Versión:

FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

Politécnico Gran Colombiano

ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

I

[DISGCM Y DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CITAS

MÉDICAS]

Marzo, 22 de 2024
Barrancabermeja, Colombia

HISTORIAL DE VERSIONES

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

Versión Fecha Descripción Autor

1 22/03/2024 Acta de Constitución del Proyecto Grupo 2

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
3. OBJETIVOS
4. JUSTIFICACIÓN
5. ALCANCE
6. ENTREGABLES
7. CRONOGRAMA
8. PRESUPUESTO
9. SUPUESTOS
10. RESTRICCIONES
11. RIESGOS DEL PROYECTO
12. ACTIVOS Y FACTORES AMBIENTALES
13. ACEPTACIÓN Y FIRMAS

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del proyecto: Desarrollo e Implementación de Sistema de gestión de citas Medicas

Gerente: Marcela Cascante Montoya

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

En respuesta a las necesidades actuales de optimizar la aceptación médica y mejorar la

disponibilidad de información de salud en el campo médico, se propone un plan de
implementación del sistema de gestión de salud, cuyo objetivo es desarrollar e implementar un
sistema informático que permita a usuarios como pacientes, personal médico y administrativo
gestionar citas médicas, acceder a registros médicos, realizar un seguimiento de procedimientos y
resultados de pruebas, y procesar de manera eficiente autorizaciones y solicitudes de
medicamentos. forma. y fácil de usar.

Este proyecto cumple con el PMBOK, quinta edición, un estándar de gestión de proyectos
publicado por el Project Management Institute (PMI). El PMBOK define los grupos de procesos
y áreas de conocimiento que componen la gestión de proyectos. Los grupos de procesos incluyen
el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y control y el cierre del proyecto. Las áreas
de especialización incluyen integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos,
comunicación, riesgos, adquisiciones y gestión de partes interesadas.

Para aquellos interesados en el proyecto, están involucradas varias áreas y grupos diferentes,
incluidos equipos de desarrollo de software, personal médico y administrativo de clínicas y
hospitales, pacientes y patrocinadores del proyecto.

En términos de alcance, el producto del proyecto se divide en varios componentes, como una
interfaz de usuario para procesar visitas médicas, un módulo para acceder a documentos médicos
y resultados de procedimientos, un sistema para procesar permisos y solicitudes de
medicamentos, etc.
El alcance del proyecto incluye actividades tales como análisis de requisitos, diseño de sistemas,
desarrollo de software, pruebas y calidad, implementación e implementación, capacitación y
soporte. Estos entregables de gestión de proyectos garantizan que el proyecto se ejecute
correctamente y se complete dentro de los parámetros definidos.

3. OBJETIVOS

Objetivo general

Desarrollar e implementar un sistema informático que optimice la gestión de citas médicas,

acceso a historias clínicas, seguimiento de resultados de procedimientos y exámenes, así como

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

tramitación de autorizaciones y solicitudes de medicamentos, asegurando eficiencia y facilidad de

uso para usuarios del sector de la salud.

Objetivos Específicos

 Facilitar la gestión de citas médicas con diferentes especialistas, garantizando una

experiencia fluida y sin contratiempos para los usuarios.
 Proporcionar acceso seguro y rápido a las historias clínicas de los pacientes, asegurando
la confidencialidad de la información médica.
 Permitir la identificación y seguimiento de los resultados de procedimientos y exámenes
médicos, con la capacidad de visualizar y analizar dicha información de forma clara y
concisa.
 Implementar un proceso automatizado para el trámite de autorizaciones y solicitudes de
medicamentos, reduciendo los tiempos de espera y minimizando los errores
administrativos.

4. JUSTIFICACIÓN

La implementación de un Sistema de Gestión de Salud se fundamenta en la necesidad imperante

de mejorar la eficiencia y calidad en la prestación de servicios médicos. La justificación para este
proyecto se sustenta en los siguientes puntos:

1. Optimización de la Gestión Administrativa: La introducción de un sistema informático

permite automatizar procesos administrativos como la gestión de citas médicas y la
tramitación de autorizaciones y solicitudes de medicamentos. Esto reduce la carga de
trabajo del personal administrativo y disminuye el tiempo requerido para realizar estas
tareas, permitiendo una atención más ágil y eficiente.

2. Mejora en la Experiencia del Paciente: La posibilidad de gestionar citas médicas de

manera fácil y rápida, acceder a la historia clínica de forma segura y obtener resultados de
procedimientos y exámenes de manera oportuna, contribuye a una experiencia positiva
para los pacientes. Esto fortalece la relación médico-paciente y aumenta la satisfacción
del usuario con los servicios de salud.

3. Incremento en la Productividad del Personal Médico: Al contar con un sistema que

centraliza y organiza la información médica de los pacientes, los profesionales de la salud
pueden acceder fácilmente a los datos relevantes en el momento adecuado. Esto agiliza la
toma de decisiones clínicas y permite una atención más efectiva, lo que se traduce en un
aumento en la productividad y calidad de la atención médica.

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

4. Mejora en la Seguridad de la Información: La implementación de un sistema informático

garantiza la confidencialidad y seguridad de la información médica, al establecer protocolos
de acceso y protección de datos. Esto reduce el riesgo de pérdida o acceso no autorizado a la
información sensible de los pacientes, cumpliendo con los estándares de privacidad y
regulaciones legales en materia de salud.

5. ALCANCE

El propósito de este proyecto es diseñar, desarrollar e implementar un sistema de gestión médica

basado en tecnología de información y comunicación (TIC) que optimice los procesos clínicos y
administrativos dentro de entornos de atención médica. El sistema se enfocará en la gestión
eficiente de citas médicas, acceso seguro a historias clínicas electrónicas, seguimiento
automatizado de resultados de procedimientos y exámenes, así como en la automatización de
procesos administrativos relacionados con autorización y solicitud de medicamentos. Este
proyecto busca integrar herramientas de análisis de datos y seguridad informática para garantizar
la interoperabilidad, confidencialidad y precisión de la información médica. El objetivo es
proporcionar una solución tecnológica escalable, adaptable y centrada en el usuario que mejore la
calidad de la atención médica, reduzca los tiempos de espera y optimice la gestión de recursos en
clínicas y hospitales.

6. ENTREGABLES

Entregables del alcance del producto

No. Fase Entregable
 Project Charter
1.
Entrega de planes  Plan de gestión de alcance
 Plan de gestión de tiempo
● Plan de gestión de la calidad
● Diagramas casos de usos
● Diagrama de clases
Entrega de los planes ● Diagramas de secuencia.
2.
de gestión de ● Modelo entidad – relación.
proyecto ● Diccionario de datos.
● Plan de la gestión de recursos humanos.
● Perfiles de los roles para el proyecto.
● Estrategia de conciliación dentro del proyecto
● Plan de la gestión de riesgos.
● Top N de riesgos
Entrega de los planes
3. ● Tabla de cifras y medición de riesgos.
de gestión de
● Listado total de riesgos
proyecto
● Software instalado en servidor público y funcional
● Manual de usuario del software.

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

7. CRONOGRAMA

8. PRESUPUESTO

9. SUPUESTOS

 Suposición de la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

 Suposición de la cooperación y participación del personal médico y administrativo en la

implementación y uso del sistema.

10. RESTRICCIONES

 Restricciones de tiempo y recursos asignados al proyecto.

 El desarrollo del proyecto se desarrollará de manera remota y deberá concluir en el plazo
de 8 semanas.
 La responsabilidad del proyecto estará a cargo del: gerente de sistemas y del líder de
proyecto.
 El desarrollo es parte interna, el control es interno usando recursos datos en clases del
semestre.
 Crear las reglas de negocio con la premisa asignada.

11. RIESGOS DEL PROYECTO

 Riesgo de Cambios en los Requisitos: Los requisitos del sistema podrían cambiar
durante el desarrollo del proyecto debido a nuevas necesidades identificadas o solicitudes
de los usuarios, lo que podría afectar el cronograma y el presupuesto del proyecto.
 Riesgo de Falta de Recursos: Puede haber una escasez de recursos humanos, financieros
o tecnológicos necesarios para llevar a cabo el proyecto, lo que podría retrasar la
ejecución o comprometer la calidad del sistema.
 Riesgo de Problemas Técnicos: Podrían surgir problemas técnicos durante el desarrollo,
como fallas en el software, incompatibilidad de sistemas o dificultades en la integración
con sistemas existentes, lo que podría afectar la funcionalidad y el rendimiento del
sistema.
 Riesgo de Resistencia al Cambio: El personal médico y administrativo podría mostrar
resistencia al cambio ante la implementación del nuevo sistema, lo que podría dificultar la
adopción y el uso adecuado del mismo.
 Riesgo de Seguridad de la Información: Existe el riesgo de violaciones de seguridad de
la información médica, como acceso no autorizado, pérdida de datos o ataques
cibernéticos, lo que podría comprometer la confidencialidad y la integridad de la
información del paciente.
 Riesgo de Interrupciones en el Servicio: Durante la implementación del sistema, podría
haber interrupciones en el servicio que afecten la disponibilidad del sistema y la
continuidad de la atención médica, lo que podría generar insatisfacción entre los usuarios.
 Riesgo de Falta de Aceptación del Usuario: Existe el riesgo de que los usuarios, tanto
pacientes como personal médico y administrativo, no acepten el nuevo sistema debido a
problemas de usabilidad o falta de capacitación adecuada, lo que podría afectar la
eficiencia y la efectividad del sistema.

Pág. 1 de 7
 Versión:
FORMATO 1

F01-TR-SGT-02
Acta de Constitución del Proyecto
FECHA EDICIÓN
12-03-2024

 Riesgo de Incumplimiento Normativo:Si el sistema no cumple con las regulaciones y

normativas aplicables en materia de salud y seguridad de la información, la organización
podría enfrentar sanciones legales o pérdida de confianza por parte de los usuarios y
autoridades reguladoras.

12. ACTIVOS Y FACTORES AMBIENTALES

Los activos son los procesos y procedimientos del MADR y la base de conocimiento corporativa,
que incluye lecciones aprendidas e información histórica de los proyectos liderados por la PMO
del MADR. Los factores ambientales son, aspectos que no están bajo el control del equipo y que
podrían incidir en el proyecto. Agrupa temas de cultura organizacional, políticas, lineamientos,
estándares y políticas institucionales, sectoriales o propias de la industria, infraestructura física, y
sistema de información de proyectos, entre otros.

13. ACEPTACIÓN Y FIRMAS

Patrocinador del proyecto

_______________________________________
Nombre completo
Cargo – Dependencia
Correo
Teléfono

Gerente proyecto del proyecto

Pág. 1 de 7