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1. PROPOSITO

Δ1 Definir el proceso de adquisición de los productos y servicios listados en el proceso de calificación de

proveedores externos para asegurar que cumplan con los requisitos de compra especificados.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable para el proceso de compras realizado para todos los productos y servicios
definidos en el proceso de Calificación de proveedores externos COM-P02. Abarca el proceso desde la
gestion de cotizaciones realizadas por el requiriente, requisición de la compra , colocacion de la orden al
proveedor hasta que se recibe la notificación de llegada de lo solicitado.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1. Cotización: Estimación del costo de un proceso mediante un proveedor, tales como precio y de flete ,
mínimo a ordenar, lead time y otras informaciones como sobre sus productos o servicios.

3.2. MRO: Productos y servicios adquiridos con la finalidad de cubrir las labores de mantenimiento,
reparaciones y soporte a operaciones. Los materiales de soporte de producción (MSP) no son
considerados MRO.

3.3. Materiales de soporte de producción (MSP): Materiales de soporte utilizados durante la fabricación de
los productos que sirven como materia prima indirecta, es decir, no están dentro de la categoría materia
prima ya que no forman parte del producto. Ejemplos: planchas, platos de impresión, troqueles, tintas,
adhesivos, entre otros.

3.4. Aplus/ A+: Sistema de manejo de requerimiento de materiales y/o servicios.

3.5. Procurement Express (PE): Software de gestión de compras, por el cual se manejan los requerimientos
materiales y servicios bajo la categoría D, E, G y H definidas más adelante.

3.6. Servicio Subcontratado: es un proceso que la organización necesita y que decide que sea desempeñado
por una parte externa. Se refiere especialmente en la contratación externa de procesos de realización del
producto, procesos de apoyo como son: Calibración, Control de Plagas, almacenaje, mediciones medio
ambientales, recogida de desechos tóxicos, entre otros.

3.7. Producto Subcontratado: Subcontratación del proceso de realización del producto, en el cual el producto
es suministrado directamente al cliente en nombre de la organización, por lo que, se comercializa con
responsabilidad total de cumplir con todos los requisitos del cliente, legales y reglamentarios.

3.8. Producto de Distribución: Producto suministrado directamente al cliente en nombre de una marca
comercial, es decir, que se comercializa con responsabilidad compartida de cumplir con todos los
requisitos del cliente, legales y reglamentarios.

3.9. Materia Prima: Productos adquiridos para ser utilizados directamente como insumos en la fabricación de
los productos manufacturados por la organización.
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4. RESPONSABILIDADES

4.1. El Departamento de Compras es responsable del cumplimiento y seguimiento de las actividades que
resultan de este procedimiento.

4.2. Es responsabilidad del Representante del Sistema de Gestión de Calidad controlar e implementar el
presente procedimiento.

4.3. La Gerencia de Operaciones y Manufactura es responsable de proveer los recursos y apoyo necesario para
el cumplimiento de este procedimiento.

4.4. El solicitante de la compra es responsable del cumplimiento de las actividades que lo involucran descritas
en este procedimiento.

5. CONTENIDO

5.1. Cotizaciones

5.1.1. El proceso de compras inicia con la solicitud de cotización o actualización de precios por la parte
interesada, quienes para tales fines lo suministran al departamento de compras. Cuando es un
ítem que se ha adquirido anteriormente solo suministran el número de ítem sobre el cual desean
la información, así como el volumen a adquirir del mismo. Cuando es un producto nuevo o tiene
algún cambio, agotan el proceso según lo establecido en el procedimiento nuevos productos y
control de especificaciones P-721 para poder iniciar su solicitud de compra.

5.1.2. Cuando es un producto sobre el cual se tiene un precio fijo por un determinado periodo de tiempo,
no es necesario realizar el proceso de cotización.

5.1.3. Acorde al tipo de producto y/o servicio a comprar se procede de la siguiente clasificación y forma:

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5.1.4. Las categorías y documentación requerida para aprobación de proveedores están definidas en el
procedimiento de calificación de proveedores externos COM-P02. Al momento de la compra los
proveedores deben estar habilitados en el listado de proveedores aprobados y al momento de
entrega de mercancía deben suministrar las informaciones acordadas como, por ejemplo:
certificaciones, cartas de garantía, según aplique.

5.2. Compra de Producto de Distribución (Categoría: C y F)

5.2.1. Una vez agotado el proceso del punto 5.1 según aplique, el solicitante verifica la disponibilidad de
especificación o ficha técnica aprobada según lo establecido en el procedimiento de nuevos productos
y control de especificaciones P-721.00, en caso de estar disponible completa el formulario COM-F01
requisición con las informaciones que se requieran, tales como el tipo de producto a comprar, el
número de parte interno, el número de parte del proveedor externo para el producto (si aplica), el
nombre del proveedor externo.

5.2.2. La requisición de compra COM-F01 se somete a aprobación con la Gerencia del departamento o el
supervisor del área requirente.

5.2.3. Además, se debe anexar a la solicitud de orden de compra la información suministrada por el
proveedor (ficha técnica) o la especificación aprobada por calidad y la orden de compra o stock
agreement del cliente, siempre y cuando no este registrada en A+. El departamento de compras debe
conservar evidencia del proceso.

5.2.4. Un representante del Departamento de Compras recibe el requerimiento de compra COM-F01,

hace las revisiones y análisis que permitan determinar la mejor forma de comprar basado en diferentes
criterios tales como existencia, cantidades, comportamientos de consumo, tiempos de entrega, entre
otros, determinado esto, si aplica la compra. Si el requerimiento cumple se registra a través de AS400 y
se genera la orden de compra en el sistema. Esta orden es enviada al proveedor externo a través de
(pero no limitado) correo electrónico con la ficha técnica y/o especificación del producto.

5.2.5. Se espera el reconocimiento de la recepción del correo y la aceptación de la orden con la fecha
estimada de entrega, se conserva evidencia en conjunto con lo descrito en el punto 5.2.3.

5.2.6. El departamento de compras mantiene el seguimiento hasta la confirmación de llegada.

5.3. Compra de Producto Subcontratado (Categoría: B)

5.3.1. Una vez agotado el proceso del punto 5.1 según aplique, el solicitante completa el formulario de
requerimiento COM-F01, especificando el tipo de producto a comprar y verifica a través del
departamento de calidad si existe una especificación aprobada del producto según lo establecido en el
procedimiento de Nuevos productos y control de especificaciones P-721.00. Si existe una revisión
nueva aprobada de la especificación el requirente lo especifica en el formulario COM-F01 y se asegura

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de que la especificación está disponible y la envia al departamento de compra en conjunto con su

solicitud de compra y la orden o stock agreement del cliente.

5.3.2. La requisición COM-F01 se somete a aprobación con la Gerencia del departamento o el supervisor
del área requirente, en los casos que aplique.

5.3.3. Un representante del Departamento de Compras recibe el requerimiento de compra COM-F01,

hace las revisiones y análisis que permitan determinar la mejor forma de comprar basado en diferentes
criterios tales como existencia, cantidades, comportamientos de usos, tiempos de entrega,
documentación requerida entre otros.

5.3.4. De no estar disponible la especificación del producto subcontratado el requerimiento no es

procesado, hasta tanto no se disponga de la nueva revisión aprobada.

5.3.5. Si procede la compra se registra la orden a través de AS400 y genera la orden de compra en el
sistema.

5.3.6. Luego de cumplidos los criterios anteriores esta orden es enviada al proveedor externo a través de
(pero no limitado) correo electrónico junto con la especificación aprobada (vigente) del producto y se
espera el reconocimiento de la recepción del correo, la aceptación de la orden y fecha estimada de
entrega.

5.3.7. Compra mantiene el seguimiento hasta la confirmación de llegada.

5.4. Compra de Materia Prima. (Categoría A)

5.4.1. Una vez agotado el proceso del punto 5.1 el solicitante verifica la existencia de especificación o
ficha técnica del material a comprar agotando lo establecido en el procedimiento de nuevos producto
y control de especificaciones, completa el formulario COM-F01 de acuerdo con las informaciones que
se requieran, tales como el tipo de producto a comprar, el número de parte interno (si fue asignado), el
número de parte del proveedor externo para el producto (si aplica), el nombre del proveedor externo.

5.4.2. Somete a aprobación la solicitud de compra la cual es realizada por Gerencia del departamento o
el supervisor del área requirente.

5.4.3. El departamento de compras hace las revisiones y análisis que permitan determinar la mejor forma
de comprar basado en diferentes criterios tales como existencia, cantidades, comportamientos de
usos, tiempos de entrega, entre otros.
5.4.4. Si todo se encuentra en orden y actualizado se aplica la compra, el departamento de compras
registra el requerimiento a través de AS400 mediante el cual se genera la orden de compra en el
sistema.
5.4.5. Luego cumplidos los criterios anteriores el departamento de compras la envía al proveedor
externo por medio de correo electrónico y se espera el reconocimiento de la recepción del correo, la
aceptación de la orden y fecha estimada de entrega.

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5.4.6. Compra mantiene el seguimiento hasta la confirmación de llegada.

5.5. Compra de MRO, suministro de oficinas, MSP y servicio subcontratado (Categoría: D, E, G y H)

5.5.1. Una vez agotado el proceso del punto 5.1 el solicitante procesa la solicitud de orden de compra a
través de la plataforma PROCUREMENT EXPRESS completando los campos requeridos y anexando los
documentos de soporte.

5.5.2. Realizada la solicitud se somete a aprobación por parte del responsable del departamento o el
supervisor del área requirente.

5.5.3. Una vez aprobada, el departamento de compras verifica el requerimiento de compra, que no
exista diferencia entre lo especificado en PE y lo cotizado.

5.5.4. Luego cumplidos los criterios anteriores se procede a enviarla digitalmente al suplidor y se espera
a visualizar la confirmación de recepción.

5.5.5. Nota: Las planchas de impresión se ordenan a través del sistema Label Traxx, el gerente de
compras es notificado de dicha acción por medio de (pero no limitado) un correo electrónico.

5.6. Confidencialidad de la Propiedad del Cliente y proveedores externos

5.6.1. La firma del acuerdo de confidencialidad con proveedores externos F073 ver procedimiento de
calificación de proveedores COM-P02 es requerida cuando al proveedor externo se le suministra
información perteneciente a la propiedad de los clientes u otros proveedores externos, tales como
materiales, componentes, herramientas y equipos, instalaciones, propiedad intelectual (Muestra física,
dibujo técnico, etc.) y datos personales como aceptación de los términos que en este se muestran, la
finalidad de dicha acción es garantizar que las informaciones son de uso exclusivo de Atlantic
Caribbean Packaging y su proveedor externo.

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6. INFORMACION DOCUMENTADA

6.1. F073 Acuerdo de Confidencialidad con proveedores externos

6.2. COM-F01 Requerimiento al Departamento de Compras (Requirements to Purchasing Department)

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7.1. P-721.00 Nuevos productos y Control de especificaciones

7.2. COM-P02 Calificación de proveedores externos

8. Deltas

Indicador Nombre del documento

1ra Auditoría de seguimiento de Aenor, 08 Nov 2017
Δ1 trabajada con: CAPA#2017/0006

9. Anexos
N/A.

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10. Historial de cambio

# Control de #
Descripción Fecha Responsable
cambio Revisión
Se modifico punto 2 alcance, agregando las cotizaciones.
Punto 3 se agregó definición de PE 3.4, cotización 3.1.
Se agrego punto 5.1 cotizaciones: 5.1.3 esquema de
categorizaciones, y nota de referencia el cumplimiento del
procedimiento de calificación de suplidores.
Punto 5.2 se separado el manejo de compras del producto de
distribución de materia prima.
5.2.1 se agregó referencia al punto de cotizaciones 5.1.
5.2.2 se agregó requerimiento de ficha técnica y/o
especificación del producto.
Se elimino referencia al procedimiento de recepción de
materiales.
Se agrego punto 5.2.7 seguimiento de compras
Beriozca Brea/
CC-062022-626 10 Se modifico el punto 5.3.1, se agregó punto 5.3.2 aprobación 26-Jul-2022
Diosmery Frias
de orden, se agregó punto 5.3.4 “no se procesa la orden en
caso de faltar la especificación”.
5.4 se agregó punto para compra de materia prima
5.5 se cambió el título de proceso subcontratado a servicio
subcontratado.
5.5 se eliminó proceso describiendo que estas órdenes son
procesadas por PE y los requerimientos necesarios.
5.6 se agregó referencia al procedimiento de calificación de
proveedores donde detalla cómo se gestiona el acuerdo de
confiabilidad.
Se cambio formato acorde al GC-P01 y código de P-740 a
COM-P01.

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