Business Intelligence

con Pentaho

Tema:Identificación de indicadores claves de

rendimiento (KPIs)

Ing. Rayko Emilio Torres Cruz

Especialista de Business Intelligence
 Objetivo :

Identificar indicadores clave de negocio

(KPIs)
 Definición

Los KPI (Key Performance Indicators) miden el

nivel de desempeño de una empresa basándose
en cómo realiza sus actividades en relación al
objetivo fijado.
 Objetivos principales

 Medir el nivel de servicio

 Realizar un diagnostico de la
situación
 Comunicar e informar sobre
la situación y los objetivos
 Motivar los equipos
responsables del
cumplimiento de los objetivos
 Progresar constantemente.
 Condiciones

Se puede aplicar el acrónimo SMART, los KPI deben

ser:
eSpecificos (Specific)
Medibles (Measurable)
Alcanzables (Achievable)
Relevantes (Relevant)
a Tiempo (Timely)
 Tipo de indicadores

 Cantidad
 nº de visitas
 nº de quejas
 nº de productos vendidos
 Progreso
 Porcentaje completado
 Cambio
 Porcentaje de aumento o disminución en un
periodo
Principales
KPI de
marketing
 Relaciones públicas

 Comunicados de prensa
 Estudio de conducta
 Nivel de conciencia de la empresa
Promoción
 Tarifa de ventas durante promoción
 Tarifa de ventas antes de la promoción
 Porcentaje de ventas durante promoción
 Porcentaje de ventas antes de la promoción
Publicidad

 Coste de publicidad sobre el público objetivo

 Nivel de conciencia del producto (conocimiento)
 E-Marketing

 Número de nuevos visitantes

 Numero de acciones
 Numero de visitas
Proceso de aplicación
 Medidas de desempeño
 KRI (Key Result Indicator) Que has hecho, el efecto
de tus acciones.
 RI (Result Indicator) Te dice el éxito o fracaso de tus
acciones.
 PI (Performance Indicator) Te dice que hiciste.
 KPI (Key Performance Indicator) Te dice que hacer
para INCREMENTAR el desempeño de la
ORGANIZACION.
 Pelando la Cebolla

RI
Medio

KPI
Núcleo

KRI PI
Superficie Medio
Profundo
 KEY RESULT INDICATOR

 Son medidas que son confundidas con los KPI.

 El KRI es resultado de muchas acciones.
 No dicen como mejorar los resultados.
 Cubren largos periodos de tiempo.
 Los KRI son útiles para crear Dashboards de GOBIERNO
CORPORATIVO.
 Satisfacción del Cliente, Utilidad Neta, Utilidad Operativa,
Utilidad por Empleado o Cliente.
PERFORMANCE & RESULT INDICATOR
 Son medidas NO CLAVES, son complementarias.
 El PI ayuda a alinear el esfuerzo de la organización con
su estrategia. ( si fue éxito o fracaso se toma una
descion u otra)
 EL PI es una medida OPERATIVA, es no financiera.
 El RI es una medida FINANCIERA y muestra el
resultado de actividades.
 Para entender completamente por que varío, debemos
observar las actividades que le dan origen.
KEY PERFORMANCE INDICATOR

 Son un conjunto de datos que representan los

aspectos en los que el DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL es CRITICO, y debemos
ENFOCARNOS para el ÉXITO ACTUAL Y FUTURO
de la organización.
 Diferencias entre el KRI y el KPI

Característica KRI KPI

Puede ser financiera o Medidas no
Naturaleza
no financiera. Financieras

Diaria, Semanales,
Periodicidad Mensual o Trimestral
etc.

Responsable Directores Una persona o equipo

Si, requiere acción

No, ya es el resultado
¿Se puede corregir? inmediata para
final.
corregir desviaciones

¿Como se integra? Varias actividades Una actividad

 Regla del 10/80/10

Indicador Peso ¿Qué significa?

Key Result Indica que resultados han
Indicator 10 sido obtenidos.
Result Indicator Indica que se ha obtenido.
Performance
Indicator
80 Indica que se ha hecho.

Te dice que hacer para

Key Performance
Indicator 10 incrementar el desempeño
total de la organización.
 ¿Quién usa que?

Nivel
Herramienta Efecto
Organizacional
Toma de
Consejo Dashboard (KRI) decisiones y
Estrategia
Directores Scorecard (RI) Acción Estratégica
Supervisión
Gerentes Scorecard (PI)
Operativa
Operaciones Scorecard (KPI) Acción Táctica
DASHBOARDS (Tableros de control)

 Son herramientas de reporting para consolidar, números,

métricas y en ocasiones, scorecards en una sola
ventana.
 Se utilizan para mostrar los valores de un proceso o las
cifras que genera un departamento.
 No tiene porque ajustarse a una metodología de gestión.
SCORECARD (Cuadro De Mando)

 Son aplicaciones que miden el progreso hacia el logro de

una estrategia, metas u objetivos: utilizando KPIs
(Indicadores clave de rendimiento).
 Un scorecard puede ser parte de un dashboard, pero
se diferencian en que un cuadro de mando incluye
múltiples puntos de vista y aplica una metodología de
gestión, tal como el Balanced Scorecard (Cuadro de
Mando Integral, CMI).
Seguimiento o Gestión

 Un dashboard de ventas
informaría del logro de los
objetivos de venta.

 Un scorecard señalaría si
el negocio es realmente
rentable.
¿Qué utilizar? Lo deberían decidir los directivos
de la organización.

¿Desea realizar un seguimiento de la estrategia

de la organización? o ¿Sólo necesita una
herramienta para supervisar el desarrollo de un
proceso o el desempeño de algunas áreas de la
empresa?
 4 CONDICIONES BÁSICAS

1. Asociación y compromiso entre: operaciones,

administración, clientes clave y proveedores clave.
2. Transferir poder de decisión a las operadores
primarios.
3. Medir y reportar solo lo importante.
4. Vincular las medidas de desempeño con la estrategia a
través de los Factores Críticos de Éxito.
 Diferencia entre métrica y KPI

 Una métrica es esencialmente una forma de valor

 Número de clientes
 Ventas netas
 Inventario disponible
 Un KPI (Indicador clave de desempeño) incluye un
conjunto de valores del negocio a la métrica. Como su
definición lo indica, el KPI es usado para rastrear algún
objetivo específico del desempeño organizacional
 Ventas vs. Ventas del año pasado
 Tipos de Métricas

Tecnológicas
 Métricas basadas en componentes y aplicaciones, tales
como el desempeño, disponibilidad, garantía y
funcionalidad sobre un servidor, base de datos, firewall,
etc.
De Procesos
 Ayudan a determinar la salud general del proceso.
También ayudan a contestar 4 preguntas: Calidad,
desempeño, valor y cumplimiento

De Servicios
 Son métricas que miden el desempeño del servicio de
punta a punta. Se utilizan las métricas de tecnología y de
procesos para calcular las métricas de servicio
 Si no lo puedes medir…

La misma naturaleza de saber que algo está siendo medido

hace que trabajemos más fuerte. Este principio tiene como
nombre el Efecto Hawthorne.
El hecho de saber que se está midiendo modifica algún tipo
de conducta

Para mejorar algo debe tener un punto de partida, determinar

cómo va a medir su progreso y establecer una meta con
respecto a esas métricas.

Medir -> Controlar -> Comprender -> Administrar -> Mejorar

 Metas y Métricas

Las métricas pueden ser usadas para múltiples propósitos

tales como:
 Validar – ¿Estamos soportando la estrategia y visión?
 Justificar - ¿Tenemos los objetivos y métricas
adecuadas?
 Dirigir – Basado en datos duros, las personas pueden
ser guiadas para cambiar el comportamiento
 Intervenir – Tomar acciones correctivas tales como
identificar oportunidades de mejora
 Reportes para la dirección

Los reportes típicamente comparan la línea base, métricas

actuales y métricas objetivo contra si mismas.
Características de los reportes:
Cálculos de las diferencias son presentadas tanto en
términos absolutos y relativos
Las tendencias son más creíbles
Presentaciones visuales tienden a ser más efectivas
que las tablas
Ejemplo de Reporte
 Diferentes niveles de
medición y reportes

Los reportes pueden mostrar:

Resultados del servicio
Salud de un proceso de gestión de servicios
Reportes funcionales

Los reportes son parte esencial para demostrar a

la organización el nivel de compromiso con la
mejora.
De la visión a la medición

Visión

Misión

Metas

Objetivos

CSF

KPI

Métricas

Mediciones
De la visión a la medición

Sabiduría 1.Identificar la estrategia para 2. Define lo que vas a medir Datos

la mejora
• Visión
• Necesidad de la organización
• Estrategia
• Objetivos tácticos
• Metas organizacionales

PLANEAR
7. Implementar la mejora 3. Obtener los datos
• ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo?
• Criterios para evaluar la
integridad de los datos
• Metas Operacionales
• Mejora de los servicios

ACTUAR HACER

6. Presentar y utilizar la información

• Resumen del diagnóstico

• Planes de acción
• Etc.
VERIFICAR

5. Analizar la información y los datos 4. Porcesar los datos

• ¿Frecuencia?
• ¿Tendencias? • ¿Formato?
• ¿Objetivos? • ¿Herramientas y sistemas?
• ¿Mejoras requeridas? • ¿Precisión?
Conocimiento Información
 De la visión a la medición
Visión

Paso 1 Paso 2
Misión
Alineación TI
Negocio Paso 3
Metas
Paso 7 Paso 4

Objetivos
Paso 6 Paso 5

CSF

KPI
Paso 1 Paso 2

Alineación TI
Negocio Paso 3 Métricas

Paso 7 Paso 4
Mediciones

Paso 6 Paso 5
 Haciendo tangible lo intangible
CSF Responder a las solicitudes de cambios por parte del negocio y de TI que
alinearán los servicios con las necesidades del negocio mientras que se maximiza el
valor

KPI Incrementar el porcentaje de cambios que alcancen los requerimientos

acordados del cliente, por ejemplo: calidad/costo/tiempo

KPI Incrementar la exactitud de las predicciones de tiempo, calidad, costo,

riesgo, recursos e impacto comercial

KPI Incrementar las puntuaciones en las encuestas de satisfacción de los

involucrados con el proceso de la gestión de cambios

KPI El tiempo promedio para implementar alcanza los objetivos del SLA,
basado en tipo de urgencia/prioridad/cambio

KPI Reducción en el backlog de los requerimientos de cambio

KPI Los beneficios del cambio (expresados como “valor de las mejoras
hechas” + “impactos negativos prevenidos o terminados”) exceden los costos
del cambio
 Métricas para la mejora
Identificar el tipo de métrica:
Cualitativa:
Factor Crítico de Éxito (CSF):
Mejorar la calidad del servicio de TI
KPI: Incremento del 10% en
satisfacción del cliente por manejar
incidentes sobre los siguientes seis
meses
Métricas: Puntaje inicial y final de la
satisfacción de los clientes por el
manejo de incidentes
Mediciones: Puntaje de las
encuestas de satisfacción del manejo
de incidentes y número de encuestas
Cuantitativa:
Factor Crítico de Éxito (CSF):
Reducir los costos de TI
KPI: Reducción del 10% en los costos
del manejo de TI
Métricas: Costo original del manejo de
incidentes, costo final y costo del
esfuerzo de mejora
Mediciones: Tiempo usado en el
primer nivel de soporte y costo del
servicio de un tercero para el centro
telefónico
 KPI’s en los Dashboards

Dashboard – Es la representación gráfica del

desempeño y disponibilidad global del servicio de
TI.

Objetivos de los KPI’s en el dashboard

 Medir eficiencia e ineficiencia
 Identificar tendencias o patrones del negocio
 Identificación de valores típicos y correlaciones
 Alinear estrategias para que apuntalen a las
mismas metas y objetivos
 Ayudar a tomar decisiones más informadas
Se basan en factores relativos a:

 Eficiencia: tanto en cuanto a ratios de

realidad vs budget como en lo
concerniente a realidad actual vs
períodos anteriores.

 Económicos: que determinen los

resultados de valores dinerales.

 Calidad: que consigan representar un

resultado respecto a un estándar mínimo
objetivo.
KPIs enfocados a la temporalidad

 KPIs históricos: representan lo que ha ocurrido en

el pasado inmediato o histórico.
 KPIs en tiempo real: monitorizan resultado de
procesos operacionales y lanzan alertas online.
 KPIs predictivos: proyectan resultados futuros sin
cambio de parámetros actuales (forecast).
 KPIs de simulación: permiten visualizar la
proyección de posibles resultados de futuro en
función de patrones de comportamiento actual e
histórico.
KPIs operacionales

Financiero
Clientes/mercado
Procesos Internos
I+D / RRHH
 Agrupar la información a
diferentes niveles

 Tiempo: Año -> Semestre -> Trimestre -> Mes -> día

 Clientes: Tipo Cliente -> Cliente

 Territorio: País -> Provincia -> Ciudad -> Distrito -> Barrio

 Productos: Tipo Producto -> Familia Producto -> Producto

A la hora de definir los KPIs es
necesario que esté claro:
 Su origen: de dónde viene cada componente, es decir, de
dónde se extrae su fórmula. Hay que identificar los datos que
conforman la ecuación que define a cada indicador.
 La fiabilidad que aportan: que se apoya en la consistencia de
los datos y será decisiva en el momento de empezar a obtener
resultados.
 La calidad de los mismos: para lo cual, en base a nuestra
experiencia, es necesario desarrollar los siguientes procesos,
que son la clave del éxito o la causa del fracaso si no se llevan a
cabo correctamente y en su debido momento.
 Calidad de los datos
 Auditoría de la calidad de los datos: es el proceso de análisis y
perfilado de los datos.
 Enriquecimiento y matching: hace referencia a la implementación de
las reglas de limpieza y estandarización definidas (detectando
duplicados e irregularidades y evitando su aparición posterior).
 Trazabilidad de ciclo de vida de los datos: consiste en el
seguimiento desde la fuente origen hasta la explotación de los mismos
y obteniendo una panorámica que permite tanto un conocimiento
global del desarrollo del dato como una visión en detalle, encuadrada
en el enfoque único de la organización.
 Monitorización de las métricas de calidad de los datos: se debe
definir como se medirá su nivel de calidad y su umbral de aceptación
de calidad.
 Integración e integridad de la información: basada en el dato único,
consolidado a nivel corporativo desde cualquier perspectiva de
análisis.
Componentes de Webdetails
CTOOLS
 En el curso….

 Community Dashboard Framework (CDF)

 Community Dashboard Editor (CDE)

 Community Data Access (CDA)

 Community Chart Components (CCC)

Community Dashboard Framework(CDF)
 Motor generador de dashboards.
 Componente principal de CTools interactúa con los
componentes CDA, CDE, CCC.
 Está basado en tecnologías de código abierto.
 Utiliza AJAX.
 Cuenta con un ciclo de vida con componentes que
interactúan entre sí.
 Separa la lógica (JavaScript ) de la presentación (HTML,
CSS).
 Es extensible, lo que da a los usuarios un alto nivel de
personalización.
 Posibilita a los usuarios avanzados poder insertar sus
propios fragmentos de código JavaScript y jQuery.
El CDF brinda diferentes escenarios
de uso como:

 Puede ser utilizado como parte de una solución de

Pentaho, este es el escenario más común.
 Puede ser utilizado en un modo independiente como
alternativa a la consola de usuario de Pentaho.
 Puede integrarse con Portlets, PHP Aplicaciones
Intranet Portales e incluso aplicaciones de escritorio.
Community Dashboard Editor (CDE)

Diseño (Layout): para el diseño de un dashboard, desde cero o

desde una plantilla, pueden aplicarse estilos y agregar elementos
HTML.
Community Dashboard Editor (CDE)

Componentes (Components): para agregar y configurar los

diferentes componentes visuales que componen el dashboard.
Community Dashboard Editor (CDE)

Fuentes de datos (Datasource): para la definición de las fuentes

de datos utilizadas por los componentes.
Community Dashboard Editor (CDE)
Vista previa (Preview): esta opción es el acceso directo para probar
el comportamiento del dashboard con que se está trabajando.
 Community Data Access (CDA)

 Componente diseñado para recopilar, compaginar y distribuir información

desde diferentes orígenes.
 Fue desarrollado como una herramienta de abstracción entre las
conexiones de bases de datos y CDF.
 Permite que los datos se recuperen a partir de múltiples fuentes de datos
y se combinen en una única salida que puede ser fácilmente transmitida
a los componentes del dashboard.

Este componente posee dos propósitos principales:

 Evitar problemas de inyección SQL en CDF.
 Permitir una manera de exportar los datos de las
consultas.
 Community Chart Components (CCC)

 Componente gráfico que permite la interacción con el usuario, basado en

Protovis.
 El objetivo de CCC es proporcionar a los desarrolladores la ruta para
incluir en sus dashboards los tipos de gráficos básicos.
 hoverable

TRUE FALSE
 crosstabMode

TRUE FALSE
 valuesVisible

TRUE FALSE
 valuesLabelStyle

Linked Inside
 valuesMask

{value.percent} {category}
 selectable

True False
 Business Intelligence
con Pentaho

Tema:Identificación de indicadores claves de

rendimiento (KPIs)

Ing. Rayko Emilio Torres Cruz

Especialista de Business Intelligence