VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO GERENCIAL

FECHA

1. Proceso Gerencial

2. Objetivo Asegurar la mejora continua de los procesos mediante la planeación y la revisión del Sistema de Gestión de calidad y Sistema de gestión en control y seguridad BASC de la organización.

3. Alcance Inicia con el analisis del Contexto y termina con la revisión de los SGI
4. Responsable Gerente General
5. Requisitos legales Ver matriz de requisitos legales del proceso

6. Riesgos del proceso Ver mapa de riesgo organizacional del proceso

7. Tipo de proceso Estrategico

8. Desarrollo ciclo PHVA

PLANEAR

Proveedores Entrada Actividades Salida Cliente Registros/Documentos

Definicion y documentación de Politica de Políticas

Partes Interesadas Requisitos de Normas Politica de seguridad y calidad Todos los procesos
Seguridad BASC y Calidad Manual BASC

Comunicación y divulgación de la Política

Política de Seguridad BASC y Calidad Divulgación de políticas Todos los procesos Registro de asistencia
de Seguridad BASC y Calidad

Establecimiento e implementación de Matriz de Objetivos e

Partes Interesadas Requisitos Normas Objetivos Integrales Todos los procesos
Objetivos Integrales Indicadores

Partes Interesadas Información acerca del contexto Analisis del contexto de la organización Análisis DOFA Mejora Continua Matriz DOFA

Partes Interesadas Información acerca del contexto Analisis de partes interesadas Partes interesadas definidas Mejora Continua Matriz de Partes Interesadas

Gastos y costos administrativos y operacionales

Todos los Procesos Contruccion de presupuesto Recursos presupuestados Proceso Administrativo Presupuesto SGI
futuros

Planificar la revisión por la dirección del Informe de Revisión por la

Todos los Procesos Requisitos Normas y Estándar BASC, Calidad Revisión por la dirección Todos los procesos
SGCS BASC y Calidad Dirección

HACER

Proceso Administrativo Presupuesto Ejecución de presupuesto Recursos Todos los procesos Presupuesto SGI

Procedimiento de
Revisión y análisis del cumplimiento de los Documentacion legal revisada y/o identificación y evaluación de
Mejora Continua Matriz de requisitos legales y de otra indole Entidades Gubernamentales
requisitos legales actualizada los requisitos leglaes y de otra
indole

Actividades de las diferentes dependencias de la

Todos los Procesos Definir responsabilidades y autoridad Organigrama Todos los procesos Organigrama
organización y/o cargo

VERIFICAR

Seguimiento al cumplimiento de
Todos los procesos Implementacion de estrategias Estrategias verificadas Todos los procesos Analisis de Contexto
Estrategias

Todos los procesos Politica integral Revision de Politica Integral Politica integral revisada Partes Interesadas Informe de revisión gerencial

Verificación de Estado Financiero de la Identificación de asignacion de

Contador Registros contables Proceso Administrativo Estados Financieros
empresa, a fin de detectar inconsistencias. recursos

Informe de auditoria
Verificar si el SGI es adecuado, Aprobacion o mejora de
Mejora Continua Indicadores de Procesos Todos los procesos Informe de revisión gerencial
conveniente y con eficacia continua implementacion
Resultado de evaluación de riesgos

Informe de auditoria
Indicadores de Procesos
Informe de Revisión por la
Todos los procesos Resultado de evaluación de riesgos Realizacion de la Revision Gerencial Revision del SGI Todos los procesos
Direccion
Elementos de entrada y salida

Evaluar el desempeño del proceso a

Todos los procesos Indicadores de gestión Resultado de los indicadores Todos los procesos Informe de Indicadores
través de los indicadores de gestión

ACTUAR

Acciones correctivas,
Aspectos a mejorar y/o corregir Tomar acciones correctivas y preventivas Plan de acción Mejora continua
preventivas y/o de mejora

Humano: Competente
Materiales: Útiles de oficina 9. Requisitos Norma V6:2022: 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 6.1, 7.1.1, 8.3,
8. Recursos
Infraestructura: Oficina normatividad Estándar 6.0.1: N/A

Tecnológicos: Computador

10. Medición del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO SEGUIMIENTO META

Cumplimiento de Indicadores (No. De indicadores que cumplieron la meta/Total de indicadores a medir en el periodo) * 100 Trimestral 80%
 VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA

FECHA

1. Proceso Administrativo
2. Objetivo Suministrar productos y servicios que garanticen la eficiencia de nuestras operaciones mediante proveedores confiables.
3. Alcance Aplica a todas las compras y contratación de servicios requeridos para el desarrollo de las operaciones de XXXXXXXXXXXXXX
4. Responsable Directora Administrativa
5. Requisitos legales Ver matriz de requisitos legales del proceso

6. Riesgos del proceso Ver mapa de riesgo organizacional del proceso

7. Tipo de proceso Apoyo

8. Desarrollo ciclo PHVA

PLANEAR

Proveedores Entrada Actividades Salida Cliente Registros/Documentos

Proveedores Facturas recibidas Programar pagos Programacion de pagos Soportes de Pago

Todos los procesos Hojas de vidas de equipos Programar mantenimiento Programacion de mantenimiento Proceso Administrativo Programa de Mantenimiento

Elaboracion de declaraciones de IVA, Declaracion de renta / Declaracion de

Contador Asientos contables Proceso Gerencial Soportes de Impuestos
retencion y renta IVA

Registrar insumos y/o necesidades en

Todos los procesos Requisicion de compras Plan de Compras Cotizaciones
plan de compras

Identificar necesidades de bienes y

Todos los procesos Informacion interna Requisición de compras Proveedor seleccionado Orden de Compra
servicios a comprar

HACER

Programacion de mantenimiento Ejecución de los mantenimientos Equipos optimos Todos los procesos Registro de Mantenimientos

Proveedores Cotizaciones Evaluación y selección de proveedores Proveedores seleccionados Evaluación de Proveedores

Verificación de antecedentes a Certificados de

Proveedores Documentacion Legal de proveedores Antecedentes verificados
proveedores Antecedentes

Responsabilidades y condiciones que se espera Establecer acuerdo de seguriad con Envío de acuerdo de seguridad al
Proceso Administrativo Proveedor
del proveedor proveedores proveedor

Orden de Compra
Proveedores Ejecución de plan de compras Asignación de insumos y recursos Todos los procesos Procedimiento de Compras
Cotizaciones

Cumplidos
Transporte Terrestre de Carga Cumplidos, cuadro de liquidación Validar y ordenar documentacion recibida Cumplidos, cuadro de liquidación
Cuadro de Liquidación

Proceso Administrativo Formulario diligenciado Validar liquidación de planilla Soporte de liquidación

Cliente Cotizacion (Valor del servicio prestado) Realizar facturas Remición de facturas a clientes Cliente Factura

Gestionar pagos de servicios acorde a

Proveedores Facturas recibidas Comprobantes de pagos Proveedor Comprobantes de Pago
plazos/condiciones establecidas

Transporte Terrestre de Carga Liquidacion de viajes Pago de Conductores Comprobantes de pagos Conductor Comprobantes de Pago

Horas y dias trabajados Pago de nomina Comprobante de nomina Todos los procesos Comprobante de nomina

Realizar asientos contables según cuadro

Cumplidos, cuadro de liquidación aprobado Información contable digitada Comprobantes contable
de liquidación (propio y/o tercero)

VERIFICAR

Verificacion periodica de documentos Documentación Actualizada

Documentos legales actual Documentos legales actualizados Proceso Administrativo
legales de proveeores de Proveedores

Indicadores del proceso Analizar indicadores Informe de Indicadores Mejora Continua Indicadores de gestión

ACTUAR

Acciones correctivas,
Aspectos a mejorar y/o corregir Tomar acciones correctivas y preventivas Plan de acción Mejora continua
preventivas y/o de mejora

Humano: Competente
Materiales: Útiles de oficina 9. Requisitos Norma V6:2022: 6.1, 7.1.3.
8. Recursos
Infraestructura: Oficina normatividad Estándar 6.0.1: 1.1, 1.2

Tecnológicos: Computador

10. Medición del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO SEGUIMIENTO META

Proveedores Confiables (No. de proveedores confiables/ Total de proveedores evaluados del trimestre)*100 Trimestral 80%

Eficacia de los mantenimientos (No de mantenimientos realizados/ Total de mantenimientos programados)*100 Trimestral 90%
 VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN HUMANA

FECHA

1. Proceso Gestión Humana

2. Objetivo Reclutar y mantener el recurso humano competente requerido para el desarrollo de las actividades que permitan a la empresa prestar servicios con calidad y seguridad.
3. Alcance Inicia con la necesidad de personal, la selección del recurso según los procedimientos establecidos y finaliza con el retiro de personal
4. Responsable Directora Administrativa

5. Requisitos legales Ver matriz de requisitos legales del proceso

6. Riesgos del proceso Ver mapa de riesgo organizacional del proceso

7. Tipo de proceso Apoyo

8. Desarrollo ciclo PHVA

PLANEAR

Proveedores Entrada Actividades Salida Cliente Registros/Documentos

Estructura organizacional / Manual de

Proceso Gerencial Organigrama de la empresa Definir perfiles de cargos Todos los procesos Perfiles de Cargo
perfiles y funciones

Programa de
Todos los Procesos Necesidad de capacitaciones Programación de capacitaciones Capacitaciones programadas Todos los procesos
Capacitaciones

HACER

Publicacion de vacantes por paginas

Todos los Procesos Requerimiento de personal Convocatoria de vacantes web, correos, redes sociales, entre Comunidad
otros

Hoja de vida pre-seleccionada o

Partes Interesadas Hojas de vidas de aspirantes Recepcion de hojas de vidas Todos los procesos Hojas de Vida
seleccionada

Comparacion perfil establecidos - perfil

Hojas de vidas de aspirantes Evaluación de hojas de vidas Entrevista
aspirantes

Comunicación con personal Procedimiento Gestión

Evaluacion de hojas de vidas Selección de personal
seleccionado Humana

Información del personal
Registro de verificacion de
Estudio de Seguridad
Estudio de seguridad y visita domiciliaria antecedentes y referencias
Informe Visita Domiciliaria
(Personales, laborales y familiares)

Información del personal Contratación Contrato firmado Contrato

Definicion de responsabilidades y
Ingreso de personal Charla de induccion Inducción
asignacion de tareas

Charla de induccion Entrega formal del cargo Posicionamiento en el cargo Todos los procesos Perfil de Cargo Firmado

Requermiento de dotacion Entrega de dotacion Registro de entrega de dotacion Entrega dotación y EPP

Plan de capacitaciones Ejecutar plan de capacitaciones Personal competente Todos los procesos Registro de Asistencia

Desvinculacion de personal con la Entrevista de Retiro

Causa de retiro de personal Retiro de personal
empresa Paz y salvo

VERIFICAR

Certificados de
Antecedentes legales actual Verificación peridoica de antecedentes Antecedentes legales actualizados
Antecedentes

Indicadores del proceso Analizar indicadores Informe de Indicadores Mejora Continua Indicadores de gestión

ACTUAR

Acciones correctivas,
Aspectos a mejorar y/o corregir Tomar acciones correctivas y preventivas Plan de acción Mejora continua
preventivas y/o de mejora

Humano: Competente
Materiales: Útiles de oficina 9. Requisitos Norma V6:2022: 6.1, 7.1.2
8. Recursos
Infraestructura: Oficina normatividad Estándar 6.0.1: 4.1, 4.2

Tecnológicos: Computador

10. Medición del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO SEGUIMIENTO META

Plan de Formación (No. de capacitaciones cumplidas/ No. de capacitaciones programadas)*100 Mensual 80%
 VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN COMERCIAL

FECHA

1. Proceso Gestión Comercial

2. Objetivo Identificar y desarrollar oportunidades de negocio, siendo rentables en la prestación de los servicios mediante la selección de clientes confiables y seguros.
3. Alcance Determinación de los requisitos del clientes y finaliza con la retroalimentación del cliente.
4. Responsable Director Comercial
5. Requisitos legales Ver matriz de requisitos legales del proceso

6. Riesgos del proceso Ver mapa de riesgo organizacional del proceso

7. Tipo de proceso Apoyo

8. Desarrollo ciclo PHVA

PLANEAR

Proveedores Entrada Actividades Salida Cliente Registros/Documentos

Cliente Identificación de cliente Determinar necesidades del cliente Necesidades del cliente

Condiciones y aspectos del servicio requeridos por

Cliente Analizar viabilidad del servicio Aceptacion o rechazo de servicio Cliente Correo electrónico
el cliente

Cliente Especificaciones del servicio Realizar cotizacion Cotización Cliente Cotización

Gestionar disponibilidad de vehiculos para Confirmacion de disponibilidad de

Transporte Terrestre de Carga Requerimiento de disponibilidad de vehiculos Cliente Correo electrónico
la prestacion del servicio vehiculos

HACER

Verificar que la informacion suministrada Registro de Vinculación de

Cliente Informacion del cliente Aprobación del cliente
por el cliente sea veráz y fideligna Cliente

Responsabilidades, condiciones y aspectos Establecer acuerdo de seguridad con

Proceso de Gestión Comercial Acuerdo de seguridad Cliente Acuerdo de Seguridad
especificos clientes no BASC

Certificados de
Cliente Documentación legal del cliente Verificacion de antecedentes al cliente Antecedentes verificados
antecedentes

Visita asociado de negocio

Informacion del cliente Visita intalaciones de clientes Cliente aprobado
(cliente)

Visita asociado de negocio

Informacion del cliente Evaluacion de clientes Cliente aprobado
(cliente)

Entrega de informacion del servicio a

Cliente Informacion del servicio Documentos Trasporte Terrestre de Carga Corroe electrónico
operaciones

Oferta presentada Hacer seguimiento a la oferta presentada Control de la oferta Aceptación de oferta

VERIFICAR

Quejas y/o reclamos / seguerencias y/o Verificar quejas y/o reclamos presentadas, Quejas y/o reclamos, sugerencias y/o
Clientes Quejas y reclamos
felicitaciones sugerencias y/o felicitaciones felicitaciones verificadas

Preguntas sobre calidad del servicio prestado Realizar encuesta de satisfacción Encuesta diligenciada Cliente Encuesta de satisfacción

Indicadores del proceso Analizar indicadores Informe de Indicadores Mejora Continua Indicadores de gestión

ACTUAR

Acciones correctivas,
Aspectos a mejorar y/o corregir Tomar acciones correctivas y preventivas Plan de acción Mejora continua
preventivas y/o de mejora

Humano: Competente
Materiales: Útiles de oficina 9. Requisitos Norma V6:2022: 6.1
8. Recursos
Infraestructura: Oficina normatividad Estándar 6.0.1: 1.1, 1.2

Tecnológicos: Computador

10. Medición del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO SEGUIMIENTO META

Satisfaccion de Clientes (Clientes satisfechos >= 4.5/ total de clientes evaluados)*100 Semestral 90%

Captación de nuevos clientes No. de clientes vinculados comercialmente con la empresa Semestral 4
 VERSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO MEJORA CONTINUA

FECHA

1. Proceso Mejora Continua

2. Objetivo Asegurar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua de los sistemas de gestión en la empresa.

3. Alcance Este proceso abarca todas las áreas y procesos de la Organizacion, Inicia con el diseño del SIG y finaliza con la implementación, seguimiento y control de todos los procesos y actividades que desarrolla la Organización.

4. Responsable Lider SGI

5. Requisitos legales Ver matriz de requisitos legales del proceso

6. Riesgos del procesVer mapa de riesgo organizacional del proceso

7. Tipo de proceso Estrategico

8. Desarrollo ciclo PHVA

PLANEAR

Proveedores Entrada Actividades Salida Cliente Registros/Documentos

Especificaciones del SGCS (Politica,

Creación, eliminación y modificación de Asegurar la pertinencia de la politica y Elementos de entrada para la
Todos los procesos objetivos, servicios, procesos, Todos los procesos
documentos objetivos de seguridad revisión por la dirección
asignación de recursos, indicadores)

Procedimiento gestión de
Todos los procesos Riesgos de cada procesos Determinacion de la gestion del riesgo Matriz de riesgo Mejora Continua riesgos
Matriz gestión de riesgos

Partes Interesadas
Revision e identificación de los requisitos
Normatividad / Requisitos legales y del cliente
Legales aplicables a la organización
Procedimiento de Requisitos
Identificación de Requisitos legales Mejora Continua Legales
Matriz de Requisitos Legales

HACER

Aprobar documentos creados o Procedimiento de Control de

Todos los procesos Documentos creados y/o actualizados Todos los procesos
modificarlos y asignarle version y fechas Documentos y/o registros

Incluir documentos en el Listado maestro Listado maestro de

Todos los procesos Listado maestro actualizado Mejora Continua
de documentos documentos

Necesidad de crear o modificar un documento

Procedimiento de Control de
Todos los procesos Elaboracion de formatos Formatos creados Todos los procesos
Documentos y/o registros

Procedimiento de Control de
Todos los procesos Revision y actualizacion de documentos Documentos actualizados y aprobados Todos los procesos
Documentos y/o registros

Inspeccionar barreras perimetricas y de Barreras perimetricas y de iluminación

Todos los procesos Infraestructura Todos los procesos Inspeccion locativa
iluminación inspeccionadas

Hacer registro de usuarios y claves de los

Registro de usuario y clave de los Documento con usuarios y
Gerencia Usuarios y claves de los colaboradores colaboradores en un documento y Gerencia
colaboradores claves
archivarlo

Realizar Back Up de documentacion del Copia de seguirdad de Sistema de Back Up de Sistema de

Todos los procesos Documentacion del Ssitema de Gestión Gerencia
Sistema de Gestión Gestion Gestion

Todos los procesos Solicitud de correo corporativo Asignar correo corporativo Entrega de correo corporativo Todos los procesos Correo corporativo creado

VERIFICAR

Procedimiento de auditoria
interna
Todos los procesos Definir programa y plan de auditoría Programación de auditoria Todos los procesos
Programa de Auditoria
Plan de Auditoría
Documentos y registros del SGCS.

Revisión de los requisitos del sistema

Todos los procesos Realizar auditoría Todos los procesos Plan de Auditoría
de gestión

Todos los procesos Resultado de auditoria Elaborar informe de auditoria Informe de auditoria Proceso Gerencial Informe de Auditoría

Procedimiento de acciones
Medicion de la eficacia y eficiencia del sistema de Realizar actividades de seguimiento de
Todos los procesos Control de auditoria Mejora Continua correctivas, preventivas y/o
gestion auditoria
mejora

Todos los procesos Analizar resultados de indicadores Realizar informe de indicadores Informe de indicadores Mejora Continua Indicadores de gestión

ACTUAR

Todos los procesos Toda la informacion de la empresa Hacer copia de seguridad Back Up Proceso Gerencial Back Up

Toma de acciones correctivas y Acciones correctivas,

Todos los procesos Aspectos a mejorar y corregir Plan de accion Mejora Continua
preventivas preventivas y/o de mejora

Humano: Competente
Materiales: Útiles de oficina 9. Requisitos Norma V6:2022: 4.3, 4.4, 6.1, 6.2, 7.2, 8.1, 8.2, 9.1, 9.2, 9.3, 9.4
8. Recursos
Infraestructura: Oficina normatividad Estándar 6.0.1: 5.1, 5.2, 6.1, 6.2

Tecnológicos: Computador

10. Medición del proceso

NOMBRE DEL INDICADOR DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO SEGUIMIENTO META

Eficacia de acciones correctivas, preventivas y de

(# acciones eficaces/ # de acciones medidas)*100 Trimestral 80%
mejora