.
 Nace involuntariamente
 Es el espacio físico o una institución.

Por lo tanto el archivo, es aquel “lugar”


donde se conservan aquellos conjuntos
documentales orgánicos y que han sido
creados a raíz de las actividades
cotidianas (administrativas, jurídicas, etc.)
De una persona natural o jurídica.
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Funciones de los archivos
1. Reunir ordenadamente
todos los documentos
que circulan en la
empresa.
2. Asegurar la perfecta
conservación de los
documentos.
3. Asegurar la máxima rapidez en la localización y
envío de los documentos requeridos por las
diversas dependencias de la empresa.
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Funciones de los archivos

4. El archivo puede
desarrollar funciones de:
Oficina de investigación,
biblioteca, Hemeroteca
u oficina de estadística.

5. Ser la memoria corporativa.


6. Soportar la toma de decisiones.
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Por la frecuencia de
consulta, también se
pueden mencionar los
archivos: activos, semi
activos e inactivos.

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Archivo. Utilidad y funciones
Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan registros en
forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de forma
tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y
prontamente.

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El archivo en la empresa es uno de los instrumentos
más importantes, ya que en él se recopila en forma
organizada los registros, documentos de interés para la
empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y
conservar los registros de una empresa en forma
sistemática se le conoce como archivar, actividad que
se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia
en la localización de los documentos.

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Organización de Documentos
Finalidad
 Establecer los servicios uniformes para la
organización de los documentos en los
archivos.
 Mantener organizada la documentación de
manera integral y orgánica.
 Facilitar la localización de los documentos para
la recuperación inmediata de la información.
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Según el grado o frecuencia de utilización:
-Archivos activos o
de gestión: recogen documentos
recién entregados en la entidad
o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos
provenientes de archivos activos
por haberse realizado sobre
ellos el trabajo concreto.
- Inactivos: recoge los documentos que habiendo
perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histórico, político, o documental.
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Según el lugar de emplazamiento:
- Generales o centralizados: documentos que se
conservan en el mismo lugar y es consultado por
distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se encuentran en
las distintas dependencias de la entidad. Estos a
su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio
departamento por ser utilizado constantemente
por este.
- Personales.- de cada puesto de trabajo para
que pueda ser de acceso inmediato a la persona
que trabaja con ellos.
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CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Es el arte de ordenar objetos, documentos...
designando a cada uno su lugar respectivo.  Se
puede considerar también como la distribución
de documentos escritos de interés para la
empresa, suministrando a cada uno un orden
específico de acuerdo a sus características.

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Establecimiento de un orden determinado
acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada
empresa debe seleccionar aquel sistema
que mejor se adapte a su actividad
específica siguiendo una coordinación
sistemática que permita mayor fluidez y
garantía de información y control.

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Los archivos se guardan en forma
ordenada documentos útiles, haciéndolo
de un modo lógico y eficaz que permita
su posterior localización de la forma más
rápida posible cuando sea necesario.

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Los archivos también denominados ficheros
(file); son una colección de información (datos
relacionados entre sí), localizada o almacenada
como una unidad en alguna parte de la
computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de
informaciones del mismo tipo, que pueden
utilizarse en un mismo tratamiento; como
soporte material de estas informaciones.

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TÉCNICAS DE ARCHIVO
Conjunto actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y
Conservación.

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EL RETO DE LOS ARCHIVOS
 Toda empresa, al desarrollar sus funciones y
actividades, genera y recibe documentos de
diversa índole, los mismos que, después de su
trámite, deben ser conservados
organizadamente para facilitar su posterior
consulta.
 Una secretaria es la responsable de la
organización y administración del archivo de la
oficina. Por tanto, requiere capacitarse en las
técnicas de archivo para contribuir no sólo al
desarrollo integral de la empresa sino a elevar
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su propia eficiencia, seguridad e imagen.


 Para dominar el manejo de los archivos, no
sólo es preciso derrochar esfuerzos en
aprender las técnicas; es también necesario
forjar un nuevo espíritu, un espíritu de reto a
las dificultades.

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CARACTERÍSTICAS DE UN ARCHIVO
La documentación y el archivo de las
empresas, tienen características específicas
que varían de unas a otras, de forma que cada
Organización necesitará explotar su
información y gestionar su archivo de manera
distinta.
Realizar un adecuado tratamiento de
la información, requiere un estudio
previo de la estructura, funcionamiento
y necesidades de la propia empresa.
Mg. Rosabel Salazar Serrano
Se debe analizar la estructura, formato, tipología
y forma de consulta de sus documentos, su
movimiento dentro de la empresa y los procesos
de trabajo en los que se ven afectados.

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¿cuál es la importancia de los archivos?
 La investigación y la difusión cultural.
 Para la defensa de los derechos ciudadanos.
 Para una mayor eficacia en la gestión
administrativa.

Mg. Rosabel Salazar Serrano


MAYOR EFICACIA EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Mg. Rosabel Salazar Serrano


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