GUÍA INVENTARIO TRIMESTRAL

El objetivo de esta guía es facilitar las acciones que deberás llevar cabo antes,
durante y después del inventario trimestral considerando las mejores prácticas que
hoy hemos identificado para lograr concluir este proceso con calidad y en el menor
tiempo posible.

ANTES
1. Cuantificar cargas de trabajo: Cada regional es responsable de determinar el número de
personas que se requieren por cada OV considerando una media de 200 unidades por
persona. Cuando se excede de esta cifra se deberá evaluar el número de personas para
apoyo. Así mismo, se deberá evitar hacer levantamiento con una sola persona por oficina.
2. Formalizar apoyos: una vez identificado el nombre de las personas que brindarán apoyo,
cada líder de área deberá supervisar que el personal cuente con las herramientas
necesarias como son: acceso a la aplicación, capacitación, viáticos en caso de viaje, etc.
3. Sesiones de capacitación: todo el personal sin distinción de experiencia o antigüedad
deberá participar en las sesiones que se programen
4. Check list previo al ejercicio: los encargados deberán verificar en cada una de las OV a su
cargo lo siguiente:
a. Que las unidades en custodia estén ordenadas y separadas con espacio suficiente
b. Ubicar y asignar las islas al personal que realizará levantamiento de inventario
c. Distribuir de manera equitativa el número de unidades entre el personal
d. Validar que todas las unidades cuenten con rótulos completos y correctos
e. Validar llaves con cincho
f. Validar emplaye
g. Validar desconexión de terminales
h. Contar con el Layout de las islas definido y repartido entre los operativos
i. Identificar que las unidades de robo cuenten con dictamen impreso y a la vista: tomar
foto a las dos series de la hoja del dictamen u oficio impreso en el momento del
ejercicio.
j. Imprimir hoja adicional indicando ubicación de VIN para unidades difíciles por
modelo o siniestro
5. Reunión especial por parte del Regional: se lleva a cabo con la finalidad de estudiar el
ranking de trabajo, procesos operativos del inventario nacional, definición de estrategias
y mejores prácticas, homologación en criterios de trabajo, ejecución y organización, así
 como la participación de encargados y operativos sobresalientes para enriquecer con su
aporte y experiencias.
6. Canal de reporte: el coordinador Regional facilitará un medio de comunicación para
reportar avances, fallas en los sistemas, notificar conclusión del inventario, etc.
7. Equipos de trabajo validar que los celulares, cables y baterías recargables se encuentren
funcionales y completos para ese día, de lo contrario el encargado debe buscar y dar
seguimiento para solventarlos. Se puede considerar incluso por ejemplo equipos
adicionales como una bicicleta personal para agilizar búsqueda de unidades en predios
grandes.
8. Asistencia general tanto para equipos de oficina ventura como de conciliadores no hay
vacaciones o permisos a menos que sean verificados y justificados con sus supervisores
directos.
9. Actualización correcta de sistema ANDROID y GOOGLE CHROME en la versión indicada
según modelo y marca.

▪ Considerando XAOMI 9s y 9 versión Miui 12.5.5 versión Google Chrome

103.0.5060.71
▪ Considerando XAOMI 10 versión Miui13.0.9 versión Google Chrome 103.0.5060.71
▪ Considerando XAOMI 11 versión Miui 13.0.15 versión Google Chrome 103.0.5060.71
▪ Considerando XAOMI POCO versión Miui 13.0.2 versión Google Chrome
103.0.5060.71

10. Actualización de claves y contraseñas para el personal en general y de apoyo tengan

accesos a SIS / WebApp y esto se verifique antes del día del ejercicio.
11. Procesos operativos concluidos un día antes para garantizar la ejecución del inventario,
salidas, subastas auditorias, ingresos (todo debe estar sincronizado completo y
correctamente el día previo al ejercicio)

DURANTE
1. Inicio de ejercicio: dependiendo de las condiciones climáticas y cantidad de luz
natural, se deberá arrancar el levantamiento entre 7:00 y 8:00 horas
2. Para aquellas Oficinas Ventura (OV) con personal sin experiencia previa el
encargado deberá brindar apoyo y supervisión durante el levantamiento
3. Dividir cargas de trabajo las islas deben asignarse con anticipación conforme al
layout de cada OV. El promedio de OT´s o levantamiento por persona es de 40
unidades por hora y el promedio nacional de unidades en el ejercicio total al finalizar
es de 200 unidades por persona.
4. Todo el personal participa: operativos, administrativos, encargados y apoyos
trabajan en patio de manera equitativa, aún en predios pequeños se espera un
mínimo de 100 UPP. No existe motivo para que encargados o administrativos se
encuentren en oficina durante el ejercicio de levantamiento.
5. Acompañamiento a personal nuevo y de apoyo los primeros 30 minutos del ejercicio
nos aseguramos de acompañarlos con personal experto y de experiencia para
asegurarnos de la correcta captura y procesamiento en la WEBAPP, foto lateral
frontal, creación de islas, captura de NIU, VIN legible, herramienta corte, foto
correcta llave, cierre y validación de errores.
6. Fallas o errores de sistema ya no se reportarán en el momento: en caso de fallas o
errores típicos por sistema debemos trabajar en modo "avión" o en línea, sincronizar
directo o en bloques de 5 unidades, hasta el termino de las islas asignadas; si no
funciona, deben identificar la unidad (por ejemplo, levantando cofre o pluma) para
que otro compañero apoye con su equipo y así regresar a oficina sin pendientes
7. Aplicaremos la sincronización escalonada por Regionales cada hora a partir de las
10 am y hasta las 14 horas (hora local):
a. Sureste y Sur en punto de la hora y hasta el minuto 19
b. Metro y Centro del minuto 20 al 39
c. Norte y Noroeste del minuto 40 al 59
8. Celulares de trabajo: no se permite el préstamo de celulares
9. Inasistencia: se analizarán sanciones por faltas o retardos injustificados
10.NIU´s que no se encuentra en WebApp: se puede ingresar vía internet desde tu
celular al SIS y validar directo en ficha técnica VIN o NIU, así mismo de no contar con
datos, pueden apoyarse con equipos de compañeros cercanos. Si lo anterior no
funciona procedemos a dar de alta la unidad.
11.Unidades recibidas fuera de horario: el encargado deberá identificar estas unidades
con un consecutivo que deberá iniciar con las letras FH. Por ejemplo: FH1, FH2, etc.
12.Para dar de alta: se coloca un número consecutivo, por ejemplo 1, 2, 3, etc. El
encargado proporcionará dicho número y deberá llevar el control de marca, modelo
y terminación VIN en grupo de WhatsApp de la OV
13.Alimento: deben anticiparse para que los mismos lleguen a la OV y no se ocupe
personal del levantamiento para esta tarea. Cada participante debe llevar $100.00
para este gasto mismo que será reembolsado contra FUR y Factura correspondiente.
Por lo general esta actividad se lleva a cabo al término del levantamiento general,
una vez que participan de sus alimentos retoman ejercicio para atender reprocesos
14.Finalización: el encargado debe validar unidades en el link de inventario físico y en el
SIS para redistribuir procesos y cerrar pendientes. Una vez concluido debe imprimir
hoja de asistencia (cedula de inventario) para que todos los presentes firmen y ésta
 se envía por correo a su regional archivos XML y PDF firmado, así como la pantalla
finalizada del FORMS.
15.Unidades no encontradas el encargado deberá reportar al final del ejercicio con
correo electrónico formal adjuntando antecedentes.
16.Correcciones en sistema por color, serie y quebrantos: se deben corregir cualquier
desviación en SIS el mismo día del inventario (incluidos FDF´s) verificado en el sistema
de inventario físico
a. https://subastasventura.com/InventarioFisico/otCalidadInfo/listaCS? (color,
serie) en el caso de las conciliaciones de serie/VIN debes tomar en cuenta que
la unidad será enviada a reproceso y se debe volver a fotografiar en patio ya
sea que fuera corregida en el momento o dada de alta con un número
consecutivo.
b. https://subastasventura.com/InventarioFisico/otQuebrantos/listaCS?
(quebrantos) los encargados deben verificar las desviaciones de quebrantos
en patio para descartar errores por omisión en caso de observaciones colocar
las leyendas siguientes:
• Error operativo llave encontrada físicamente
• Error conciliador no hay quebranto
17.Salida: cada regional está facultado para dar salida al personal de las OV a su cargo
habiendo validado la conclusión de todas las actividades previa comunicación con el
coordinador de conciliación.

DESPUÉS
1. Unidades fuera de horario registradas con consecutivo estas deben ser
conciliadas en el sistema de inventario
a. https://subastasventura.com/InventarioFisico/otPendientesValidaVI
N/listaCS? A estas unidades se les debe colocar el NIU con el que
fueron dadas de alta recientemente en SIS para finalizar proceso.
2. Se debe descargar lista resultante del inventario trimestral para tener las
ubicaciones actualizadas y ocuparlo para su operación diaria
3. Gestionar FUR con factura de alimentos: cada encargado deberá efectuar el
trámite de reembolso por estos gastos.
4. Generar retro con equipo respecto a los puntos positivos a mantener y los
puntos a mejorar para implementar y corregir de cara a próximos inventarios
5. FDFs: para el caso de los FDFs que ya hayan sido identificados en inventarios
previos y enviados, ya no será necesario enviarlos nuevamente. Solo deberán
enviar los nuevos casos. Es necesario tener una relación completa de todos los
casos con el NIU correspondiente, fecha de identificación del faltante y fecha de
envío.