1.plan Institucional de Archivos - PINAR. 2021

MUNICIPIO DE MIRAFLORES
GUAVIARE
PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS - PINAR
2021
ALCALDÍA MUNICIPAL
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y
DESEMPEÑO.
Alcaldía Municipal MACROPROCESO SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD CÓDIGO RG-CP-111
de Miraflores
PROCESO GESTIONDOCUMENTAL.
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
Elaboración de documentos norma
fundamental.
REGISTRO Plan Institucional de Archivo – PINAR PÁGINA: 2 de 22

Nit. 800103198-4
MUNICIPIO DE MIRAFLORES GUAVIARE

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO – “PINAR”
ALCALDIA MUNICIPAL
Versión No. 2 22 de Noviembre de 2021

de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO.

(Equipo de Trabajo)
ARLEY DE JESUS ACOSTA OROZOCO

Alcalde Municipal.
GESNI JULIANA GRISALES CRUZ

Secretaria de Gobierno, Seguridad y Posconflicto.
JONNY OSWALDO PEÑA CASTRILLON

Secretario de Planeación, Infraestructura y Desarrollo Territorial.
JULIA VERGARA GIRALDO

Secretaria de Hacienda.
MARCO ARTURO PRIETO CRUZ

Jefe Oficina Jurídica y de Contratación.
PARTICIPANTES:
MARIA LUZ AVILA ARRIETA

Jefe Oficina de Control Interno de Gestión.
MARIELA VALENCIA QUEBRADA

Técnico Administrativo - Oficina de Archivo.
EDWIN ROMERO PIZARRO

Contratista - Apoyo Oficina de Archivo.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................5
1. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MUNICIPIO DE MIRAFLORES ....................................6
2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR. 6
3. CONTEXTO ESTRATEGICO. ........................................................................................................7
3.1. Misión. .........................................................................................................................................7
3.2. Visión. ..........................................................................................................................................7
4. Valores Institucionales. ....................................................................................................................8
5. Política de Calidad. ...........................................................................................................................8
6. OBJETIVO. ........................................................................................................................................9
6.1 Objetivos Específicos. ................................................................................................................9
7. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
– “PINAR”. ..............................................................................................................................................9
8. Definición de Aspectos Críticos. .................................................................................................. 10
9. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores. .......................................................... 13
10. Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos ............................ 17
– PINAR. .............................................................................................................................................. 17
11. Mapa de Ruta. .............................................................................................................................. 18
12. Aprobación y publicación. ........................................................................................................... 21
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 22
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos – PINAR, es un instrumento que permite identificar,
planear, priorizar y hacer el seguimiento a la función archivística, evaluando la
necesidades, debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, dando cumplimiento
a las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y la normatividad
concordante.
El PINAR, permite cumplir de manera efectiva el fortalecimiento en la transparencia,

la eficiencia y el acceso a los documentos, a la vez que facilita y consolida la
modernización en el marco del archivo total. De esta forma se considera que la
Alcaldía de Miraflores Guaviare, mediante acta No. 05 de ocho (8) de octubre del
presente del Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprueba el mapa de ruta
para la ejecución del presente documento, en concordancia a lo citado, para la
elaboración del presente instrumento archivístico, se identificaron necesidades y
puntos críticos a mejorar y se definieron metas a corto, mediano y largo plazo, para
garantizar la adecuada e implementación de la gestión y conservación de los
documentos de la institución.
Con la adopción y en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015, “Artículo: 2.8.2.5.8.

Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental” de los instrumentos
archivísticos, se busca optimizar los procesos de la gestión documental, con la
cooperación, articulación y coordinación permanente desde la alta dirección en
conjunto con las oficinas de planeación, jurídica, archivo, Sistemas y tecnología y las
demás que son generadores de información, con ello se contribuye a la aplicación de
buenas prácticas en el manejo documental, con el objetivo de que las funciones a
ejecutar sean eficientes, eficaces y satisfactorias encaminadas hacia el buen
desarrollo de la Gestión Documental, en conservación continua y preservación del
acervo documental.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
1. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MUNICIPIO DE MIRAFLORES
2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS - PINAR.
El Plan Institucional de Archivos – “PINAR”, es el instrumento que permite evidenciar

los aspectos críticos en la Gestión Documental, el que se articula con los demás
programas, planes, proyectos y/o actividades previstas por la entidad en los aspectos
archivísticos.
Asimismo, prevalece su gran importancia como soporte a la planeación de los

aspectos críticos en la función archivística de orden administrativo, normativo,
económico, técnico y tecnológico; contribuyendo a la eficiencia y eficacia del Estado,
al servicio del ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información
asegurando que en las entidades existan procedimientos claros para la creación,
gestión, organización y conservación de los documentos.
Con la implementación del Plan Institucional de Archivos – “PINAR”, la entidad tendrá

los siguientes beneficios:
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
 Contar con un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de la

función archivística.
 Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la
función archivística.
 Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos

archivísticos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
 Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad

organizacional.
 Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y modelos relacionados

con la gestión documental y la función archivística.
 Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos

formulados.
 Cumplir con lo determinado a la orientación archivística como lo exige el ente

rector AGN – Archivo General de la Nación.
3. CONTEXTO ESTRATEGICO.
El Contexto Estratégico en el que se basa y soporta, el Plan Institucional de Archivos

“PINAR” del Municipio de Miraflores – Guaviare es el siguiente:
3.1. Misión.
Trabajar por el rescate de la cultura y las tradiciones propias de nuestro municipio, a

fin de custodiar las diferentes expresiones, dirigiendo acciones orientadas a la
ordenación, conservación y preservación del acervo documental que se genera en la
Alcaldía del Municipio de Miraflores – Guaviare, resguardando la memoria de un
pueblo, para que la comunidad asuma los archivos de interés público con legitimidad
y gran sentido de pertenencia, al considerarlos como testigo fiel de primera mano.
3.2. Visión.
Para el año 2030, se proyecta como un área fuente de información con igualdad de
condiciones para el usuario interno y/o externo, generando una cultura que permita
cambiar el concepto de archivo como simple depósito, o cúmulo de papeles sin ningún
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
valor y/u organización; por uno, no solo más moderno sino el que contemple y
exteriorice el valor de la Gestión Documental, donde el precepto fundamental sea
establecer procedimientos administrativos y técnicos garantizando que la consulta en
los archivos de la Alcaldía Municipal de Miraflores Guaviare, sea accesible, eficaz y
eficiente, basada siempre en la veracidad.
4. Valores Institucionales.
 Compromiso: Actuaremos con dedicación, entusiasmo y sentido de

pertenencia, para atender las necesidades, las prioridades y lograr las metas
de nuestra entidad.
 Equidad: Valoraremos a las personas sin importar sus diferencias culturales,
sociales o de género que presenten entre sí y daremos a cada cual lo que
corresponde.
 Honestidad: La verdad orientará nuestro pensamiento y actuar, para construir
un ambiente de credibilidad, buena voluntad y beneficios para todos.
 Lealtad: Acataremos las leyes, acuerdos y demás normas que rigen nuestra
entidad, comprometiéndonos con nuestra entidad y con las personas que nos
rodean.
 Responsabilidad: Con dedicación y responsabilidad cumplimos nuestros
deberes y compromisos.
 Respeto: Con amabilidad, tolerancia y respeto atenderemos oportunamente
las necesidades e intereses de nuestra población.
 Solidaridad: Con colaboración y trabajo en equipo, haremos propias las
necesidades de la comunidad y de nuestros compañeros.
5. Política de Calidad.
La administración municipal en sus lineamientos como entidad pública, presta sus

servicios a las diferentes partes de interés a la comunidad Miraflorense, en
condiciones de oportunidad y eficiencia a través del desarrollo articulado en planes,
programas y proyectos, en cumplimiento del plan desarrollo, la constitución y las leyes
pertinentes, mediante la óptima administración de sus recursos.
Dentro de este documento se formalizaron de decisiones que posibiliten la mejora en

la gestión documental de la Alcaldía de Miraflores Guaviare y la transparencia de las
actuaciones de la alta dirección y los servidores públicos, con el fin de lograr un mejor
servicio a la comunidad y demás entes o entidades, dando a fortalecer los buenos
principios, valores que pertenecen hacia la entidad, lo cual genera orientaciones que
permitan a la administración lograr mayores índices de eficacia, eficiencia y
transparencia.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
De acuerdo a lo anterior la administración municipal como entidad referente a la

gestión de la información física y electrónica, busca las estrategias de mejoramiento
continuo del sistema de gestión integrado, que se encuentra acorde con estándares
para la gestión de la información en cualquier soporte, y se lleva una metodología
general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación, en una adecuada
articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, oficina de Archivo, oficina de
planeación y demás productores de información.
Asimismo, se conlleva una construcción colectiva para los archivos, que más allá de
situarse solamente en la conservación física de los documentos, permita promover su
apropiación, consulta e investigación para la generación del conocimiento y también
el reconocimiento del valor del patrimonio documental como memoria histórica del
municipio.
6. OBJETIVO.
Diseñar, implementar y mantener un programa de gestión documental, que contribuya

de manera eficaz a la función archivística de la alcaldía de Miraflores Guaviare.
6.1 Objetivos Específicos.
 Minimizar los riesgos de los aspectos críticos identificados en mapa de ruta de

la gestión documental de la entidad.
 Fortalecer los compromisos y responsabilidades de los funcionarios a través de

desarrollo, cultura y toma de conciencia de la importancia en el manejo
documental.
7. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS – “PINAR”.
Para la actualización del presente Plan, se realizó e implementaron diferentes técnicas

de recepción para la información, permitiendo conocer la situación actual de la
Alcaldía, tomamos como base la metodología del Manual para la formulación del Plan
Institucional de Archivos – “PINAR”, elaborado por el Archivo General de la Nación
“Jorge Palacios Preciado”.
Aunando a lo antepuesto bajo apoyo y seguimiento desde el Enlace de la Estrategia

Territorial 2021, se inicia la actualización del presente documentos de acuerdo a la
siguiente información recolectada.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
a) Diagnóstico de Integral de Archivos – Vigencia 2021.

b) Mapa de ruta.
c) Pinar – Plan Institucional de Archivo – Vigencia 2019.
d) Acompañamiento Enlace de la Estrategia Territorial 2021.
De acuerdo a lo anterior se identificaron varios aspectos críticos en la presente

administración, claro está, que estos errores han venido surgiendo de anteriores
mandatos, los cuales se registraron para dar inicio a la elaboración y actualización de
este documento.
Una vez identificados los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad se

priorizan acorde “Cumplimiento de la Política de Archivo en Territorio CPAT – 2021”,
en las necesidades a satisfacer, estableciéndose objetivos a desarrollar con la
visualización a corto, mediano y largo plazo.
8. Definición de Aspectos Críticos.
Como resultado del estudio de la gestión documental y aplicando las sugerencias de

los aspectos a tener en cuenta por parte desde el Enlace de la Estrategia Territorial
2021, se lograron identificar los siguientes aspectos críticos y sus riesgos, tal y como
se observa la siguiente tabla.
ITEM ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

La entidad debe a llegar al enlace
territorial el acto administrativo en
donde se certifique la aprobación del Sanciones por incumplimiento a lo
1
Plan Institucional de Archivos PINAR y determinado en la norma.
actualizarlo para cada vigencia-Decreto
612/2018.
La entidad debe actualizar el
Incumplimiento de la Ley General de
Diagnóstico Integral de Archivos de
Archivos “Ley 594 de 2000”, Ley 1712 de
acuerdo a lo previsto en la Ley
2014 "Por Medio De La Cual Se Crea La
594/2000 articulo 47 al 49,
2 Ley De Transparencia Y Del Derecho De
Conservación de documentos, calidad
Acceso A La Información Pública Nacional”
de soportes, conservación de nuevos
y el Decreto1080 de 2015 “Decreto Único
soportes y reproducción de
Reglamentario del Sector Cultura”.
documentos.
¿Desde qué año tiene este PMA? - “PMA” se estableció desde el 14 de
¿Cuantos hallazgos se encontraron? marzo de 2019.
3
¿Cuantos se han cumplido? - El PMA contiene ocho (10) hallazgos:
¿Hay informe de cumplimiento de - A la fecha se han cumplidos dos (2).
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
hallazgos Inconvenientes de no - Sí, los seguimientos y vigilancia los

cumplimiento? hace AGN.
El Riesgo el no cumplimiento de los
compromisos establecidos y se instauren
sanciones por parte de los entes de control.
La entidad debe contratar un archivista
que direccione y oriente la gestión
documental al interior de esta, para dar Perdida de la trazabilidad documental en un
4
cumpliendo la ley 1409 - 2010 y la proceso o procedimiento.
resolución 629 de 2018 de Función
Pública.
La entidad debe adecuar los espacios
físicos ya que no cumplen las Acumulación de unidades de conservación
5 especificaciones técnicas para sin ninguna ubicación a falta de espacios o
conservar los Archivos. Acuerdo No. 08 áreas destinadas al archivo.
- 2014 y Acuerdo No. 049 – 2000/ AGN
La entidad debe implementar la
ventanilla única de archivo y
correspondencia. Documentar el Dificultad para la consolidación y
6
procedimiento de correspondencia y recuperación de información.
automatizarlo de acuerdo con la
estructura orgánica actualizada.
Una vez elaboradas se presentan ente
el comité institucional de gestión y
desempeño de la alcaldía para la
respectiva aprobación. Asimismo, las
TRD se envían al Consejo
Perdida de información por el deterioro de
Departamental de Archivos en lo
7 la documentación por la constante
pertinente a la convalidación, de ser
manipulación.
aprobadas por parte de este ente
territorial, se deben socializar e
implementar en la entidad; y por último
se publica en el sitio web de la alcaldía
bajo acto administrativo.
La entidad debe realizar ajustes a las
Pérdida de información de archivo y la
8 TRD para identificar los documentos
memoria institucional.
electrónicos en las TRD.
La entidad debe intervenir organizando
los Fondo Documentales Acumulados – Dificultad y retraso en el acceso para la
9 FDA acorde a lo que establece las consulta, búsqueda y respuesta a los
Tablas de Valoración Documental - ciudadanos.
TVD.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
La entidad debe realizar el

levantamiento del inventario Desorganización de la información y no
10 documental en su estado natural en el identificación de documentos que perdieron
FDA, con miras a la elaboración de las su valor primario.
TVD.
La entidad debe elaborar, aprobar,
publicar e implementar, las TVD de
acuerdo con la estructura orgánica a la
que pertenezca la información y se
debe presentar ante el Comité
Incumplimiento a la Ley 594 de 2000 - Ley
institucional de gestión y desempeño,
General de Archivos Ley 1712 de 2014 Ley
11 asimismo, posteriormente enviarlas
de Transparencia y Derecho al Acceso a la
ante Consejo Departamental de
Información Pública.
Archivos para su respectiva
convalidación. Una vez aprobadas se
deben socializar e implementar en la
entidad y publicarlas en el sitio web a
través de acto administrativo.
La entidad debe continuar realizando
los inventarios en los archivos de
Perdida de la trazabilidad y acumulación de
12 gestión, bajo el Formato Único de
los documentos.
Inventario Documental - FUID que
establece el AGN.
La entidad debe realizar el plan de
transferencias documentales y Desorganización de los archivos de gestión
13
comenzar a ejecutarlo acorde a las y pedida de la información.
TRD.
La entidad debe elaborar, aprobar,
publicar el sistema de gestión
documentos electrónicos de archivo. Perdida de información por la
Elaborarlo una vez se cuente con desarticulación de la gestión documental
14
software de gestión de contenidos con los sistemas de información de la
empresariales y la entidad tenga el entidad.
programa de formas y formatos
electrónicos establecido.
La entidad debe identificar los archivos
de derechos humanos, en el caso que
existan tener presente que estos
documentos su carácter, es reservado
Vulneración al derecho de la Protección de
15 y la conservación es total, por lo que
los datos y documentos de los ciudadanos.
tienen que integrar esa información en
las TRD y aplicar los protocolos de
gestión de DD. HH y la circular 001 de
2017.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
Establecer articulación con el Funcionarios sin información y/o

Secretario de Cultura o quien haga sus actualización en los diferentes temas
16
veces para identificar lo concerniente al culturales articulados en la gestión
patrimonio cultural del municipio. documental
9. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.
Una vez identificado la situación actual que concierne a la Gestión Documental de la

Alcaldía de Miraflores Guaviare, el grupo de trabajo analizó las herramientas
administrativas con las que se cuenta, es decir, los documentos anteriores
mencionados, identificando los aspectos críticos de más afectación relevante para
entidad.
Es de agregar que independiente a lo notable que fueran estos se tuvieron en cuenta

todas y cada uno de los viabilizados de acuerdo a lo descrito a continuación:
 Administración de archivos: que incluye temas como infraestructura,

personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.
 Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano,

participación y acceso.
 Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.
 Aspectos tecnológicos: y de seguridad de la información: Incluye

infraestructura Tecnológica y seguridad informática.
 Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.
A continuación, se presenta la siguiente escala de calificación de acuerdo al grado de

riesgo frente a cada eje articulador, usando la metodología del Manual del Archivo
General de la Nación para Plan Institucional de Archivos – PINAR, se evaluó el
impacto de los aspectos críticos de la entidad frente a cada uno de los ejes
articuladores determinándoles un puntaje siendo uno (1) el de menor impacto y diez
(10) el de mayor impacto, de acuerdo al siguiente cuadro:
BAJO MEDIO ALTO MAXIMO

1a3 4a5 6a7 8 a 10
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
Por lo tanto, la tabla No. 2, muestra los resultados de la priorización de los aspectos
críticos y los concernientes ejes articuladores (Administración de archivos, Acceso de
la información, Preservación de la información, Aspectos tecnológicos y de seguridad
y Fortalecimiento y articulación), la que consistió en establecer una relación directa
entre dichos aspectos por cada eje articulador, dando como resultado el grado de
prioridad de los aspectos y ejes que servirán de base para la formulación de la visión
estratégica y objetivos del plan; el resultado final de la matriz tabla que otorgó el
siguiente resultado:
EJES ARTICULADORES
ASPECTOS Aspectos
No. Preservación
CRITICOS Administración Acceso a la Tecnológicos Fortalecimiento
de la total
de Archivos Información y de y Articulación
Información
Seguridad
La entidad debe
allegar al enlace
territorial el acto
administrativo en
donde se certifique
1 la aprobación del 3 3 3 3 3 15
Plan Institucional de
Archivos PINAR y
actualizarlo para
cada vigencia-
Decreto 612/2018.
La entidad debe
actualizar el
Diagnóstico Integral
de Archivos de
acuerdo a lo previsto
en la Ley 594/2000
articulo 47 al 49,
2 3 3 3 3 3 15
Conservación de
documentos, calidad
de soportes,
conservación de
nuevos soportes y
reproducción de
documentos.
¿Desde qué año
tiene este PMA?
Cuantos hallazgos
se encontraron?
Cuantos se han
3 cumplido? 5 5 5 5 5 25
Hay informe de
cumplimiento de
hallazgos
Inconvenientes de
no cumplimiento?
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
La entidad debe
contratar un
archivista que
direccione y oriente
la gestión
documental al
4 3 3 3 3 3 15
interior de esta, para
dar cumpliendo la
ley 1409 - 2010 y la
resolución 629 de
2018 de Función
Pública.
La entidad debe
adecuar los
espacios físicos ya
que no cumplen con
las especificaciones
5 técnicas para 8 8 8 10 10 44
conservar los
Archivos. Acuerdo
No. 08 - 2014 y
Acuerdo No. 049 –
2000/ AGN.
La entidad debe
implementar la
ventanilla única de
archivo y
correspondencia.
Documentar el
6 8 9 8 10 10 45
procedimiento de
correspondencia y
automatizarlo de
acuerdo con la
estructura orgánica
actualizada.
Una vez elaboradas
se presentan ente el
comité institucional
de gestión y
desempeño de la
alcaldía para la
respectiva
aprobación.
Asimismo, las TRD
se envían al Consejo
Departamental de
Archivos en lo
7 7 7 7 8 7 36
pertinente a la
convalidación, de
ser aprobadas por
parte de este ente
territorial, se deben
socializar e
implementar en la
entidad; y por último
se publica en el sitio
web de la alcaldía
bajo acto
administrativo.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
La entidad debe
realizar ajustes a las
TRD para identificar
8 4 4 4 4 4 20
los documentos
electrónicos en las
TRD.
La entidad debe
intervenir
organizando los
Fondo
Documentales
9 10 10 10 10 10 50
Acumulados – FDA
acorde a lo que
establece las Tablas
de Valoración
Documental - TVD.
La entidad debe
realizar el
levantamiento del
inventario
10 documental en su 10 10 10 10 10 50
estado natural en el
FDA, con miras a la
elaboración de las
TVD.
La entidad debe
elaborar, aprobar,
publicar e
implementar, las
TVD de acuerdo con
la estructura
orgánica a la que
pertenezca la
información y se
debe presentar ante
el Comité
institucional de
gestión y
desempeño,
11 asimismo, 10 10 10 10 10 50
posteriormente
enviarlas ante
Consejo
Departamental de
Archivos para su
respectiva
convalidación. Una
vez aprobadas se
deben socializar e
implementar en la
entidad y publicarlas
en el sitio web a
través de acto
administrativo.
La entidad debe
continuar realizando
los inventarios en los
archivos de gestión,
12 8 8 8 8 8 40
bajo el Formato
Único de Inventario
Documental - FUID
que establece el
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
AGN.
La entidad debe
realizar el plan de
transferencias
13 documentales y 10 10 10 10 10 50
comenzar a
ejecutarlo acorde a
las TRD.
La entidad debe
elaborar, aprobar,
publicar el sistema
de gestión
documentos
electrónicos de
archivo. Elaborarlo
una vez se cuente
14 con software de 9 10 9 10 10 48
gestión de
contenidos
empresariales y la
entidad tenga el
programa de formas
y formatos
electrónicos
establecido.
La entidad debe
identificar los
archivos de
derechos humanos,
en el caso que
existan tener
presente que estos
documentos su
carácter, es
15 reservado y la 10 10 10 10 10 50
conservación es
total, por lo que
tienen que integrar
esa información en
las TRD y aplicar los
protocolos de
gestión de DD. HH y
la circular 001 de
2017.
Establecer
articulación con el
Secretario de
Cultura o quien haga
16 sus veces para 9 9 9 9 9 45
identificar lo
concerniente al
patrimonio cultural
del municipio.
10. Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos

– PINAR.
La Alcaldía Municipal de Miraflores Guaviare, proyecta garantizar el fortalecimiento y

articulación y el acceso a la información, mediante la implementación de los planes,
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
programas y políticas en ejecución a la organización de los archivos de gestión, central

y fondos acumulados, empleando las normas técnicas colombianas y leyes
archivísticas en materia documental.
Asimismo, la alta dirección formula y visualiza a futuro el garantizar lo descrito en el

presente documento en cuanto a mejoras destinadas para la implantación del
programa de gestión documental de la entidad y así proteger el acervo documental
del municipio, la organización de los archivos de gestión y la intervención del fondo
acumulado entre otros.
Además, la proyección del sistema de administración de archivos electrónicos, el cual

generara la cultura de “Cero Papel” mediante recursos tecnológicos, la formación y
sensibilización de los funcionarios y colaboradores, en lo concerniente a la importancia
de los archivos como memoria institucional y patrimonio de la entidad.
En razón a lo anterior la Entidad precisa la siguiente Visión Estratégica:
La Alcaldía del municipio de Miraflores Guaviare, garantizará la administración de los

archivos y el acceso a los documentos, asimismo la conservación y preservación de
la información, con proyectos determinados, una vez convalidadas y aprobadas las
“TRD” Tablas de Retención Documental, la organización de los archivos de gestión
con los respectivos inventarios documentales en los diferentes archivos, así mismo la
elaboración e implementación de los diferentes instrumentos archivísticos, la
intervención del fondo acumulado, mejorar y adecuar las instalaciones asignadas para
la protección de los documentos, el elaborar un SGDEA donde se implementara aún
mejor la iniciática “Cero Papel”, proyectada al uso de herramientas tecnológicas para
el sistema de administración de archivos electrónicos y la formación continua de los
funcionarios en temas relativos a la gestión documental, enfatizando la importancia de
los archivos como memoria institucional y patrimonio documental histórico.
Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y
ejes articuladores incluidos en la Visión Estratégica, con el siguiente resultado:
11. Mapa de Ruta.
La intención de esta herramienta es compilar los hallazgos y observaciones hechos

bajo vigilancia y observaciones del Enlace de la Estrategia Territorial 2021, e
identificarlos con los demás planes, programas y proyectos relacionados con la
función de la entidad que se encuentren en desarrollo de acuerdo a la visión
archivística de la entidad.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
PERÍODO DE LA ADMINISTRACIÓN ACTUAL

ITEM ASPECTOS CRÍTICOS
2020 2021 2022 2023
La entidad debe allegar al enlace
territorial el acto administrativo en
donde se certifique la aprobación
1
del Plan Institucional de Archivos
PINAR y actualizarlo para cada
vigencia-Decreto 612/2018.
La entidad debe actualizar el
Diagnóstico Integral de Archivos
de acuerdo a lo previsto en la Ley
594/2000 articulo 47 al 49,
2
Conservación de documentos,
calidad de soportes,
conservación de nuevos soportes
y reproducción de documentos.
¿Desde qué año tiene este PMA?
Cuantos hallazgos se
encontraron?
3 Cuantos se han cumplido?
Hay informe de cumplimiento de
hallazgos Inconvenientes de no
cumplimiento?
La entidad debe contratar un
archivista que direccione y
oriente la gestión documental al
4 interior de esta, para dar
cumpliendo la ley 1409 - 2010 y
la resolución 629 de 2018 de
Función Pública.
La entidad debe adecuar los
espacios físicos ya que no
cumplen con las especificaciones
5
técnicas para conservar los
Archivos. Acuerdo No. 08 - 2014
y Acuerdo No. 049 – 2000/ AGN.
La entidad debe implementar la
ventanilla única de archivo y
correspondencia. Documentar el
6 procedimiento de
correspondencia y automatizarlo
de acuerdo con la estructura
orgánica actualizada.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
Una vez elaboradas se presentan

ente el comité institucional de
gestión y desempeño de la
alcaldía para la respectiva
aprobación. Asimismo, las TRD
se envían al Consejo
Departamental de Archivos en lo
7
pertinente a la convalidación, de
ser aprobadas por parte de este
ente territorial, se deben
socializar e implementar en la
entidad; y por último se publica en
el sitio web de la alcaldía bajo
acto administrativo.
La entidad debe realizar ajustes a
las TRD para identificar los
8
documentos electrónicos en las
TRD.
La entidad debe intervenir
organizando los Fondo
Documentales Acumulados –
9
FDA acorde a lo que establece
las Tablas de Valoración
Documental - TVD.
La entidad debe realizar el
levantamiento del inventario
10 documental en su estado natural
en el FDA, con miras a la
elaboración de las TVD.
La entidad debe elaborar,
aprobar, publicar e implementar,
las TVD de acuerdo con la
estructura orgánica a la que
pertenezca la información y se
debe presentar ante el Comité
institucional de gestión y
desempeño, asimismo,
11
posteriormente enviarlas ante
Consejo Departamental de
Archivos para su respectiva
convalidación. Una vez
aprobadas se deben socializar e
implementar en la entidad y
publicarlas en el sitio web a
través de acto administrativo.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
La entidad debe continuar

realizando los inventarios en los
archivos de gestión, bajo el
12
Formato Único de Inventario
Documental - FUID que
establece el AGN.
La entidad debe realizar el plan
de transferencias documentales y
13
comenzar a ejecutarlo acorde a
las TRD.
La entidad debe elaborar,
aprobar, publicar el sistema de
gestión documentos electrónicos
de archivo. Elaborarlo una vez se
14 cuente con software de gestión
de contenidos empresariales y la
entidad tenga el programa de
formas y formatos electrónicos
establecido.
La entidad debe identificar los
archivos de derechos humanos,
en el caso que existan tener
presente que estos documentos
su carácter, es reservado y la
15
conservación es total, por lo que
tienen que integrar esa
información en las TRD y aplicar
los protocolos de gestión de DD.
HH y la circular 001 de 2017.
Establecer articulación con el
Secretario de Cultura o quien
16 haga sus veces para identificar lo
concerniente al patrimonio
cultural del municipio.
12. Aprobación y publicación.
El Plan Institucional de Archivos – PINAR deberá ser presentado ante el Comité

Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación y seguido de ello bajo acto
administrativo deberá ser publicado en la página WEB de la entidad.
De acuerdo a lo anterior, en ejercicio de las funciones de control y vigilancia, el Archivo

General de la Nación verificara la aprobación y publicación del presente Plan.
de Miraflores
VERSIÓN 1
SUBPROCESO
fundamental.

Nit. 800103198-4
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Formulación del Plan

Institucional de Archivos-PINAR.

1.plan Institucional de Archivos - PINAR. 2021

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JONNY OSWALDO PEÑA CASTRILLON

JULIA VERGARA GIRALDO

MARCO ARTURO PRIETO CRUZ

MARIA LUZ AVILA ARRIETA

MARIELA VALENCIA QUEBRADA

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