Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................. 1-3

Justificación del Proyecto ............................................................................................. 1-4

Objetivos....................................................................................................................... 1-5

1 Desarrollo del Plan de Gestión de los Interesados ................................................ 1-6

1.1 Registro de Interesados.............................................................................................................. 1-6

1.2 Matriz de Registro de interesados ............................................................................................. 1-7
1.3 Matriz de poder/ Interés ............................................................................................................ 1-8
2 Plan de Involucramiento......................................................................................... 2-9

2.1 Matriz - Plan de involucramiento. .............................................................................................. 2-9

2.2 Matriz - Plan de involucramiento ............................................................................................. 2-10
3 Gestionar el Involucramiento ............................................................................... 3-11

3.1 Matriz de Comunicaciones ....................................................................................................... 3-11

3.2 Formato de Solicitud de Cambios ............................................................................................ 3-12
4 Monitorear el Involucramiento .............................................................................. 4-13

4.1 Matriz de Valoración de Involucramiento de los Interesados ................................................. 4-13

Conclusiones .............................................................................................................. 4-14

Bibliografía.................................................................................................................. 4-15
 Resumen

Actualmente el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, no

cuenta con un proceso de notificaciones acorde a sus necesidades y en la mayoría de las

ocasiones a las necesidades del cliente externo o usuario, teniendo como consecuencia el

incumplimiento en los tiempos en los cuales un usuario puede obtener el acto administrativo de la

solicitud realizada, así como el permitir que por esta vía se comercialicen en el territorio nacional,

productos, para este caso medicamentos que puedan estar cancelados o con un llamado a revisión

por alguna inconformidad y se excusen en que no han sido notificados de esta decisión por parte

del instituto, lo que se traduce tanto en un riesgo, como en ineficacia e ineficiencia para la

entidad. A través del proyecto de simplificación del proceso de notificaciones se propone

aumentar la calidad en los tiempos de este procedimiento, así como mitigar cualquier herramienta

que se pueda malversar y cause un perjuicio a la salud de la población Colombiana.

Según cifras oficiales actualmente en la Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos

hay 3000 oficios sin hacer, 2800 radicados por verificar en las bases de datos, aunque se le da

prioridad a las cancelaciones, negaciones y revisiones de oficio, quedan muchas pendientes y

existe un número importante de aprobaciones que no han sido notificados por sus interesados,

varias bases de datos por verificar, eso sin contar la producción diaria que es de 160 actos

administrativos con una capacidad instalada de 2 personas que se dedican a esta tarea. El Invima

ya ha sido multado por no notificar oportunamente. Al hacer una proyección por encima, se
estima que para tener este proceso al día, teniendo en cuenta los datos aportados por las personas

que realizan la laborar decimos que:

1 Persona trabaja 8 horas diarias y en total del proceso logra enviar 30 oficios de notificación,

esto equivale a 150 notificaciones semanales 600 mensuales, dedicada solamente a esto, entonces

con las dos personas designadas envían 1200 oficios, por su parte a diario salen 160 actos

administrativos son 3200 mensuales, lo que quiere decir que 2000 están quedando represados,

ahora a aquellos oficios enviados cuya notificación no se hace oficial, debe practicársele otros

pasos en el sistema como proceder a la notificación por aviso, una persona dedicada a esto logra

enviar 22 al día lo equivalente a 440 mensuales, si las dos personas se dedicaran a ello serian 880,

en términos generales y para evitar que el problema siga creciendo, más allá de contratar a más

personas que lo sigan haciendo de manera casi manual, lo que se debe es hacer el proceso más

eficiente aprovechando la tecnología, modificar los procedimientos y optimizar los recursos.

Es por estas razones que se considera de gran importancia no solo un plan de contingencia

donde de golpe se solucione el atraso, sino la manera como se está adelanta este proceso y más

aún eliminar la vía a través de la cual por temas económicos se desvirtué la labor del Invima

siendo este la agencia sanitaria del país.

Introducción

El propósito principal para llevar a cabo el plan de gestión de los involucrados es el de

conseguir un dinamismo en la estructura del proyecto, donde se conozcan cuáles son las personas
que intervienen en el desarrollo del mismo, tanto usuarios externos, como internos, directivos,

jefes de oficina, desarrolladores de los recursos que se necesitan, usuarios a quienes les llegara el

producto final, y los beneficios que todos los actores obtendrán, entre otros. Se considera que al

tener definidos los interés y compromisos por cada parte, puede establecerse una serie de

actividades a desarrollar por cada una de ellas, así como constituir controles para garantizar la

ejecución de las mismas y por su puesto trabajar siempre de la mano de cada grupo sin

pormenorizar ninguno y así mitigar posibles riesgos.

El plan de gestión de los involucrados y las comunicaciones se desarrolla a través de

reuniones, mesas de trabajo, teleconferencias, socializaciones de la ejecución, seguimiento,

control, y en general de canales de comunicación y participación activa de los interesados. para la

primera fase, una vez se conozca el trabajo asignado a cada parte se hará un cronograma para la

entrega de esas tareas, adicionalmente se programara una reunión se seguimiento antes de la

fecha de la entrega, esto para saber cómo van en cada paso, pero además para orientar y hacer

medición a cada logro, posteriormente se utilizaran diferentes herramientas ya sean

videoconferencias, emails entre otros para socializar lo que se encuentre en los seguimientos y

mediciones a fin de crear una comunicación estrecha, proactiva y los más importante para que

todos los miembros del equipo aprendan y compartan experiencias y estrategias que los demás

puedan usar para su proceso.

Justificación del Proyecto

 Para la realización de este proyecto es vital conseguir un involucramiento de todos los actores

que hacen parte de la cadena y a los que denominamos involucrados, conocer sus expectativas,

intereses, preocupaciones, tipo de compromiso; absorber las ideas que puedan aportar a la

consecución de los objetivos, mitigar los posibles impactos que se vayan presentando, hacer un

plan de trabajo a fin de incrementar ese involucramiento y tener una estrategia que sirva como

control para llegar a final termino, herramientas que se utilizan a través de los diferentes canales

de comunicación, de tal modo que los interesados en las distintas fases del proyecto se sientan

incluidos, acompañados, adquieran un compromiso latente y la satisfacción del deber cumplido.

El cumplimiento de los objetivos planeados, así como el dinamismo y satisfacción de las partes,

garantiza el éxito del proyecto.

Objetivos

Distinguir los aspectos más relevantes en el plan de gestión de los involucrados y las

comunicaciones a fin de conseguir la simplificación del proceso de notificaciones en el Invima,

dinamizar las expectativas, intereses y trabajo por parte de los involucrados con el proyecto.
 1 Desarrollo del Plan de Gestión de los Interesados

El gerente del proyecto con la colaboración del equipo líder del mismo se reúne para hacer

una lista de las etapas del proceso de notificaciones Invima desde la radicación de la solicitud,

hasta la comunicación con la que queda en firme dicho acto administrativo. Se establece entonces

el listado de las personas involucradas dados sus diferentes tipos de interés en el proyecto.

1.1 Registro de Interesados

Tabla 1 “Registro de Interesados”

Nombre de Interesado Rol Expectativas Influencia Interés

Instituto Nacional de Empresa Oportunidad en la respuesta que brinda a los ALTO ALTO
Vigilancia de usuarios, a fin de Garantizar que en el país
Medicamentos y se dispone de los medicamentos asociados
Alimentos - Invima - a las diferentes terapias.
Dirección General
Velar por la salud de la población asociada
al riesgo en el consumo de medicamentos.

Oficina Tecnologías de Empresa Adquisición, modificación y / o fusión de ALTO BAJO

la Información – Invima software y los aplicativos utilizados
actualmente para llevar a cabo el proceso de
notificaciones.

Oficina Atención al Empresa Correcto funcionamiento del proceso al BAJO BAJO

usuario – Invima interior del Invima, que permita a esta oficina
como articuladora de las áreas misionales,
mostrar el resultado final.

Dirección de Modificar el procedimiento para hacerlo más ALTO ALTO

Medicamentos y ágil, de tal manera que permita con ayuda
Productos Biológicos - del cambio de software, lograr notificar el
Invima número de actos administrativos que están
rezagados y lograra oportunidad en el
proceso.

Oficina Asesora de Empresa Que las áreas competentes cumplan con los BAJO BAJO
Planeación -Invima requerimientos para llevar a cabo la
modificación del proceso a través del control
de cambios del procedimiento actual.
Industria Farmacéutica - Usuario Final Contar con el cumplimiento de los tiempos BAJO ALTO
(Laboratorios, Titulares estipulados por el Invima para la notificación
de registro sanitario, de actos administrativos.
fabricantes,
distribuidores etc) Cumplir con los requerimientos por parte de
la agencia sanitaria para comercializar de
forma idónea sus productos. Acatar las
indicaciones de la autoridad sanitaria.

Ciudadanos Terceros Garantía de la calidad de los medicamentos BAJO ALTO

afectados que circulan en el territorio nacional.

Tabla 1 Construcción de los autores

1.2 Matriz de Registro de interesados

Tabla 2 Matriz de Registro de interesados

Nombre Cargo Empresa/Área Datos de Rol en el proyecto Potencial Fase o Clasifi

contacto para ciclo con cación
influir en mayor
resultado
influencia
s
Julio Cesar Director Instituto 2948700 Sponsor Alto Todo el Interno
Aldana Bula General Nacional de Ext. 3822 proyecto
Vigilancia de
Medicamentos y
Alimentos -
Invima -
Carlos Jefe Oficina 2948700 Involucrado Alto Todo el Interno
Gualdron Oficina Tecnologías de Ext. 3811 modificación de proyecto
la Información - software
Invima
Rocio Parra Jefe Oficina Atención 2948700 Articulador demás Bajo Inicio del Interno
Oficina al usuario - Ext. 3954 áreas involucradas Proyecto
Invima
Francisco Director Dirección de 2948700 Desarrollador del Alto Todo el Interno
Sierra Área Medicamentos y Ext. 3721 proyecto, puesta en proyecto
Productos marcha de prueba
Biológicos - piloto, creación del
Invima control de cambios,
socializador a
externos de las
modificaciones. Etc
Daladier Peña Jefe Oficina Asesora 2948700 Comité de Control de Bajo Inicio del Interno
oficina de Planeación - Ext. cambio Proyecto
Invima 71034
Andi - Asinfar - Agremiac Industria Cliente y/o usuario Bajo Fase final Externo
Afidro - iones Farmacéutica - final del
Naturales - Laboratorios, proyecto
ETC. Titulares de
registro
sanitario,
fabricantes,
distribuidores
Ciudadanos N/A Ciudadanos N/A N/A Bajo N/A Externo

Construcción de los autores

1.3 Matriz de poder/ Interés

PODER ALTO

Mantener Gestionar
Satisfecho atentamente

B. A. D.

INTERES INTERES
BAJO Monitorizar Mantener ALTO

Informado
C.
F. G.
E.

PODER BAJO

Matriz de poder/ Interés

Tabla 3 Matriz de poder/ Interés

Interesado Nivel Nivel Estrategia de Acción

de de
poder Interés
A Instituto Nacional de ALTO ALTO Estrategia de comunicación. Gestionar
Vigilancia de Medicamentos y atentamente, enviar informes de la ejecución del
Alimentos - Invima - Dirección proyecto.
General
B Oficina Tecnologías de la
Información - Invima
C Oficina Atención al usuario –
Invima
D Dirección de Medicamentos y
Productos Biológicos - Invima
E Oficina Asesora de
Planeación -Invima
F Industria Farmacéutica -
(Laboratorios, Titulares de
registro sanitario, fabricantes,
distribuidores etc)
G Ciudadanos
Construcción de los autores
2 Plan de Involucramiento
2.1 Matriz - Plan de involucramiento.
Tabla 4 Matriz de valoración de involucramiento de los interesados
Interesado
Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos - Invima -
Dirección General
Oficina Tecnologías de la Información –
Invima
Oficina Atención al usuario - Invima
Dirección de Medicamentos y Productos
Biológicos - Invima
Oficina Asesora de Planeación -Invima
ALTO BAJO Estrategia de Involucramiento. Trabajar
directamente con los ingenieros delegados, atender
sus requerimientos, Gestionar atentamente,
involucrar en decisiones de alto impacto, llevar un
seguimiento paso a paso.
BAJO BAJO Estrategia de involucramiento. Seguimiento a su
avance, socialización de avance.
ALTO ALTO Estrategias de comunicación e Involucramiento.
Como uno de los principales patrocinadores, es
fundamental tener un canal de comunicación directa
a fin de conocer la ejecución del cronograma y
consecución de objetivos.
BAJO BAJO Estrategia de involucramiento. Seguimiento a su
avance, socialización de avance.
BAJO ALTO Estrategia de establecimiento de canales de
información oficiales para otros grupos de interés.
Definición del momento y el canal a través del cual
se socializara el proyecto.
BAJO ALTO Estrategia de establecimiento de canales de
información oficiales para otros grupos de interés.
Definición del momento y el canal a través del cual
se socializara el proyecto.
Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder
C D
C D
CD
DC
CD
 Industria Farmacéutica - (Laboratorios, C D
Titulares de registro sanitario, fabricantes,
distribuidores etc)
Construcción de los autores

2.2 Matriz - Plan de involucramiento

Tabla 5 Matriz - Plan de involucramiento.

Interesados de Mayor nivel de Estrategias / Acciones para la Estrategias / Acciones para la

importancia toma de decisiones ejecución del proyecto

Instituto Nacional de Vigilancia de  Inclusión del interesado en  Envió del reporte de estado
Medicamentos y Alimentos - Invima - el equipo evaluador semanal del proyecto
Dirección General  Presentación individual del  Reunión Semanal para
proyecto con foco en los presentación de informe
beneficios esperados gerencial y estatus del
proyecto

Oficina Tecnologías de la  Inclusión del interesado en  Envió del reporte de estado

Información – Invima el equipo evaluador semanal del proyecto
 Presentación individual del  Reunión Semanal para
proyecto con foco en los presentación de informe
beneficios esperados gerencial y estatus del
proyecto

Oficina Atención al usuario - Invima Mantenerlo Satisfecho Mantenerlo Satisfecho

Dirección de Medicamentos y  Inclusión del interesado en  Envió del reporte de estado

Productos Biológicos - Invima el equipo evaluador semanal del proyecto
 Presentación individual del  Reunión Semanal para
proyecto con foco en los presentación de informe
beneficios esperados gerencial y estatus del
proyecto

Oficina Asesora de Planeación – Mantenerlo Satisfecho Mantenerlo Satisfecho

Invima

Industria Farmacéutica - Mantenerlo Satisfecho Mantenerlo Satisfecho

(Laboratorios, Titulares de registro
sanitario, fabricantes, distribuidores
etc)

3 Gestionar el Involucramiento

3.1 Matriz de Comunicaciones

Tabla 6 Matriz de Comunicaciones.

Involucrado Información Método Tiempo y Enviar a

Frecuencia

Instituto Nacional de Análisis de Reuniones Kick Off Inicio del Proyecto Gerente del
Vigilancia de Requerimientos Proyecto
Reuniones para Semanal
Medicamentos y
Avances del identificar Gestión de cambios
Alimentos - Invima -
Proyecto Requerimientos
Dirección General
Reuniones de
Avance y
seguimiento del
proyecto

Oficina Tecnologías Análisis de Reuniones Kick Off Inicio del Proyecto Gerente del
de la Información - Requerimientos Proyecto
Reuniones para Semanal
Invima
Levantamiento de identificar Gestión de cambios
Información Requerimientos

Reuniones de
Avance y
seguimiento del
proyecto

Oficina Atención al Análisis de Reuniones Kick Off Semanal Gerente del

usuario - Invima Requerimientos Proyecto
Entrevistas para
Levantamiento de identificar Gestión de cambios
Información requerimientos

Levantamiento de Reuniones
Necesidades levantamiento de
 necesidades

Dirección de Análisis de Reuniones Kick Off Inicio del Proyecto Gerente del
Medicamentos y requerimientos Proyecto
Reuniones para Semanal
Productos
Avances del identificar Gestión de cambios
Biológicos - Invima
Proyecto Requerimientos

Reuniones de
Avance y
seguimiento del
proyecto

Oficina Asesora de Análisis de Reuniones Kick Off Inicio del Proyecto Gerente del
Planeación -Invima requerimientos Proyecto
Reuniones para Semanal
Avances del identificar Gestión de cambios
Proyecto Requerimientos

Reuniones de
Avance y
seguimiento del
proyecto

Industria Análisis de Reuniones Kick Off Semanal Gerente del

Farmacéutica - Requerimientos Proyecto
Entrevistas para
(Laboratorios,
Levantamiento de identificar Gestión de cambios
Titulares de registro
Información requerimientos
sanitario,
fabricantes,
distribuidores etc)

3.2 Formato de Solicitud de Cambios

 4 Monitorear el Involucramiento

4.1 Matriz de Valoración de Involucramiento de los Interesados

 Conclusiones

A través de una buena gestión de comunicación e involucrados, podemos tener

un control y desarrollo del proyecto, verificando y gestionando el estado del proyecto,
detectando posibles incidentes, impactos o cambios para cumplir con el planteamiento
inicial del proyecto y cumplir las expectativas y necesidades de los involucrados.
 Bibliografía

Ase Consulting, (2017). Identificación de los interesados (stakeholders). Página web.

(03/02/2019) recuperado de https://aseconsultors.wordpress.com/about/

Quinceno, Daniel. (2015). Gestión de los interesados. Slide Share: (03/02/2019) recuperado de
https://es.slideshare.net/danielquicenocalderon/pmp-13-gestion-de-los-interesados

Flores, Bemaguali. (2009). Administración de proyectos 2. Slide Share: (03/02/2019) recuperado

de https://es.slideshare.net/bemaguali/administracion-de-proyectos-2

Gbegnedji, Gladys. (2017). Gestionar la Participación de los Interesados. project management.

(03/02/2019) recuperado de https://www.gladysgbegnedji.com/gestionar-la-participacion-de-los-
interesados/

Lewis, Aaron. (2014). ¿Cómo hacer el Registro de los Interesados de un proyecto?. Presentación
power point publicada. (03/02/2019) recuperado de
https://issuu.com/mdap/docs/como_hacer_un_registro_de_interesad