Sistemas de Compras,

partidas por pagar y

desembolsos
Dinayry De la Cruz
Leonela Heredia
Guillermo Mateo
Sistemas de Compras,
partidas por pagar y
desembolsos
 Compras y Cuentas
por pagar
Corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el
objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para
susoperaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores
materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y
financiamiento.
Compras a Credito
Son una transación en la que el comprador
adquiere un producto o servicio, pero no
paga en efectivo, sino que lo hace
mediante un producto de crédito (puede
ser una a tarjeta de crédito, línea de
crédito o un financiamiento) emitido por
una institución financiera o negocio con
capacidad de ello.
 Solicitud y aprobación de
compra
Explicación del
1 tema Los procesos de compras se inician con la
necesidad de un bien o servicio y culmina con
la admonición y pago de estos. Las
solicitudes de bienes o servicios dependen de
un departamento diferente al de compras.
Desarrollo del
tema 2
Etapas del proceso de compras
Recepción de la solicitud de requisición
Emision de la orden de compra
Aprobación de la orden de compra
Envío de la orden de compra a los proveedores
Recepción de los bienes y/o servicios
Registro de la entrada del activo o recepción del servicio
Pago del bien o servicio recibido
Registro del pago
 Es un documento que se utiliza para
solicitar al departamento de
Recepción compras o área de la empresa
de la encargada de adquirir los bienes o

socilitud de servicios necesarios para la correcta

operación de la organización.
Requisición
 Una vez que la solicitud es recibida en el departamento
de compras, deber ser procesada para proceder a
Emisión de suministrar los bienes o servicios requeridos.

la orden de Orden de compra: Es un documento legal que emite un

compra comprador a un vendedor para informar las
especificaciones de una transacción determinada.
Aprobación La aprobación de este documento está sujeta a las
políticas de autorización que establezca la entidad.
de la orden
de compra
 Cotización
Es un documento en el que se establece el costo a pagar por un producto I servicio.

Elementos de una cotización:

Datos del negocio
Datos del cliente
Concepto
Importe
Modos o método de pago
Como será la entrega
Garantía y soporte
Políticas o términos legales
 Suplidor

Organización o persona que Los proveedores son

proporciona un producto y/o fundamentales para la
servicio. Este puede ser continuidad y eficiencia de
interno o externo a la entidad. una empresa.
 Tipos deorden de Compra
Orden de Compra local
La realiza el departamento de compras.

La compañía le envía una copia a la compañía al proveedor y una copia al

departamento que lo solicita.
 Orden de compra
Internacional
Una orden de compra internacional es un documento emitido por un
comprador para formalizar la intención de adquirir bienes o servicios de un
proveedor ubicado en otro país. Esta orden incluye detalles como la
descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, condiciones
de entrega, términos de pago, y cualquier otra información relevante para la
transacción.
Orden de compra
internacional
Esta debe estar avalada por tres documentos necesarios:
Factura Comercial
Factura Consular: es la factura que emite el cónsul Dominicano
para ver si la mercancía que va a entrar al país está en buen
estado y buenas condiciones.
Conocimiento de embarque
 Recepción
El proceso típico de recepción de mercancía y registro implica los siguientes pasos:

1. Inspección de la mercancía: Al recibir la mercancía, se realiza una inspección para

verificar que los bienes estén en buen estado

2. Registro en el sistema: La mercancía recibida se registra en el sistema contable

o de inventario de la empresa, indicando detalles como la cantidad recibida, fecha
de recepción, proveedor, número de orden de compra, entre otros datos relevantes.

3. Almacenamiento adecuado: Una vez registrada, la mercancía se almacena en el

lugar designado, siguiendo las prácticas adecuadas de almacenamiento para
preservar su integridad hasta su uso o distribución.
 Compras al contado
Una compra al contado , se refiere a una transacción en la que los bienes
o servicios se adquieren y se pagan inmediatamente, generalmente con
dinero en efectivo o mediante una transferencia electrónica. Esta forma de
compra implica que el pago se realiza al mismo tiempo que se recibe la
mercancía o se presta el servicio.
 Desembolso
.
El término "desembolso" se refiere al acto de realizar un pago o
desembolsar fondos, ya sea en efectivo, mediante transferencia bancaria u
otro medio de pago, para cumplir con una obligación financiera. Los
desembolsos pueden estar relacionados con diversas actividades, como la
compra de bienes, el pago de servicios, la inversión en proyectos, entre
otros..
 Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el
departamento de compras da la conformidad de recepción
se debe realizar el correspondiente registro de entrada del
activo o de la recepción del servicio.
Registros Para esto es necesario remitir al departamento de
contabilidad la siguiente documentación:
Copia de la orden de compra
Factira original del proveedor
Informes de recepción
Documentos aduanales, en caso de tratarse de
importaciones.
 Pago del bien o servicio
recibido

El pago del bien o servicio se origina

luego de haberse emitido la orden de
pago por la unidad solicitante.
Etapas en el proceso de registrar las
operaciones

Recolección de registros
Clasificación de registros
Codificación de registros
Registro de las operaciones
 Registro del Pago

Débito Credito

Registros Anticipo proveedores Xxxxxxx

Efectivo en Banco Xxxxxx

 Manejo de caja chica y fondos especiales
El manejo de caja chica se refiere a la gestión de pequeñas cantidades de efectivo utilizadas
para gastos menores y frecuentes en una organización, como pueden ser compras de
suministros de oficina, pagos de transporte local, etc. Los fondos especiales son reservas de
dinero destinadas a un propósito específico.

La caja chica consiste en un fondo que las empresas reservan para los gastos
imprevistos o de menor cuantía, cuyo pago es más cómodo efectuarlo en efectivo,
evitando cheques o transferencias electrónicas. El objetivo de la caja chica es dotar a la
empresa de un dinero disponible de fácil uso.

Caracteristicas de la caja chica:

Es creada para gastos menores
Es reembolsable
Es un fondo fijo
Tiene un limite maximo de dembolso
 Flujos del proceso
El flujo del proceso describe la secuencia de pasos que se siguen en el
proceso de compras, desde la identificación de la necesidad de adquirir un
producto o servicio, pasando por la solicitud de compra, la selección del
proveedor, la recepción del producto o servicio y finalmente el pago
correspondiente.
 Políticas y controles internos
Sistema de control interno es el conjunto que comprende tanto las bases
organizativas como los principios, políticas, normas, métodos y
procedimientos adoptados dentro de cada entidad para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa.
 Políticas y controles internos
El control interno permite observar observar la eficiencia y eficacia de las
operaciones y la confiabilidad de los registros.

El control interno es el plan mediante el cual una organización establece

principios, métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan
proteger los recursos de la entidad, además de prevenir y detectar fraudes
y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa.
 Políticas y controles internos
Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de
una entidad para ayudar a logar el objetivo de la administración de
asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de
su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la
salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la
precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación
de información financiera confiable.
Objetivos Integridad
Existencia
del control Exactitud
interno Autorizacion
Custoria
 Reportes e Informes

Los reportes e informes son documentos que proporcionan

información detallada sobre el estado de las compras
realizadas, las obligaciones pendientes de pago, el flujo de
efectivo y otros aspectos relevantes para la gestión
financiera de la empresa. Estos reportes ayudan a la toma
de decisiones y al seguimiento del desempeño financiero de
la organización.
 Caso práctico

DALMYG, SRL es una empresa que se dedica a la venta de

productos electrónicos en una tienda minorista.

Supongamos que la empresa tiene un procedimiento

establecido para el manejo de efectivo en caja. Para
garantizar un adecuado control interno, se implementan las
siguientes medidas:
 Políticas y
procedimientos
La empresa tiene políticas
claras y procedimientos
documentados para el
manejo de efectivo, que
incluyen la separación de
funciones. Por ejemplo, una
persona es responsable de
recibir los pagos de los
clientes, otra registra las
transacciones en el sistema
y una tercera persona
realiza la conciliación al final
del día.
Arqueo de
Supervisión
caja
Se realizan arqueos de Un supervisor o
caja sorpresa encargado revisa
regularmente para regularmente las
verificar que la transacciones realizadas
cantidad de efectivo en caja y verifica que se
en caja coincida con ajusten a las políticas
establecidas. Además, se
los registros
realiza seguimiento a los
contables. Esto ayuda
arqueos de caja para
a detectar posibles
asegurar su
irregularidades o cumplimiento.
errores.
 Segregación de Capacitación y
funciones comunicación
Se brinda capacitación
Se asegura que distintos al personal sobre las
empleados estén políticas y
asignados a tareas procedimientos
específicas dentro del relacionados con el
manejo de efectivo, como manejo de efectivo, y se
recibir pagos, registrar fomenta una cultura
transacciones y conciliar organizacional que
cuentas. Esto reduce el valore la integridad y la
riesgo de fraudes o transparencia en las
errores inadvertidos. operaciones financieras.
Gracias