LA CONTABIUDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN 1.
LAS ORGANIZACIONES
La necesidad de información
Desde la antigüedad, el ser humano ha tratado de desarrollar actividades
grupales, con la intención de satisfacer tanto sus necesidades espirituales como de
carácter material y en pos de un objetivo primordial: la búsqueda de bienestar tanto
individual corro el de lacomunidad en que se inserta.
OBJETIVO
INDIVIDUO
i* PRIMORDIAL .
4 BIENESTAR
Gráfico NI: Búsqueda del Bienestar. Fuente: adaptador) de Héctor OstmttP-
Dichos grupos de individuos constituyen tas^rganlzsciones, cuyos objetivos
serán consecuencia de los objetivos particulares de quienes las conforman y de su
poder relativo para imponerlos a los demás.
Toda organización para lograr los objethnjs planteados debe desarrollar
actividades. Dichas actividades variarán en función del objeto de su explotación
principal.
Para cumplir con sus actividades, las organizaciones requieren contar con
recursos económicos y recursos humanos. Los primeros comprenden a los bienes
materiales y a los inmateriales. Los recursos humanos se refieren tanto al plantel
directivo, como al personal que desarrolla las actividades tendientes a la consecución
de los Pbietívos planteados.
Dado que, en general, los recursos con que cuenta un ente son escasos, la
administración intenta combinarlos de la manera más adecuada para lograr ta
consecución de los fines de la organización y, al mismo tiempo, satisfacer las
necesidades de los miembros que la integran o de los que ínteractúan con ella.
El gerencia miento de una organización Implica la toma de decisiones, actuar
conforme a lo decidido y controtar los resultados provocados tanto por lo actuado por
la empresa como por las Influencias del medio.
En general, toda gestión de negocios persigue un principal objetivo que es el de
maximizar beneficios. Esta frase puede tener distintos significados según el tipo de
organización de que se trate. En una empresa con fines de lucro su objetivo es obtener
el máximo benefícto económico, mientras que en una entidad sin fines de lucro, el
máximo beneficio se alcanzará cuando se logre cumplir de manera óptima el fin por el
cual la organización fue creada.
Para administrar de manera eficiente es necesario que toda decisión gerencial
se apoye en una adecuada informadóg.
Se define a la información como la manera de comunicar un conocimiento de
utilidad para quien lo utilice, reduciendo su incertidumbre. Para que la información sea
útil deberá reunir una serie de atributos como ser pertinente, confiable, comparable y
dará. Además no debe estar dispersa, sino que debe estar relacionada e integrada
conformando un sistema.
De esta manera, durante todo el ciclo gerencial, el administrador deberá contar
con información que te permita delinear cursos de acción y también información sobre
cuáles fueron las cqnsecuenc^s de sus decisiones. O sea, se requiere contar con
información que refleje los hechos económicos ocurridos como resultado de las
decisiones adoptadas. •.
PLANEAMIENTO GESTIÓN
Contexto: elementos y acto-
res externos relevantes para RETROAUMENTACIÓN
el desempeño de las organi-
zaciones.
Gestión: consiste en realizar
actividades conducentes al
logro de los objetivos pro-
puestos.
Control: comprobación, ins-
pección, fiscalización, inter-
vención.
t.Ol Concepto
Se llama organización al conjunto de personas que, actuan-
do según u n orden establecido, se j u n t a n porque poseen
una meta en c o m ú n y un mismo objetivo por lograr. Para
alcanzarlos necesitan recursos (humanos, materiales, etc.)
que se integran actuando con coherencia, eficacia y coor-
dinación.
Analicemos distintas situaciones:
a. ¿Un colectivo de pasajeros, es una organización? ^
^ Está formado por u n grupo de personas: conductor y |
pasajeros.
^ Deben actuar según u n orden establecido: comprar u n
boleto, bajar por !a puerta trasera, etc.
^ Poseen una meta: llegar a un destino. No es una meta en
común, ya que los pasajeros van a diferentes lugares;
un pasajero viaja para llegar a la universidad, otro a su
trabajo, etc.
En cambio la empresa de transporte de pasajeros consti- j
tuye una organización; todos sus integrantes persiguen las ;
mismas metas: ofrecer un servicio y ganar dinero.
b. ¿Un hospital, es una organización?
Está formado por un grupo de personas: director, m é d i -
cos, enfermeras, bioquímicos, etc.
- » Tienen u n orden establecido: personal que trabaja en
consultorios extemos, salas de internación, quirófano, la-
boratorios; todos con horarios y funciones especificas.
Poseen una meta: el cirujano operar, la enfermera asis-
tir a los enfermos, etc. Apuntan a un objetivo en co-
m ú n : atender la salud de la comunidad.
Por lo tanto, el hospital es una organización.
A través del tiempo las organizaciones se fueron haciendo
más grandes y complejas, por lo/que en la actualidad se les
presenta la necesidad de usar tecnologías de última gene-
ración.
La razón de ser de las organizaciones reside en los objeti-
vos que ellas pretenden cumplir. Para alcanzar esos objeti-
vos, es relevante contar con una adecuada conducción y
administración. Ésta se logra implementando una serie de
acciones y estrategias, siendo las más importantes la p l a -
nificación, la gestión, el control y la evaluación.
1.05. Recursos
Son los elementos con que cuenta la organización, aque-
llos que necesita para realizar actividades y alcanzar los
objetivos propuestos.Varían de acuerdo a la actividad de la
organización y sus particularidades.
Los recursos pueden ser:
Humanos (personas).
•* Materiales (edifícios, maquinarias].
Intelectuales {ideas, conocimiento e información).
•^Tecnológicos (todo lo relacionado con las comunicacio-
nes y la informática).
Naturales (los que provee la naturaleza).
-¥ Energéticos (electricidad, etc.).
CONTROL EVALUAaÓN
7> i/vtf a g/tv/ar a u/f
se/m'tfario p<3ra af>r€ffder
a ser más producPi'vv ¡f
más
 De esta manera, durante todo el ciclo gerencial, el administrador deberá contar
con información que le permita delinear cursos de acción y también información sobre
cuáles fueron tas consecuencias de sus decisiones. O sea, se reauiere contar con
información que refleje los hechos económicos ocurridos como resultado de las
decisiones adoptadas. _ - . ^ .. _ - j
a actividades por medio de la comparación entre los resultados de la acción y lo
Sistema de información
dentro de la empresa.
t' " • ^
Debido a la.<i exigencias del mundo moderno, íi los avances lecnológicos. el
escenario donde deben dcsaiiollar sus actividades ias empresas se caiacicri/iiri p o r :
© las pautas culturales están en permanente cambio.
^ el tivanüc leenológico es constante.
@ !a economía es cada vez má.s inestable. ^ La función de control también se aplica a los bienes en poder de la empresa
@ la compeiiiividad ha avanzado a pasos agigantados.
Fíenle a todas esta circunslancias los directivos de las organizaciones se encuentran
con la necesidad de tomar decisiones continuíimenie con las que ponen en Juego
consecuencias importantes para sus empresas.
Para apoyarse en situaciones más seguras se valen de un buen sistema de
información.
El sistema es una red que intercomunica todas las arcas de la organización a los
efectos de. lograr una buena captación de datos,. Iiacer su procesamiento y
finalmente brindar In intbrm.ición necesnri^í pam \ii roma.df.flejni'iionf:s,
Fundones de la Contabilidad
• La contabilidad en el Proceso Decisorio:
La administración, como ya se ha visto, intenta combinar los recursos que
integran la empresa a fin de lograr satisfacer de la mejor manera posible sus objetivos
y los de quienes participan en ella e ínteractúan con ella.
La gestión administrativa supone como mínimo la toma de decisiones, la
ejecución de lo decidido y el control de los resultados provocados por la acción y por
los hechos del contexto.
Para la toma de decisiones, es necesario contar con información sobre datos
obtenidos en la empresa y otros recogidos del contexto. Los datos captados en la
empresa se refieren primordial mente a: - •
• composición y evolución del patrimonio de la empresa;
• contingencias cuantíficables;
• bienes de terceros en poder de ta ernpresa.
Pero no deben descartarse los datos que provienen del medio, como por
ejemplo, el límite de crédito otorgado por un proveedor, medidas de política
económicas, etc..
Para el procesamiento de una masa importante de esos datos se recurre a los
sistemas contables, por lo que se puede decir entonces que:
LA CONTABILIDAD ES UNA PARTE D a SISTEMA DE INFORMAOÓN DE UN ENTE QUE PROPORCIONA CIERTOS DATOS SOBRE SU
j PATRIMONIO Y EVOLUQÓN DEL MISMO PARA FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE UN ENTE Y DE
I LOS TBICEROS QUE INTERACTÜAN CON ¿L.
« La contabilidad en el Control Patrimonial:
La función de control tiende a la vigilancia del funcionamiento de las
I
planificado, la detección de las desviaciones y el análisis e Información de las causas.
Es así que en cualquier momento interesará conocer con cierta exartitud, por
ejemplo:
j
1. el monto de efectivo que debería encontrarse en la caja;
2. las unidades de cada tipo de mercadería que debería hallarse en stoclc;
3. tos bienes de uso que forman parte del active fijo de ta empresa.
} pertenecientes a terceros, por tos que está debería responder en caso de robo,
extravío, incendio, entre ellos: ,
1 . mercaderías recibidas en consignación;
2. títulos valores recibidos en garantía.
Es por ello que se puede decir que:
U CONTABILIDAD ES UNA PARTE INTEGRANTE DE U FUNCIÓN DE CONTROL QUE VIGILA LOS RECURSOS Y OBUGAOONES DE U
SOaEDAD, SEA QUE ÉSTOS GENEREN O NO HECHOS QUE PRODUZCAN RESULTADOS.
I
Los usuarios de ta información contable
|
La información contable, como ya se ha expresado, es una de las fuentes de
Información relevante para la toma de decisiones y es considerada por un universo de
usuarios. ^ 1 ^ empleados: pueden estar interesados en conocer la estabilidad de la
USUAWOS ÍNTERNOS empresa en la que trabajan;
los socios o accionistas: pueden estar interesadas en la rentabilidad o
rendimiento de su inversión;
los dirtcñvos: cada gerente o jefe de área puede estar interesado en ana-
lizar los resultíulos de la gerencia o sector a su cargo y cómo contribuye a
las ganancias de la em(M-esa como un todo
Los usuarios extemos son aquellos que no pertenecen a la organización,
USUmOS EXTERNOS
pero que utilizan la información que ésta brinda.
Los siguientes son algunos ejemplos de este tipo de usuarios y de las ne-
cesidades que se pueden satisfacer desde la contabilidad:
los acreedores, es decir quienes le prestaron dinero a la empresa (como
pueden ser los bancos): estarán interesados en conocer si t ^ d r á fondos pa-
ra devolver lo adeudado;
j los proveedores: así como los bancos, querrán saber si la empresa podrá
pagar el saldo que adeuda;
• los clientes: si tienen algún tipo de relación comercial particular con la
empresa, como por ejemplo necesitar los productos por ser de una calidad
determinada, estarán interesados en evaluar la continuidad de ta empresa
en el tiempo para asegurarse de que les puedan vender los productos que
necesitan;
el Estado: necesitará la información para poder determinar los impues-
tos, y para preparar infomies y estadísticas globales sobre la marcha de la
economía de una región o del país;
^ los posibles inversores o futuros dueños: querrán analizar la decisión de
invntir o no en la emiwesa, saber sobre la posibilidad de que genere ganan-
cias en el futuro.