COMPRAS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para adquirir productos y/o servicios críticos para el SIG y
buscar la reducción de costos en las compras, sin comprometer la calidad y la
disponibilidad oportuna de los productos y/o servicios, asegurando que tanto estos
como sus proveedores y/o contratistas cumplan con los criterios y requisitos del SIG,
los legales y los del cliente.

2. ALCANCE

Aplicable a la compra de productos y servicios nacionales e internacionales

identificados como críticos para el SIG.

3. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

3.1. Defina los Criterios de compra para cada sistema de gestión (Calidad, ambiental y
SST):

3.1.1. Se definen los siguientes:

a) La Calidad del producto o servicio.

 Desempeño requerido
 Cantidades consumidas y provisionales
 Plazos deseados
 Costos
 Subsidios asociados, esperados
 Obligaciones internas de suministro que se tendrán en cuenta y las condiciones
económicas que se integrarán

b) Los posibles aspectos ambientales que pudieran ocasionar los productos o

servicios:

 Composición química del producto.

 Afectación a la salud y al medio ambiente que podrían generar su uso y
disposición final o el de sus envolturas o contenidos, etc.
 Sellos ambientales y/o certificaciones por organismos internacionales o
nacionales que trabajen en pro de la conservación del ambiente.

c) Los posibles riesgos de seguridad y salud en el trabajo que pudieran generar al

personal, a otros contratistas, visitantes y bienes de la empresa:

 Material del que se encuentra elaborado.

 Cumplimiento de normas técnicas de Seguridad (cuando aplique)
d) Confiabilidad del servicio que presta

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e) Experiencia en la prestación del servicio requerido

f) Conocimiento y/o competencia del servicio prestado
g) Certificaciones y acreditaciones legales para la prestación del servicio

3.2. Realizar la F-GCA-01-02-01. REQUISICIÓN de acuerdo al procedimiento de

almacén.

3.3. Realice la Solicitud de cotización por medio telefónico o electrónico (cuando se

requiera) con los criterios que deben cumplir los proveedores de los productos y/o
contratistas de servicios críticos del SIG.

3.4. Elaborar la F-GCA-01-02-02. ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS, especificando

claramente los productos a comprar.

3.4.1. Incluir cuando sea necesario:

 Imágenes del producto

3.5. Realizar el seguimiento a las órdenes de compra emitidas, registrar en el formato

F-GC-02-03. CONSECUTIVO ORDEN DE COMPRA.

NOTA 3: El servicio de disposición final de aceite dieléctrico usado y el servicio de

disposición final de residuos sólidos peligrosos y chatarra, son considerados un caso
especial de servicios para los cuales no aplica la orden de compra o servicio.

En el caso del aceite usado y la chatarra (cobre, bronce, hierro y aluminio), son
considerados materias primas para otros procesos productivos, y se realizan
actividades de aprovechamiento por parte del proveedor de servicio de disposición final.

Las entregas de residuos sólidos peligrosos se controlan con un registro expedido por
la entidad con la fecha y cantidad entregada; y se cancela mensualmente el servicio de
acuerdo al contrato.

3.6. Verificar que el producto solicitado sea el requerido y que cumplan con la
documentación solicitada como protocolos, certificados de calibración de equipos,
certificados de calidad y resultados de pruebas, entre otro, cuando aplique.

3.6.1. DOCUMENTOS QUE DEBEN SER VERIFICADOS CON MAYOR RELEVANCIA

Se debe revisar detalladamente la vigencia y existencia de la documentación solicitada,

en caso de documentos vencidos o no entregados se debe comunicar al proveedor y en
lo posible no adquirir el servicio hasta tanto no envíen la documentación pertinente, si
ya se adquirió el producto o servicio se debe informar al proveedor que no se realizará

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el pago correspondiente hasta tanto no cumplan con los documentos previamente

solicitados. Esto debe realizarse principalmente con:

 Certificados de homologación de productos.

 Certificados de calibración de equipos de medición.
 Protocolos y/o resultados de pruebas al producto adquirido.
 Permisos, acreditaciones, certificados de habilitación por parte de las entidades
y/o autoridades competentes.

3.7. IMPORTACIONES

En el caso de compra de materia prima fuera del país (importación), se deberán seguir
los siguientes pasos:

a) Solicitar vía e-mail la Factura Proforma o Cotización de la materia prima requerida,

al proveedor seleccionado.

b) En base a la factura Proforma o cotización, elaborar la F-GCA-01-02-02. ORDEN

DE COMPRA O SERVICIOS, especificando claramente los productos a comprar y
enviarla vía e-mail al proveedor.

c) Una vez sea confirmado el recibido de la orden de compra por parte del proveedor,
realizar el pago según el valor descrito en la factura proforma o cotización, en la
entidad financiera escogida.

d) Tan pronto la entidad financiera envíe el reporte swift de la transacción, reenviarla

por e-mail al proveedor o intermediario.
e) Confirmar con el proveedor fecha de despacho de la mercancía y envío de
documentos originales

 Factura original
 Lista de Empaque
 B/L
 Seguro
 Otros

f) Recibidos los documentos originales, enviarlos por correo físico a la agencia de

aduanas correspondiente.

g) Dependiendo del término de negociación, contactar la empresa que prestara el

servicio de transporte de la mercancía (marítima o terrestre), desde el puerto de
origen, al puerto de arribo.

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h) Consignar a la agencia de aduana el valor correspondiente a la nacionalización de

la mercancía.

i) Una vez la aduana confirme la nacionalización y liberación de la mercancía,

contactar la empresa de transporte que traerá la mercancía hasta las instalaciones
de la empresa.

j) Legalizar la importación ante la entidad financiera donde se realizó el pago de la

misma.

k) Archivar en una carpeta todos los documentos soportes de la importación.

4. RESPONSABLES

Coordinador de Compras y comercio exterior.

5. REGISTROS

 F-GCA-01-02-01. REQUISICIÓN.
 F-GCA-01-02-02. ORDEN DE COMPRA O SERVICIO.
 F-GCA-01-02-03. CONSECUTIVO ORDEN DE COMPRA.
 REGISTROS DE LAS IMPORTACIONES (factura proforma, Factura original, Lista
de Empaque B/L, Seguro, entre otros)

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6. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
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