MÓDULO V.

ASISTE EN LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE

EVENTOS DE NEGOCIOS, SOCIALES Y CULTURALES

Antología y ejercicios de apoyo para el estudiante

DOCENTE_____________________________
CECyTE PLANTEL CANCÚN III

Nombre del Alumno: ____________________________________

Grupo _______________ Turno_____________ Febrero-Jul 2021
Contenido
¿Qué es un banquete? ....................................................................................................................................... 3
Conceptos básicos: ............................................................................................................................................. 3
Ejercicio 1. Cuadro de definiciones de vocabulario básico (libreta) .................................................................. 4
Tipología y clasificación de los eventos: ............................................................................................................. 4
Ejercicio 2. Cuadro sinóptico de Tipos de eventos (libreta) ............................................................................... 9
Tipos de banquetes ............................................................................................................................................ 9
Ejercicio 3. Cuadro sinóptico de los tipos de banquetes. ................................................................................. 11
Ejercicio 4. Resumen: Organización administrativa. ......................................................................................... 11
Organización administrativa ............................................................................................................................. 11
1. Reservas de salones:............................................................................................................................. 11
2. Presupuesto de banquete- orden de servicio ....................................................................................... 12
3. Planificación y montaje: ....................................................................................................................... 14
Montajes .......................................................................................................................................................... 15
Montaje de mesas y sillas ............................................................................................................................. 15
Determinación de aforos .............................................................................................................................. 16
Ejercicio 5. Determinar aforos .......................................................................................................................... 18
Ejercicio 6. Cuadro de tipo de evento, banquetes y montajes. ........................................................................ 19
Ejercicio 7. Orden de banquete. ....................................................................................................................... 20
Ejercicio 8. Cómo servir un banquete ............................................................................................................... 21
Como servir un banquete o evento .................................................................................................................. 23
Confección de menús: ...................................................................................................................................... 23
Composición del menú: .................................................................................................................................... 24
Banquete a Domicilio: .................................................................................................................................. 25
Personal que labora en el Departamento de Banquetes: ................................................................................. 25
Costos de comidas y Bebidas de los menús: .................................................................................................... 26
Receta Estándar: .......................................................................................................................................... 26
Precios de Banquetes: .................................................................................................................................. 27
Comité organizador ......................................................................................................................................... 27
Organigrama del comité organizador ........................................................................................................... 28
Ejercicio 9. Descripción de los comités ............................................................................................................ 29
Anexos.............................................................................................................................................................. 30
Margen de tiempo ........................................................................................................................................ 33
Actividades ................................................................................................................................................... 33
Para tener en consideración ......................................................................................................................... 33

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 Planeacion del evento .................................................................................................................................. 33
Durante la lluvia de ideas: ............................................................................................................................ 33
El proceso de planificación ........................................................................................................................... 34
Establecimiento de objetivos y políticas....................................................................................................... 34
Organización del proceso de confección del plan ........................................................................................ 35
El período de planeación de un Evento. Principios a tener en cuenta.......................................................... 37

¿Qué es un banquete?
Es una comida espléndida a la que concurren personas para celebrar algún acontecimiento especial. Dado el gran
incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensión de contactos internacionales
y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han traído como consecuencia
el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin número de congresos, conferencias y reuniones
de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

Conceptos básicos:
Aforo. Capacidad de un salón de reuniones o establecimiento de alimentos y bebidas. Número de personas que caben
perfectamente sentadas en un recinto (salón, restaurante, iglesia, jardín, etc.)
Contrato de evento. Acuerdo de voluntades realizada por escrito entre el prestador de servicios de eventos y el cliente, en
donde se anota los servicios que la empresa otorgará y la cantidad, fecha en la que el cliente acepta realizar el pago,
anticipos, etc.
Arrendadora de equipo. Empresa dedicada a rentar mobiliario y equipo necesario para eventos y banquetes.
Proveedores. Empresas que proveen el servicio de renta o venta de todo lo necesario para realizar eventos y banquetes.
Bloquear. Reservar tentativamente un salón para eventos sociales.
Blancos. Denominación conjunta de manteles, servilletas, bambalinas, limpiones, en si a todo el equipo de tela utilizado en
restaurantes.
Canapé. Pequeño bocadillo elaborado de pan para emparedados y adornado con carnes, mantequillas, pathés, etc.
Carta. Listado de todos los platillos que ofrece el comedor a clientes, suelen estar organizados según el tipo de alimento
como por ejemplo: entradas, sopas, carnes, postres, bebidas, etc.
Coffe break. Servicio de café, refrescos y pastas de repostería, que se sirven durante el receso en juntas de trabajo,
exposiciones u otros eventos.
Cucharear. Servir el plato utilizando cucharón o tenedor y cuchara de servicio.
Cuenta maestra. La cuenta general de un grupo o convención, donde se carga solamente los servicios incluidos,
normalmente son alimentos y la habitación.
Chafing dish. Lámpara para flamear alimentos. O charola que se utiliza en el servicio buffet para mantener los alimentos
calientes, ya que tiene algún sistema de calor como lata de alcohol líquido u otro.
Desayuno americano. Un desayuno continental mas huevos al gusto.
Desayuno continental. Jugo, pan, café o té.
Estación. Conjunto de mesas que atiende un mesero.

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Factor de rotación. Número de ocasiones que se atiende a una mesa en un servicio dado.
Follow up. Seguimiento de las actividades y eventos que realizará un grupo en el hotel. En banquetes, estar al pendiente
de los puntos y condiciones descritas en el contrato.
Franelógrafo. Pizarrón de franela acanalada, para fijar letras de plástico. Se utiliza para anunciar el evento que se llevará
a cabo en cada salón de eventos de los hoteles.
Garantía. Número de personas que contrata el cliente para un evento especial o banquete.
Guarnición. Alimento que acompaña una sopa o plato principal.
Gueridon. Carrito de servicio para flamear alimentos ante la mesa.
Menú. Selección de platillos para una comida, desayuno o cena. Existen de varios tipos: especialidad del chef, Especial
del día, etc. O combinados entre sí, normalmente se anexa a la carta del comedor.
Mise en place. Tareas previas para preparar correctamente un restaurante, cocina, bar. Significa “poner todo en su lugar”.
Muertos. El equipo sucio, utilizado en el servicio de la mesa.
Prueba de menú. Degustación de los alimentos contratados, para que el cliente pueda elegir la(s) opción (es) que más le
agrade.
Reservación. Tentativa, al momento de entregar un depósito determinado para un evento en el restaurante o salón de
banquetes. La reservación definitiva, en la mayoría de los hoteles y restaurantes, cuando el cliente paga el anticipo y firma
el contrato.
Rol de estaciones. Distribución equitativa y rotativa de las mesas de comedor a los meseros.
Room service. Servicio de alimentos y bebidas a las habitaciones de un hotel.
Room in list. Listado numérico de cuartos con los nombres de las personas que forman un grupo.
Stand de servicio. Mobiliario del comedor donde se tiene a la mano equipo y suministros para el montaje y servicio de las
mesas.
Sede. Lugar en donde se realizará el evento y/o banquete. La sede dependerá del tipo de evento. Por ejemplo, la sede de
un evento deportivo puede ser algún campo o gimnasio , según el o los deportes a realizar.
Bitácora. Libro donde se anotan los sucesos de la operación, como es, ventas, quejas, problemas oblreo patronales,
sugerencias para mejorar el servicio, conclusiones de juntas, falta de equipo, etc.

Ejercicio 1. Cuadro de definiciones de vocabulario básico (libreta)

En tu cuaderno de apuntes, anota el concepto, realiza un dibujo por cada uno, con el cual puedas identificar la definición
de cada uno.

Tipología y clasificación de los eventos:

CRITERIOS DE CLASIFICACION
SEGÚN LOS CAMPOS DE ACCIÓN EN LOS EVENTOS
Estado o públicos: Se dividen en:
Gubernamentales: el organizador es un cuerpo gubernamental y los temas están orientados a la sociedad.
No Gubernamentales: convocados por ONG´s, entidades intermedias, asociaciones, federaciones o cámaras.
Corporativas: relacionadas con corporaciones en el sentido económico: es decir, organizadas por grandes empresas
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SEGÚN LA DENOMINACIÓN DE LOS EVENTOS
Regionales: son los eventos que reúnen a asistentes que pertenecen a una zona con características similares
(Mercosur, zona Andina, América, Sud este Asiático, etc)
Nacionales: los asistentes provienen de diferentes provincias o estados de un mismo país.
Internacionales y/o Mundiales: los asistentes provienen de varios países y regiones. Por otra parte para que sean de
carácter internacional debe mediar la decisión de una asamblea general ordinaria del organismo internacional que lo
convoca. A demás una reunión Internacional se debe celebrar siempre en un país distinto y cada dos años
aproximadamente.

SEGÚN SE FINANCIEN
Por Contrato: cuando un Organismo o Empresa contrata a un OPC (Org.Prof.de Congresos) para organizar su evento. La
financiación corre por cuenta de la empresa contratante. Se firma un “contrato” de trabajo.
Llave en mano: es cuando la Empresa organizadora “deja en manos” de un OPC (Organizador Profesional de
Congresos) todo el evento. O sea que de éste dependerá la creatividad hasta el financiamiento de la reunión.
Abiertos: son aquellos en que cada persona abona por su registro de inscripción, es decir que el evento se financia,
fundamentalmente, a partir de este aporte, junto a los ingresos de los patrocinadores y expositores.
Cerrados: son aquellos financiados por patrocinadores o auspiciantes, con fondos privados o gubernamentales, y los
asistentes sólo pueden concurrir al mismo por expresa invitación.
TIPOS DE EVENTOS
Eventos Sociales: son aquellos que reúnen a un determinado número de personas y cuya trascendencia en la mayoría
de los casos no va más allá de los límites de quienes fueron invitados. Generalmente son de carácter festivo. Se orientan
hacía el ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, sin pretender otro rédito que los afectivos o que inducen al
mejoramiento de los vínculos humanos: Casamientos, Cumpleaños, baby shower, Aniversarios, Reuniones religiosas, XV
años, etc.
Eventos Culturales: la comunicación se da en forma de transmisión de mensajes que tienden a enriquecer el aspecto
cultural de quienes participan. Pueden ser desde conciertos hasta presentaciones de obras de teatro,incluso eventos de
tipo religioso, ya que fomentan las costumbres de un grupo social en particilar, etc.
Eventos Deportivos: son todos aquellos eventos en donde se desarrollan competencias, tiene que ver con el desarrollo
del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas, para motivar la actividad y su contribución a una
mejor calidad de vida.
Eventos Empresariales (de negocios): son aquellos que plantean las empresas como herramienta dentro de su estrategia
de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado o para mantener presencia
en el mismo. Tienen una trascendencia pública y relacionada con algún rédito económico o de otra índole: Ferias,
Congresos, Exposiciones, Lanzamiento de Productos, Entrega de Premios, Show Rooms, etc.
Eventos Políticos: los eventos políticos más característicos son:
1-Abiertos puntuales: puestos callejeros
2-Abiertos generales: concentración (en una plaza, etc)
3-Abiertos móviles: manifestaciones callejeras, desfile proselitistas

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4- Cerrados generales: meeting interno Es necesario destacar que en los Eventos Políticos se requiere una adecuada
preparación. El organizador debe definir, por escrito las consignas y directivas, estableciendo estrictamente quién será el
responsable partidario de darle las directivas. Se deberá estipular los aranceles y hasta los seguros por accidentes y
otros motivos siempre complejos en caso de disturbios callejeros. Dado esto es recomendable deslindar toda
responsabilidad legal respecto de los problemas ajenos a su función.
Esta clasificación de los eventos, no es estricta y tiende más bien a establecer un ordenamiento que nos facilite el
tratamiento genérico de las distintas situaciones. Debe considerarse así el espíritu del evento, sus objetivos, sus
características, el escenario donde transcurrirá, el tiempo de preparación y de desarrollo, para así encarar su planificación.
A continuación se anexa una breve descripción de algunos más tipos de eventos:
Congresos: Del latín “congregare”, juntar, reunir. Es una reunión científica e institucional de colegas miembros de una
institución, asociación, organismo o ente, con características reglamentadas y trabajo sistematizado que se reúnen por lo
general cada dos años.
Convenciones: Del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Reunión formal y genérica de elementos
políticos o corporativos. Su objeto es proveer de información o puntos de vista de la corporación, empresa o partido. Se
delibera y luego se obtiene consenso.
Jornadas: Del provenzal “jorn”, día. Reunión similar a los congresos, pero con duración de un día. Por consiguiente es
una reunión científica e institucional de colegas miembros de un organismo o asociación con características
reglamentadas y trabajo sistematizado.
Seminarios: Del latín “seminarius”, relativo a la semilla y a la siembra. Reunión de estudio y trabajo de grupo reducido. Es
un grupo de aprendizaje activo, con relación directa especialista-alumno. Su modalidad es netamente intensiva. Es el
trabajo de un grupo reducido que investiga o estudia exhaustivamente un tema o unos pocos temas determinados, en
sesiones o reuniones planificadas.
Simposios: Palabra que proviene del griego y significa “festín”. Reunión de personas capacitadas en determinado tema
con exposición de expertos. Los integrantes exponen individual y sucesivamente por un lapso no mayor a quince o veinte
minutos. Cada expositor habla sobre un aspecto particular del tema y lo hace en profundidad.
Coloquio: Del latín “colloquium”, conversar. Reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de
llegar a un acuerdo o conclusión.
Conferencia: Del latín “conferre”, juntar. Un expositor desarrolla un tema en particular.
Ciclo de conferencias: Cuando se pronuncian varias conferencias consecutivas con un período de tiempo igual entre una
y otra y dentro del ámbito de una misma institución organizadora, el encuentro se llama ciclo de conferencias. Es decir,
son conferencias consecutivas sin congruencias temáticas ni programáticas.
Tele conferencia o video conferencia: son comunicaciones vía satélite o por internet en las que un expositor puede
realizar su conferencia mientras es observado por un auditorio distante a miles de kilómetros.
Conferencia de prensa: reunión que se realiza para dar a conocer una opinión o una información, a un grupo de
periodistas acreditados. Se puede dar que solo hable la persona que está en el estrado o bien que los periodistas
pregunten y el responsable respondan a éstas.
Panel: del inglés antiguo “panau”, designaba el pergamino donde se escribía el nombre del tribunal. Varias personas
exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra propiamente dicho. Los participantes de la mesa dialogan y evitan
colisiones o superposiciones de exposición a través de la presencia de un coordinador. La diferencia con el simposio y la
mesa redonda estriba en que los oradores no exponen, no hacen uso de la palabra, sino que dialogan, conversan,
debaten entre ellos el tema propuesto, todo informalmente pero con coherencia. Un coordinador modera la reunión y

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Foro: Del latín “forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas y donde el pretor
impartía justicia. Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión.
Generalmente es la clausura de un simposio o mesa redonda. No es requisito del foro que haya panelistas.
Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate
entre ellos. Pueden ser desde tres y hasta no más de seis expositores. Este tipo de confrontación permite una
información objetiva: expositores con distintos puntos de vista debaten brevemente sobre un tema, luego habrá
preguntas del auditorio. Es necesario un moderador.
Asamblea: Del francés “assemblée”, reunión. Reunión formal y reglamentaria de una institución. Necesita que se labre un
acta. Se verifica quorum para comenzar la sesión y para tomar la decisión. Necesita de un temario u orden del día,
porque los temas de discusión y decisión no son libres, sino que deben ser previamente notificados a todas las personas
que van a participar. Una asamblea es el máximo órgano de decisión de una institución y rige su destino. Por lo general,
las asambleas institucionales generales son anuales. En ellas suelen elegirse también autoridades de una institución. Por
lo general, las instituciones u organismos internacionales celebran sus asambleas anuales juntamente con sus congresos
para ahorrar a sus asociados, miembros o delegados un desplazamiento, alojamiento, etc.
Asambleas Ordinarias: reunión que se realiza en el día y el horario preestablecido, entre los miembros. Asambleas
Extraordinarias: reunión especial, para desarrollar uno o más temas que no fueron contempladas en el cronograma
original
Curso: Del latín “cursus”, camino. Seminario extendido en el tiempo. Reunión de estudio y trabajo de grupo reducido. El
aprendizaje es de forma activa, con relación directa especialista-alumno.
Taller: Del francés “atélier”. Sala o taller donde se enseña un tema educacional, un oficio o un trabajo de manera práctica
o manual.
Exposición: Reunión de varios expositores para una exhibición pública de arte, productos, servicios, materiales, etc, sin
venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en un país o región, o en determinada rama o
actividad de la industria o el comercio. Es decir, divulgación sin venta.
Muestra: Exposición que realiza un expositor único, sea artista, profesional, empresa, organización, etc.
Feria: Exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos, etc. que se exhiben. Es decir,
divulgación con venta.
Clínicas: son reuniones en las que un reconocido profesional de determinado ámbito específico de conocimiento provee
a un público altamente capacitado en esa especialidad la información sobre su propia experiencia, o técnicas novedosas
acerca de esa actividad profesional, mediante charlas y demostraciones prácticas. Ej: Clínica de música, de Tenis, de
Golf, etc.
Plenario: reuniones en las cuales todos los participantes tienen el derecho y en algunos casos la obligación de participar
Debate: Discusión grupal e informal sobre un determinado tema, cuya duración no excede los 60 minutos, realizada con
la asistencia de un coordinador, que ordena las disertaciones y modera el debate. Para que esta clase de reuniones
resulte productiva se sugiere trabajar con grupos pequeños, de no más de 15 personas.
Phillips 66: Técnica que consiste en que seis personas discutan durante seis minutos sobre un tema específico. Debe su
nombre a Donald Phillips, quien encontró en esta mecánica una manera eficaz para trabajar con grupos numerosos.
Permite que los asistentes superen inhibiciones y desarrollen su capacidad de síntesis.
Brainstorming o tormenta de ideas: Técnica muy utilizada, sobre todo en publicidad, para generar soluciones creativas
ante un problema dado. Durante estas sesiones se pueden proponer libremente aun las ideas más descabelladas,
puesto que se trata de estimular la fantasía y la creatividad; usualmente poco empleada en la práctica cotidiana.

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Desayuno de trabajo: cita a primera hora de la mañana de un grupo de personas que se reúne a analizar un tema
predeterminado. Su extensión puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un
moderador, mientras se disfruta de un desayuno, es decir, es un trabajo en equipo distendido. Se puede desarrollar en
un hotel, en un restaurante o en la sede de la empresa o institución que lo convoca.
Almuerzo de trabajo: la dinámica es la misma que la reunión anterior, solo que aquí se reúnen para almorzar y así
charlar sobre un o unos pocos temas en particular, de manera distendida y disfrutando de un almuerzo.
Brunch de trabajo: palabra que deriva de la integración de los términos ingleses breakfast y lunch. Se utiliza para
designar a los eventos que se desarrollan en una hora entre el desayuno y el almuerzo. Contiene alimentos y bebidas de
ambos y es muy común en países que no acostumbran a almorzar.
Desfiles de moda, de peinados, de accesorios: exhibición de ropa, en donde un grupo de modelos pasan mostrando la
colección
Show rooms: exhibición de algo específico, determinado para ser vendido. A diferencia de un desfile de moda, aquí no se
usan modelos, sino que está expuesto en exhibidores.
Ceremonia de graduación: Acto formal de entrega de Diplomas a los alumnos que han finalizado sus estudios de Carrera
o Especialización.
Entrega de premios: reunión que se realiza para homenajear, mediante la entrega de un “Premio”, a personas que se han
destacado en su profesión, estudio, trabajo, deporte, etc.
Espectáculos: reunión social festiva en donde hay uno o más números artísticos. Pueden ser de pequeña magnitud o
masivos.
Homenajes: evento que se realiza para otorgar una distinción a una persona por un acto de bien que ha realizado.
Inauguraciones: evento que se realiza por el inicio, comienzo o apertura de algún acto, ciclo o lugar.
Lanzamiento de productos: evento que se realiza para promocionar una marca o empresa, mediante el cual se da a
conocer lo último que se ha creado.
Presentación de libros: reunión que realiza, normalmente el autor, para promocionar su edición o su reedición.
Vino de honor o vernissage: Acto de clausura de presentaciones de un libro o conferencias. Se ofrece a los invitados un
vino dulce, oporto o jerez, con el propósito de dar por finalizado el evento.
Work shop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es un ámbito de diálogo y de
intercambio informativo entre colegas. Se impuso en el sector de turismo, pero se extendió a otros campos
Mega eventos: reunión de gran magnitud, ya sea por su duración, programación, cantidad de participantes o público y
trascendencia. Se puede hablar de mega evento cuando la cantidad de asistentes supera las 3500 personas.
Fiesta: Reunión de personas en un lugar para divertirse o celebrar un acontecimiento en la que se suele bailar, comer,
etc.
Apres diner: Reunión después de cenar donde se sirve algo para tomar y algo dulce. En una fiesta son los invitados que
no han podido ser incluidos en la cena, y solo participan de la apertura del Bar y mesas de dulces.
Dinner danzant: Invitados de una fiesta que no han podido ser incluidos en la cena. Participan de la apertura del Bar y del
Baile.
Existen empresas y/o personas que aportan algún beneficio a algún tipo de eventos. A continuación los mencionamos:
PATROCINADOR O SPONSOR El sponsor es una empresa, institución o particulares que invierten en un evento a
través de aportes económicos. Puede ser un evento deportivo, privado, etc. Lo mas común es verlo en los deportes, por

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ejemplo los jugadores de fútbol tiene el logotipo de alguna empresa en sus camisetas que es el sponsor de ese equipo el
cual paga dinero en concepto de publicidad por llevar su marca visible. Otro ejemplo son los coches de F1 que tienen
pegatinas de distintas empresas en la carrocería del coche, y son los que aportan el dinero para financiar el coste de la
competición. Según la inversión que realice el sponsor, se puede dividir en diferentes categorías: (de mayor a menor)
Main Sponsor Sponsor Oficial Sponsor Adherente
AUSPICIANTE Es una instituciones gubernamentales, empresas o particulares que no hace aportes económicos, sino
que tiene el poder de otorgar “beneficios”, ya sean descuentos o bien sin costo alguno, sus servicios o productos. Suelen
ser Auspiciantes el Gobierno, otorgando así beneficios en los aranceles para permitir la difusión pública de folletos,
pancartas, afiches, etc. Cuando aparece el nombre invita y son los mismos nombres que los Auspiciantes, quiere decir
que también esa entidad está invitando a un número de asistentes al evento.
ADHERENTES Es una institución, empresa o particular que sin hacer ningún aporte económico, sino que se “canjea” su
producto o servicio, por promoción publicitaria en el evento, ya sea en folletería, sala, videos, carpetas, credenciales,
programas, etc.

Algunos tipos de eventos en donde suele ofrecerse servicio de banquetes son:

Bodas −Bailes de Empresas −Desfiles de Moda
Cenas de Gala −Homenajes −Comidas de Negocios
Cenas de Fin de año y Reyes −Seminarios −Presentación de personajes
Congresos −Conferencias −Cumpleaños
Cócteles con distintos motivos −Rueda de prensa –Inauguraciones-Presentaciones de
Libros y/o de obras de arte, etc.

Ejercicio 2. Cuadro sinóptico de Tipos de eventos (libreta)

Realiza en tu cuaderno de apuntes, un cuadro sinóptico en donde organices los tipos de eventos mencionados
anteriormente, anexando el nombre y un dibujo coloreado o recorte a color que lo identifique.

Tipos de banquetes
Existen los siguientes tipos de banquetes, los cuales se deben elegir según el tipo de evento a realizar, por ejemplo: en
un evento social como una boda, se puede ofrecer el tipo de banquete “set menú”, o si lo prefiere el cliente se puede
ofrecer el servicio llamado “Servicio en estaciones”. A continuación los tipos de banquetes y sus características:
• SET MENU. El clásico de los clásicos de los banquetes es
el que se sirve en diferentes tiempos (ejemplo: entrada,
plato fuerte y postre) Los invitados reciben la atención de
los meseros en todo momento, por lo que es muy cómodo
para que las personas charlen entre sí sin tener que
moverse de sus asientos. Este tipo de banquete es
considerado el más elegante. Las mesas pueden estar
más juntas ya que los invitados no tienen que moverse
tanto, pero se requiere mucha coordinación en el servicio
de meseros, tanto para acomodar a los invitados, como
para servirles con eficiencia. Ideal para bodas de noche y
en interiores. En cuanto a los tiempos o platillos que se sirven, hay servicios de cinco, cuatro y tres tiempos:
botana, primer plato (sopa o ensalada), plato fuerte (pollo, pescado o carne), guarnición y postre.

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• BUFFET. En el servicio de buffet se
disponen bandejas con diferentes platillos en
una barra o en una mesa para que cada
invitado se sirva lo que guste. Es más
informal que el banquete clásico, pero gracias
a ello puede ser más íntimo y divertido. Es
excelente para bodas de día y en exteriores,
pero debes procurar que haya espacio
suficiente para que todos se muevan con
libertad. A pesar de que los meseros no
sirven los platos, sí atienden a los invitados,
sirviendo menús especiales, bebidas y
recogiendo “muertos”. Suele separarse en
Buffet frío y buffet caliente, en donde la
temperatura es muy importante para garantizar la inocuidad de los alimentos.

• SERVICIO EN ESTACIONES. Son una variación del

servicio bufet. Consiste en distribuir mesas alrededor en
los extremos del lugar de la recepción. Cada estación de
comida tiene un tema en particular y puede estar
supervisado por profesionales especializados en cada
tipo de comida, o bien, puede haber sólo un chef
acompañando una de las estaciones y preparando
peticiones de los invitados. De alguna manera, se
combinan el concepto del bufet con el del coctel, así que
pueden utilizarse mesas o sólo bancos y los meseros
pueden participar repartiendo comida o sólo recogiendo
lo que no se ocupe.

• COFFE BREAK. Se sirve café, galletas, agua,

refrescos, en ocasiones se sirve fruta. Se recomiendan
para conferencias, convenciones, es decir, eventos de
negocios

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 • SERVICIO COCKTAIL. Se sirven bebidas alcohólicas, jugos,
refrescos, bocadillos y canapés. El montaje generalmente es
tipo coctail, el cual son mesas altas, con o sin bancos.

• LOUNGE. Parecido al coctel, consiste en una degustación de

bocadillos que combinan diferentes texturas, sabores, olores y
colores. Estos bocadillos, o canapés, pueden ser elegantes,
con mucho diseño, inspirados en comida exótica, temáticos
(por ejemplo, frutas silvestres o mariscos) o sencillos y
variados. También se sirven diferentes tipos de vinos y licores.
Este estilo, lounge es glamuroso, por lo que el banquete deberá
contar con canapés de sabores suaves y bocadillos ligeros.

• SERVICIO DE EMPLATADO. No es muy común en banquetes, ya

que es costoso, ya que cada invitado elegirá de la carta su platillo.

Ejercicio 3. Cuadro sinóptico de los tipos de banquetes.

Realiza un cuadro sinóptico de los tipos de montajes.

Ejercicio 4. Resumen: Organización administrativa.

Realiza en tu libreta de apuntes, un resumen con la siguiente información.

Organización administrativa
Para la realización perfecta de un servicio de Banquete vamos a exponer una organización cuyo engranaje debe montarse
con el fin de que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organización y hagan que el cliente encuentre todo, según era
su deseo. La organización administrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos, formatos
e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.
Es importantísimo tener controlados los más mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta
la realización del mismo. Los impresos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:
1. Reservas de salones:
Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita
del cliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como

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objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un Salón dos veces, lo cual
acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:
 Salón, fecha en que se registra la reserva.
 Nombre del cliente, domicilio y teléfono, tipo de banquete, hora, número de personas.
Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación.
Las cancelaciones deberán hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que
se ha borrado o cancelado. Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos
comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto
con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con
tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea
muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma
de darle un salón.
2. Presupuesto de banquete- orden de servicio
La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de
coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan
preparar lo que les corresponda hacer. Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien
claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento.
A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:
 Menú: especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks,
Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.
 Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.
 Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe
prepararse cada plato.
Se anexa información la cual puede ir dirigida como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que
usualmente colaboran de una forma más directa con el departamento de Banquetes, y por regla general en cada servicio.
Estos departamentos son:
RECEPCIÓN Y CONSERJERÍA:
Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la información básica del evento
indicados, en zonas de acceso a los salones; que estén pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su
entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse.

SEGURIDAD
Para que el personal de seguridad esté enterado del número de personas que se espera recibir en el estacionamiento y
pueda llevar control de las personas que asistan a algún evento específico. Así como de los horarios de inicio y término
del banquete.

AMA DE LLAVES:
Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial
atención a los baños.
SERVICIOS TÉCNICOS − DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:
Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas
de bailes, etc.

CONTRALORÍA − DEPARTAMENTO DE CRÉDITO:

Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.
COMPRAS:
Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son
personalidades. La comunicación efectiva es imprescindible para involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los
12
presupuestos y hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realización de la actividad
tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.
CARTA DE EVALUACIÓN:
Al día siguiente de haber dado el servicio, el departamento de Alimentos y Bebidas, remitirá una carta de Evaluación de
servicio al Cliente o a la Empresa responsable del evento, en la cual deberán figurar todas las incidencias y pormenores
que pueden haber tenido durante el servicio. Es importante conocer a través de esta carta lo bien o mal que haya salido el
servicio; pues ello servirá de crítica constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio.
Los conceptos que deben figurar en esta carta son:
 Nombre del Cliente y Organización.
 Tipo de Banquete.
 Número de Personas, contratada real y servicio.
 Fecha de su realización
 Preguntarle su opinión o evaluación de los siguientes servicios:
 Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire acondicionado.
 Presentación de la comida
 Prontitud del servicio
 Cortesía e Higiene del personal
 Exactitud con las horas del servicio
Los calificativos serán: Pobres, Regulares, Bien, Muy Bien y la contestación de esta carta la recibirá el Gerente de A
y B el cual verá la evaluación y si lo estima necesario comentará sus incidencias y mandará copia al Gerente General,
anexándole por su parte los comentarios que sean necesarios e inmediatamente tomar las medidas de lugar.
FACTURACIÓN:
Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el número de invitados,
precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio.
Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo el venir con la cantidad de
dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a través
de un cheque autorizado por el departamento de crédito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe de pasar la factura al
cliente para que la firme, dando su visto bueno.
El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente
hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.

POLÍTICAS DE RESERVACIONES Y ARCHIVOS:

Políticas de Reservaciones:
Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas, Fax y en la actualidad
suele enviarse por correo electrónico) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando
tentativamente una fecha y el salón. Para bloquear tentativamente una fecha y salón se requiere, que con anticipación se
haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:
 50% de anticipo del costo total solicitado.
Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al
evento. Esto deberá informarse verbal y escrito.
En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas.
En la Carta − Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador
y responsable por parte del grupo.
No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito.
CONFIRMACIONES:
Sólo se entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido. En ese caso de cancelación antes de
las 48 horas se retendrá el 50% del anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas el hotel reservara el total del
depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y está sujeto a políticas de ventas de cada establecimiento
en particular.
ARCHIVOS:
13
Es muy importante llevar un sistema de archivos, que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio ya realizado
para encontrar en el los datos que se precisen.

3. Planificación y montaje:
Planificación:
El Gerente de Banquetes, llegado el día de realizar el servicio deberá planificar este, supervisando en principio todos los
detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número
de invitados que concurran al banquete, el personal que se precise para el mismo.
La necesidad de personal de servicio varia en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer, ya sea comida
tipo buffet o comida emplatada.
Para comida tipo buffet se necesita:
 Un Camarero por cada 25 personas.
 Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
 Un Supervisor para más de 50 personas.
Para comida emplatada serían:
 Un Camarero y un ayudante por cada 25 personas
 Un Supervisor por mas de 40 personas
 Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
El gerente de banquetes también debe de chequear que todo el material que se necesite para el montaje esté preparado,
en perfectas condiciones y verificar si la cantidad que se necesita está disponible y a la mano. Estos materiales son:
♣ Sillas Limpias y en buena condición
♣ Mesas limpias y en buena condición
♣ Manteles limpios, planchados y sin huecos.
♣ Servilletas limpias, planchadas y sin huecos.
♣ Cubertería limpia y brillada.
♣ Lozas limpias y brilladas que no estén rotas.
♣ Saleros y pimenteros limpios y llenos.
♣ Ceniceros limpios.
♣ Cristalería Limpia y brillada
♣ Decoración adecuada.
♣ Carros transportadores de comida caliente y fría
♣ Jarras para servir agua
♣ Jarras para servir leche y café
♣ Bandejas de servir comidas
♣ Bandejas de servir bebidas
♣ Cubos para enfriar vino o champagne
♣ Utensilios de servir (hieleras y pinzas)
♣ Suministro de papelería (Servilletas, removedores, fósforos y otros).
♣ Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, pódium, pedestales, y micrófonos, equipos de
transmisión simultánea).

14
Montajes
El montaje de un banquete requiere suficiente tiempo, para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la
planificación que previamente se ha convenido. La forma de efectuar el montaje dependerá de la forma del local,
dimensiones, etc., así como del número de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este.
Es conveniente hacer un pequeño croquis con la distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas
que se utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas.
Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer)
y (0.40) metros de ancho como apoyo de material.

A continuación se describen algunos montajes según los servicios:

TIPO DE MONTAJE SEGÚN LOS SERVICIOS:

♣ Bodas (Sentados con comidas): es donde se monta una mesa presidencial para el número de personas que
previamente haya indicado el cliente. Frente a la misma se montarán las mesas del resto de los invitados; estas
pueden ser redondas o rectangulares. El bizcocho generalmente se debe colocar en un lugar donde se pueda
tener mejor vista, si es bailable la pista se colocara en uno de los laterales.
♣ Cóctel (cocktail): para este tipo de servicio el montaje no tiene complicaciones; pues solo se trata de montar un
bar mostrador desde donde servir las bebidas y montar la mesa para las comidas. En torno al salón se colocarán
ceniceros aparadores y si el cliente lo desea algunas sillas.
♣ Desayunos, Almuerzos, Cenas y “Picaderas Sentadas”: el montaje para estos servicios puede ser de varias
formas de manera convencional, según el número de invitados.

Montaje de mesas y sillas

En la colocación de las mesas y las sillas debemos tratar de que los comensales no les den totalmente la espalda a la
mesa principal o a la atracción principal del evento. Las mesas y las sillas deberán estar colocadas simétricamente,
limpias y perfectamente equilibradas sobre sus patas. Las sillas centralizadas y paralelas con los bordes de las mesas.

♠ MESA IMPERIAL:
Se trata de una mesa rectangular de 1.80m, de ancho y de largo según el número de invitados. Este tipo de mesa
puede utilizarse desde 12 hasta 60 personas, si el salón lo permite. Esta mesa no puede ser muy larga pues resulta poco
intimo por la distancia tan grande que hay de una cabecera a otra.
♠ MESA PRINCIPAL:
Para los eventos que son derivados de un banquete, como lo son: los Seminarios, Conferencias, Curso Taller,
Charlas, Reuniones, Congresos, Rueda de prensa; regularmente se necesita una mesa principal para los invitados
especiales colocados de frente a los participantes de la actividad. Esta mesa debe de ser del tamaño que pida el cliente, a
la relación de comensales que la presidirán. Esta mesa debe montarse generalmente con bambalina con colores y diseños
en coherencia con la decoración del salón y un arreglo de flores o detalles decorativos en el centro, jarrones, copas para
agua y ceniceros.

A continuación se muestra un ejemplo de los montajes para banquetes con capacidades de los salones de un salón de
eventos según el área de cada salón o terraza:

15
Determinación de aforos
Los aforos se determinan según el montaje a realizar (auditorio, escuela, banquete, etc.) y las medidas del salón en
donde se realizará dicho montaje, además de tomar en cuenta el espacio que debe existir entre una silla y otra para que
los comensales puedan caminar entre las sillas y/o mesas.
Según Jorge Lara en su libro Dirección de alimentos y bebidas en hoteles se determinan de la siguiente manera:
Montaje auditorio
El salón se arreglará con mesa de presídium de 2 o más tablones de 1.80 x 0.70 m, con tres lugares cada uno. El resto
del salón, contendrá sillas de 0.50 x 0.50 m, formando filas con circulación entre ellas de 0.50 m; al largo del salón se e
descontarán las circulaciones frontal y trasera, así como el espacio que ocupará la mesa de presídium; se disminuirá el
ancho debido a circulaciones laterales y central.
Procedimiento para el salón “El alba” (48 x 30 m)
LS=Largo del salón
LD= Largo disponible del salón
AMP= Ancho de la mesa de presídium (con silla y circulación)
AMP= Ancho mesa + silla + circulación= 0.70 + 0.50 + 0.50= 1.70
LD= LS – (circulación frontal + circulación trasera + AMP)
LD= 48- (1.00 + 1.50 + 1.70 ) = 48-4.20= 43.80 = 44 filas

16
AS= Ancho del salón
AD= Ancho disponible del salón
AD= AS – (circulaciones laterales + circulación central)
AD= 30- (1.00 + 1.00 + 1.50) = 30- 3.50 = 26.50
Sillas por fila= AD: Ancho de silla
Sillas por fila= 26.50 : 0.50 = 53 sillas
AFORO AUDITORIO= Filas x sillas por fila = 44 x 53= 2332 personas
Notas: Para montajes Auditorio y escuela, la circulación central no se considerará, si el ancho del salón es menor de 12
metros.
Para determinar el número de mesas o sillas, las fracciones 0.70, obtenidas en los diferentes cálculos, se ajustarán a la
unidad inmediata.
Montaje escuela
Al igual que el montaje auditorio se requerirá una mesa de presídium. Para el resto del salón se colocarán tablones con
sillas en un solo lado de la mesa (con vista hacia adelante). La reducción en circulaciones es igual que para el montaje
auditorio.
Procedimiento para el salón El Alba (48 x 30 m)
LD= 43. 80, A.D.= 26.50 (igual que para auditorio)
Filas= LD: ancho mesa (AMP)= 43.80 : 1. 70= 25.76 = 26
Mesas por filas= AD: Largo de la mesa = 26.50 : 1.80 = 14.72 = 15
AFORO ESCU
ELA= Filas x mesas por fila x capacidad de mesa
Aforo escuela= 26 x 15 x 3= 1170 personas

Montaje banquete
Se distribuyen en el salón mesas redondas de 1.60 m de diámetro o tablones de 1.80 x 0.90 m. Se considerarán
circulaciones centrales a lo ancho y largo del salón de 1.00 m. Además, se debe recordar que la circulación extra entre la
última silla y el muro, es de 0.60 m. También puede colocarse una mesa de honor, por lo cual se tendría que tomar en
cuenta esta disminución de espacio para la distribución de mesas.
Procedimiento para el salón El Alba (48 x 30 m)
Utilizando mesas redondas
LM= Lado de la mesa
LM= 2 sillas (1.00) + circulación (0.60) + diámetro mesa (1.60)
LM= 3.20
LD= Largo disponible del salón
LD= Largo del salón- (circulación central + circulación extra)
17
LD= 48- (1.00 + 0.60)= 46.40
Mesas a lo largo= LD : LM = 46.40 : 3.20 = 14.50 = 14
AD= Ancho disponible del salón
AD= Ancho el salón- (Circulación central + circulación extra)
AD= 30 – (1.00 + 0.60 ) = 28.40
Mesas a lo ancho= AD : LM = 28.40 : 3.20 = 8.87 = 9
AFORO BANQUETE= Mesas a lo largo x mesas a lo ancho x capacidad de la mesa
Aforo banquete= 14 x 9 x 8 = 1008 personas

Utilizando mesas rectangulares:

LM= Largo de mesa, AM = Ancho de la mesa
LM= 2 sillas + largo mesa (1.80) + circulación (60) = 3.40
AM= 2 sillas + ancho de mesa (0.90) + circulación (0.60) = 2.50
Mesas a lo largo
LD: AM= 46.40 : 2.50= 18.56= 18
LD: LM= 46.40 : 3.40 = 13.64= 13

Mesas a lo ancho
AD: LM= 28.40 : 3.40= 8.35= 8
AD: AM= 28.40 : 2.50 = 11.36 =11
AFORO BANQUETE ( mesas rectangulares)= mesas a lo largo x mesas a lo ancho x capacidad de la mesa
Aforo banquete= 18 x 8 x 8= 1152 personas

Ejercicio 5. Determinar aforos

En equipos, los alumnos toman medidas del ancho y largo del domo del plantel CECYTE Cancún III y
determinan el aforo en los montajes: auditorio, escuela y banquete. Entregan medidas y las operaciones que
realizaron por escrito, en orden .

18
Ejercicio 6. Cuadro de tipo de evento, banquetes y montajes.
Escribe en el siguiente cuadro la información que se solicita, realizando recomendación al cliente según el aforo o
número de personas que acudirán al banquete y según la solicitud general del cliente:

Tipo de Características Banquete Tipo de montaje Dibujo del montaje:

evento y/o solicitud recomendado recomendado
del cliente
Boda Boda en salón Set menú, Set menú: Banquete o
de eventos, 80 conformado con media luna. Con la
paxs, el número de mesa de los novios
tiempos según como protagonistas. Y
el presupuesto según el presupuesto
del cliente. puede llevar un área
Puede ser para baile, ya que será
entrada, plato necesario contratar
fuerte y un servicio de música.
postre, además
de las bebidas
que elija el
cliente.
Desfile de El montaje Lounge. Se Montaje pasarela. Se
modas debe incluir ofrecera una instalara una pasarela a
degustacion de lo lorgo delsalon para
una pasarela bocadillos y colocar sillas alrededor
en el centro de tambien servicio para facilitar la vision
salón, se de vinos
espera recibir
a 200
invitados.
Desayuno Una empresa Desayunos Herradura o en U. Asi
de trabajo contrata el especiales. Ya se ubicaran las mesas
que son servivios con un cuadro vacio en
servicio y programados el centro, para que la
requiere para un grupo atencion este en un solo
proyector para punto y no se pierda el
enfoque
mostrar
información
respecto a las
ventas. 20
paxs.
Presentación El cliente Lounge. Ya que Auditorio. Ya que las
de un libro solicita servicio se basa en el sillas estan colocadas
de vino y servicio de vino viendo hacia el frente
bocadillos. Se y bocadillos y toda la atencion esta
para asi e el escenario
espera recibir disfrutar principal dandole asi
aprox 150 comodamente toda la tencion al autor
personas. El de la platica del libro
autor del libro
firmará
algunos
ejemplares y
dará una
plática
general.

19
 Congreso de Solicita el Set menu.Y que Escuela. Ya que este
veganos cliente un este es unc lasico permitira anotaciones
en el servicio que durante la reunin de el
menú de 3 cuenta con ongreso
tiempos diferentes tiempos
vegano. 250
paxs.

Concierto de 9000 Servicio en Auditorio. Ya que en

Ricky Martin espectadores estaciones. En este la tencion esta en
en Cancún estas se el escenario y no se
encontraran pierde la atencion
comidas con
diferentes
temas en
particular

Cena de 200 personas Set menu.

Graduación (Tu decide el Se veria bien y Montaje imperial. Ya
de tu grupo tipo de tendria un permitira una mejor
ambiente comunicacion y
banquete, etc.) mas formal y ambiente,tomando en
elegante para cuenta que es muy
la ocasion flexible en cuanto a la
requerida cantidad de personas

Fiesta Menú infantil y Bufet. Ya que Banquete. se

infantil menú para asi tanto como distribuye las mesas
adultos ( 15 niños y adutos para un mejor
ejigen y se ambiente y es mas
niños y 30 evitan interactivo
adultos) complicaciones
durante el
servicio

A continuación se muestra un ejemplo de un formato de “orden de banquete” en un hotel, para entregar copia a todos los
departamentos involucrados:

Ejercicio 7. Orden de banquete.

Realiza una orden de banquete, según lo indique tu maestro. A continuación, anexa a que departamentos
del hotel se deberá entregar una copia y menciona el porqué.
20
Ejercicio 8. Cómo servir un banquete
Con la información realiza un resumen en tu libreta de apuntes.

21
 ORDEN DE EVENTOS Y BANQUETES
FECHA DE CONTRATACIÓN
ORDEN DE SERVICIO NÚMERO
FECHA DEL EVENTO
EMPRESA U ORGANIZACIÓN

REPRESENTANTE DE LA EMPRESA O CLIENTE PARTICULAR

DIRECCIÓN

TEL.DEL CONTACTO
EVENTO

SALÓN MONTAJE

HORA DE A GARANTÍA
MENÚ MONTAJE

BEBIDAS OBSERVACIONES

Núm de personas Sonido

Precio por persona Fotografía
IVA 16% Candelabros
Total por persona Flores
Gran Total del banquete Manteles
Anticipo (50%) Menú impreso
Saldo Música
Facturar a: Letrero en el salón

Director de banquetes Supervisor

Distribución
Steward Crédito Costos AyB Rec. Humanos
Bares Recepción Maitre Hotel Cajas
Mantenimiento Cocina Seguridad Montajes

22
Como servir un banquete o evento
Desde luego que la preparación debe hacerse con antelación dependiendo del menú, número de comensales y tipo de
servicio.
Para agilizar el servicio y que la comida llegue caliente a la mesa, en una cena para 500 personas por ejemplo, deben
instalarse preferentemente no a la vista, 2 stands de servicio equidistantes con relación al salón de manera tal, que
quede uno frente al otro y con un chef de parte o responsable en cada una y con 2 o 3 cocineros bajo su mando, con el
propósito de que al servir los platillos cada uno realice una función específica.
Ejemplo:
1er. Cocinero: Sirve la carne
2do. Cocinero: Sirve la papa
3er. Cocinero: Sirve la guarnición
Chef de partie: Sirve la salsa, revisa presentación y despacha el platillo

Para servir las bebidas con rapidez también deben instalarse 2 bares portátiles igualmente, uno frente al otro, en los
otros 2 puntos del salón, separados de las estaciones de cocina para evitar aglomeraciones que pudieran entorpecer el
servicio y los meseros deben saber claramente tanto para bebidas como alimentos, que estación les corresponde, tomar
turno para tener un orden y despachando el primero, continuar con el siguiente y así sucesivamente.
Una vez que está todo preparado, de 30 a 40 minutos antes del evento, los responsables de las 2 áreas, cocina y
banquetes, deben efectuar una junta con todo el personal que lo atenderá para coordinar la asignación de mesas,
recepción de invitados, horarios para servir bebidas y platillos, etc.

Confección de menús:
La confección de menús para banquetes es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta, ya que de su composición
y precio depende en gran parte el éxito de la contratación del servicio. En principio, existen una serie de menús, tipo
standard que sirve para podérselos entregar al cliente, cuando éste acuda en visita de información. En muchos casos hay
que confeccionarlo al momento, si los ya preparados no se ajustan al gusto y necesidades del cliente, tanto en lo que se
refiere a calidad como a precio. Si los menús no gustaron se debe tratar de confeccionarlos conjuntamente con el cliente
y pedirles sugerencias.
La confección de menú tipo standard correrá a cargo del Encargado de Banquetes, el cuál a su vez se asesorará del jefe
de cocina para conjuntamente considerar el costo, ejecución y posibilidad de servicio. Para que los menús tengan
aceptación por parte del cliente, que el costo y precio estén a la altura y competencia, y para que se adapten a la cocina y
servicio se deberán tener en cuenta las siguientes normas:

• Considerar que por encargo de una persona y organización hay que satisfacer a distintas personas, cuyos gustos, edades
y salud suelen ser muy variados; motivo por el cual debe tratarse de llegar a punto medio en que la comida pueda ser
aceptada por todos los que asistan al banquete.
• Debe considerarse la religión y nacionalidad de los invitados. Por regla general a los extranjeros les gusta llegar a un
país, degustar los platos típicos del mismo, pero sin que ello les suponga un cambio demasiado brusco que pueda alternar
momentáneamente su salud. Es por tanto conveniente buscar platos típicos que no sean muy fuertes.
• La variedad de menús tipo standard que pueden prepararse es la siguiente:

-Coffee Breaks
-Desayunos
-Menú Emplatados
-Menú Buffets
-Menú de Bocadillos
-Menú Temas
Todas estas comidas pueden servirse en forma de buffet o emplatadas.
• Hay que tener muy presente que para la cocina es muy importante que cada plato pueda prepararse con facilidad y
antelación suficiente para que éste a su vez llegue a la mesa en su justo punto. No se pueden hacer menús con platos que
puedan confeccionarse al momento, pues esto produciría un retraso en el servicio y quejas por parte de los invitados. Es
deber del encargado de Banquetes al contratarse un servicio asesorar al cliente sobre éste punto.

23
• De igual forma para que la cocina trabaje sin obstáculos, es necesario que los platos que se vayan a servir no resulten
una dificultad para el camarero.
• El Motivo de la Celebración de un banquete, también influye en el tipo de menú que deba dar.
• El Encargado de banquetes debe contactar con el jefe de cocina que clase de comestibles le interesa que se vendan bien
por su precio, abundancia en el mercado o por un almacenamiento demasiado prolongado.

Composición del menú:

♣ Coffee Breaks:
Todos los Coffee Breaks deben llevar como comestibles básicos café y pan, a partir de estos se derivan cofee breaks con
jugos, leche, frutas, pastelerías, refrescos, limonadas con variedad de sándwich, galletas, bizcochos, etc.
♣ Desayunos:
Las ofertas de desayunos la deben componer cuatro tipos que son:
♠ Desayuno Continental
♠ Desayuno Americano
♠ Desayuno del Hotel o del Chef
♠ Desayuno del País o Región
Los desayunos tradicionales están compuestos por Café, jugo, pan, huevos acompañado de algunas variedades de
embutidos y carnes o tubérculos.
♣ Menú Fijo Emplatado:
Es un tipo de servicio bastante sencillo, rápido y cómodo, ya que evita muchas complicaciones y facilita mucho la
tarea. Al trabajar con un menú fijo para todos los comensales no necesitamos camareros muy preparados y da la
oportunidad de seleccionar camareros extras, ocasionalmente cuando haya actividad, aun con camareros extras no muy
expertos, con un menú fijo emplatado lograremos que la comida llegue al cliente rápido, caliente y todo al mismo tiempo,
ya que el plato sale de la cocina preparado, listo para comer.
♣ Menus Buffets:
Es un tipo de comidas donde se le da a escoger al comensal en forma de auto servicio varios manjares, presentados
vistosamente, a selección y gusto, y la cantidad deseada.
El servicio de Buffet es muy solicitado en las actividades de banquetes, ya que para muchos clientes es una buena
solución que complace a todos los invitados. Los Buffets consisten en platos fríos y calientes y el éxito de este tipo de
servicio depende de la presentación de los diversos platos. Los clientes primero comen con los ojos y un buffet bien
presentado es un éxito no solo en cuanto a calidad, sino también en lo económico. Si sabemos planear bien el menú de
buffet este tendrá costo bajo.
La composición de un menú consiste por lo general de:
♣ Pan y Mantequilla (Variedad de ♣ Pastelones, etc.)
Ambos) ♣ Bandeja de Quesos (eventualmente)
♣ 4 a 6 ensaladas de varios tipos. ♣ Sopas o Cremas (eventualmente)
♣ 1 a 2 platos frios (Fiambres, Patés,) ♣ Postres
♣ 4 a 6 platos calientes (Papas, ♣ Café
Vegetales, Arroz, Carnes Rojas,
Pescados, Mariscos, Pastas,
Todo ello debe ser magistralmente presentado y decorado, generalmente se añaden decoraciones para una
presentación mejor con bambalinas de colores y diseños vistosos, figuras de hielo, candelabros, arreglos de flores y frutas
naturales, plantas ornamentales, paneles con decoración de ambiente etc.
♣ Menú de Bocadillo (Picadera):

24
 Están compuestos por dos renglones, fríos y calientes. Regularmente ofrecemos entre 10 a 8 unidades variadas entre
frío y caliente, tratando de seleccionarlo de una manera equilibrada con relación a la presentación y a los comestibles e
ingredientes que los componen. Este tipo de menú es solicitado partiendo de la idea de brindar una forma de comida simple
no muy abundante y económica.
♣ Menú Tema
Estos son menús que se solicitan con relación a un tema o un motivo especial, puede ser en mención a un país o
región. Podría ser para fiestas especiales o conmemorativas como fiestas de fin de año, Navidad, acción de gracias etc.

Banquete a Domicilio:
Los servicios de Banquetes a domicilio, los solicitan las personas que desean que su evento se realice en su
institución hogar u otro lugar de su preferencia, con el interés de ofrecerles a sus invitados o participantes del evento, un
ambiente personalizado o en familia.

Personal que labora en el Departamento de Banquetes:

El personal de banquetes ofrece sus servicios en los diferentes eventos que se realizan a la vez son los
encargados de planificar, montar y adecuar los salones para la realización de los diferentes montajes. El departamento de
banquetes está compuesto por un personal capacitado que esté entrenado para ofrecer estos servicios y a la vez ofrecer
detalles e información a los clientes de las diferentes opciones que ofertan. Dentro de los principales puestos tenemos:
a) Gerente o Director de Banquetes
Este proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia establecidos y mantiene un
liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacén, y Steward para mantener el mejor servicio a los clientes en eventos
y banquetes. A la vez se encarga de supervisar las operaciones internas y externas relacionadas con el área de Banquete
incluyendo el Servicio a Domicilio. Dentro de sus obligaciones y deberes están:
♣ Asistir a las Reuniones de Banquetes. ♣ Supervisar la limpieza general de los salones y
♣ Programar reuniones con sus subalternos para equip0s.
hablar del servicio. ♣ Chequear con almacén si llega todo lo solicitado
♣ Revisar las hojas de función con el Chef. en la hoja de función del Evento.
♣ Solicitar el personal para los eventos con ♣ Dar el visto bueno a todos los detalles de
tiempo. comida y montaje junto con el Chef antes de
iniciar el evento.
♣ Revisar el uniforme del personal.
 Organizar y operar eventos dentro y fuera del
♣ Dar seguimiento con los botones a los anuncios
lugar.
de los eventos.

b) Gerente de Ventas:
El vendedor del depto. De Banquetes esta bajo la supervisión del gerente de Banquetes. El objetivo de las ventas
es proporcionar el mayor numero de clientes y eventos lo cual representara ingresos para el hotel. Dentro de sus
obligaciones se encuentran:
 Conocer un sistema de ventas.
 Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a la clase de personas
asistentes, el numero de invitados y a la hora que se efectuara.
 Tener nociones de Costo.
 Saber el equipo con que cuenta el establecimiento: adornos, mantelería, sillas, mesas, cristalería etc.
c) La secretaria
Asiste al encargado de banquetes en las funciones de ventas y la coordinación general de los eventos con el
cliente y el personal de servicio.
d) Chef de Banquete:

25
 Es responsable de coordinar y supervisar el adecuado funcionamiento de las cocinas de banquetes, en cuanto a
la preparación de las ordenes de comidas para lograr una buena presentación y buen sabor; dentro del costo unitario de
elaboración pre − establecido.
e) Capitán o supervisor de Banquetes:
Es responsable ante el maitre de banquetes del buen funcionamiento del evento al cual esta asignado.
f) Camarero de Banquetes:
Es responsable de brindar el servicio de alimentos y bebidas de la zona asignada dentro del salón.
g) Bartender de Banquetes:
Es responsable de la reparación y servicio de las bebidas y cócteles que se sirven en los Bares de los banquetes.
h) Cocinero de Banquetes:
Son responsables ante el Chef de Banquetes de la preparación y presentación de las ordenes de comidas de
banquetes.
i) Chef Steward de Banquetes:
Es responsable en coordinar con el Chef de Banquetes las decoraciones y presentación de los montajes de buffet
de la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina de Banquete.

Costos de comidas y Bebidas de los menús:

Los costos representan la cantidad de dinero invertido para producir los alimentos y bebidas de unaactividad de
banquete, o el valor total de las mercancías utilizadas. Esos alimentos y bebidas se registran a traves de las Hojas de
Eventos o Presupuesto de Banquetes.
El Gerente de Banquetes pre−selecciona los menús que se ofrecen a los clientes, en sus diferentes renglones,
de otra forma, el cliente selecciona y diseña conjuntamente con el encargado de Banquete el menú que desea. Los menús
seleccionados, ya sean diseñados por el cliente al momento de comprar el banquete o los preseleccionados por el
departamento de banquetes, se envían al jefe de cocina para que este proceda a elaborar las recetas de los platos o manjar
que componen los menús elegidos y luego se calculan sus costos unitarios. De igual forma se procede para él cálculo de
los costos unitarios de las bebidas.
Los costos de banquetes usualmente se representan en porcentajes, los cuales se obtienen dividiendo los costos
unitarios de los componentes del menú entre el precio de venta al Cliente, siendo los porcentajes de costos generalmente
aceptados en los negocios de banquetes los siguientes:
Menús: Bebidas:
♣ Coffee Breaks 20% Refrescos y bebidas suaves 17%
♣ Desayunos 25% Ron 12%
♣ Almuerzos y Cenas 38% Whisky, vodka, ginebra 25%
♣ Picaderas 28% vino, Cervezas, Champagne 28%

Receta Estándar:
Una receta standard es una formula escrita para producir un plato o artículo alimenticio de una calidad específica y cantidad
deseada. La receta standard muestra la cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparación del plato o articulo y
la secuencia del paso a seguir en su preparación.

Se debe tener un gran cuidado al utilizar los ingredientes precisos en los procedimientos de cocinar de modo que el
standard producirá el producto deseado. La receta standard ayuda a obtener el valor preciso de los platos o de los artículos
alimenticios, controla el costo unitario de los alimentos y asegura consistencia en la calidad y en la preparación de los
alimentos.

26
Precios de Banquetes:
Del precio del banquete depende gran parte del éxito de la contratación y venta de los servicios de Banquetes, para ello es
muy importante tener precios de ventas, que se ajusten a la necesidad del cliente.
En el establecimiento de los precios de banquetes cabe dos grandes criterios:
♣ Ofrecer precios bajos y poca calidad, ó
♣ Tener buena calidad y precios altos.
Para determinar los precios de banquetes hay que considerar los siguientes factores:
 Selección de menús
 Recetas de los menús
 Costo unitario de menú
 Porcentajes de costos de comidas y bebidas
 Análisis de competencias con servicios e instalaciones similares.
 Calidad de comidas y bebidas
 Tamaño de las porciones por servicio.
 Tipo de cliente
 Inversión en mobiliarios y equipos
 Atmósfera de Servicios
 Criterios y estrategias de Ventas
 Servicios complementarios y equipos auxiliares.

Comité organizador

Un comité tiene la característica esencial de tratar en grupo una actividad específica y en este caso, el comité
organizador ofrece las siguientes ventajas:

1. Deliberación y juicio del grupo.

2. Evitar el autoritarismo.
3. Representación de grupos interesados.
4. Coordinación de planes y políticas.
5. Facilidad para trasmitir la información.
6. Consolidación y autoridad.
7. Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones.

Es preciso aclara que estas ventajas pueden desvirtuarse si los elementos que integran el comité tienen intereses
diferentes y/o el perfil profesional no es apto para el puesto que desempeñan. Por lo que es recomendable contar con
asesores especializados en eventos de congresos y convenciones.
A continuación se ejemplifica la estructura orgánica de un comité organizador:
 Organigrama del comité organizador

1. Coordinador general. Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través
del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar el evento.
2. Comité de finanzas. Comité responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo se debe
gastarse, sin perder de vista las siguientes consideraciones: qué fondos tiene a su disposición, qué gastos son
más prioritarios que otros, para su respectiva canalización. Para determinar los gastos prioritarios y adicionales,
el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios que se necesitarán,
así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuarlo.
3. Comité de programa técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento. Debe
partir del objetivo del evento, ¿qué pretende el evento? Contestando lo anterior, se definen los temas o asuntos
a tratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema , sesión o
actividad, según el tipo de evento que se esté organizando.
Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar
los recursos necesarios, los cuales se dividen en humanos y materiales.
Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento como son: oradores,
intérpretes, traductores, suplentes, conferencistas, etc.
Recursos materiales. Se refiere a los materiales que necesitarán los recursos humanos para realizar su
participación en el evento como son: proyectores, rotafolios, papelería, cartas invitación, invitaciones, etc.
4. Comité ejecutivo. Está integrado por los presidentes de todos los comités. Su función principal es la de seleccionar
la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable hacer un listado de
posibles sedes y que el comité ejecutivo realice inspecciones de sede.

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 28
Ejercicio 9. Descripción de los comités
A continuación investiga y anota brevemente de que se encarga cada uno de los comités que faltan de
describir:

5. Comité de promoción. _______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

6. Comité de prensa y difusión. __________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
7. Comité de transporte. _______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
8. Comité de recepción y hospitalidad. ____________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
9. Comité de registro. _________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
10. Comité de alimentos y bebidas. _______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
11. Comité de alojamiento. ______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
12. Comité de festejos. _________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 29
 13. Comité de ornato y rotulación. _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
14. Comité de exhibiciones. ______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
15. Comité de servicios generales. ________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
http://quality-concepts.net/EXTRACTO%20MANUAL%20BANQUETES.pdf

https://es.scribd.com/doc/91261096/Manual-de-
Banquetes?doc_id=91261096&download=true&order=441486866

file:///C:/Users/es_ka/Desktop/Banquetes%202018/10%20PROTOCOLO%20EN%20LA%20COMIDAS.pdf

https://es.scribd.com/document/37885552/BANQUETES

https://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-y-clasificacic3b3n-de-los-
eventos.pdf

Anexos

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 30
 LISTA DE VERIFICACIÓN
EVENTO: FECHA DE EVENTO
FECHA
COMITÉ Y/O SUBCOMITÉ
INTEGRANTES :

¿SE REALIZO?
ACTIVIDAD FECHA LÍMITE SI NO OBSERVACIONES

Observaciones

Nombre y firma de quien revisa fecha:

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 31
 Breve descripción del evento

Objetivo general del evento

Temas que se abordarán

El público objetivo

Fecha y hora:

Primer Borrador de programa

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 32
 Margen de Actividades
tiempo
Planeacion del evento
Hacer lluvia de ideas con el comité
ejecutivo.
Determinar los objetivos del evento
Calcular el presupuesto
Elaborar cronograma
Formar comités y asignar tareas.
Desarrollar una breve hoja informativa
para tener visión general y explicar la meta
del evento.
Buscar patrocinadores, socios y
proveedores para sufragar costos.
Elegir sede del evento.
Crear lista detallada de suministros.
Establecer que se debe comprar y que se
puede pedir prestado, recibir como
donación o rentar.
Contactar a los proveedores necesarios.
Hacer una lista de invitados.
Invitar a los conferencistas y/o invitados
especiales.
Elaborar borrador del programa.
Planear las ayudas visuales
(ambientación del pódium, afiches para las
presentaciones de los conferencistas)
Organizar el tema de la seguridad.
Desarrollar el formulario de
retroalimentación/evaluación para
recolectar información para eventos futuros,
Hacer una lista de tareas para el evento
según el programa e indicar quien será el
responsable de cada una.
Promoción y medios de comunicación
Crear una estrategia de mercadeo
Incluir a los socios y/o patrocinadores en
los materiales de promoción y solicitar que
divulguen el evento en redes y sus sitios
web, u otro medio.
Elaborar los mensajes para los materiales
promocionales
Hacer una lista de los materiales
promocionales para su distribución,
Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________
Para tener en consideración
Durante la lluvia de ideas:
 Identifique las metas del evento y los
temas que se van a tratar.
 Identifique la audiencia objetivo
 Identifique el tipo de evento y el
entorno (educativo, deportivo,
comunitario, fuerza de trabajo, etc.)
 Identifique fecha del evento. (identificar
si otras organizaciones podrían estar
planeando algún evento alrededor de la
misma fecha que pudiera apoyar al
evento o competir con el.
Cuando contacte a los socios:
 Comparta la hoja informativa del
evento.
 Envíe la carta patrocinio a empresas
para que ayuden a costear el evento o
proporcionar recursos de apoyo.
Al crear plan promocional en redes
sociales:
 Elabore el logo del evento, tomando en
cuenta psicología
 Abrir cuentas en redes sociales que
sean importantes para las audiencias
objetivo.
 Haga un video para promocionar en
redes.
 Identifique negocios locales que
pudieran promocionar el evento y si es
el caso contáctelos.
Piense en la logística en temas como:
 ¿son las instalaciones de fácil acceso?
 ¿cuenta con estacionamiento
suficiente?
 ¿cuenta con suficientes baños? Etc.
33
 enfocados en quien recibe cuales materiales
y cuando.
Evaluar necesidad de contratar impresor El
profesional y fijar fecha para tener listas las
E
impresiones, de ser necesario.
v
Crear plan de promoción en redes.
a
Establecer la historia que se desea
l
comunicar a los medios y elaborar mensajes
u
claves correspondientes.
a
r Identificar las redes de medios y las
publicaciones clave para los esfuerzos de
divulgación.
Diseñar e imprimir los materiales
promocionales.
Hacer un cronograma detallado para
publicar en las redes sociales

proceso de planificación
Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados
resultados intermedios hasta conformar el resultado final.
Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su elaboración, pero también resulta posible
identificar algunos pasos comunes que aparecen en cualquier proceso de planificación:
 1. Establecimiento de objetivos y políticas.
 2. Organización del proceso de confección del plan.
 3. Captación, clasificación y selección de informaciones.
 4. Proyección del plan( primer modelo).
 5. Evaluación de la proyección del plan.
 6. Elaboración del plan modelo definitivo.
Establecimiento de objetivos y políticas
En este primer paso se define la dirección hacia la cual debe ir el plan. El Comité Organizador debe cuestionarse ¿qué
queremos lograr con la realización de este evento? ¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o quién debe destacarse? ¿Cuáles
son los temas a tratar?
La formulación de estos objetivos, implica comprender la misión de la organización y deben estar diseñados en
consecuencia de las estrategias de Marketing o Corporativa.
Por su parte las políticas establecerán dentro de que marcos el plan va a ser confeccionado, estas se utilizaran como
medidas de control de las acciones ejecutadas.
Es importante señalar en este primer paso del proceso que existen eventos que se celebran periódicamente y por lo
general, cuentan ya con un plan de acción previamente conformado. En estos casos, el comité organizador se encuentra
ante una posición de certeza, es decir, conoce bien las posibles desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor
desenvolvimiento ante la ejecución de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser utilizada en pos de la
mejor planificación. A pesar de ello cada edición, puede traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un
nuevo evento. Y el primer paso del proceso de planificación seguirá siendo clave para el éxito del mismo.

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 34
Organización del proceso de confección del plan
La confección del plan ya sea operativo o estratégico, requiere de un cuidadoso trabajo y debe ser adecuadamente
planificado, organizado y controlado. Es decir, el proceso de confección del plan debe ser dirigido igual que se hace una
actividad cualquiera o con el sistema organizativo en su conjunto
Captación, clasificación y selección de informaciones.
La confección del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad y calidad
determinada de información sin la cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. La información necesaria en
relación a un evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de importancia como:
 1. Comportamiento de eventos anteriores.
 2. Tendencias actuales de la realización del mismo.
 3. El Público al que se dirige.
 4. Su espacio físico.
 5. Fechas y duración.
 6. Presupuesto.
 7. Recursos humanos.
 8. Apoyos institucionales.
 1. Comportamiento de eventos anteriores.
En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar con la
información necesaria del comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las desviaciones y
resultados positivos, confeccionar el nuevo plan
 2. Tendencias Actuales de la realización del mismo.
Conocer las tendencias actuales de la realización de eventos exitosos tanto en el país como el mundo, que se encuentren
dentro de la misma clasificación del que se está planificando, sería provechoso, en aras de que si las condiciones de la
organización lo permiten, poder incluir los aspectos positivos que incidan en la eficiencia y eficacia del mismo.
 3. Público:
Se deben conocer las características de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus , invitados
especiales, personalidades, líderes de opinión, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros, participantes
nacionales, los patrocinadores, competencia, crítica especializada, etc) esto implica un análisis minucioso de los gastos a
sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento.
4. Espacio físico.
Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer , las
características del lugar y las condiciones materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos en la
búsqueda de sedes o locales que, ajustándose a nuestro presupuesto, brinden la mayor comodidad y seguridad para que
la percepción sobre el encuentro sea la más satisfactoria.
5. Duración.
La duración, es algo que también debe conocerse para a través de la planificación garantizar el equilibrio necesario entre
la duración y los intereses de los participantes, así como también la eficacia del presupuesto de gastos asignado.
6. Presupuesto
El presupuesto constituye la expresión financiera de un plan, mediante esta expresión resulta posible homogeneizar todos
los elementos del plan, pues emplea una base de medida común que permite hacer agregados.

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 35
Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los gastos según el evento que se está
planificando:
Gastos de imagen.
Gastos de imprenta.
Alquiler de locales.
Transportación.
Personal de apoyo.
Medios audiovisuales.
Ornamentación, Señalización e Indicadores.
Contratación de seguros.
Catering:
En los gastos personales se tiene en cuenta:
Alojamiento..
Obsequios.
Y otros que se consideren necesarios.
La conformación meticulosa de un plan de recursos financieros evitará que el evento se convierta en una catástrofe
económica. Lo que no se calcule en el presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que se hace
Imprescindible considerar cada detalle por ínfimo que parezca.[8]
7. Recursos humanos:
Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del comité
organizador, para establecerlas dentro del plan así como delimitar los implicados en cada acción. La concentración de
fuerzas en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario dejar definido el personal de
apoyo que se contrata para
trabajar en el evento.
 9. Apoyos institucionales:
El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o
patrocinan el evento y de la posible proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del
encuentro.
Proyección del plan( primer modelo)
Una vez que se tiene la información sobre el comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren necesarios, se
procede a elaborar la primera versión del plan de acción para cada una de las etapas[9]Este primer modelo no es el
definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representación de las primeras consideraciones a las cuales se
ha llegado.
Evaluación de la proyección del plan.
El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su análisis y evaluación y
a las autoridades (en este caso, la totalidad del comité Organizador) que deben decidir sobre la continuación del trabajo
hacia la confección del plan definitivo
Elaboración del plan modelo definitivo.
Como resultado de la evaluación del plan, el nivel de dirección que corresponda[10]determina que se confeccione el plan
siguiendo aquella alternativa que es considerada la mejor.
Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 36
En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboración de otros derivados, por ejemplo, a niveles inferiores de
dirección o a niveles mayores de detalle, proceso el cual debe iniciarse.
La aprobación del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto formal por la persona autorizada para ello. Debe
ser dado a conocer a todos los ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su ejecución (durante el evento) y control
(después del evento).
El período de planeación de un Evento. Principios a tener en cuenta
La planificación de un evento tiene un período de duración en correspondencia a las características del mismo y a la
capacidad de organización que tengan sus responsables. Para tener la medida del horizonte del plan ya sea para un
período corto o prolongado, así como para establecer una adecuada coordinación de todas las acciones propuestas, es
necesario tener en cuenta varios principios:
 El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la Organización para obtener buenos
resultados.
 El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles dentro de las políticas establecidas.
 El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de dirección del objeto de planificación.
 Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro de pérdida que se producirán por
hechos inesperados. La flexibilidad introducida implica costos y el plan más inflexible será el menos costoso si los
hechos posteriores comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la decisión.
 Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo deseado. Si se reconocen los factores limitantes en
una situación dada, se puede estrechar la búsqueda de alternativas a aquellas que superen a esos factores. El
principio es el siguiente: "sólo cuando se reconocen y se resuelven aquellos factores que representan un serio
obstáculo en nuestro camino hacia la meta, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de acción."
Lo complejo de la aplicación de este principio es la búsqueda y reconocimiento de ellos factores limitantes, que en
ocasiones son obscuros. En la planeación esto se hace interminable debido a la variabilidad de los factores limitantes por
el momento dado. Lo que hoy es decisivo, mañana puede entorpecer la planeación o lo que hoy es un factor limitante,
mañana puede carecer relativamente de importancia.
La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan las políticas, estrategias, objetivos,
acciones, recursos, tiempo y en función de ello construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar con la realización
del mismo para un momento posterior, mediato o inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las funciones directivas
(organización, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un
instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que se logre ese espacio de comunicación
entre la organización y los públicos objetivos, que es en esencia la razón de existir del evento como actividad
organizacional, este proceso de planificación tendrá validez
https://www.monografias.com/trabajos72/planificacion-eventos-perspectiva-gerencial/planificacion-eventos-perspectiva-
gerencial2.shtml

Recopilado por Mtra. Karina Trejo Lerma Nombre del Alumno ______________________________________________ 37