PHSEQ-I-02

INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN VERSION:03

PARTICIPACION Y CONSULTA FECHA EJECUCION:
01 OCTUBRE 2018

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007
SG SSTA RUC

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en

todo o en parte sin previa autorización de la Cooperativa

Elaboro: Reviso: Reviso y Aprobó:

HECTOR FABIO TOVAR YADIRA SEPULVEDA G. MONICA MILENA TORRES L.
Asesor HSEQ Coordinadora HSEQ Gerente.
Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01-06-2012 CREACION DEL DOCUMENTO 1
01-09-2015 CAMBIO Y ACTUALIZACION 2
01-10-2018 ACTUALIZACION NUEVA NTC 3

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1. OBJETIVO

Establecer los medios de comunicación a usar entre los diferentes niveles de la organización, de las partes
y grupos de interés, y la metodología para la participación y consulta de los trabajadores en la
implementación y mantenimiento del sistema de gestión integral.

2. ALCANCE

Aplica para todos los trabajadores directos de la Cooperativa, los contratistas y grupos humanos cuando
estos se encuentren afectados por actividades y cambios en la Cooperativa.

3. DEFINICIONES

 Peligro: Fuente o situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las
personas o una combinación de estos.

 Riesgo: Combinación de la probabilidad(es) de que ocurra un(os) evento(s) o exposiciones

peligrosas(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que pueda ser causada por el evento o
exposición.

 Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por
el desempeño ambiental, en seguridad, salud ocupacional y en la calidad del producto.

 Política: intenciones y dirección general de una organización relacionados con su desempeño

integral, como las ha expresado formalmente la alta dirección

 Objetivo: fin de carácter general coherente con la política que una organización establece.

4. RESPONSABLES

Los responsables de la implementación del procedimiento son El Administrador y el Coordinador HSEQ y

se apoyan por el Administrador de obra y el Supervisor HSEQ en los Contratos.

5. PROCEDIMIENTO

Se inicia el procedimiento con la inducción del personal que ingresa a la Cooperativa, en esta se les
comunica a los trabajadores las funciones de cada cargo, las de realización del producto, los peligros y
riesgos a que está expuesto, los aspectos e impactos ambientales que se pueden presentar en el
desarrollo de las actividades y las actividades en Responsabilidad Social que se realiza la Cooperativa.
También se notifican los controles que se tienen para minimizar o eliminar el riesgo e impacto.
Adicionalmente se comunican las políticas, objetivos, normas, procedimientos de trabajo y reglamentos de
la Cooperativa.

La Coordinación HSEQ comunicará durante la inducción de los trabajadores quien es el representante de

los trabajadores en cuanto a seguridad, salud ocupacional.
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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.

 Como medios de comunicación que la Cooperativa tiene

 Comunicación directa
 Comunicación telefónica
 Correo electrónico
 Internet.
 Oficios, memorandos
 Reuniones de personal
 Publicaciones en carteleras
 Folletos
 Durante Inducción y capacitaciones.
 Reuniones de revisión por la dirección.
 Comités específicos

En los Contratos, se continúa adicionalmente con las capacitaciones en las que comunica la metodología
para identificar, valorar y controlar los riesgos.

En las reuniones periódicas se dará participación al personal para identificar los peligros, se hará una
valoración conjunta, se revisan los controles y con las conclusiones se complementará la matriz de riesgos
cuando se requiera. Las reuniones pueden ser coordinadas por el Gerente, Administración, Coordinador
HSEQ y pueden participar todo el personal o el que sea solicitado.

Para el personal de oficina, se capacitará al personal en la metodología de identificación de peligros,

valoración y control de riesgos, de acuerdo al programa de capacitaciones.

La comunicación con contratistas comenzará desde antes de iniciar al contrato ya que se le indicarán las
políticas, normas, procedimientos que tiene que cumplir el contratista y sus trabajadores para la realización de
las diferentes actividades del contrato, una vez aceptado el contratista en la minuta del contrato se indica el
compromiso y los controles que se van a tener durante la realización de las actividades.

Durante la ejecución de las actividades habrá comunicación verbal directa y telefónica y en medio escrito en
oficios o correo electrónico al personal directivo del contratista. Los trabajadores del contratista participaran de
las reuniones diarias que se hace con todos los trabajadores de la Cooperativa, teniendo en cuenta temas de
calidad del producto, seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente y participan de la encuesta de
identificación de peligros.

Visitantes

La Cooperativa cuenta con un boletín de visitantes, en el cual se comunica a los visitantes los riesgos a
que pueden estar expuestos por el ingreso a las instalaciones de la Cooperativa, se le indica los Equipos
de protección personal que deben usar, los cuidados y prevenciones que se deben tener y las acciones
que se deben tomar en el caso de presentarse una emergencia durante su permanencia en el Contratos.

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Partes externas, inquietudes, peticiones, quejas o reclamos

Todas las comunicaciones pertinentes, que lleguen de partes externas interesadas sea en medio físico,
magnético o verbal, deben ser respondidas en medio escrito, su control se llevará en el control de
correspondencia recibida y enviada. Los aspectos registrados en bitácora o durante comités de obra
pueden ser respondidos en los mismos comités o en los siguientes, su registro quedará en el acta de
comité del cliente, en bitácora del Contratos o en oficio al cliente.

La organización tendrá comunicación con entidades reguladoras, públicas, entidades de control en salud
ocupacional, ambiental, calidad y de control de emergencias en los casos que lo requieren o que la
legislación lo exija para el desarrollo de las actividades de la Cooperativa teniendo en cuenta plazos
establecidos.

El cliente es el responsable de la socialización del Contratos y solo cuando este lo requiere se harán
reuniones de socialización con la comunidad y reuniones de contratistas para divulgación de aspectos
ambientales significativos, riesgos y de HSE y calidad, experiencias e incidentes y otros aspectos
relevantes, los registros son del cliente.

Plan De Comunicación.

CON EL CLIENTE

QUIEN Gerente, Coordinador de Operaciones, Administrador, Coordinador HSEQ

Comités por medio de actas, correspondencia escrita, correos electrónicos, actas
MEDIO
de comités, Bitácora

CON LOS PROVEEDORES

Gerente, Asistente Administrativo
QUIEN
Correspondencia escrita, órdenes de compra.
MEDIO

INTERNA
Todo el personal.
QUIEN
Correspondencia escrita, correos electrónicos, telefonía, actas de comités,
MEDIO cartelera, Bitácora, reuniones.

CON LA COMUNIDAD
Gerente, Coordinador de Operaciones.
QUIEN
Reuniones de socialización (al inicio del Contratos) y cierre (al final) con
MEDIO representantes de la comunidad, correspondencia escrita.

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 PARTICIPACIÓN.

Para la participación de los trabajadores se cuenta con la encuesta de peligros y su manejo se establece
en el procedimiento de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.

Adicionalmente se tiene como fuente de comunicación y participación, el reporte de actos y condiciones

inseguras que es una fuente para alimentar la matriz de riesgos y el Buzón de sugerencias que se tiene
frente al escritorio de recepción, el cual permitiría generar mejoras para el desarrollo de actividades de la
Cooperativa.

Investigación de incidentes

Dentro del procedimiento de investigación de incidentes se establece como participa el personal y los
interesados.

Revisión de indicadores y revisión gerencial del sistema.

El responsable de los indicadores o dueños de procesos del sistema de gestión hacen seguimiento a
indicadores y objetivos, los cuales se presentan al personal de cada proceso y a la gerencia para la
revisión del sistema, sus resultados se comunican al personal por medio de comunicación directa o
publicándola en las carteleras de la Cooperativa.

La gerencia, directores de procesos, coordinadores y supervisores de obra pueden programar reuniones

en las que se den directrices de procedimientos, comunicar cambios, dar resultados de gestión e
indicaciones en general de acuerdo a las necesidades que se presenten en cada proceso.

Previo a la revisión del sistema el Coordinador HSEQ hará una reunión con los trabajadores para la
revisión de las políticas y objetivos del sistema de gestión de la Cooperativa y si se presentan propuestas
se llevarán a la revisión por la dirección. Igualmente, cualquier trabajador puede presentar su inquietud a
su jefe inmediato en cualquier momento si así lo amerita para que este la presente al Coordinador HSEQ,
para ser tratada en alguna reunión con la alta dirección.

Durante la revisión gerencial se revisará la política y los indicadores y los resultados de la revisión
gerencial serán publicados en la cartelera de oficina o Contratos.

 CONSULTA.

COPASST

Mantendrá su objetivo de supervisar el cumplimiento de las actividades en seguridad y salud en el Trabajo,

representando a los trabajadores y comunicará a estos los acuerdos y los resultados de su participación
según lo registrado en las actas mensuales de reunión.

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Contratistas

Cuando los cambios puedan afectar la salud o seguridad de los contratistas la organización se reunirá con
ellos para consultar los cambios que se van a presentar, la forma como estos puedan afectar y como se
van a controlar, se atenderán las observaciones que se presenten.

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MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA

DONDE SE
QUIEN
QUE COMUNICAR GENERA LA A QUIEN COMO CUANDO DONDE /REGISTRO
COMUNICA
INFORMACION

Informes acordados Según lo definido

Informes, * Informes, correo
en el cronograma de GERENCIA Y GERENTE en cronograma de
Dueños de reuniones, e- electrónico(e-mail),
contratos - COORDINACION COORDINACION trabajo o
Proceso mail, Pliegos de *Actas de reunión
Contratos-licitaciones HSEQ HSEQ licitaciones en
licitación *En forma verbal
o servicios prestados curso

Funciones y A clientes y
* Evaluaciones de
Responsabilidades personal
Capacitación, y Según lo definido desempeño.
del personal COORDINACION COORDINACION contratado
Perfiles de en el plan de *Manual de perfiles
involucrado en los HSEQ HSEQ en servicios
cargo. trabajo de cargo.
servicios, contratos o o Contratos
* Plan de trabajo.
licitaciones, ejecutados
A clientes y
Instructivo Listado de personal Entrega de
COORDINACION * Listado de
Requisitos para COORDINACION contratado requisitos para Requisitos al inicio
HSEQ DUEÑOS requisitos.
contratistas y HSEQ en servicios contratistas y del contrato
DE PROCESO * Instructivo
proveedores o Contratos proveedores
ejecutados
Reuniones
A clientes y
mensuales
personal *Reuniones
Identificación de Cartelera *Registro en formato
COORDINACION COORDINACION contratado periódicas.
riesgos e impactos informativa de asistencia.
HSEQ HSEQ en servicios *Comités,
ambientales inducción, re *Actas de reunión
o Contratos *Capacitaciones
inducción,
ejecutados
comités

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QUE DONDE SE GENERA QUIEN

A QUIEN COMO CUANDO DONDE /REGISTRO
COMUNICAR LA INFORMACION COMUNICA
A clientes y Reuniones
*Informes de * Acta de reunión,
Actos, personal Cartelera
incidentes, *Registro en formato
Condiciones COORDINACION COORDINACIO contratado en informativa,
reuniones de asistencia.
inseguras, HSEQ N HSEQ servicios o Forma verbal,
periódicas, * Informes de mejora
Incidentes Contratos acciones de
capacitaciones *Análisis estadísticos
ejecutados mejora

A clientes y Informe de * Acta de reuniones,

personal Informe con acciones * Planes de acción
Acciones
COORDINACION COORDINACIO contratado en resultados y preventivas, * Informe de análisis
Correctivas y
HSEQ N HSEQ servicios o recomendacio correctivas y de de AC/AP,
Preventivas
Contratos nes mejora, planes de preventivas y de
ejecutados acción mejora.

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MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

GENERA LA QUIEN
QUE COMUNICAR A QUIEN COMO CUANDO DONDE /REGISTRO
INFORMACION COMUNICA
En la inducción y
Política HSEQ, *Registro en formato
Inducción en la re inducción,
Política de no alcohol, GERENCIA GERENTE de asistencia.
A todo el Reinducción en publicaciones;
Sustancias COORDINACION DUEÑOS DE * Evaluación de
personal Capacitaciones además se
Psicoactivas y tabaco, HSEQ PROCESOS inducción y re
Publicada reforzara en
Política de Calidad inducción.
capacitaciones

Se realizara en la
Objetivos Sistema *Registro en formato
Reuniones inducción y en la
HSEQ GERENCIA de asistencia.
A todo el Cartelera reinducción y
Objetivos específicos COORDINACION HSEQ * Constancia de
personal informativa luego se realizara
de Programas de inducción y re
Informes en las reuniones
Gestión inducción.
periódicas

Cada vez que se

tenga una nueva
ley decreto,
Reuniones, reglamento,
Requisitos legales en A todo el *Registro en formato
COORDINACION HSEQ Capacitaciones norma o se
HSEQ personal de asistencia.
, realice un cambio
y al inicio de los
contratos que así
lo requieran
Manuales, COORDINACI Programa de En la inducción * Formato de
instructivos, ON HSEQ Personal a Capacitación del cargo, el asistencia
procedimientos y COORDINACION DUEÑOS DE cargo por programa de * Distribución de
estándares HSEQ PROCESO Competencias capacitación. documentos

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Cartelera
Refuerzo durante
informativa
los nuevos
presentación
contratos
de informes
En la inducción, re
inducción,
COORDINACION COORDINACI Comunicación desarrollo de las *Entrega de
Funciones y
HSEQ ON HSEQ A todo el directa evaluaciones de documentos.
responsabilidades del
DUEÑOS DE personal Documento desempeño y *Manual de perfiles
cargo
PROCESO escrito cada vez que se de cargo
requiera cambio
de cargo.
*Formatos de
Acciones Correctivas,
Área de
Preventivas y de
gerencia, Reuniones
mejora.
TODOS LOS Jefe de Comunicación gerenciales,
GERENCIA * Cotizaciones-
RELACIONA Planta. directa en comités y
GENERAL Y propuestas
Requisitos del cliente DOS CON Trabajador reuniones, actividades que
COORDINACION económicas, e-mail,
LOS es documento intervenga las
HSEQ llamadas por
CLIENTES involucrado escrito (e-mail) necesidades del
teléfonos, informes.
s en el cliente
* Programas
tema
específicos según
requerimientos.
*Según * Reuniones
* Informe cronograma de Gerenciales.
escrito* Análisis actividades y Revisión de
DUEÑOS DE COORDINACI A todo el
de capacitación, Indicadores*Registro
PROCESOS ON HSEQ personal
indicadoresreu *Evaluaciones de en formato de
niones desempeño y asistencia.*Acciones
desarrollo de correctivas

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contratos

GERENCIA Reuniones. Según se * Formato de AC, AP

DUEÑO DE
GENERAL Y A todo el Análisis de presente en el y de mejora.
LOS
COORDINACION personal planes de desarrollo de las * Seguimiento a
PROCESOS
HSEQ acción. actividades planes de acción

Auditores
GERENCIA Programa de
internos o Mediante la * Programa de
GENERAL Y COORDINACI auditorías
entidad programación de auditorías internas o
COORDINACION ON HSEQ internas y/o
externa auditorías internas externas
HSEQ externas
contratada
AUDITORES
Informes * Informe de
EXTERNOS COORDINACI Dueños de Después de cada
Escritos, auditorías
AUDITORES ON HSEQ procesos auditoria
reuniones *Actas de reunión
INTERNOS
Líderes de
GERENTE
proceso Reuniones
GERENCIA COORDINACI Informe * Revisión gerencial
Personal gerenciales
ON HSEQ
en general

Según
*Informes programación y *Formato de
COORDINACION DUEÑOS DE A todo el
Escritos, terminado la evaluación de
HSEQ PROCESO personal
reuniones evaluación de desempeño
desempeño

Cartelera *Reuniones
COORDINACION COORDINACI A todo el informativa mensuales * Registro en formato
HSEQ ON HSEQ personal Reuniones, *Comités de Vigía, de asistencia.
inducción, re *Capacitaciones

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inducción,
comités
Reuniones
Cartelera *Comités de Vigía,
* Acta de reunión,
COORDINACION COORDINACI A todo el informativa *Reuniones
*Registro en formato
HSEQ ON HSEQ personal Inducción, re Indicadores
de asistencia.
inducción, *Capacitaciones
comités
*Comités de Vigía,
*Capacitaciones
ReunionesCart de planes de *Registro en formato
COORDINACION COORDINACI A todo el elera emergencia.*Capa de asistencia.*
HSEQ ON HSEQ personal informativa re citaciones de Informes de
inducción Brigadistas. simulacro.
*Reuniones
periódicas
Reuniones, Cualquier De forma
*Reuniones *Acta de Reunión
investigaciones e integrante GERENTE verbal, en
periódicas y *Registro en formato
inspecciones de designado del HSEQ reuniones,
capacitaciones de asistencia.
Vigía Vigía carteleras
* Acta de reunión,
*Registro en formato
Reuniones
*Comités de Vigía, de asistencia.
Cartelera
COORDINACI reuniones Reporte Actos,
TODOS LOS A todo el informativa,
ON HSEQ periódicas del Condiciones e
PROCESOS personal Forma verbal,
Vigía HSE HSE, Incidentes.
acciones de
capacitaciones * Informes de mejora
mejora
*Análisis estadísticos
Indicador

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS

Acta de elección y comités del COPASST

Reporte de actos y condiciones inseguras
Boletín de visitantes

7. ANEXOS

Matriz de Peligros y Riesgos PHSEQ-MT-01

Actas de reunión PDE-F-01
Control de visitantes

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