SUPERVISIONES E INSPECCIONES

VENEZUELA, C.A.
PROCESO OPERATIVO DEPARTAMENTO
AGRICOLA INDUSTRIAL
 DESARROLLO DEL PROCESO
OPERATIVO.

1 •VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS:

En esta etapa del proceso se realiza una verificación de la
información de la carga y/o la descarga del producto, se
confirma con el agente naviero los detalles de los mismos y
se le solicita copia de los documentos necesarios: hora
estimada de llegada (ETA), Plano de Carga, Conocimiento
de Embarque (B/L) y hoja de seguridad de los productos y
cualquier otro dato de interés.
Se recibe la información del cliente solicitando la ejecución
del servicio, pudiendo ser vía e-mail, orden de compra,
telefónica (Confirma formato SVC-GC-F/05) y cualquier otro
medio posible.
 1-1 CONTROL:
Registro de los datos del servicio solicitado en la pizarra de
Operaciones.
Registro de solicitud o confirmación del servicio.

PIZARRA OPERACIONAL ACTUALIZADA POR JEFE DIVISION /

SUPERVISOR GENERAL
VERIFICACION DE DOCUMENTOS, USUARIOS, CODIGOS SICA E
INSAI

En esta fase del proceso se verifica con anticipación los usuarios y claves
estén activo, a su vez cada USUARIOS, código SICA y SIGMAV, estén
disponibles para la recepción del producto en sistema, también que la
descripción de rubros e usuario importador este todo en orden y la,
manera correcta.

REUNION DE LOGISTICA

SVC-PP-F/26, se realiza con las empresas a intervenir pre al atraque del

buque a fin de planificar el desarrollo de la descarga, según programado
por cada planta receptora autorizada por el cliente, es importante que en
esta reunión estén presentes LA EMPRESA ,
VERIFICADORADESCARGADORA, TRANSPORTE, de ser necesario y
posible se incluirá otras empresas involucradas en el proceso .
INSPECCION VISUAL DEL BUQUE Y PRODUCTO A BORDO:

En esta fase luego de las visitas de las autoridades, se verifica

conjuntamente con representantes del buque, INSAI, ADUANA, CLIENTE,
DEL TERMINAL, se realiza inspección visual de la estructura del buque,
calidad del producto, la cantidad reportada, los tiempos iniciales de llegada,
calados y cualquier otra información pertinente a la prestación del servicio.
INSPECCION , TOMA DE MUESTRA Y ANALISIS: (A SOLICITUD
DEL CLIENTE)

Se verifica a bordo y se inspecciona de manera visual el producto al

momento de tomar la muestra.
Las muestras tomadas son identificadas y entregadas al laboratorio para
los análisis correspondientes, se acompañan con el formato
SVC-PP-F/28, Solicitud de análisis.
Estas muestras fueron tomadas, con un calador de doble tubo 160 cm, de
largo (SEEDBURO GRAIN PROBES No. 22P) se toman en diez puntos
diferentes de cada bodega, para obtener una muestra compuesta de cada
una de las bodega, siendo llevadas a nuestro laboratorio, ubicado en
VOPAK VENEZUELA, S.A.,
las muestras fueron mezcladas a través de un divisor BOERNER
(SEEDBURO No. 34),
Al tener los resultados de calidad del producto y sea aprobado por calidad
SIVENCA y CLIENTE, para dar inicio a la descarga
Cuando los resultados de laboratorio están fuera de las
especificaciones, se entrega al buque una Carta Reclamo por calidad y se
informa al Cliente.
INICIO DE LA DESCARGA:
*Inclusión de transportes en sistema bascula de pesaje en el terminal
asignado para la descarga.
*Entregar a los transportes documentos SICA E INSAI , para enviar las
unidades al buque.
*Verificación de documentos para dar ingresos a los vehículos (bascula peso
vacio).
*Inspección de limpieza e identificación de vehículos (si es solicitado por el
cliente).
*Organización de vehículos, se coloca ticket de control interno SIVENCA, el
cual permite el monitoreo fácil del vehículo en circuito, se hace el primer
control, se realiza registro por nombre y apellido, placa, hora de llegada,
vencimiento de guía SICA y transporte .
*Se envía por lotes de 10 o 15 vehículos al buque.
*Se realiza confrontación a la hora de cargar en mesa técnica (llenado de
guía de despacho SIVENCA en esta guía se realiza registro y entrega de los
precintos utilizados por cada unidad).
*Tapado y precintado cada vehículo
VERIFICACION DE LA CANTIDAD CARGADA:

Una vez concluida la carga de cada vehículo es enviado a bascula para

su peso full, tomando el peso de ticket emitido por bascula, se realiza el
registro de peso y se retira copia guía de despacho para soporte
Retiramos el ticket de control interno para autorizar salida del vehículo
INFORME DIARIO :

Se realiza reporte formal cada corte de turno de 12 horas y formal vía

correo electrónico con detalles completos cada 24 horas, hasta finalizar

TRANSCRIPCION Y REVISION DEL REPORTE FINAL:

*La Secretaria de División solicita a la División de Administración el número

consecutivo de Reporte correspondiente y lo registra en el cuaderno “Control
de Expedientes”, procede a transcribir los datos del reporte en borrador que le
ha sido suministrado, lo imprime y lo entrega al Inspector para su revisión.
*La Secretaria se asegura de entregar al Inspector un reporte que es copia fiel
al borrador y sin errores.
*El Inspector verifica la correcta transcripción del reporte y lo firma como
responsable de su veracidad.
*El Jefe de División verifica la correcta aplicación del proceso y deja
constancia del mismo en la lista de chequeo.
CONTROLES:

*Reporte Final.
*Reporte en Borrador.
*Registros.
*Registros

ENTREGA DEL REPORTE FINAL:

El reporte aprobado se le saca copias que se distribuyen:
*Original y una copia al Cliente, una copia al Terminal, dos copias
para la Organización.
*De las dos copias de la organización, una es conservada en un
archivador donde se almacena por números correlativos. Al estar
el archivador lleno se coloca a un archi-móvil y se conserva
durante diez (10) años. La otra copia de la organización se
archiva por clientes y se conserva en la oficina del Jefe de
Inspectores durante un (01) año.