CURSO 

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) 

¿CUANTOS  KPI´S  SE  REQUIERE  PARA  MANEJAR 
UNA EMPRESA? 

 
 

Índice
¿Cuántos KPI se requieren para manejar una empresa? 2

¿Cuántos indicadores clave de rendimiento (KPI) deberíamos colocar en un

dashboard ejecutivo? 4

Indicadores de desempeño (PI, Performances Indicators) 5

Demasiados KPI 5

Diferencia entre KPI y PI 6

Pasos para seleccionar la cantidad correcta de KPIs 6

En Resumen 8

  
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¿Cuántos KPI se requieren para manejar una empresa?

“Si no puede medirlo, no puede administrarlo. Cuanto más gestionemos,

mejor.​ ​Por tanto, midamos tanto como sea posible.”

Si hay algo en lo que somos realmente buenos, es en medir cosas.

“Si se mueve, mídelo.​ Si no se mueve, mida cuánto tiempo permanece

quieto”​.

Estamos convencidos de que si podemos medirlo, podemos gestionarlo. ​¿Y el

resultado? Hemos terminado en un infierno de medición. Nos centramos en una gran
cantidad de medidas y dedicamos más tiempo a medir que a gestionar.

Es fácil dejarse atrapar por pensar que: ​“monitorear muchos indicadores como sea
humanamente posible es la mejor manera de aumentar el rendimiento”​. El hecho
es que realizar múltiples tareas, extenderse y agotarse demasiado, no son tareas útiles
al ​analizar el rendimiento​ de su organización.

Las consecuencias no son positivas, porque el enfoque se fija en una multitud de

indicadores y las organizaciones están teniendo dificultades para dirigirse hacia un
objetivo común.

​¿Cuántos indicadores de desempeño son realmente clave para su organización?

Al ejecutar una gran operación dentro de una unidad organizativa o departamento,

claramente necesitamos medir muchas cosas, pero cuando estamos administrando una
empresa, las mediciones operativas diarias se vuelven menos importantes. Dirigir un
negocio requiere que se midan aquellas cosas que contribuyen al logro de los
objetivos estratégicos de negocio​ y, en última instancia, a la visión para el futuro.

Por lo tanto, se recomienda concentrarse en los ​indicadores clave de rendimiento

(KPI)​. Las medidas que son ​claves​ ​para el ​desempeño​ de la estrategia de negocio.

  
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Entonces,

¿cuántos KPI se requieren?

Es aquí donde a menudo caemos en la trampa de mezclar ​medidas operativas con

KPI de negocio​. En general, ​las medidas operativas son fáciles de encontrar o
definir. Por ejemplo, en una línea de ensamblaje de fabricación, puede ser importante
registrar la entrada y salida de las personas para asegurarse de que se les pague
correctamente, pero las horas que trabajan pueden ser relevantes o no para la
estrategia de negocio. Todo depende de si existe o no un objetivo estratégico (o de
negocio) relacionado con la fuerza laboral. En el mejor de los casos, las horas
trabajadas pueden ​contribuir​ a un KPI.

¿Cuántos indicadores clave de rendimiento (KPI) deberíamos

colocar en un dashboard ejecutivo?
Aunque los informes de KPI pueden no ser una ciencia exacta, la respuesta corta a
esta pregunta es: ​alrededor de 10​. Más que eso, se distrae con métricas menos útiles.
Y distraerse no es lo que quiere de su dashboard.

​El tablero de tu auto

Comparemos su dashboard ejecutivo con el tablero o consola que usted mira mientras
conduce su automóvil. Los ingenieros podrían haber puesto muchos más indicadores
clave de rendimiento, como la presión de los neumáticos en tiempo real o la cantidad
de automóviles a su alrededor. ¿Por qué no mostrar la fuerza del viento o incluso un
indicador de pendiente?

Es porque esos no son críticos para conducir su automóvil. Pero podría ser peligroso
arriesgarse en la carretera sin el indicador de velocidad o hacer un viaje sin el indicador
de nivel de gasolina. Incluso las RPM son útiles para vigilar el sobrecalentamiento del
motor.

Crítico,​ quiere decir, lo que no puedes ignorar o pasarán cosas malas.

Crítico es la palabra clave aquí. Si no es tan importante, entonces no lo necesita en el

panel o dashboard ejecutivo. Puede estar en otro dashboard, como los de marketing o
los de operaciones, pero no en el ejecutivo. Si puede ser despedido porque no vio un

  
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KPI en particular, entonces es lo suficientemente crítico como para obtener un buen

lugar en el tablero.

La gestión del rendimiento ​se está desarrollando en muchos sentidos, desde

informes estándar de proyectos de toda la empresa, hasta una gran cantidad de
información de autoservicio bajo demanda y pequeñas iniciativas. Con el número cada
vez mayor de herramientas de autoservicio, como Pentaho, QlikView, Tableau y
PowerBI, ahora todos pueden actuar como controladores y utilizar su valioso tiempo
para desarrollar sus propios conjuntos de métricas. Las divisiones, áreas de negocio y
funciones dentro de la misma organización están configurando sus propios informes y
seleccionando sus propios indicadores clave de rendimiento (KPI).

A menudo vemos que muchas empresas tienen de 8 a 10 KPI (indicadores clave de

rendimiento) por departamento, para medir la productividad. Asumiendo que la
compañía promedio tiene 6-10 departamentos, ¡esto significa que está rastreando
hasta 100 KPIs !

¿Cómo pueden ser útiles a la empresa estos 100 indicadores clave de

rendimiento ?

Indicadores de desempeño (PI, Performances Indicators)

Cuando las organizaciones tienen muchos "KPIs", lo que realmente sucede es que no
son KPI, estos se convierten en ​PIs (o indicadores de rendimiento)​. Estos PIs son
útiles para cuando estás en el meollo de un departamento específico, ya que ellos
permiten medir el éxito (o el fracaso) para cumplir los objetivos en ese departamento.

Dado que esta realidad se repite en muchas organizaciones, es importante clasificar

qué ​indicadores son clave​ y cuáles son sólo para ​medir el desempeño específico​.

Por ejemplo, una persona que no diferencia los KPI y los PI podría decir que la
empresa está bien porque ha disminuido la cantidad de tiempo que empaca los
productos del inventario para enviarlo a los clientes en un 15%. ​¿Cómo se
correlaciona eso con las ventas y su beneficio neto?

Demasiados KPI

  
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Tener demasiados KPI puede resultar en lo que se denomina en el área “​Sobrecarga

de KPIs”​ . Muchas organizaciones piensan que al tener 8-10 KPI por departamento,
podrán evaluar mejor el desempeño de la empresa . Esto es relativamente correcto.

La verdad es, que cuando tienes 100 o más KPIs, nadie tiene el tiempo ni la energía
para revisarlos exhaustivamente. De repente, esos KPI se vuelven redundantes para la
empresa. Hay mucha lectura entre líneas para entender lo que miden los KPI. Sin
mencionar el tiempo perdido preparando las medidas que probablemente se ignoran.

Diferencia entre KPI y PI

Al realizar un análisis de las actividades de negocio más importantes que impulsan las
ganancias y el flujo de caja​, se puede desarrollar un conjunto de KPI reales. Las
recomendaciones indican que un número ideal de KPI para un departamento se
encuentra entre 6-8.

Si un departamento necesita una cantidad mayor al rango de 6-8 KPI para analizar la
productividad, entonces, estos no son necesariamente KPI. Estos son PI que pueden
usarse para el control de calidad, etc. Un departamento podría necesitar usar un PI
para administrar sus procedimientos; La diferencia clave es que no "mueve la aguja".

Pasos para seleccionar la cantidad correcta de KPIs

Si ya se está ahogando en los KPI y desea comenzar a concentrarse, o simplemente
tiene dificultades para alinear su organización para que se dirija en una dirección
seleccionada, pruebe los siguientes pasos para seleccionar la cantidad correcta de
KPIs o medidas de rendimiento que realmente necesita, para que pueda dejar de
ahogarse en demasiados KPIs o tener sed de más.

PASO 1: Compare sus KPI actuales con sus objetivos.

Los KPI no deberían estar sueltos y no alineados con los objetivos estratégicos. Ellos
son la evidencia de progreso hacia las metas. Obtenga una lista de sus objetivos y una
lista de sus indicadores clave de rendimiento o medidas, y vincúlelos entre sí.

Comience seleccionando un puñado de KPI que lo guiarán hacia sus objetivos

estratégicos y aumentarán la rentabilidad. No deben seleccionarse por capricho, sino
colocarse para abordar las áreas problemáticas / causas fundamentales que le impiden

  
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alcanzar sus objetivos estratégicos. Si no están alineados con sus objetivos

estratégicos, vuelva a intentarlo.

Si cada KPI o medida se vincula a todo, ha ido demasiado lejos. Concéntrese en

vincular los KPI o las medidas de desempeño con los objetivos de los que son la
evidencia más directa y sólida. Si algún indicador clave de rendimiento o medida no es
una prueba sólida de nada, tírelo.

Vale la pena señalar que, aunque son clave por el momento, pueden reemplazarse
más adelante si están desactualizados.

PASO 2: Elija sus tres objetivos prioritarios.

La cantidad de KPI está directamente relacionada con la cantidad de objetivos

estratégicos que tiene una empresa / organización. El número de objetivos estratégicos
depende de los recursos y el tiempo disponible para cumplir con los objetivos
planteados. Dado que casi todos en una empresa / organización tienen un "trabajo
diario", el tiempo que queda para concentrarse en los objetivos estratégicos tiende a
ser pequeño. En un estudio del Instituto Franklin Covey​, hablan sobre el ​torbellino del
trabajo diario. El torbellino nos absorbe todas las actividades necesarias para mantener
la organización en funcionamiento y no deja tiempo para nada más.

Para poner en marcha una estrategia eficaz y mensurable, el número de objetivos

estratégicos debe ser pequeño. hay una ley de rendimientos decrecientes:

● Si planeo hacer 1-3 cosas, lograré 1-3 cosas

● Si planeo hacer de 4 a 10 cosas, podría lograr 1 o 2
● Si planeo hacer más de 10 cosas, no lograré nada

En pocas palabras, fallaré si me extiendo demasiado.

Si solo tienes tres objetivos, es genial. Si tienes más de tres objetivos, eso no es muy
bueno. Si espera lograr cualquiera de ellos con excelencia (¿y por qué aspiraría a
lograr un objetivo sin excelencia?), ​debe ser implacable sobre qué medir:​ debe
reducirlo a tres objetivos.

¿Por qué? E ​ l Instituto Franklin Covey habla sobre las Objetivos Tremendamente
Importantes (​WIG​, wildly important goals), en esta descripción general de sus ​4

  
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disciplinas de ejecución​. Puede pasar a otras prioridades y medir más cosas diferentes,
después de lograr sus tres WIGs actuales.

PASO 3: Para cada objetivo prioritario, no tenga más de tres KPI.

A veces, un objetivo solo necesita una medida o KPI. Ese es el escenario deseado,
pues eso lo mantendrá simple. Pero a veces puede necesitar dos o tres KPI o medidas
para cualquier objetivo, por ejemplo, cuando necesita la perspectiva de más de una
parte interesada sobre el objetivo. ¡Pero no más de tres KPI o medidas por objetivo!

Si descubre que ninguno de sus KPI existentes se alinea directamente con uno de sus
tres objetivos principales, entonces, debe ser muy deliberado en el diseño de una
nueva forma de medirlo. No haga una lluvia de ideas ni seleccione KPI de bibliotecas y
listas. Diseñe su propio KPI que mida su objetivo único de la manera más directa y
factible posible.

En Resumen
En resumen, la cantidad óptima de KPI en un tablero ejecutivo debe estar entre tres y
diez. Puede tener 100 indicadores que podría medir, pero, ¿tienen el tiempo y el
conocimiento para evaluar el desempeño general?. No es el lugar para KPI irrelevantes
para los gerentes, como la tasa de rebote o ​ el ​tiempo promedio empleado.​ Recuerde
que todos y cada uno de los KPI enumerados en un panel ejecutivo deben ser
procesables y le dicen a primera vista lo que está sucediendo con la empresa.

  
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