EL CEREMONIAL EN LA EMPRESA

Una de las grandes transformaciones de la empresa moderna no es otra que el nuevo papel
social que desempeña en las sociedades avanzadas. Su función no se limita ya a la mera
producción de bienes y servicios, sin que ésta, como es obvio, haya dejado de ser su primera y
más importante razón de ser.

Pero al tiempo que conservan su papel primigenio, la actividad empresarial de hoy trasciende
al ámbito puramente económico para convertir a las instituciones privadas en agentes de
primer orden de la actividad pública en las sociedades modernas. La empresa se introduce así
en muchos de los ámbitos reservados antes a la Administración, como muestra del creciente
protagonismo que la sociedad civil está adquiriendo en países con escasa tradición
participativa de la iniciativa privada.
Este importante cambio ha tenido evidentes implicaciones en los ámbitos de la comunicación,
así como en la organización y celebración de actos de cierta relevancia, afectando por tanto a
la esfera del protocolo. Conforme aumenta la actividad pública de la empresa y se
incrementan las relaciones entre las entidades oficiales y privadas de una sociedad, éstas
últimas se convierten en protagonistas de acontecimientos de incuestionable relevancia y
complejidad en su organización.

La nueva condición de anfitriones que adquieren las empresas, como ocurre con la concesión
de premios y becas, la celebración de exposiciones y conciertos, y la inauguración de
conferencias y congresos, es una de las principales razones del auge del protocolo empresarial
o de negocios, si bien no es la única. El día a día interno de la empresa también exige cada vez
mayor atención en el cuidado de las formas de organización de determinadas actividades. Esto
se observa particularmente con el aumento de los intercambios de delegaciones oficiales entre
empresas, reuniones de negocios, consejos de administración, almuerzos y cenas oficiales, etc.
Todos estos actos requieren una formación de mesas de un protocolo basado en el sentido
común y en las normas sociales como forma de facilitar la comunicación entre los
participantes, respetando los principios de urbanidad, jerarquía y las respectivas tradiciones
culturales.

En todos estos acontecimientos públicos y privados de la empresa, el protocolo se convierte

además en la tarjeta de visita de la entidad organizadora. La falta en el cuidado de los detalles,
el tratamiento inadecuado de una autoridad, en definitiva, una mala planificación de un acto,
tendrá como resultado una pésima imagen de la empresa que lo organiza. En este sentido el
protocolo ha de ser visto como un doble instrumento de comunicación en la empresa. De un
lado, comunicación interna: el protocolo de negocios, ha de permitir, por ejemplo, que uno en
un almuerzo oficial los comensales más importantes puedan conversar entre ellos. Por otro
lado, de comunicación externa, transmitiendo una determinada imagen de la empresa.

El protocolo empresarial se presenta, por tanto, como una actividad y disciplina diferenciada
de las relaciones públicas pero que cae de lleno en el ámbito de los departamentos de
comunicación de las organizaciones empresariales. Es cierto también que esta materia adolece
de cierta especificación y que, en cuanto a disciplina, plantea cuestiones abiertas que el
protocolo oficial ya tiene solucionadas, entre otras, el siempre sensible tema del orden de
precedencias.

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REGALOS EMPRESARIOS
Este es un tema que ya ha adquirido definitiva importancia. Existen empresas que se dedican
especialmente a esto. Hay una gran variedad de artículos, para que las empresas estén
presentes en las actividades de quienes los reciben. Solo que debemos saber qué y cuándo
regalar. He aquí una pequeña guía para esas ocasiones.

Regalos de fin de año:

Las empresas realizan regalos a sus proveedores, asesores, empleados y clientes, en diversas
ocasiones, pero la mayoría de éstos se realizan a fin de año que es el momento en que todo el
mundo se encuentra esperanzado y con ánimo festivo por el inicio de un nuevo año.

Es en esta ocasión cuando la mayoría de las empresas envían sus presentes, pero aquí está el
tema que nos ocupa, para llegar a una fecha correcta en las entregas y no correr el riesgo que
la persona con la que nosotros queremos tener una atención ya haya salido de vacaciones,
(muchas personas eligen la época de las fiestas para iniciar sus vacaciones). Por lo tanto, este
es un tema que deberá estar en nuestra agenda con la debida antelación para poder llegar en
término con la elección y la entrega. Si se tratara de un regalo que vamos a mandar a
confeccionar tendremos que comenzar a fines de setiembre, porque tenemos que tener en
cuenta que las empresas que se dedican a estos menesteres, también se encuentran
recargadas de trabajo en los últimos días del año.

Esta decisión es tomada en general por el Directorio, quien designará a la persona encargada,
puede ser del área de Relaciones Públicas o Ceremonial. Una vez tomada la decisión, se deberá
confeccionar un mailing de las personas que recibirán un presente, para ello deberemos
actualizar el listado que se encontrará siempre en la oficina de Ceremonial. Mientras tanto se
procederá a solicitar el presupuesto del o los objetos que vamos a regalar, porque por
supuesto, no será el mismo regalo para un Miembro del Directorio, que, para un Gerente, un
Jefe o una Secretaria, aquí también deberemos aplicar el orden de precedencia, también
debemos prever la forma de distribución de los mismos. El Directorio puede dar alguna
indicación, o simplemente aprobará la propuesta de la oficina de Ceremonial. Como se puede
observar esta no es una tarea menor, por lo tanto, deberemos dedicarle el tiempo suficiente, a
fin de no caer en tener que salir a último momento a comprar unas cajas de vino en un
supermercado.

En la lista que confeccionamos con las personas que recibirán los regalos, debemos agregar un
casillero con la indicación del regalo.

Como ya dijimos hay empresas que se dedican a estos menesteres, pero siempre será nuestro
buen gusto y criterio el que primará.

Los regalos de escritorio son muy importantes, porque la empresa remitente estará siempre
presente en nuestro trabajo, pero también tenemos que tener en cuenta que son los menos
originales. Veamos algunos:

1. Juegos de escritorio en cuero con el logo de la empresa en relieve.

2. Relojes de escritorios de materiales nobles.
3. Juegos de lapiceras con el nombre de la empresa grabado.
4. Juegos de cuchillería.
5. Artículos de cuero o soguería.
6. Agendas.

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 7. Piezas de plata, o bañadas en plata, como cortapapeles, portarretratos u otros objetos
de ornamentación.
8. Con relación a los vinos debemos hacernos asesorar por personas especializadas y
siempre es aconsejable algún vino de una cosecha especial o alguno seleccionado por
los diversos clubes dedicados a esto, lo mismo haremos con el champaña o los wiskis.
9. Canastas o cajas con productos comestibles, no perecederos exóticos,
preferentemente importados o artesanales, siempre acompañados de alguna botella
de vino, champaña o licor.
10. Canastos o cajas navideñas, con productos que se consumen en estas fechas, siempre
de primera calidad.
11. Debemos tener en cuenta que estas personas reciben muchos obsequios en estas
fechas, por lo que trataremos de ser lo más originales posibles, siempre con buen
gusto.
12. Para las secretarias, generalmente se realizan regalos más personales, si conocemos
sus gustos podemos regalarle un certificado de alguna casa de ropa, librería o
disquería.
13. Los certificados son vales por determinado valor que extienden éstas casas y que le
permiten a la persona que los recibe elegir por si misma su obsequio, evitando así el
que el presente no sea del agrado de la persona a la que queremos agasajar y que
nuestro regalo quede olvidado en un rincón.
14. También se pueden confeccionar almanaques, portalápices, reglas y todo tipo útiles de
escritorio.

Regalos por inauguración

Cuando nos invitan a una inauguración es conveniente enviar un presente con los deseos de
éxito para la nueva empresa.
Para esto siempre es conveniente que se trate de algún objeto decorativo, impersonal, ya que
no conocemos aún el lugar y su decoración.

También podremos enviar, algún arreglo floral, con su correspondiente florero, ya que
debemos prever que los anfitriones, no cuenten con recipientes apropiados para nuestras
flores.

Se pueden enviar plantas, más yo aconsejo que sea algún arreglo en una maceta decorativa
que contenga distintos tipos de plantas, a pesar de lo que se puede pensar, el costo no diferirá
demasiado de una planta común y el efecto es mucho más impactante.

Otros tipos de presentes

Para homenajear al personal que se retira o cumple determinado número de años en la
empresa: Un reloj de marca grabado, llaveros de metal noble, (oro o plata), platos
conmemorativos, placas, para las mujeres podremos regalar alguna joya, como colgantes,
pulseras o anillos.

Aniversario de otra empresa: Platos o plaquetas conmemorativas, alguna pequeña obra de

arte.

Día de la Secretaria: Tratamos de ser originales y no caigamos en los bombones, que, si bien
nuestra secretaria nos lo agradecerá, también se preocupará por su dieta y su hígado, mejor
enviemos un hermoso ramo de flores, algún arreglo de plantas como vimos anteriormente o
uno de los certificados que ya mencionamos. De cualquier forma, como nuestra secretaria es

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una persona que está en permanente contacto con nosotros, conoceremos sus gustos y
podremos obsequiarla con algo más personal, un perfume, una cartera, etc.
Como lo dije anteriormente, debemos utilizar nuestro buen gusto y criterio a la hora de elegir
los regalos empresarios que desea realizar nuestra empresa, porque en ellos estará plasmada
la imagen de la misma. Siempre tendremos que trabajar con el menor presupuesto posible, no
creo que exista una empresa donde la Gerencia Económico Financiera de carta blanca para la
compra de los regalos, tenemos que saber, pero con buen gusto, originalidad y criterio,
podremos dejar el nombre de nuestra empresa muy bien posicionado.

SALUTACIONES DE FIN DE AÑO

Como en el tema anterior, las salutaciones de fin de año son algo en lo que se debe pensar
mucho antes de que se acerque la fecha, ya en el mes de setiembre debemos comenzar a
trabajar en ello. Las salutaciones generalmente se realizan a través de una tarjeta, que puede
ser impresa por la empresa o de alguna de las diferentes entidades de bien público que
reproducen obras de diferentes autores siempre con motivos navideños, (Patronato de la
Infancia, Htal. Garraham, Pintores sin manos, etc.).

En general estas mismas empresas ofrecen grabar alguno de los saludos que ya tienen en su
catálogo, pero si queremos algún mensaje especial, o que en la misma figure el logo de la
empresa, deberemos enviarlos a la empresa.

Como con los regalos deberemos confeccionar un listado que será mucho más amplio que
aquel ya que serán mucho más numerosas las personas que reciban la salutación de nuestra
empresa que las que recibirán un regalo.
Como primera medida, debemos solicitar a cada gerencia, el listado de personas y/o empresas
que deberá saludar el Directorio de la empresa, como así también el número de tarjetas que
necesitará dicho gerente para saludar él en forma personal. Una vez con el listado en nuestro
poder, deberemos depurarlo ya que puede ocurrir que varias gerencias quieran saludar a la
misma persona y/o empresa. Una vez concluido este trabajo estamos en condiciones de saber
qué número aproximado de tarjetas que deberemos comprar.

Tenemos que tener en cuenta la forma de distribución, ya que, en estas fechas, los correos se
encuentran sobrecargados de trabajo.

Una vez decidido si se realizará una tarjeta institucional, la que puede ser un tarjetón con el
logo de la empresa y alguna frase alusiva a las fiestas; o si se graba un saludo especial en
alguna de las tarjetas ya confeccionadas, deberemos contactarnos con la imprenta para
realizar la tarea.

Una vez que tenemos las tarjetas en poder de la empresa, debemos remitir, la cantidad
solicitada por cada gerencia para que sean firmadas y entregadas nuevamente a la oficina de
ceremonial, la que procederá a su distribución en la forma más rápida.

Agradecimiento de regalos
Enviar un regalo de agradecimiento a un director general de una empresa ¿Puede
comprometerle? Depende si la persona ostenta un cargo público o no.

En el ámbito privado, es difícil comprometer a alguien cuando en agradecimiento se le

obsequia con algún detalle, pero cuando se trata de instituciones públicas o personas que, por
su profesión, pueden interpretarlo como un “soborno” o un trato de influencia, puede que se

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las comprometa; de manera que no debe ofenderse nadie si con una tarjeta de
agradecimiento se devuelve el regalo.
Muy diferente es el caso de las personas que nunca agradecen los obsequios que reciben,
quizás por poca educación o por estar “saturado” de estos cumplimientos. En ningún caso
quedan eximidos de contestar con una nota de agradecimiento a la persona que les ha
ofrecido el regalo.

Además, algunas veces se presenta la duda si se ha recibido el regalo o éste se ha quedado a

mitad de camino en diferentes manos.

Si el director de la empresa no puede dedicarse personalmente a agradecer los obsequios

enviados por cualquier motivo (aniversario, fiestas de Navidad, alguna celebración, etc.), debe
ser la secretaria quien se ocupe de la tarea y agradecerlo por escrito a cada persona. El
cumplimiento es una muestra de urbanidad.

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