Demora en la aprobación de pedidos, un dolor de cabeza para los clientes

Alejandro Rojas Jiménez

ID: 948307

PROGRAMA: Administración de empresas

DOCENTE: Olga Lucía Duque Carvajal

NRC: 15-58180

Corporación Universitaria Minuto de Dios

SEDE: Chinchiná

2024
DEMORA EN LA APROBACION DE PEDIDOS

Introducción

El tema el cual vamos a tratar e investigar a fondo en este proyecto es la demora en la

aprobación de pedidos, en una empresa fabricante y comercializadora de cemento y

concreto, la cual se encentra ubicada en la ciudad de Manizales.

Normalmente en el día a día toca escuchar o en ocasiones nos ha tocado vivir la mala

experiencia como clientes, la problemática relacionada con la demora en los despachos o

entrega de pedidos. La cual va normalmente asociada con la mala logística, en este caso.

El problema nace antes de la entrega del producto.

Esta realmente relacionada con dificultad en los pagos, Especialmente en los que son en

línea, por medio de bancos o diferentes aplicaciones que sirven para generar pagos.

Un antecedente importante que podemos mencionar es cuando el cliente tiene una obra

preparada, con la logística lista esperando que llegue el contrato y resto de materiales que

ordeno que por alguna de las circunstancias antes mencionadas no llego.

Debido a esto tenemos un gran problema ya que el cliente en ocasiones pierde el dinero y

siempre pierde de su tiempo. Ya que, al tener una logística preparada, aunque no llegue el

producto de igual forma, se debe corresponder con el pago de lo trabajadores. Por el caso

que acabamos de analizar y por otros casos que investigaremos más a fondo sobre cómo

mejorar estas problemáticas, las cuales puede sufrir diferentes consecuencias como la

pérdida de clientes, la disminución de ventas y el generarle una mala imagen a la

empresa.
CONTEXTUALIZACION

La problemática presentada en la aprobación de los pedidos, es el final de las situaciones

que se presentan a continuación

1. Se presenta cuando algunos pedidos condición de pago contado, cuenta con el dinero

disponible pedido condición crédito, que cumplen los parámetros de cupos y aun así no se

aprueban de forma automática. Aunque desde el área de tecnología junto con el

proveedor del sistema han revisado y han tratado de dar una solución posible, la cual no

se ha encontrado porque a la fecha aún se sigue presentando

2. Se presenta por la poca información que tienen avece los clientes con relación a los

diferentes métodos de pagos. Generando que los clientes realicen pagos por medio de

transferencias, los cuales registran manualmente en unos cortes bancarios establecidos.

Cada dos horas (8:30 am – 10:30 am y 12:30 pm – 12:30 pm – 2:30 pm – 4:30 pm). En

vez de un pago automático ya sea por:

- La página web

- Redes sociales (WhatsApp, Facebook, Instagram)

- Corresponsales (Efecty, Servientrega)

- Pagos en línea los cuales se pueden realizar con dinero en efectivo en tres de los siete
bancos en los cuales se tienen cuentas activas (Bancolombia, Banco de Bogotá,

Davivienda). Los cuales se suben aproximadamente 15 minutos después de realizar la

consignación o cuando no cuentan con la información requerida por las cuentas y por ello

se realizan pagos interbancarios los cuales se demoran de 6 a 8 horas.

3. Se presenta cuando los pagos que son automáticos no suben en los tiempos

establecidos, por demoras o fallos que se pueden presentar en el proveedor que nos

regala este servicio, o en el sistema de la empresa, o por temas internos como es la

inactivación de clientes.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y PREGUNTA DE INVETIGACION.

El origen de la problemática se genera en las diferentes fallas, que presentan en los

sistemas y en la falta de información dirigida hacia los clientes.

LA CAUSAS QUE GENERAN LA DEMORA EN LA APROBACION DE PEDIDOS SON:

- Clientes que realizan pagos interbancarios los cuales se demoran más tiempo en verse

reflejados.

- Clientes que se equivocan de cuentas, ya que como se manejan 2 razones sociales y

cada una posee sus propias cuentas bancarias. Esto aunque es menos frecuente, de

igual manera generando reprocesos y demoras

- Pagos automáticos que no suben en los tiempos establecidos

- pedidos que a pesar de que cuentan con el pago (contado) o cumplen las condiciones

(crédito), no se aprueban de forma automática.

- Clientes con poca información de los diferentes métodos o medios de pago.

LAS CONSECUENCIAS QUE SE GENERAN COMO RESULTADO DE LA DEMORA EN

LA APROBACION DE LOS PEDIDOS SON:

- Disminución de las ventas: Los comerciantes buscan nuevas empresas que sean mas

agiles en el despacho de pedidos.

- Perdida de clientes: Acuden a empresas a empresas más agiles en la aprobación de los

pedidos

- Generarle una mala imagen a la empresa: los comerciantes y consumidores empiezan a

difamar y no recomendar la empresa.

- Obtiene inconformidades en los clientes: Los clientes empiezan a enviar correos o dejar

cartas en el buzón de sugerencias sobre lo tarde que reciben sus pedidos

- Clientes insatisfechos con la atención: Los clientes acuden a la línea de atención y

ponen la queja sobre las diferentes inconformidades que tienen de la atención de la

empresa
- Los clientes empiezan a perder credibilidad de los pagos automáticos, en los cuales se

ha invertido mucho para poder lograr la autorización de los procesos y la autogestión de

los clientes.

Las características de la problemática son:

- La problemática requiere de una comunicación más concreta, entre los comerciantes y

los clientes

- El problema es sistemático y comercial ya que este se presenta por fallar en los

sistemas y por la falta de información de los clientes

- La problemática requiere de una solución o mejora a la mayor brevedad posible ya que

puede tener como consecuencia la pérdida de clientes, la disminución de pedidos y el

generarle una mala imagen a la empresa

- La problemática genera reprocesos tanto a los clientes como a los empleados ya que los

clientes pierden tiempo y dinero, mientras que para los empleados significa reprocesos y

aumento de trabajo

Pregunta de investigación

Aunque sabemos que los sistemas están vulnerables a fallas

¿Será posible disminuir la demora que se viene presentando en la aprobación de

pedidos?.
Justificación

Como podemos observar la problemática a investigar es la demora que se está

generando en el despacho de pedidos. Sin embargo, luego de analizar, consultar y revisar

puntos los cuales son:

- Cuando se origina: Cuando la empresa no da la autorización de salida.

- Porque se origina: porque la producción no está a tiempo

- Que lo origina: La poca constancia del personal de la empresa para finalizar la

producción pedida.

- Las causas: El daño de alguna maquina la cual frena y demora en la realización de los

pedidos.

- Las consecuencias: La empresa comienza a perder clientes y generar perdidas

- Las características: genera reprocesos tanto a los clientes como los empleados.

Podemos relacionar este problema con la línea de investigación UNIMINUTO

(Innovaciones sociales y productivas). Ya que la innovación tecnológica, así como la

innovación social y organizacional son impredecibles en el futuro de las regiones y los

grupos humanos que había en Colombia. Un país diverso y múltiple (en lo cultural, como

étnico y medioambiental). La relación territorio, pobladores y tecnología es precisamente

muy importante en el proceso de construcción de ciudades y regiones del conocimiento.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado y reconociendo que el origen de la

problemática radica en las fallas que se presentan en los sistemas y en la falta de

información de los clientes. En este caso relacione el problema con esa línea. Aunque

haya fallas de igual manera se está trabajando en la innovación social y organizacional,

teniendo en cuenta que le están apostando a nuevas tecnologías con el propósito de

automatizar los procesos y la autogestión de los clientes, ofreciéndole diferentes

herramientas para que sean libres de elegir la que mejor les parezca.

Palabras claves

- Gestión del personal: La gestión del personal es el manejo que le da la empresa al

personal, esto lo que puede con llevar un buen rendimiento de las actividades y un buen

grupo de trabajo para la realización de los pedidos demorados.

- Actitud laboral: se relaciona de acuerdo con el trabajo de investigación propuesto

(Demora en el despacho de pedidos) el cual se puede analizar y observar más a fondo

para concluir si es de ahí que parte el problema

- Competencia profesional: esta palabra se puede definir como nos desarrollamos y

como somos de competentes en nuestra área laboral.

Objetivos

Objetivo general

Identificar cual es la problemática que esta generando en la aprobación de pedidos

Objetivos específicos

- Determinar las principales causas y efectos que se están generando tras la demora en

aprobar el despacho de pedidos.

- Describir el impacto y perdidas que se están generando por la demora en el despacho

de pedidos.

- Definir las estrategias y medidas específicas para encontrar la solución de un despacho

de pedidos más rápido y ágil.

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