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GESTION DE COMPRAS
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CONTENIDO.
1. OBJETIVO...................................................................................................................................
2. ALCANCE...................................................................................................................................
3. DEFINICIONES...........................................................................................................................
4. REFERENCIAS...........................................................................................................................
5. RESPONSABILIDAD.................................................................................................................
6. DESARROLLO............................................................................................................................
7. REGISTROS................................................................................................................................
8. ANEXOS......................................................................................................................................

Elaborado por:
Consultor

Revisado por:
Delegado de la Calidad

Aprobado por:
Representante de la
Direccin

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1. OBJETIVO
Asegurar que los productos comprados cumplen con los requisitos de compra
especificados.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin a todas las compras y contratacin de servicios
que intervienen en la produccin de la Compaa Cervecera Boliviana S.A
3. DEFINICIONES

3.1. Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto o servicio a la


Compaa Cervecera Boliviana S.A.

3.2. Proveedor Calificado (PC): Proveedor evaluado y que cumple con las
especificaciones necesarias para su calificacin.

3.3. Especificaciones: Documento que establece las necesidades o expectativas


(descripcin, cantidad y requisitos) de un producto o servicio para garantizar la calidad
del servicio que brinda la Compaa Cervecera Boliviana S.A a sus clientes.

3.4. Evaluacin: es un proceso de informacin, interpretacin y valoracin para la


toma de decisiones y para la mejora.
4. REFERENCIAS
ISO 9001-2000 Sistema de Gestin de Calidad Requisitos (7.4 Compras).
Procedimiento de Programacin de Produccin.
Procedimiento de Manejo de Almacenes
5. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todo el personal de la Compaa Cervecera Boliviana S.A.
regirse al procedimiento de compras.
Siendo los responsables del cumplimiento del presente procedimiento:

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Funcin:

Responsable por:

Gerente Administrativo

Evaluar la necesidad de adquisicin del bien requerido

Financiero
Gerente de Operaciones

en beneficio del proceso productivo.


Realizar las gestiones necesarias para la compra de
bienes o servicios

Supervisor de Almacenes de Materia Prima e

Controla la recepcin del producto dando conformidad

insumos
Departamento de Control de Calidad

del mismo.
Realiza la verificacin de materia prima

6. DESARROLLO

6.1. SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES.


En funcin de la capacidad para suministrar productos de acuerdo a los requisitos de
la empresa se establecieron los criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar a los
proveedores.
Los criterios de seleccin de proveedores de bienes se basan en:

La Calidad: Respecto al cumplimiento de las especificaciones definidas en la


orden de compra.

Precio.

Tiempo de Entrega: Se evala el tiempo en el que el proveedor o la empresa


tercializada entrega el producto o realiza el servicio.

El tiempo de crdito: Se evala el crdito que pueda ofrecer la empresa o el


plazo de pago del servicio que esta ofrece.

Cumplimento a Especificaciones de calidad de acuerdo a Instructivos y


Registros de Calidad que se generen para el control de Terciarizados en la
Compaa Cervecera Boliviana S.A. (si existiesen).

El grado de implementacin de sistemas ISO 9001 (cuando se quiera asegurar


la calidad del servicio o producto ofertado)

Criterios de calificacin de proveedores:

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CUADRO 1
Calificacin

Clasificacin de
Proveedor

Observaciones

Entre 80 a100 %

Proveedor Clase A

Proveedor Excelente.

Entre 70% a 79%

Proveedor Clase B

Entre 60 a 69

Proveedor Clase C

Debajo de 60%

Proveedor Clase D

Proveedor Bueno
Proveedor Regular - Mantener en observacin, contratos
o compras nicamente en casos extrema urgencia.
Sacar del Maestro de Proveedores.

Es registrada en la lista de seleccin y calificacin de proveedores P-CCB-COM/300R/04


6.1.1.1 EVALUACION, REEVALUACION Y CALIFICACION DE PROVEEDORES
Una vez concluido para realizar la compra del bien servicio o en plazos
establecidos segn el cuadro 2, y registrado en P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de
Evaluacin Peridica del Proveedor.
Se proceder a la evaluacin y calificacin de los proveedores segn la capacidad y
priorizacin para el producto esta basada en los criterios determinados para la
seleccin (ver 6.1). Esta eleccin constar con:

Cuadro 2. Frecuencia de evaluacin de Proveedores.


Tipo de Proveedor

Frecuencia de Evaluacin

Terciarizacion de Servicios (mantenimiento, tornera, otros)

Al finalizar el trabajo o contrato.

Proveedores de Materia Prima e insumos que estn dentro el


padrn de proveedores.
Proveedores de Materias primas o insumos nuevos

Cada Pedido

Servicios de Mantenimiento (Computadoras, Maquinarias, Moldes)

Cada Contrato

Luego del primera compra para definir si se


incluye o no en el padrn de proveedores.

El Gerente General, realizara la evaluacin de los Proveedores de Materia Prima


(Cebada, etc.), para lo cual podr consultar a produccin sobre la calidad de las
materias primas e insumos y el cumplimiento segn los criterios de seleccin y
evaluacin.
El Gerente de Planta realizara la evaluacin de los proveedores Locales y servicios
tercerizados El encargado de Mantenimiento, realizara la evaluacin de servicios de
Mantenimiento, proveedores de Maquinaria y Equipo, Proveedores de Repuestos,
lubricantes, y otros servicios referidos al mantenimiento.
Estas evaluaciones son registradas en el P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de evaluacin
peridica del proveedor,

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6.1.1.2 RE-EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES


Si durante el tiempo de uso del producto la contratacin y/o conclusin del servicio,
anualmente se realizara una reevaluacin del producto adquirido o el servicio prestado
por los proveedores, estas sern Reportadas en el Formulario de Re-evaluacin de
Proveedores.
6.2. ADQUISICIN DE PRODUCTOS POR IMPORTACIN.
El proceso de importacin sigue el Diagrama de flujo del Anexo 1 y la siguiente
secuencia:
a) El Gerente General, recibe de Gerencia de Planta el programa de produccin,
donde se detalla las cantidades y especificaciones de materia prima, o
cualquier artculo que la Compaa vea necesario importar.
b) Posteriormente el Gerente verifica en almacenes, tomando como referencia la
produccin y la consulta la lista de seleccin y calificacin de proveedores PCCB-COM/300-R/04.
c)

Se solicita al/los proveedores elegidos en forma escrita segn criterios y


especificaciones del producto, compra de la materia prima que indica la
descripcin de las especificaciones del producto, lote solicitado, cantidad,
forma de pago, instrucciones para efectuar el pago, trminos de entrega, peso,
tipo de transporte (empresa despachante), tiempo de trnsito y fecha de
entrega, si se tuviese mas de dos pro formas se elige la mejor opcin en
funcin a precio, plazo de pago y tiempo de entrega.

d) En caso de aprobacin de la orden de compra del sistema es enviada al


proveedor para su ejecucin, Toda modificacin debe ser previamente
consultada con la persona o los responsables que hicieron el requerimiento de
importacin, para informar y/ llegar a un acuerdo sobre las modificaciones con
el fin de que no se afecte el proceso. En caso de modificacin se comunica al
proveedor esta situacin.
e) Con la aprobacin de la pro forma el Gerente General, procesa la orden de
importacin y se apertura el files de la importacin. En este files estn
archivados todos los documentos emergentes de la importacin.
f)

En caso de requerirse la Gerencia General solicita a Contabilidad el pago y


realiza el seguimiento hasta que el giro o deposito sea recibida por el
proveedor y el envi de los documentos de importacin por parte de este.

g) El Gerente General solicita seguro de transporte para la mercadera, llenando


en forma escrita el formulario correspondiente (este formulario es
proporcionado por el proveedor), seguro que es abierto antes del embarque, la
solicitud de seguro es enviada a la empresa aseguradora va fax. Este seguro
es denominado Libre de avera particular y se procede con el archivo
correspondiente.
h) La gerencia general, realiza el seguimiento de la importacin.

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i)

Se elige al Agente Aduanero que es registrado en el respetivo files de


importacin, que nacionalizar la carga, considerando la seriedad,
disponibilidad de financiamiento y se enva la documentacin necesaria para
efectuar la desaduanizacin.

j)

Al contar con la documentacin se enva una copia de la documentacin a


contabilidad.

k) En el momento en que se tiene la documentacin y la mercadera en Aduana,


el gerente General efecta seguimiento de la nacionalizacin hasta su llegada
a Almacenes.
l)

Se exige al Agente la entrega de la documentacin que avala la nacionalizacin


de la mercadera.

m) Se realiza el transporte a planta y el registro respectivo de ingreso en almacn


y se procede a la verificacin del producto comprado como la evaluacin del
proveedor (Ver punto 6.2 y 6.6).

6.3. ADQUISICIN

A PRODUCTOS EN EL
TERCERIZACIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.

MERCADO

NACIONAL

Todos los materiales e insumos que intervienen en la produccin y o productos o


servicios terciarizados que intervienen en la produccin de la Compaa Cervecera
Boliviana S.A. siguen la secuencia siguiente:
a) Si la compra es menor a 400 Bolivianos esta es gestionada por caja chica y
aprobada por el responsable de caja chica, en caso de ser mayor a 400
bolivianos, esta debe ser aprobada por la Gerencia General.
b) En funcin a las solicitudes o pedidos de produccin y a las existencias en
almacn y, el encargado de almacn llena la orden de compra, la cual es
revisada por el Gerente de Planta, el responsable de caja chica, quien
segn el P-CCB-COM/300-R/01 Padrn de Proveedores y Contratistas o
seleccin y calificacin de proveedores aprueba la compra.
c) A su vez el Gerente de planta o quien este designe (por lo general el Jefe de
Produccin, responsable de despacho y Mantenimiento) se contacta con el
proveedor y realiza el pedido, segn seleccin y evaluacin de proveedores
ante realizado registrado en el padrn de proveedores P-CCB-COM/300-R/01 o
seleccin y calificacin de proveedores.
d) A la llegada al almacn, se realiza la verificacin o inspeccin del producto
comprado, realizado por control de calidad o la persona que pidi el producto
servicio quienes determinan si cumple los criterios establecidos, el material o
insumo pedido.
6.4

ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE NO INTERVIENEN


EN PRODUCCIN, PERO QUE AFECTAN LA PRODUCCIN.

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Cuando exista un requerimiento de compra o adquisicin de un producto o servicio el


responsable de la solicitud consultar a las instancias correspondientes la viabilidad de
la adquisicin, si esta es autorizada se continua con el presente procedimiento caso
contrario se cancela la solicitud hasta un nuevo requerimiento.
Si la solicitud procede el responsable de la solicitud elaborar las especificaciones del
producto o servicio a contratar o adquirir. Estas especificaciones considerarn:

Especificaciones tcnicas de servicio o producto

Respaldo metrolgico de las mediciones (si corresponde)

Cantidad a adquirirse o tiempo de contratacin

Condiciones de entrega de producto o prestacin de servicio (si aplica).

Precio.

Otros necesarios para establecer claramente las especificaciones del producto


o servicio requerido.

Estas especificaciones pueden ser plasmadas en trminos de referencia, carta de


invitacin, formato del cliente, mails, borradores de contratos u otros segn el caso
que corresponda. Estas especificaciones sern entregadas a la persona asignada para
realizar las cotizaciones.
Luego de evaluar a cada proveedor con los criterios establecidos anteriormente sern
tomados del P-CCB-COM/200-R/03 Padrn de Proveedores y Contratistas, caso
contrario se recurrir a la bsqueda de proveedores. Las ofertas que se reciban sern
analizadas por el encargado de cotizacin, para seleccionar las mejores ofertas.
Se consideran dentro de este acpite las siguientes compras:

6.5

Materia prima e insumos para la produccin.

Servicios de Mantenimiento de Computadoras

Mantenimiento de Maquinaria y Equipo

Servicios de Tornera

Compras de Mantenimiento (Repuestos, Lubricantes, Accesorios)

VERIFICACION DE PRODUCTOS COMPRADOS

La verificacin de los productos comprados e realizada en por:


- Verificacin de Materia Prima e Insumos, es realizado por el Encargado de Control de
Calidad, donde se verifica el cumplimiento de especificaciones tcnicas, y la calidad
del material en funcin al uso que se le va a dar segn los procedimientos de Control
de Calidad y registra la conformidad en el P-CCB-COM/400-R/03 Registro de
verificacin de Compras.

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- Verificacin de cantidades realizada por Encargado de Almacn.


- En caso de repuestos, maquinaria y/ equipo el Jefe de Produccin y Mantenimiento
verifica si cumple con las especificaciones. Registra la conformidad o no conformidad
del producto en el Registro de Verificacin Compras. P-CCB-COM/400-R/03. Si no se
tuviera conformidad mandara una nota de devolucin con un informe al proveedor,
previa aprobacin del Gerente de Planta.

REGISTROS

P-CCB-COM/300-R/04 lista de Seleccin y Calificacin de Proveedores


P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de Evaluacin Peridica del Proveedor.
P-CCB-COM/300-R/03 Registro de Verificacin de Compras.
P-CCB-COM/300-R/02 Ficha de Reevaluacin del Proveedor
Orden de Compra (almacenes)
Ofertas
Preformas, Presupuestos.
Documentos de Importacin.

ANEXOS

Anexo 1 P-CCB-COM/300-R/04 lista de seleccin y calificacin de proveedores


Anexo 2. P-CCB-COM/300-R/01 Ficha de evaluacin peridica del proveedor
Anexo 3. P-CCB-COM/300-R/03 Registro de Verificacin de Compras.
Anexo 4. P-CCB-COM/300-R/02 Ficha de reevaluacin del proveedor

MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

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Descripcin de la Modificacin: