INVITACIÓN A COTIZAR PARA

PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA

Código: APY-CPR-FR-1007 Versión: 06 Página: 1 / 7 Vigencia: Enero 2024

OBJETO: SUMINISTRO ELECTROIMÁN PARA SEPARACION DE METALES EN BCD4

ANTES DE SHIPLOADER EN COMPAS AGUADULCE

SECCION 1 - CONFIDENCIALIDAD, DEFINICIÓN DE TÉRMINOS, INFORMACIÓN DE

LOS PROPONENTES, ASPECTOS LEGALES

1.1. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información presentada en la presente Invitación a Cotizar será la utilizada en el

proceso de selección del Proveedor por parte de COMPAÑÍA DE PUERTOS ASOCIADOS
S.A (en adelante “COMPAS”) y la información suministrada por todos y cada uno de los
Proponentes, será tratada como información confidencial, no pudiendo ser divulgada por
ninguna de las partes sin previo consentimiento por escrito de la otra parte, salvo orden de
autoridad competente.

Se entenderá por información confidencial: información escrita, verbal, en medios

magnéticos o cualquier otro medio que contenga información de COMPAS o de los
Proponentes, que no sea de conocimiento público.

1.2. PRESENTACIÓN DE COMPAS

COMPAS es la única red de puertos multipropósito del país con seis terminales en Colombia
ubicados en: dos Cartagena, uno en Barranquilla, uno en Tolú, dos en Buenaventura y
adicional a ello cuenta con una operación internacional en Houston, Estados Unidos
(Terminal South Central Cement propiedad de Argos). Ofrecemos servicios portuarios y
logísticos a empresarios que buscan un aliado para sus operaciones logísticas y de
comercio exterior. La Compañía fue creada el 01 de diciembre del 2012. Nuestro principal
interés es convertirnos en los aliados logísticos de exportadores, importadores,
consolidadores, sociedades de intermediación aduanera y demás miembros de la cadena
de comercio internacional.

COMPAS cuenta con un MANUAL DE CONTRATACIÓN de manejo exclusivamente

interno, que rige todas las actividades de contratación con proveedores de bienes y
servicios. En este Manual se manifiesta el compromiso de COMPAS por respetar el trabajo
digno y productivo, para que los procesos de contratación sean ágiles, racionales, eficientes
y ajustados a la ley, garantizando el mejor apoyo en la atención de las necesidades de
bienes y servicios que ayudarán a la estabilidad del negocio y al logro de los objetivos
corporativos de COMPAS.

Adicionalmente, COMPAS cuenta con un CÓDIGO DE CONDUCTA PARA

PROVEEDORES, el cual reafirma nuestra creencia de que la ética y la integridad son
fundamentales y no negociables y complementa el criterio juicioso y de sentido común de
nuestros proveedores para fomentar la generación de valor de forma responsable. Este
documento se encuentra publicado en nuestra página web para ser consultado por nuestros
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proveedores: http://www.compas.com.co/es/Proveedores-Compas/Politicas-para-
proveedores

1.3. ASPECTOS LEGALES DE LA PROPUESTA

1.3.1. Formalización del negocio.

Comunicada la adjudicación al o los Proponentes Adjudicatarios, se emitirá una orden de

compra a favor del proponente para formalizar el Negocio. En la orden de compra estarán
los requerimientos del cliente harán parte integral de la orden de compra como un
documento anexo a la misma.

Adicional a ello, la orden de compra estará acompañado con el Anexo No. 3. Términos y
Condiciones de las órdenes de compra de COMPAS, la cual hará parte integral de la misma.

1.3.2. Pólizas con el Proponente

El proponente se obligará a presentar garantías que se detallan en el Anexo No. 4. Pólizas

de la Orden de Compra, éstas deberán reunir las condiciones exigidas y previamente
aprobadas por COMPAS en cuanto al emisor, clausulados, condiciones generales,
particulares, objeto, valor asegurado, alcance, vigencias, coberturas, y exclusiones de los
distintos amparos.

Como parte de su negociación global de seguros, COMPAS cuenta con un Sistema de

Administración del Riesgo Interno de la Contratación – SARIC, la cual ha sido tomada y
negociada por COMPAS con el respaldo de Aseguradoras de primera línea, que gozan de
buena solvencia financiera, esta iniciativa beneficia a los Proponentes y futuros
proveedores obteniendo mejores condiciones, primas especiales, menores deducibles,
cortos tiempos de expedición y mayor cobertura.

El corredor de seguros asignado por COMPAS para la operatividad y administración del

SARIC es AON DE COLOMBIA, para facilitar el proceso el Proponente deberá
contactar a: Juliana Rodriguez Cortés / Analista Ops - SARIC - Región Andina –
ubicada en Cra. 11 N° 86 – 53 | Bogotá, Colombia a los teléfonos Tel: (601)
6381700 Cel: 322 9049734| e-mail: juliana.rodriguez.cortes@aon.com, con el fin
adelantar las gestiones relativas a la actualización de documentos legales para su
vinculación con las aseguradoras que respaldan el producto SARIC de COMPAS y
que exigirán para la asignación de cupos y expedición de certificados de seguros, los
documentos que se encuentran referenciados en el Anexo No.14. Circular SARIC para
proveedores los cuales deberán ser entregados al Ejecutivo de Cuenta de Aon de
Colombia para la expedición de las pólizas contractuales.
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SECCIÓN 2 – REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE SELECCIÓN.

2.1. OBJETO DE ESTOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

El objeto de esta invitación a cotizar es el de seleccionar el proveedor que suministre a

COMPAS un (1) ELECTROIMÁN PARA SEPARACION DE METALES EN BCD4 ANTES
DE SHIPLOADER EN SEDE AGUADULCE de acuerdo con las condiciones, requisitos y
las especificaciones técnicas que se adjuntan a la presente invitación mediante Anexo No.
1. Especificaciones Técnicas.

COMPAS no está obligado a seleccionar propuesta alguna y podrá seleccionar solo algunos
de los servicios básicos o complementarios y la evaluación que hará de los parámetros para
llevar a cabo la selección se hará de acuerdo con sus necesidades actuales y futuras, que
no tendrán que ser divulgadas.

COMPAS podrá revocar la presente invitación en cualquier momento, sin que haya lugar al
pago de indemnización o suma alguna.

2.2. REQUISITOS DE LOS PROPONENTES DENTRO DEL PROCESO DE

NEGOCIACIÓN

Para resultar elegible dentro del Proceso de Negociación, los proponentes deberán
acreditar y hacer entrega de los requisitos comerciales, jurídicos, técnicos, financieros,
entre otros que se describen en el Anexo No. 2. Entregables, en él se detallan los
entregables que deben presentar los Proponentes a COMPAS junto con su oferta, éstos
deberán ser entregados de conformidad con el anexo en mención de la siguiente forma:

• Ordenada y clasificada en carpetas independientes de acuerdo con la columna C.

• Los documentos deben ser renombrados exactamente como se indica en la
columna F.
• El Proponente deberá diligenciar la columna G Confirmación de Documentos
Enviados indicando los documentos enviados y aquellos que no presentaron.
• Todos los documentos que conforman la Oferta se deben elaborar en forma legible,
sin tachones o enmendaduras. Para lo anterior, deberán utilizar tamaños y tipo de
letra adecuados.
• En caso de presentar/entregar documentos con clave, suministrarla.
• Los documentos o formatos enviados en este proceso deben conservar el membrete
de COMPAS.

Para el proceso de validación y acreditación de la documentación legal, se deben completar

dos (2) procesos (Pre-registro y Registro) a través de nuestra plataforma para de
administración de proveedores en el siguiente enlace:
http://www.compas.com.co/es/Proveedores-Compas/registro-proveedores.
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Tener en cuenta que:

✓ El proceso de acceso y registro al módulo no tiene costo para los proveedores.

✓ Se deben completar todos los campos establecidos y adjuntar la documentación
obligatoria.

Al completar el registro como proveedor, debe anexar a su propuesta el soporte de

confirmación en PDF que genera la plataforma. Para más información sobre la
plataforma, contactar al área de Gestión de Proveedores al correo electrónico
avelasquez@ccto.com.co o al teléfono + (57 605) 672 4250, extensión 6194.

2.3. PROPUESTA ECONÓMICA.

Los Proponentes deberán presentar su oferta económica de conformidad con lo dispuesto

en el Anexo No. 1. Especificaciones Técnicas con todos los costos directos y asociados a
al suministro que ofrece incluyendo su vigencia.

En caso de estar en capacidad de prestar el servicio de instalación del bien suministrado

favor cotizar en una línea independiente al precio del bien.

2.4. FORMA DE PAGO.

Los Proponentes deberán tener presente para la elaboración de sus propuestas

comerciales, que las facturas serán pagadas de acuerdo a la política de pago de COMPAS,
con un plazo no inferior a treinta (30) días, después de haber sido recibidas, siempre y
cuando exista plena satisfacción por las labores ejecutadas o bienes recibidos. COMPAS
emplea la fecha de recepción de la factura para determinar la fecha de pago, la cual estará
acorde con las condiciones de pago pactadas y registradas en la orden de compra y/o
contrato.

Por regla general, en las negociaciones que celebre COMPAS, no se pactará el pago de
anticipo al Proveedor. Sin embargo, atendiendo la naturaleza de la negociación, se podrá
pactar un anticipo que no excederá el 30% del valor del respectivo negocio o contrato,
siempre y cuando la necesidad del anticipo sea justificada por el proponente. En todos los
casos en los que se pacte el pago de anticipo, el proponente deberá constituir una póliza
de buen manejo e inversión del anticipo por un valor asegurado equivalente al 100% del
valor del anticipo.

Tener en cuenta que las negociaciones que realiza COMPAS con proveedores, nacionales
y extranjeros, están sujetas a impuestos, generalmente IVA, Retenciones (Renta, IVA e
ICA) regidas por la ley colombiana.

Por último, el Proponente debe especificar el tiempo estimado de entrega del bien en su
propuesta económica.
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2.5. OBLIGACIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO,

PROTECCIÓN Y MEDIO AMBIENTE – HSSE

Los Proponentes Adjudicatarios deben cumplir con las siguientes disposiciones para iniciar
labores en COMPAS SA:

1. Cumplir con las obligaciones en materia laboral para contratistas contenidos en el

Anexo No. 7.
2. Para el ingreso del personal a las instalaciones, el Proponente Adjudicatario debe
cumplir con los requisitos establecidos en el Anexo No. 8 Instructivo para la gestión
del riesgo en contratistas, Anexo No. 9 Instructivo Carnetización contratistas, Anexo
No. 10 Solicitud de Carnetización de Usuario y Anexo No. 11 disposiciones en
materia de HSSE.
3. El personal que ejecutará trabajos y/o actividades al interior de las instalaciones
portuarias deberá realizar la inducción virtual a terceros como requisito
indispensable para iniciar labores. En la inducción se darán los lineamientos y
normas del terminal portuario por parte de las áreas de HSSE. El proponente deberá
gestionar sus credenciales de acceso, tomando como base el instructivo que podrá
encontrar en la página web de COMPAS en el siguiente
enlace: http://www.compas.com.co/es/Proveedores-Compas/Politicas-para-
proveedores
4. Cumplir con lo establecido en el Anexo No. 13. Requisitos generales y por actividad
para contratistas y proveedores.

SECCIÓN 3 - PROCESO DE INVITACION Y EVALUACION

3.1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES Y PLAZOS

El cronograma de la invitación se desarrollará de la siguiente forma:

ACTIVIDAD FECHA LIMITE

Notificación de la Invitación a cotizar a los proponentes 20-marzo-2024
02-abril-2024
Fecha de visita a instalaciones
2:00pm
Fecha Límite para recibir preguntas o comentarios por parte de los Proponentes. 04-abril-2024
Fecha Límite para que COMPAS responda a las dudas de los Proponentes 08-abril-2024
Entrega de Propuestas 11-abril-2024

No obstante, lo anterior, COMPAS se reserva el derecho de modificar el mencionado

cronograma en cualquier momento de la licitación, previa comunicación a todos los
Proponentes participantes en el proceso.
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La visita a las instalaciones de COMPAS es indispensable y está definida como un criterio

excluyente, en ésta los Proponentes podrán conocer las instalaciones de COMPAS y hacer
una inspección técnica del alcance.

Para el ingreso a las instalaciones portuarias, los proponentes deberán contar con los
siguientes elementos de protección individual:

• Casco
• Camisa manga larga
• Pantalones largos
• Botas de Seguridad
• Chalecos reflectivos
• Gafas de seguridad

Las fechas y horas de las visitas técnicas serán así:

Responsable de
Sede Dirección Fecha Hora
atender la visita
Península de Aguadulce,
César Rivera
Aguadulce entrando por el Bajo Calima, 02 abril 24 2:00pm
Cel 3217834212
muelle Compas

Se admitirán máximo dos (2) representantes por cuenta del Proponente, y como requisito
indispensable, 24 horas antes de la visita, deberán enviar vía correo electrónico a las
direcciones de correo que aparecen en el Instructivo de Inducción para Contratistas que
se encuentra en la página web de COMPAS, en
http://www.compas.com.co/es/Proveedores-Compas/Politicas-para-proveedores, con
copia a ctamara@compas.com.co, la siguiente información del personal que asistirá a la
visita: relación de los nombres y apellidos, fotocopia de las cédulas, certificado de ARL,
EPS y AFP vigente, certificado de inducción a terceros el cual podrá obtener siguiendo el
Instructivo mencionado líneas arriba.

Tener en cuenta que la sede Aguadulce está ubicada en Buenaventura y el traslado hacia
la Instalación Portuaria se realiza a través de una lancha puesta por COMPAS, la cual tiene
las siguientes horas de zarpe: 7:30hrs, 9:30hrs, y 13:30hrs, por tanto los proponentes para
asistir a la visita deben llegar al muelle turístico de Buenaventura por lo menos con 30
minutos de anticipación a la hora de zarpe.

Durante el proceso de evaluación el Proponente tendrá un plazo máximo de dos (2) días
hábiles para dar respuesta a las aclaraciones que solicite COMPAS sobre su propuesta,
en caso de no recibirla en tiempo establecido, COMPAS podrá decidir no considerar la
propuesta en el proceso.
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Todas las inquietudes sobre los términos de referencia serán recibidas por escrito mediante
el Anexo No. 6. Formato de preguntas y respuestas a los términos de referencia hasta el
04 de abril de 2024 a más tardar a las 4:00 PM, al correo electrónico
ctamara@compas.com.co

3.2. RECEPCIÓN DE LA PROPUESTA

El presente proceso se abrirá una vez se comunique la presente invitación a participar, y se

cerrará el día 11 de abril de 2024 hasta las 6:00 P.M., fecha y hora máxima en la cual los
interesados deberán hacer llegar sus propuestas y todos los documentos anexos a
COMPAS: al correo electrónico ctamara@compas.com.co

4. ANEXOS

Los documentos que hacen parte del proceso de la invitación se enuncian a continuación:

Anexo No. 1. Especificaciones Técnicas (tener en cuenta)

Anexo No. 2. Entregables (diligenciar y enviar lo señalado)
Anexo No. 3. Términos y condiciones de la orden de compra (enviar aceptación escrita)
Anexo No. 4. Pólizas de la Orden de Compra (tener en cuenta).
Anexo No. 5. Experiencia del proveedor (diligenciar)
Anexo No. 6. Formato de preguntas y respuestas a los términos de referencia (diligenciar)
Anexo No. 7. Obligaciones en materia laboral para contratistas (tener en cuenta)
Anexo No. 8. Instructivo para la gestión del riesgo en contratistas (tener en cuenta)
Anexo No. 9. Instructivo Carnetización contratistas (tener en cuenta)
Anexo No. 10. Solicitud de Carnetización de Usuario (tener en cuenta)
Anexo No. 11. Disposiciones en materia de HSSE (tener en cuenta)
Anexo No. 12. Requisitos generales y por actividad para contratistas y proveedores (enviar
según aplique)
Anexo No. 13. Código de Conducta (tener en cuenta)
Anexo No. 14. Circular SARIC para proveedores (tener en cuenta)