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GUÍA PARA EMPRESAS

Métricas decisivas

20 KPIs que toda empresa en


crecimiento debe controlar

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Métricas decisivas

20 KPIs que toda empresa en


crecimiento debe controlar

Los indicadores clave de desempeño (KPI) son métricas La inmensa cantidad de información disponible para
de negocios cuantificables que siguen y miden el los responsables de la toma de decisiones hoy en día
progreso de una organización hacia sus objetivos también puede ser abrumadora, por lo que la hemos
estratégicos. Más que meros números, los KPI cuentan reducido a 20 KPIs ampliamente utilizados y relevantes
una historia sobre el desempeño de una empresa. para la mayoría de las empresas. Esta guía empresarial
Comprenderlos en relación con el sector, la empresa e explica por qué son importantes los KPI, las
incluso los distintos departamentos de ella es esencial características de un buen KPI y proporciona una
para cualquier negocio en crecimiento. lista de KPIs financieros y operativos populares.

Los líderes empresariales son cada vez más conscientes


de que pueden aprovechar esta información para tomar
mejores decisiones.

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Índice de contenidos

1 2
Visión general ¿Qué es un KPI? 10 KPIs financieros
populares

Página 2 Página 4 Página 5

3 4 5
10 KPIs operativos Cómo elegir los ¿Cómo puede ayudar
comunes KPIs adecuados el software financiero
para tu empresa a establecer y
controlar las métricas
financieras y los
KPIs?
Página 8 Página 11 Página 13
CAPÍTULO 1

¿Qué es un KPI?

Un KPI mide el desempeño de una empresa en relación en las métricas de gestión de empleados, como la
con sus objetivos empresariales principales. Los KPI de retención y rotación de personal.
alto nivel se centran en el desempeño general de una
empresa, mientras que los de nivel inferior se centran Los KPI se dividen en dos categorías: adelantados y
en los procesos, productos y productividad de los retrasados. Los indicadores adelantados predicen lo
departamentos. Una empresa no necesita controlar que puede suceder en el futuro y ofrecen a las
demasiados KPI, no más de 10 como regla general. Al empresas la oportunidad de prepararse como
fin y al cabo, medirlo todo enturbia la imagen de lo que corresponde. Por ejemplo, un aumento del tamaño
más importa a la organización. de las operaciones o del número de empleados
puede presagiar un crecimiento de los ingresos. Los
Existen diferentes tipos de KPIs. Muchos se centran en indicadores retrasados reflejan resultados pasados y
los resultados financieros, como la tasa de crecimiento miden las consecuencias de las acciones. Los ingresos
de los ingresos y el margen de beneficio neto. Otros se mensuales recurrentes y la rotación de empleados son
centran en los clientes, como la satisfacción o la pérdida dos ejemplos de este tipo de KPI. Estos indicadores son
de clientes. Algunos KPI miden las operaciones, como capaces de revelar tendencias, ayudar a las empresas a
el tiempo de comercialización y los plazos medios de evaluar su progreso e influir en decisiones futuras.
entrega de pedidos, mientras que otros se centran

Un indicador
supervisa la salud
de la empresa. Revelan pautas
y tendencias.

5 razones
por las que
los KPI son
importantes
Indican si es
necesario ajustar
un objetivo.
Descubren puntos
problemáticos.

Indican si es necesario
ajustar un objetivo.

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CAPÍTULO 2

10 KPIs financieros populares

Si bien las empresas necesitan tener una idea clara de lo 3. Flujo de caja operativo
que les hará prosperar y de los KPI específicos de cada El flujo de caja operativo (FCO) es la cantidad de efectivo
sector que les interesan, existen métricas relevantes que genera una empresa a través de sus operaciones
para la mayoría de ellas. He aquí 10 KPIs financieros habituales. Esta métrica proporciona una idea de cuánto
más utilizados por empresas en crecimiento. efectivo se puede gastar en el futuro inmediato y si se
deben reducir los gastos. También puede revelar
1. Margen de beneficio bruto problemas como que los clientes tardan demasiado en
Mide la cantidad de dinero que queda de las ventas pagar sus facturas o no las pagan. Existen dos maneras
de productos después de restar el costo de bienes de calcularlo: el método directo y el indirecto.
vendidos (COGS). Un mayor margen de beneficio bruto
indica que la empresa está convirtiendo eficientemente
su producto o servicio en ganancias. El costo de los Flujo de caja operativo (método indirecto) =
bienes vendidos es el importe total para producir un Ingresos netos + Depreciación y amortización –
producto o servicio, incluidos los materiales y la mano Capital circundante neto
de obra. Las ventas netas son los ingresos menos las
Flujo de caja operativo (método directo) =
devoluciones, los descuentos y los ajustes de ventas.
Ingresos en efectivo – Gastos operativos pagos
en efectivo

( )
Porcentaje del
margen Ventas netas – COGS
= x 100
de beneficios Ventas netas 4. Índice de solvencia
brutos Mide la liquidez de una empresa para determinar si
puede cumplir con sus obligaciones financieras. Un
2. Margen de beneficio operativo coeficiente de capital circulante igual o superior a 1
Muestra el porcentaje de beneficios que una empresa significa que los activos de la empresa superan el
obtiene de sus operaciones antes de contabilizar valor de sus pasivos. Las empresas suelen fijarse
impuestos e intereses. El aumento de los márgenes como objetivo un ratio de 1.5-2, y cualquier valor
operativos puede indicar una mejor administración y inferior a 1 indica futuros problemas financieros.
control de costos en una empresa. Para determinarlo,
se debe restar el COGS, los gastos de operación, la
depreciación y amortización de las ventas totales. Ratio de capital circulante = Activos circulantes /
Pasivos circulantes

Porcentaje de margen de beneficios operativos =


(Beneficios operativos / Ingresos) x 100

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5. Test ácido
Mide si una empresa puede cumplir sus obligaciones
financieras a corto plazo evaluando si tiene suficientes
activos para pagar sus pasivos circulantes. Se expresa
en cifras: un coeficiente de 1.0 significa que una
empresa tiene activos suficientes para cubrir sus
pasivos. Cualquier valor inferior a 1 podría significar
que el modelo de negocio de la empresa no es viable.

Test ácido = (Efectivo + Equivalentes de efectivo +


Valores negociables + Cuentas por cobrar netas) /
Pasivos circulantes

6. Rentabilidad de los activos (ROA)


Mide la rentabilidad de una empresa en comparación
con sus activos totales. Esta métrica del retorno de
la inversión (ROI) muestra la eficacia con la que una
empresa utiliza sus activos para generar ganancias. Un
ROA más alto significa que una empresa está operando
de manera más eficiente. Para calcular el valor medio
total de los activos, se suman todos los activos al final
del año en curso más todos los activos del año anterior
y se dividen por dos.

ROA = Ingresos netos / Valor total medio de los


activos ativos

7. Días pendientes de pago (DPO)


El número promedio de días que tarda una empresa
en realizar pagos a acreedores y proveedores se
denomina días pendientes de pago. Este ratio ayuda
a la empresa a ver lo bien que está gestionando el
flujo de caja, si está aprovechando los descuentos por
pagos anticipados o puntuales de los proveedores, y si
establecerá relaciones sólidas con los proveedores.

DPO = (Total de cuentas por pagar en un período


determinado / COGS) x Número de días en
el período

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8. Días de ventas pendientes de cobro (DSO) 10. Índice de variación presupuestaria
Esta métrica muestra cuánto tardan, por término Tal y como suena, compara el gasto o las ventas reales de
medio, los clientes en pagar a una empresa por bienes una empresa en un área determinada con los importes
y servicios. Un mayor número de días de ventas presupuestados. Aunque los presupuestos suelen estar
pendientes de cobro indica que la empresa tarda más vinculados a los gastos, la variación presupuestaria
en cobrar, lo que puede generar problemas de flujo también puede comparar los ingresos reales y previstos.
de efectivo. Por lo general, cuanto menor sea su DSO, Este análisis ayuda a los líderes de pequeñas empresas
mejor, pero esta cifra suele aumentar en épocas de a identificar áreas en las que están gastando en exceso y
incertidumbre económica o recesión. que pueden requerir más atención. También revela áreas
de la empresa que superaron las expectativas y justifican
una inversión adicional.
Días de ventas pendientes de cobro = (Total de
cuentas por cobrar en un período determinado /
Total de ventas a crédito en un período) x Número Porcentaje de variación presupuestaria =
de días en el período o período (Real / Pronóstico − 1) x 100

9. Runway/Burn rate
El runway muestra cuánto tiempo le queda a una
empresa antes de quedarse sin efectivo, basándose
en el dinero que tiene disponible actualmente y en
cuánto gasta al mes. Esta métrica ayuda a las empresas
a comprender cuándo necesitan recortar gastos u
obtener financiación adicional. Si el margen de liquidez
se acorta con el tiempo, es señal de que la empresa está
gastando más dinero del que puede permitirse.

Está estrechamente vinculada al burn rate (tasa de


consumo), que mide cuánto dinero gasta una empresa
durante un período determinado (normalmente
mensual). El burn rate lo utilizan con frecuencia las
startups respaldadas por inversores que pierden
dinero en sus inicios.

Burn rate neto = (Ingresos mensuales – COGS) –


Gastos mensuales

Runway = Capital total / Gastos mensuales

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CAPÍTULO 3

10 KPIs operativos comunes

Los KPI operativos muestran el buen funcionamiento Aunque la fórmula que figura a continuación se refiere
de la empresa. La mejora de los procesos y las métricas al plazo de entrega total, puede ajustarse para medir
internas conducen a más clientes satisfechos, lo cual es el plazo de entrega al cliente, el plazo de entrega
imperativo para las empresas en crecimiento. al proveedor o el plazo de entrega de producción.
Debemos tener en cuenta que el tiempo de fabricación
1. Coste por unidad
sólo se aplica a las empresas que fabrican sus
El costo por unidad es cuánto le cuesta a una sola
propios productos.
unidad de producto producir o comprar a una empresa.
Se utiliza mejor en empresas que fabrican o venden
grandes cantidades del mismo producto. Conocer el Plazo acumulado = Tiempo de adquisición +
costo por unidad ayuda a las empresas a comprender Tiempo de fabricación + Tiempo de envío
si están fabricando productos de manera rentable,
cómo fijar el precio de los productos y cuándo
obtendrán ganancias. 3. Ciclo de conversión de efectivo
Esta métrica indica el tiempo que transcurre entre el
momento en que se paga a los proveedores por los
Costo por unidad = (Total costos fijos + Total costos materiales y el momento en que los clientes pagan por
variables) / Número de unidades producidas el producto final acabado. Es importante que el tiempo
del ciclo sea lo más corto posible. El seguimiento de esta
métrica ayudará a identificar las posibles causas de los
2. Plazo de entrega problemas de flujo de efectivo. Aunque varía según lo
Mide la cantidad de tiempo que transcurre entre el que la empresa venda y la base de clientes, algunas de
comienzo y el final de cualquier proceso de la cadena las empresas más eficientes tienen ciclos de conversión
de suministro. Podría ser el tiempo en el que una de efectivo de menos de un mes. Sin embargo, puede
empresa ordena un producto de un proveedor y lo ser mucho más largo, si se forma parte de un sector con
recibe, también cuando un cliente realiza un pedido extensos plazos de entrega.
y lo recibe, o entre el inicio y el final de un proceso de
producción. De este modo, este KPI mide la eficiencia
de toda la cadena de suministro o de determinadas Ciclo de conversión de efectivo = Días de
etapas de la misma. El plazo de entrega es importante ventas pendientes de cobro + Días de inventario
porque determina la cantidad de inventario que una pendientes – Días pendientes de pago
empresa debe tener a mano para satisfacer los pedidos
y, por lo tanto, influye en la disponibilidad del stock y la
satisfacción del cliente.

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4. Índice de rotación de inventario significa que está moviendo el producto rápidamente.
Es el número de veces que una empresa vende y Por el contrario, una baja tasa de ventas sugiere que está
repone su stock en un plazo determinado, normalmente pagando por almacenar un exceso de inventario.
un año. Mide hasta qué punto una empresa convierte
su inventario en ventas. Las empresas pueden utilizar
Tasa de venta directa = (Número de unidades
su índice de rotación para determinar si tienen
vendidas en el período / Número de unidades
demasiado inventario en comparación con la cantidad
recibidas en el período) x 100
de stock que se vende.

Índice de rotación de inventarios = 6. Retorno de la inversión del margen bruto (GMROI)


[COGS / (Valor inicial de inventario + Valor final Mide cuánto dinero gana una empresa con una inversión
de inventario) / 2)] x 100 específica en inventario. Esta métrica le proporciona a la
empresa información sobre qué artículos del inventario
tienen un rendimiento especialmente bueno o malo para
5. Tasa de venta directa que se pueda planificar en consecuencia. En general, un
Es una comparación entre la cantidad de existencias GMROI del 200% o superior es un buen objetivo.
vendidas y la cantidad de existencias producidas o
recibidas de un proveedor. Es importante porque ayuda
a comprender la eficiencia con la que la empresa vende Retorno de la inversión del margen bruto =
su inventario. Una alta tasa de venta es positiva porque (Beneficio bruto / Costo medio de inventario) x 100

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7. Costo por quiebre de stock 9. Índice de envío puntual
La falta de stock de algunos productos será más Muestra la frecuencia con la que los pedidos llegan a
costosa para tu empresa que la de otros. Para medir el los clientes dentro del plazo de envío prometido. Esta
impacto de los quiebres de stock, se puede utilizar esta métrica es importante para evaluar la eficiencia de
métrica. Las empresas pueden utilizarla para calcular el los procesos de envío y cumplimiento de los pedidos.
dinero que pierden cuando tienen demasiado poco o También puede ayudar a identificar los puntos de
experimentan un aumento inesperado de la demanda, referencia de entrega a tiempo adecuados para
lo que provoca que se agote el stock. También puede diversos productos.
afectar la cantidad de artículos que una empresa tiene
a mano.
Índice de envío puntual = (Número de artículos
enviados a tiempo / Número de artículos
Costo por quiebre de stock = Número de días enviados) x 100
de quiebre de stock x Promedio de unidades
vendidas al día x Precio por unidad
10. Índice de perfección de pedidos
Es una medida del número de pedidos que una
8. Índice de entregas puntuales empresa envía sin ningún inconveniente, como daños,
Mide el porcentaje de pedidos que llegan a tiempo a imprecisiones o retrasos. Aunque todas las empresas
los clientes (en el plazo de entrega previsto o antes) y aspiran a un índice de perfección cercano al 100%, esta
analiza la eficacia de la cadena de suministro. Un bajo cifra puede variar según la realidad. Esta métrica está
índice de entregas puntuales puede ser señal de lentitud fuertemente vinculada a la satisfacción del cliente y a la
en los procesos de la cadena de suministro, cuellos de eficiencia operativa.
botella en los envíos o métodos de entrega lentos y poco
confiables. En cualquier caso, perjudicará la satisfacción
del cliente y puede que no vuelva a comprar. Índice de perfección de pedidos = [(Número
de pedidos entregados a tiempo / Total de
pedidos) x (Número de pedidos completos / Total
Índice de entregas puntuales = ((Pedidos totales – de pedidos) x (Número de pedidos sin daños
Pedidos retrasados) / Pedidos totales) x 100 / Total de pedidos) x (Número de pedidos con
documentación precisa / Total de pedidos)] x 100

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CAPÍTULO 4

Cómo elegir los KPIs


adecuados para tu empresa

Antes de que una empresa pueda seleccionar


cualquiera de estos KPIs, primero debe establecer sus Diferencia entre métricas y KPI
objetivos generales. Sólo entonces podrá conocer los Aunque a menudo se confunden los términos
aspectos y las funciones en los que debe centrarse. métrica y KPI, cada uno tiene un significado
A partir de ahí, elegir los KPIs correctos ayudará a distinto. Las métricas son todos los datos
evaluar si va por un buen camino para alcanzar sus cuantificables que una empresa supervisa para
objetivos empresariales. rastrear el rendimiento y las mejoras a nivel
general. Una vez que una organización comienza
¿Cómo luce un buen KPI? ¿Qué características se deben
a rastrear una métrica importante, tiene una
buscar? Consideremos los siguientes criterios:
línea de base con la que puede comparar
• Alineación con los objetivos. Un KPI sólido refleja los cifras futuras para ver cómo ha cambiado el
objetivos estratégicos de una empresa. Los objetivos rendimiento de distintos procesos o equipos a
variarán según el tipo de empresa, como de empresa lo largo del tiempo. A medida que una empresa
a empresa (B2B) o de empresa a consumidor (B2C), crece, empieza a realizar el seguimiento de
y el modelo de negocio. Una empresa de software, más métricas, incluidas las específicas de
por ejemplo, tendrá diferentes medidas de éxito que determinadas iniciativas o departamentos.
un fabricante industrial. Si el objetivo es aumentar los
Los KPI son métricas especialmente importantes
ingresos del comercio electrónico en un 30%, una
para la empresa porque miden los progresos
empresa podría elegir métricas que midan el valor
realizados en relación con sus principales
medio de los pedidos, la tasa de conversión y
objetivos. Una característica distintiva de los KPI
el abandono de carritos.
es que suelen tener objetivos predeterminados,
Los KPIs también pueden alinearse con los objetivos lo que no ocurre con todas las métricas: una
de diferentes departamentos, equipos e individuos. Si empresa puede supervisar determinadas
el departamento de compras desea mejorar la gestión métricas durante años sin tener en mente
de inventario para reducir costos, los KPI más efectivo objetivos específicos. Al menos algunos
podrían incluir el índice de rotación de inventario y la KPI deben ser métricas financieras, como el
tasa de perfección de pedidos. crecimiento de los ingresos, el margen de
beneficio y el flujo de caja.
• Alineación con la fase de crecimiento. Un buen
indicador clave de rendimiento también se ajusta a la En resumen, los KPI revelan si una empresa está
fase del ciclo de vida de una empresa. Las métricas alcanzando sus objetivos o metas principales.
para una empresa en crecimiento, por ejemplo, Las métricas simplemente rastrean el estado
podrían centrarse en los comentarios de los clientes de los distintos procesos que tienen una
y la validación del modelo de negocio. Los KPIs para importancia variable para la empresa.
empresas más consolidadas podrían ser los ingresos
recurrentes mensuales, la retención y el costo de
adquisición de clientes.

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¿Miden realmente
el progreso? ¿Eliminamos las
métricas de vanidad?

¿Están ¿Tienen potencial


alineados con para revelar
nuestros objetivos 6 preguntas a tener tendencias?
empresariales? en cuenta al elegir los KPIs

¿Son realmente
importantes para
indicadores
nuestra empresa?
adelantados
o retrasados?

• Cuantificables y medibles. Los buenos KPIs son fáciles • Viabilidad. Un buen KPI mide los objetivos alcanzables
de medir y se basan en objetivos claros y rastreables. en lugar de objetivos poco realistas. Alcanzable
Pueden expresarse como ratios, porcentajes o tasas también significa que los datos necesarios para
para que los equipos puedan ver en qué punto calcular el KPI están disponibles, son accesibles,
se encuentran y hacia dónde deben dirigirse. Por confiables y presentables para las partes interesadas.
ejemplo, “reducir el costo de captación de clientes
• Accionables. Un KPI accionable indica tareas
en un 15%” es un objetivo cuantificable, pero “reducir
medibles que conducen a una empresa hacia sus
el costo de captación de clientes” hace más difícil
objetivos. Sin un objetivo, el KPI es sólo una métrica,
determinar si se ha alcanzado ese objetivo o no.
no un indicador. Puede servir de base para tomar
Los KPI para este objetivo podrían incluir la tasa
decisiones, como ajustar un plan de ventas en función
de conversión y el costo de generación de clientes
del rendimiento de un producto en el mercado.
potenciales por canal.
También revela tendencias que influyen en las
• Relevantes. ¿Se centra el KPI en lo que realmente estrategias futuras.
importa para que la empresa avance? ¿O se centra en
métricas superficiales de vanidad que parecen arrojar
una luz sobre el producto o la empresa, como el
número de descargas de una aplicación gratuita o de
seguidores en las redes sociales? En la mayoría de los
casos, la mayoría de estos usuarios no se convertirán
en clientes de pago, por lo que el valor es limitado.
El uso de KPIs adecuados ofrece valor, apunta a una
tendencia o informa los pasos a seguir.

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CAPÍTULO 5

¿Cómo puede ayudar el software


financiero a establecer y controlar
las métricas financieras y los KPIs?

El seguimiento incluso de métricas básicas como Los líderes empresariales deben


ingresos, gastos y beneficios puede resultar
engorroso con planillas u otros métodos manuales. dar prioridad a la identificación de
Es difícil mantener toda esta información actualizada, los KPIs más importantes para sus
especialmente a medida que una empresa crece y
aumenta su volumen de transacciones. Ello da
empresas, supervisarlos y ajustarlos
lugar a información inexacta y, en consecuencia, a continuamente en función de lo que
otros muchos problemas que podrían infligir
les indiquen los datos.
daños duraderos.
Los sistemas empresariales back-end con funciones
Calcular manualmente métricas más complejas,
integradas de generación de informes y análisis pueden
como algunos de los KPIs financieros y operativos
ayudarlas a realizar un seguimiento de estas cifras y
comentados anteriormente, es aún más difícil y
detectar cambios que tendrán un impacto positivo o
propenso a errores. Los principales sistemas ERP,
negativo en su salud financiera. Necesitan una forma
como NetSuite, recopilan todos los datos financieros
de verificar constantemente estas métricas, porque
y operativos necesarios para calcular todos y cada
pueden ser un factor decisivo para lograr el éxito.
uno de los KPI que la empresa desee controlar.

NetSuite exhibe esta información en dashboards que se


actualizan en tiempo real y distribuye automáticamente
informes a todas las partes interesadas.

Las empresas en crecimiento deben establecer KPIs


claros y realizar un seguimiento de una amplia variedad
de métricas para sobresalir en el turbulento entorno
actual. Sin información, no tendrán una idea real de
cómo están progresando hacia sus objetivos y si
están financieramente sanas o se dirigen en la
dirección equivocada.

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¿Por qué son importantes los KPIs para tu empresa?
Los KPIs ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos empresariales a corto y largo plazo y a
realizar ajustes para mantener el rumbo. Son especialmente significativos cuando se analizan en
el contexto de otros KPI y junto a ellos, a menudo en un dashboard que ofrece una visión global
de la evolución de los distintos aspectos de una empresa.

Ofrecen una gran variedad de perspectivas, y las empresas confían en ellos para:

• Medir el progresso. Por su propia definición, los KPI miden el progreso de los objetivos empresariales clave de
una empresa. Si una empresa tiene el objetivo de aumentar las ventas anuales en un 20%, los KPI que indican
el crecimiento mensual y las reservas mensuales de ventas pueden ayudar a medir el progreso hacia
ese objetivo.

• Ajustar objetivos y metas. Las circunstancias pueden cambiar después de que una empresa establece sus
objetivos. Al supervisar los KPIs con frecuencia, incluso a diario, una empresa puede observar que un objetivo
no es realista o ya no está alineado con su plan revisado. Esta información ofrece a los directivos la oportunidad
de replantearse sus planes para adaptarlos mejor a los objetivos.

• Identificar problemas a resolver. El análisis de los KPI puede descubrir un problema que de otro modo pasaría
desapercibido. Por ejemplo, los KPIs de marketing relacionados con el sitio web de la empresa, como una tasa
de rebote elevada o un descenso del uso activo diario, pueden indicar que las páginas se cargan con demasiada
lentitud o que el sitio contiene enlaces rotos.

• Detectar patrones. Cuando estas cifras se miden a lo largo del tiempo, por ejemplo mes a mes, a menudo
surgen patrones y tendencias que pueden influir en la toma de decisiones. Si las ventas de un determinado
producto no aumentan, quizá sea necesario realizar una nueva campaña de marketing. Si el índice de
devoluciones de un determinado producto ha disminuido en un período de seis meses, podría indicar un
problema de fabricación.

• Detectar ineficiencias y oportunidades de reducción de costos. Cuando los KPIs se aplican a los procesos
empresariales, las empresas pueden identificar más fácilmente los cuellos de botella, resolverlos y reasignar
recursos. Todo ello debería aumentar la eficiencia y mejorar los resultados. Por ejemplo, si el inventario recibido
tarda cinco días laborables en estar disponible para la venta, puede plantearse contratar más personal de
almacén o cambiar a un nuevo sistema de gestión de almacenes para llevar el control de los artículos más
rápidamente. Esto debería reducir los costos de mantenimiento del inventario y los gastos relacionados con la
entrada en almacén.

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