AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO REGISTRO

NACIONAL DE IDENTIFICACION Y ESTADO CIVIL-

RENIEC
PROFESOR: Dr. Tejada Arana, Arístides
INTEGRANTES:
• Bolo Gómez, Sandra
• Cárdenas Farfán, Yanire
• Coronel Vargas, Fiorella
• Flores Silupú, Natali
• Vargas Taype, Thania
• Osco Tejada, Flavia
“La auditoría de cumplimiento al Registro Nacional
de Identificación y Estado Civil, corresponde a un
servicio de control posterior programado en el plan
anual de control 2018 del Órgano de Control
Institucional. La jefatura del OCI comunicó al Jefe
Nacional de la RENIEC el inicio de la auditoría
mediante hoja de elevación n°000048-
2018/OCI/RENIEC de 10 de abril de 2018”

“Registrar la identidad, los hechos vitales
y los cambios de estado civil de las
personas; participar del Sistema
Electoral; y promover el uso de la
identificación y certificación digital, así
como la inclusión social con enfoque
intercultural”
La Gerencia de Planificación y Presupuesto (2015). Plan
Operativo Institucional 2015. RENIEC, p. 19
“Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo
equitativo del país como la entidad de
registro del Estado peruano que
garantiza a las personas su condición de
sujetos de derecho; genera confianza y
seguridad jurídica; y promueve el
gobierno electrónico a través de la
tecnología de información y
comunicaciones”
La Gerencia de Planificación y Presupuesto (2015). Plan
Operativo Institucional 2015. RENIEC, p. 19
 Innovación y uso
intensivo de
Atención a tecnología.
sectores
Mejora del vulnerable.
servicio.

La Gerencia de Planificación y Presupuesto (2015). Plan Operativo Institucional

2015. Registro Nacional de Identificación y Estado Civil – RENIEC, p. 22
Determinar si los procedimientos de contratación de
bienes efectuados en la RENIEC, bajo la modalidad
de licitación pública para la adquisición de papel,
dispositivos y/o láminas de seguridad para el DNI y
otros, se realizaron en cumplimiento de la normativa
legal aplicable, disposiciones internas y
estipulaciones contractuales establecidas.

Informe de Auditoria N° 020-2018-2-0646 (2018). Auditoria de Cumplimiento RENIEC. “Proceso de Adquisición

de Papel, Dispositivos y Láminas de Seguridad para el DNI, bajo la modalidad de Licitación Pública”, p. 4 - 9
Determinar si la fase de Establecer si la fase de
actos preparatorios para evaluación de propuestas
la contratación de papel, para la adquisición de
dispositivos, filminas y/o papel, dispositivos,
láminas de seguridad filminas y/o láminas de
para el DNI se desarrolló seguridad para el DNI se
de acuerdo a la ejecutó en concordancia
normativa legal aplicable con la normativa
y disposiciones internas aplicable y disposiciones
de la entidad. internas de la entidad.
Determinar si la fase de
ejecución contractual de
la contratación de papel,
dispositivos, filminas y/o
láminas de seguridad
para el DNI se efectuó en
concordancia con la
normativa legal aplicable,
disposiciones internas y
las estipulaciones
establecidas.
La materia examinada en la presente
auditoria corresponde a las
adquisiciones de papel, dispositivos y/o
láminas de seguridad para el DNI y otros,
que se efectuaron a través de
licitaciones públicas.

Informe de Auditoria N° 020-2018-2-0646 (2018). Auditoria de Cumplimiento RENIEC. “Proceso de Adquisición

de Papel, Dispositivos y Láminas de Seguridad para el DNI, bajo la modalidad de Licitación Pública”, p. 4 - 9
La presente auditoría comprendió la revisión y
análisis de las etapas de actos preparatorios hasta la
ejecución del contrato, que incluye pago y uso de la
adquisición de papel y filminas de seguridad para el
DNI, teniéndose en cuenta que la finalidad publica
para la adquisición de dichos insumos de seguridad,
es asegurar el óptimo funcionamiento del Centro de
Impresiones del DNI, siendo indispensable contar con
el suministro de papel y filminas de seguridad para
imprimir y emitir el DNI. Informe de Auditoria N° 020-2018-2-0646 (2018). Auditoria de Cumplimiento RENIEC. “Proceso de Adquisición
de Papel, Dispositivos y Láminas de Seguridad para el DNI, bajo la modalidad de Licitación Pública”, p. 4 - 9
Asimismo, comprendió la revisión y análisis de las etapas de
actos preparatorios hasta la ejecución del contrato, que
incluye pago y uso de la adquisición de papel, dispositivos y
láminas de seguridad para la emisión de copias certificadas de
actas registrales a través de once (11) Plataformas
Multiservicios-PVM ubicadas en el departamento de Lima, y
las Oficinas de Registro de Estado Civil- OREC; siendo
necesario dichos insumos para garantizar su operatividad

Informe de Auditoria N° 020-2018-2-0646 (2018). Auditoria de Cumplimiento RENIEC. “Proceso de Adquisición

de Papel, Dispositivos y Láminas de Seguridad para el DNI, bajo la modalidad de Licitación Pública”, p. 4 - 9
 RENIEC

En el caso de esta
auditoria la información Plan Estratégico
ha salido de fuentes Institucional para el
internas relacionadas al período 2012 – 2017
Gobierno peruano

Órgano de Control
Institucional (OCI)
 Gerencia de Sub Gerencia de
También se obtuvo Secretaria General
Administracion Logística
información de las
diversas áreas con las
que cuenta la RENIEC
Gerencia de Sub Gerencia de
Sub Gerencia de
Operaciones Aprovisionamiento
Servicios Especiales
Registrales y Distribución

Gerencia de Sub Gerencia de

Registros de Procesamiento de
Identificación Identificación

Informe de Auditoria N° 020-2018-2-0646 (2018). Auditoria de Cumplimiento RENIEC. “Proceso de Adquisición

de Papel, Dispositivos y Láminas de Seguridad para el DNI, bajo la modalidad de Licitación Pública”, p. 4 - 9
En los dispositivos y láminas de
seguridad para la emisión de copias
certificadas de actas registrales a
través de 11 Plataformas Virtuales
Multiservicios (PVM), se considera
que la finalidad pública es para la
adquisición de estos, es garantizar el
servicio de autenticación en copias
certificadas de partidas registrales
por los registradores civiles de las
diversas OREC
La comisión auditora efectuó la visita al área de impresiones de
la Sub Gerencia de Procesamiento de Identificación, a fin de
verificar el proceso de impresión de los DNI

Se evidenció que se vienen generando lotes con cantidades entre 1 y 12

DNI por cada plancha de papel de seguridad y en los espacios sobrantes
se imprimen la palabra “DUMMY”, siendo estos considerados como
desechos en el proceso de impresión del DNI para luego ser destruidos.
De la visita efectuada a las PVM Jesús
María y MAC Callao se evidencio que
la entrega de 8 paquetes conteniendo
cada uno 250 papeles de seguridad se
encontraba sellados, evidenciándose
así, que al momento de su recepción
no se verifico la serie, ni se contabilizó
la cantidad recibida por el operador.
Se precisa que el lote de impresión es un grupo de DNI ordenado por secuencia
de impresión puede contener como máximo 420 DNI, que son distribuidos por
código de local a 35 planchas como máximo de papel de seguridad, esto es un
proceso continuo por parte del Sistema Integrado Operativo- SIO
El monitoreo de los procesos y
operaciones de la entidad debe
permitir conocer oportunamente si
estos se realizan de forma adecuada
para el logro de sus objetivos y si en
el desempeño de las funciones
asignadas se adoptan acciones de
prevención, cumplimiento y corrección
necesarias para garantizar la
idoneidad y calidad de los mismos.
La situación evidenciada se ha producido
debido a que el comité de selección no
considero aplicar controles adecuados
que garanticen la trazabilidad de los
actos en cada una de las etapas de
procedimiento de selección como
evaluación y calificación y otorgamiento
de la buena pro
En la revisión del expediente de contratación de Licitación Publica n° 04-2016 – RENIEC “Adquisición
de Papel, Dispositivos y Laminas de Seguridad” se evidencio que el control implementado para
documentar adecuadamente es insuficiente. ( Etapa buena pro)

Mediante Memorando n° 000847- 2018/ GRI/ RENIEC de 27 de junio de 2018, la Gerencia de

Registros de Identificación hace llegar al Órgano de Control Institucional, el informe n° 000390-
2018/GRI/ SGPI/ RENIEC de 27 de junio del 2018 de la Sub Gerencia de Procesamiento de
Identificación. ( Reuniones con la GTI- coordinar optimización de lotes de impresión)

La Gerencia de Tecnología de la información con memorando n°001159-2018/GTI/ RENIEC de 2 de

julio de 2018 traslada el informe n° 000061-2018/GTI/ SGIS/RENIEC de 28 de junio emitido por la
Sub Gerencia de Ingeniería de Software, se viene realizando pruebas derivadas del Requerimiento
Informático, las cuales corresponden a la adecuación del procedimiento de lotización en el SIO para
que generen lotes con cantidades múltiples de tamaño de la plancha a usar.
La comisión auditora solicito con fecha 7 de junio de 2018 a la
Supervisora de las Plataformas Virtuales Multiservicios- PVM,
información referida a que si cuenta con un cronograma de
visitas, mencionando que no existen fechas definidas para
realizar las supervisiones se coordina previamente la
movilidad.

Como resultado de la revisión efectuada a los

documentos e información por la Sub Gerencia
de Procesamiento de Identificación, se ha
evidenciado que no existe suficiente control que
asegure la detección de errores en los registros
de Kárdex de control visible (Bincard) de los
Ítem de papel y filminas de seguridad para DNI.
 Examen
El examen consiste en dividir o
separar los elementos
componentes de los factores
bajo revisión para conocer la
naturaleza, características y
origen de su comportamiento.
Según Benjamín Franklin en su libro Auditoria
Administrativa publicado por la editorial Pearson
Educación, Mexico 2007- pagina 91

Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e

interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben
evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
Revisión de las etapas y actos preparatorios
hasta la ejecución del contrato.

Proceso de impresión de DNI realizada por la RENIEC

requiere mejorar utilización de papel de seguridad .

Deficiencias del control interno y las fallas técnicas presentes

en la microimpresiones.
Inadecuado control en la recepción de los papeles de
seguridad en las plataformas virtuales multiservicios y en el
registro de sus Kardex.
Insuficiente control respecto al registro del Kardex de papel y
filmina de seguridad de la sub gerencia de procedimiento de
identificación para elaboración de DNI y otros aspectos.
 Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen
consiste en adoptar una actitud interrogativa y
formular de manera sistemática seis preguntas:
1. ¿Qué trabajo se hace?

Oficinas de Registros de Estado Civil

Verificar la autenticación en
Verificar si el servicio de emisión
copias certificadas de partidas
de copias certificadas de actas a
registrales por los registradores
través de PVM son eficientes.
civiles de las diversas OREC
2. ¿Para qué se hace?
Para asegurar el optimo funcionamiento
del Centro de Impresiones del DNI y
mejorar la cobertura de los servicios y
actualización del Sistema de
Identificación.
 3. ¿Quién lo hace?
• Jefe de Comisión – Veronica Carmen Porroa Dueñas
• Supervisor de la Comisión – Cesar Rolando Nuñez Frisancho
• Jefe del Órgano de control Institucional – Aida de Pilar
Guerrero La Rosa
4. ¿Cómo se hace?
Énfasis en los proceso de adquisión
importante de papel, dispositivos y láminas de
seguridad para el DNI.

A través de la técnica de un estudio general

5. ¿Con qué se hace?
Se realiza la auditoria usando los siguientes instrumentos:

OBSERVACIÓN ENTREVISTA
 6. ¿Cuándo se hace?
Se realizó en un periodo del 1 de
noviembre del 2016 al 31 de diciembre del
2017
7. ¿Por qué se hace?

Se realiza dicha auditora para convocar que

A causa del inadecuado
se debe realizar revisiones periódicas de los
control de la recepción de
procesos, tareas o las actividades y que
los papeles de seguridad
deben proporcionar seguridad de que estos
en las plataformas virtuales
se estén desarrollando de acuerdo a los
multiservicios el PVM y el
estándares establecidos en los
registro de sus kardex .
reglamentos, políticos y procedimientos.
 INFORMACION GENERAL DE INFORMES DE
CONTROL POSTERIOR
N° de Informe 020-2018-2-0646

Proceso de Adquisición de Papel, Dispositivos y Láminas de

Titulo del Informe Seguridad para el DNI, bajo la Modalidad de Licitación
Pública.

Objetivo de la Auditoria Determinar si los procedimientos de contratación

de bienes efectuados en la RENIEC

Entidad auditada Registro Nacional de Identificación y Estado Civil – RENIEC

Monto auditado S/ 8,584,211.75

 INFORMACION GENERAL DE INFORMES DE
CONTROL POSTERIOR
Monto examinado S/ 8,584,211.75

Ubigeo Región: Lima Provincia: Lima Distrito: Lima

Fecha de emisión 28/09/2018

de informe

Unidad orgánica que OCI - Registro Nacional de Identificación

y Estado Civil - RENIEC
emite el informe
 TIPO DE SERVICIO DE CONTROL POSTERIOR

Ítem Tipo de control (marcar con "X")

1 Auditoría de Cumplimiento X

2 Auditoría Financiera
3 Auditoría de Desempeño
 RESULTADOS DEL SERVICIO DE CONTROL
POSTERIOR
Observaciones Recomendaciones
Ninguna Disponer que la Gerencia General establezca que las
unidades orgánicas de línea.

Disponer que la Secretaría General, a través de la

Gerencia de Administración y en coordinación con la
Sub Gerencia de Logística fortalezcan sus
procedimientos de control.

Disponer que la Gerencia de Operaciones Registrales,

establezca que la Sub Gerencia de Servicios Especiales
fijen cronogramas de visitas de supervisión.
 SEGUIMIENTO
Como puntos de atención se consideró principalmente, si los
procesos de contratación materia de auditoria, contaron con el
sustento técnico y/o especializado en la verificación de utilización
de los bienes adquiridos.

Tipo de Ejecución
Descripción Fecha de Monto
proceso de N° contrato contractual
del Bien Contrato Contrato
selección Avance %
ADQUISICIÓN
DE PAPEL Y 005-2017-
LP N° 006- US$ 2 361
FILMINA DE RENIEC/BIENE 3.2.2017 100%
2016 - RENIEC 402,79
SEGURIDAD, S
ITEMS 1 Y 2.
ADQUISICIÓN
DE PAPEL DE
77-2016-
LP N°004- SEGURIDAD Y
RENIEC/BIENE 14.12.2016 S/ 501 130,00 100%
2016 - RENIEC FILMINA DE
S
SEGURIDAD
ITEMS 1 Y 2.
 COMUNICACIÓN DE LAS DESVIACIONES
DE CUMPLIMIENTO
• Como resultado del desarrollo de la presente Auditoria de
cumplimiento, no se detectaron desviaciones de cumplimiento,
al no haberse presentado hechos observables, motivo por el
cual no se efectuó comunicación alguna.
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
INSUFICIENTES MECANISMOS DE CONTROL PARA LA VERIFICACION DE
CARACTERISTICAS TECNICAS DE PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, GENERA RIESGO DE
QUE EL BIEN ADQUIRIDO NO CUMPLA CON LA TOTALIDAD DE DICHAS
CARACTERISTICAS.

INSUFICIENTE CONTROL PARA DOCUMENTAR ADECUADAMENTE LACONSTITUCION DE

LAS ETAPAS DE EVALUACION, CALIFICACION Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO DE
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, GENERA RIESGO DE AFECTAR LA PUBLICIDAD Y
TRANSPARENCIA DE LAS CONTRATACIONES.

INADECUADO CONTROL EN LA PERSEPCION DE LOS PAPELES DE SEGURIDAD EN LAS

PLATAFORMAS VIRTUALES MILTISERVICIOS Y EN EL REGISTRO DE SUS KARDEX,
GENERAN RIESGO DE QUE LA CANTIDAD NO SEA ACORDE A LA RECIBIDA Y QUE NO SE
TENGA INFORMACION OPORTUNA PARA UN ADECUADO MONITOREO

INSUFICIENTE CONTROL EN LA REVISION DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA

SUSCRIPCION DE LAS BASES, OCASIONA RIESGO DE AFECTAR LA INTEGRIDAD DE LA
INFORMACION QUE SE APRUEBA Y SE PUBLICA EN EL SEACE.

INSUFICIENTE CONTROL RESPECTO AL REGISTRO DEL KÁRDEX DE PAPEL Y FILMINA DE

SEGURIDAD DE LA SUB GERENCIA DE PROCESAMIENTO DE IDENTIFICACION PARA
ELEBORACION DEL DNI Y OTROS ASPECTOS, GENERA RIESGO DE AFECTAR LA
CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION SOBRE LA EXISTENCIA DE ESTOS INSUMOS
 OBSERVACIONES
“Comprobación o examen de las operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para
establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son
aplicables”

León García, R. (2009). Auditoría de Cumplimiento. México: Pearson.

OBSERVACIONES

Deficiencia control interno

Uso inadecuado de insumos

Control de ingresos
 CONCLUSIONES
• Incremento de merma
• Deficiente control de recepción
• Proceso desactualizado

RECOMENDACIONES
• Reestructuración
• Capacitación
• Supervisión