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Unidad 2.

Auditora administrativa
Actividad 1. Diagnstico
preliminar
Juan Fernndez Snchez Matricula:
ES1421009474
GAAD_U2_A1_JUFS

Acude a una pequea o mediana empresa de tu localidad y realiza una


investigacin sobre su proceso administrativo.
Con la informacin obtenida, realiza un diagnstico sobre los problemas
de las etapas del proceso administrativo encontrados en la PyME.
Sratos Uva S.A. de C.V. EMPRESA QUE DA SERVICIO A ESTACIONES DE
GASOLINA
1. Conocer el hecho o situacin que se analiza.
Operacin de labor de venta de la empresa.
2. Describir ese hecho o situacin.
Como la empresa realiza la labor de venta, que se est haciendo mal o
como se podra optimizar.
3. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.

Se obtuvieron

estos

datos

de las

mangueras

que

realizan,

no

compartieron los datos totalmente reales por confidencialidad pero


dieron

aproximados,

el

nmero

que

quieren

alcanzar

es

de

aproximadamente 800 mangueras ya sean iniciales o peridicas.


Su labor de ventas se realiza en su mayora por telfono y se realizan
algunas visitas de vez en cuando para en dado caso de requerir el
servicio sea contratado en ese momento.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento.
Por lo que podemos ver el primer y el segundo mes el nmero de
realizacin de los servicios est cerca de la cantidad que se busca lograr
y va disminuyendo con forme pasan los meses ya que tengo entendido
los primeros servicios son obligatorios y uy pocos realizan el servicio
seguido con lo cual para obtener los resultados deseados podemos
observar que el nmero de los servicios en los primeros meses debe de
ser mayor al que se realizan, por lo menos el doble para tener las
posibilidades de que los servicios peridicos puedan alcanzar el nmero
deseado, o que exista esa posibilidad ya que necesitamos el doble de la
cantidad que se obtiene por mes.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin
elegido. Hacer comparaciones y buscar analogas o discrepancias con
otros hechos.

Como podemos ver el primer mes se venden 781 el segundo en total


alcanzamos las 800 y de ah en adelante los nmeros van bajando ya
que las iniciales bajan y las que se mantienen son las peridicas.
Se dividen en peridicas e iniciales, las iniciales son las que obliga la
Profeco a dar a cada estacin por regla la Entidad Mexicana de
Acreditacin y la PROFECO ordenan dos iniciales al ao y muchas de las
estaciones solo solicitan esos servicios. Por eso vemos que los nmeros
tienden a bajar, estos datos fueron tomados del ao pasado y la norma
se puso en vigor este ao, por lo cual a mediados de mes estos nmeros
se darn dos veces al ao, esperamos que los nmeros se mantengan
este ao mejor que los del ao pasado.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenmenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino
que son tambin producto de las circunstancias del ambiente que los
rodea.
Para mencionar unas cosa el servicio inicial se utilizan los hologramas de
PROFECO estos tienen un precio por lo cual se necesita que la empresa
invierta en este equipo de trabajo, algunas veces el problema es en
cuestin del pago de los clientes que al atrasarse atrasan a la empresa y
tardan en comprar estos hologramas y esos hace que los nmeros
puedan bajar por lo que hay que movilizar la cobranza mejor para que
esto no cause problemas a la empresa y se pierdan clientes el otro
servicio muchas veces no necesita de el holograma por lo que realizar el
trabajo no conlleva ese problema y conviene dar este servicio ya que las
unidades no paran por esta razn, por eso es importante desarrollar
mejor ese servicio que las empresas que se capten requieran ms este
servicio y convenga a la empresa a no parar por estas causas.

7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de


resolverlas; esto es, formular un diagnstico de la situacin.
Como lo describ en el punto anterior muchas veces el problema es por
la velocidad del rea de cobranza la cual tarda en cobrar y eso atrasa el
problema de las compras y el rea de ventas tiene que hacer un mejor
anlisis de los clientes y rutas a recorrer para captar mejores clientes ya
que no se analizan muchas veces qu es mejor captar un cliente
peridico a uno que realiza su servicio dos veces al ao.

Uno de los objetivos primordiales de la empresa, segn el anlisis


diagnosticado es hacer un mapa de clientes, estudiar sus necesidades,
ver cuantas realizan, cuanto tardaran en pagar y agilizar el rea de
cobranza para no tener estos problemas en un futuro, si no se
solucionan estos problemas se perdern clientes y se tendrn deudas
que se volvern incobrables, las metas y objetivos de crecimiento de la
empresa se volvern inalcanzables si no se arreglan o se ponen ms
atencin en el rea de ventas y de cobros.

Planeacin.
Los objetivos de la empresa como ya lo mencione anteriormente, es fijar
una forma de trabajo y la metra alcanzada para que de inicio la empresa

sea solvente, se fijan como meta 800 mangueras mensuales ya sean


peridicas o iniciales.
El trabajo por norma tiene tiempos estimados por lo cual cad unidad
mximo puede realizar tres estaciones, tal vez cuatro si las estaciones
son pequeas. Son dos unidades las cuales cuentan con cuatro firmas,
ya

que al cumplir los tiempos tiene que firmar uno diferente para

cumplir con estos mismos requisitos, para cumplir con la meta debemos
de cumplir con la cantidad de 36 mangueras diarias suponiendo que no
se trabajaran los fines de semana.
La forma de conseguir nuevos clientes es hacer labor de venta, ya sea
con visitas a las estaciones o por telfono, aunque las dos necesitan
que se realice un seguimiento de los mismos, se han ido a expos para
ofrecer servicios, revisiones de sus jarras patrn para llevarlas a calibrar
con una empresa que este certificada para realizar ese servicio.
Las polticas que se rigen por desgracia o por beneficio de la empres van
regidas por la ENTIDAD MEXICANA DE ACREDITACIN, por lo cual se
tiene que respetar las normas impuestas ya que de no cumplir se puede
perder la acreditacin.
Organizacin.
La empresa cuenta con un rea administrativa la cual esta encargada de
la parte de los egresos e ingresos de la empresa, llevar el control de
documentos para que sean proporcionados a los contadores que son por
fuera, y que se encargaran de pagar impuestos y se est al corriente de
esa parte de la ley. Tambin se encarga de lo cobros a clientes, del orden
de la oficina y de aminorar los gastos que la empresa pueda tener a
causa de un mal funcionamiento del rea operativa. Se encargan de los
pagos de servicios, de las nminas y del rea de mantenimiento en la
oficina as como proveen los viticos para los tcnicos de la empresa.

El rea operativa esta dividida en gerente tcnico, subgerente tcnico y


dos tcnicos. El gerente tcnico es el que se encarga de coordinar esta
rea, fija las rutas designa a los tcnicos de cada ruta y coordina el
seguimiento de la labor de venta, as como la relacin con los clientes y
la programacin de los servicios. El subgerente tcnico se encarga de
meter y corregir los informes para que sean presentados ante la EMA
cada mes, y programa con los clientes las visitas a las estaciones, cabe
mencionar que a pesar de contar con estos puestos ellos tambin
realizan el trabajo de tcnicos y van a realizar los servicios a las
estaciones.
Ejecucin.
La ejecucin de las actividades de la empresa y la motivacin corren a
cargo de las dos reas ya que tienen que trabajar en conjunto para que
la empresa funcionen, por la motivacin no tiene problema ya que las
personas que laboran estn concientes que en la empresa se les brinda
todo el equipo para la realizacin de su trabajo as como trabajan con
muy buenas condiciones, tanto monetarias y estipuladas por la ley, as
como entre las reas hay muy buena relacin de trabajo.
Control.
El control de esta empresa es bien llevada por las dos reas ya que se
tiene que cumplir con las normas estipuladas y si no se cumplen se corre
con el riesgo de perder la acreditacin y como es revisada cada mes la
informacin se tiene que tener un muy buen control, la empresa no ha
presentado ningn problema desde que inicio y la coordinacin entre las
reas ha logrado que el funcionamiento de la empresa mejore cada da
tanto que el nmero de clientes se ha ido incrementando cada ao, as
como los ingresos de la misma empresa.