Cartagena de indias D.

T y C 06 de abril de 2021

Señores:

DEMCA SAS

Asunto: acta de entrega del cargo – Diana Hernández Figueroa – Inspector HSE

A continuación se relacionan los ítems entregados y explicados a Cindy Madrid Ortiz y Vanessa Carrasquilla:

1. Información para realizar los informes HSE mensuales (gráficas y soportes). Se entrega evidencia para la
realización del informe del mes de Marzo. Pendiente: Averiguar con la gerencia HSE de Esenttia (Milena
Jimenez), el cambio o modificación de los objetivos y metas estipulados por Esenttia PP para el año 2021
2. Desviaciones (control por PPS y registro en formatos de Demca). Se revisan las desviaciones en la plataforma
PPS (la página de acceso se deja anclada en la página del navegador); se muestran los dos formatos de Demca
utilizados para el registro de las desviaciones (en el formato de quejas y reclamos se registran como queja del
cliente y en el formato de plan de acción se realiza el análisis de las causas y se plasman las acciones correctivas
para darle cierre a las desviaciones). Luego se envía el plan de acción por correo al o los interventores que
corresponda según la gerencia de la desviación, con copia a los ingenieros residentes, ing. Alfredo Cerra y
calidad. (pendiente: elaboración plan de acción desviación realizada a Allan Taborda, cálculo de claridad)
3. Horas hombre. Pasar el video del proceso para subir las horas hombre a la plataforma PPS, estas horas se
solicitan a los ingenieros residentes (Diego, Darwin y Elmer) para que las tengan listas el último día del mes o el
primer día del mes sgte (se solicita el total de horas hombre trabajadas en el mes que corresponda, horas extras
y el # de trabajadores que estuvieron en el mes); las horas hombre se deben subir a la plataforma PPS a más
tardar el 2° día del mes (Nota: dejar anotado el dato de las horas hombre para incluir en el informe mensual.
Pedir a los ingenieros residentes que discriminen las horas extras también para incluir en el informe mensual).
4. Ubicación de formatos HSE. Se deja carpeta física armada, etiquetada y organizada con formatos en blanco de
los pre operacionales utilizados por los muchachos en planta y formatos en blanco utilizados para las
inspecciones HSE realizadas por el inspector, así como la carpeta de entrega de EPP y carpeta de bioseguridad
(con los formatos de entrega de elementos de bioseguridad y formatos de encuestas físicas); así mismo se deja
carpeta digital con todos los formatos antes mencionados en el computador de mesa utilizado por el inspector
HSE, en la siguiente ruta: C:\Desktop\Esenttia PP\9. FORMATOS ACTUALES. (pendiente imprimir formatos y
socializar formato de inspección de buggi y carrito de transporte a los muchachos)
5. Rendición de cuentas. la metodología que se utiliza en la rendición de cuentas: 1. momento HSE (video o
dinámica), participar a cerca del momento HSE. 2. Presentación del informe. Cada rendición de cuentas se hace
aproximadamente a mediados de mes y se debe coordinar con el interventor que corresponda (Reynaldo
Hernández para Instrumentación, Omar Hincapié y Jesús Pérez para mtto. Eléctrico y Proyecto); el correo con la
citación para la rendición de cuentas lo envía el interventor. Actualmente, las rendiciones de cuentas se realizan
de manera virtual por la plataforma de Microsoft Teams.
6. Control y entrega de EPP. Se deja carpeta armada de entrega de EPP, con los formatos individuales de cada
colaborador y formatos en blanco para personal nuevo. cuando se haga una reposición se pide que el
colaborador muestre el EPP anterior para verificar su estado y se marca en el formato según lo que corresponda
(si entregó el anterior o no).
7. Inspecciones del mes. Inspecciones realizadas durante el mes: pre operacionales (realizadas por los
muchachos), inspecciones de EPP, SSTA y auditoría a PTS (realizadas por inspector HSE), caminatas gerenciales y
observaciones de comportamiento (realizadas por los ingenieros residentes).
8. Insumos de trabajo: Computador de mesa, mouse, teclado, grapadora y memoria Kingston de 4Gb. Nota: La
memoria no funciona, el pc no la reconoce)
9. Caminata gerencial. Cada ingeniero residente (Diego, Darwin y Elmer) debe realizar 1 caminata gerencial (por
cada contrato) con el acompañamiento del inspector HSE y se debe subir a la plataforma PPS, también se debe
plasmar en el formato de Demca de caminata gerencial.
10. Carpetas de documentación. Se dejan carpetas organizadas y marcadas para archivar la documentación del
presente año, en el lado izquierdo del estante ubicado en la pared.
11. Papelería existente. En la 2da gaveta del escritorio HSE se deja la papelería existente al momento de la entrega
(memos,separadores, bolsas transparentes y bolsillos).
12. Control plastitón y residuos. La disposición de todos los residuos se realiza en Geofuturo (atienden todos los
días hasta las 3:00 pm) y los residuos deben ir en las bolsas del color que corresponda; también se indica que los
colaboradores disponen los residuos generado de las actividades realizadas y deben entregar el certificado de
disposición que entrega Geofuturo, el dato de dicho certificado se debe registrar en el formato Planilla de
entrega de residuos y luego se debe archivar en la carpeta verde marcada con el nombre de Gestión Ambiental;
se usan las etiquetas para rotular los residuos peligros con las que se debe marcar las bolsas rojas antes de
llevar a Geofuturo para su disposición.(estar atentos a implementar el nuevo código de colores para
separación de residuos) Se continua con la dinámica de grupos para la campaña de Plastitón en Esenttia; una
vez los colaboradores se hayan agrupado para la campaña, deben llevar sus aportes de plástico e informar a HSE
para que se haga el pesaje del mismo y se vaya registrando o notificando a Gestión humana. Nota: estos grupos
fueron enviados al correo de gestión humana. Se deja al día hasta el mes de febrero, en el mes de marzo solo
instrumentación hizo aportes. Esta cantidad se la envié a Vanessa en foto.
13. Proceso de salida de equipos y/o herramientas. El proceso de salida de equipos y/o herramientas se debe
hacer con una orden de salida; de igual manera, este procedimiento lo realizan son los ing., residentes (Elmer,
Darwin y/o Diego). Nota: se deja dentro de la carpeta (en la 3ra gaveta del escritorio de HSE) las hojas amarillas
de los ingresos de equipos y/o herramientas.
14. Requisición de formatos de permisos de trabajo en blanco. El ing. Elmer y Darwin realizan el procedimiento
para sacar de almacén los formatos de permisos en blanco. Se debe pedirles el favor que expliquen el proceso a
la nueva persona HSE.
15. Listado de contactos. Se envía al correo coordinadorhse@demca.co, el listado de contactos relacionados con el
cargo, este listado consta de nombres, números de teléfonos y correos electrónicos. Queda pendiente actualizar
los datos de los conductores de las rutas.
16. Archivo. Quedan pendiente por archivar los preoperacionales del mes de Marzo (una parte está en el escritorio
donde se colocan los permisos cerrados y la otra parte se le debe pedir a los colaboradores)
17. Entrega de permisos. La entrega de permisos básicos (sólo se entregan los básicos) se realiza en la oficina de
seguridad de manera semanal, se deja la ubicación de la AZ donde se relacionan los permisos antes de
entregarlos.
18. Listado de pendientes:
Pendientes de Diana: Realizar la investigación del incidente de la ruta de mantenimiento, entregar a oficina HSE
permisos cerrados que están en el escritorio y relacionarlos en el formato de entrega.
Realizar devolución de tie-off a oficina demca guardado en la 3ra gaveta del escritorio de igual manera
termómetro infrarrojo.
19. Revisión de correos. La revisión de correos debe ser diaria y de manera frecuente, con el fin de dar pronta
respuesta a cualquier requerimiento que se tenga por parte del cliente.
20. Declaración de condiciones de salud (encuesta). la encuesta se debe diligenciar diariamente, mediante dos
formas posibles: de manera física en el formato “Declaración juramentada de condiciones de salud”, y de
manera virtual por medio del link https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdBsCIlLNqrl-
pDPIHAJLFwx_DvFGxMm9N_aPTxAqXG4vEWfg/viewform. Dicha encuesta debe ser diligenciada por todos los
colaboradores que se encuentren laborando (incluidos aquellos que estén realizando trabajo desde casa y
 también los que se encuentren incapacitados), exceptuando a aquellos colaboradores que estén de vacaciones
o permisos. También debe ser diligenciada por los conductores de las rutas.
21. Acceso a la plataforma para realizar el seguimiento a las encuestas. Se deja acceso activo a la plataforma para
realizar el seguimiento diario de la encuesta diligenciada por los colaboradores, además se le deja el link
anclado en la página del navegador que se tiene en el computador de mesa.
22. Formato (no oficial) para hacer seguimiento a las encuestas. Se deja el formato (no codificado), como ayuda
para facilitar el seguimiento a las encuestas realizadas; el cual queda guardado en la sgte ruta: C:\Desktop\
Esenttia PP\9. FORMATOS ACTUALES\No codificados.
23. Seguimiento a casos Covid-19 (bitácora de seguimiento). Se deja actualizado el formato de bitácora de
seguimiento de los casos Covid-19 (formato de Esenttia); el cual se debe actualizar diariamente mientras haya
algún caso Covid-19 (positivo o sospechoso) reportado y ser enviado vía e-mail a la gerencia HSE de Esenttia y a
los interventores que correspondan con copia a los ingenieros residentes, calidad, coord. Gestión humana y al
ing. Alfredo Cerra. (se deja actualizado hasta el caso de Juan Echeverria)
24. Requisición de EPP y papelería. Se dejan insumos de epp y de bioseguridad (ver anexos) las requisiciones de
EPP y elementos de bioseguridad se realizan con periodicidad semanal (jueves o viernes). Dentro de la carpeta
esenttia pp se encuentra la subcarpeta requisiciones.
25. Charlas diarias de seguridad. Se realizan 3 charlas de seguridad por separado (una por cada contrato) y de igual
manera se toman las evidencias por separado en el formato control de asistencia, ubicado en la sgte ruta: C:\
Desktop\Esenttia PP\9. FORMATOS ACTUALES\Formatos de Calidad. Queda pendiente establecer el nuevo
horario de las charlas teniendo en cuenta que el horario de entrada se unificó para todos a las 7:30am
26. Reporte de daños en la dotación del personal. Los reportes de daños o deterioro en la dotación se realizan a
Gestión humana, vía whatsapp y/o vía e-mail con la foto de evidencia del deterioro y se debe realizar
seguimiento a la reposición solicitada. Dichos reportes también sirven para alimentar el cuadro de
caracterización de inspecciones y auditorías a PTS.
27. Informes mensuales HSE. Se realizan 2 informes mensuales, uno para Instrumentación y otro para Mtto
Eléctrico y Proyecto; dichos informes deben ser enviados a más tardar el día 5 de cada mes y deben recopilar
toda la información correspondiente a los temas de Gestión HSE, Gestión Covid-19 y Gestión Ambiental del mes
comprendido en el informe. (se dejan las evidencias para armar los informes del mes de marzo)
28. Informes semanales de Gestión Covid-19. Se envía los días lunes de cada semana, con toda la información
relacionada (comprende de lunes a domingo) y evidencias fotográficas. (informes a la fecha del Domingo 28 de
marzo)
29. Informes semanales de Gestión HSE. Se envía los días lunes de cada semana, con toda la información
relacionada y evidencias fotográficas (este informe se alimenta con las inspecciones y auditorías realizadas en
campo). Se utiliza la plantilla (formato no oficial) para realizar el registro y seguimiento de las inspecciones y
auditorías realizadas en planta. (informes a la fecha del Domingo 28 de marzo)
30. Atención de requerimientos por parte del cliente. Se debe estar atento a los requerimientos que haga el
cliente, ya sea por medio de correo electrónico, en las rendiciones de cuentas y/o de manera verbal.
31. Procedimiento en caso de AT. Cuando ocurre un accidente en las instalaciones de Esenttia, la persona
accidentada no se puede ir sin hacer el debido reporte y ser atendido, una vez se realiza el reporte llega la
ambulancia donde se realiza la atención primaria y valoración del accidentado y dependiendo de esa valoración
y gravedad de la lesión, se decide si se traslada o no a Gestión Salud.
32. Gestión de orden y aseo: Realizar el cronograma por grupos y hacerle seguimiento de tal manera que se
evidencie el cumplimiento del mismo. (colocarlo en el cambuche)
 Periodicidad de las actividades mensuales:

ACTIVIDADES HSE
Caminata Entrega Declaración
Charla
Inspección Inspección Gerencial Auditoría Entrega elementos juramentada
de 5 Grupo
SSTA EPP (apoyo a PTS de EPP de de salud
minutos
ingenieros) bioseguridad COVID-19
Frecu
2 2 1 3 Diario Diario Semanal Diario Proyecto
encia
Instrume
2 2 1 3 Diario Diario Semanal Diario
ntación
Mtto.
2 2 1 3 Diario Diario Semanal Diario
Eléctrico

Los ítems mencionados anteriormente fueron entregados a Cindy Madrid y Vanessa Carrasquilla.

Para constancia de lo anterior se firma a los 06 días del mes de Abril de 2021.

Quien realiza entrega del cargo: Quien recibe el cargo:

Diana Hernández Figueroa Cindy Madrid Ortíz

CC. 1.143.365.159 CC. 1.143.363.072

Anexos

Ubicación de carpeta donde se encuentran las Stock de mascarillas, cascos y tafiletes

autorizaciones de ingreso de materiales y htas
Encuestas diligenciadas Stock de epp

Ubicación de carpetas para archivar documentación Permisos básicos y complementarios en blanco

Pc, mouse y teclado Conector de anclaje para devolución a oficina

Memoria usb Papeleria y termómetro infrarrojo