Código:

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GRA-04

MINISTERIO DE INFRAESTRUCTURA
VICEMINISTERIO DE GESTIÓN Edición: 1
Fecha: 20/03/01
SERVICIO AUTÓNOMO DE VIVIENDA RURAL Revisión: 0
Fecha: 20/03/01

DIVISIÓN DE ACUEDUCTOS RURALES

PROCEDIMIENTO PARA
LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DURANTE
LA INSPECCIÓN DE OBRAS

COPIA Nº: ______

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CARGO: CARGO: CARGO:

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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
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ÍNDICE

Contenido Pág.
Registro de revisiones efectuadas a este procedimiento 03
1. Objetivo 04
2. Alcance 04
3. Generalidades 04
4. Definiciones 05
5. Procedimientos relacionados y documentos de referencia 06
6. Responsabilidades 06
7. Procedimiento 06
8. Flujograma del procedimiento 07
9. Revisiones y frecuencia de las mismas 08
10. Anexos 08
10.1 Formulario G-SRA-10, Acta. 09
10.2 Formulario G-SRA-11, Minuta. 11
10.3 Formulario G-SRA-12, Autorización. 13
10.4 Formulario G-SRA-14, Solicitud. 15
10.5 Formulario G-SRA-15, Memorando de Campo. 17
10.6 Formulario G-SRA-16, Memorando Interno. 19
10.7 Estructura del Informe Mensual. 21
10.8 Flujograma de este procedimiento. 23
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REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO

CARGO / FIRMA DEL CARGO / FIRMA DEL

Nº. DE
RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE
REVISIÓN FECHA PÁGINA CAMBIOS REALIZADOS
LA REVISIÓN LA APROBACIÓN
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1. OBJETIVO
Este procedimiento establece los mecanismos y herramientas a ser usados para iniciar y
mantener una comunicación fluida y permanente entre las partes que intervienen en el
proceso de inspección de obras, permitiendo así que la información llegue a todos los niveles
e interesados involucrados en un tiempo prudencial, evitando los factores que afectan la
comunicación organizacional.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica en el momento en que es firmada el Acta de Inicio de una obra y
mantendrá vigencia hasta la firma del Acta de Recepción Definitiva.

3. GENERALIDADES
3.1. Las partes involucradas en el proceso de inspección son:
3.1.1. Ingeniero Inspector.
3.1.2. Ingeniero Residente.
3.1.3. Jefe de Programa.
3.1.4. Jefe de Servicio.
3.1.5. División de Acueductos Rurales y/o Cloacas Rurales.
3.2. Se establece el siguiente canal regular de comunicación con el fin de no entorpecer el flujo
de la información.
División Acueductos Rurales y/o Cloacas Rurales

5 6
Jefatura de Servicio
4 7
Jefatura de Programa
2
3 8
Ingeniero Inspector Ingeniero Residente

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De la ruta que deberá seguir la información, dependerá la herramienta a usar como se

indica:
1 2 Usa formularios de solicitud, minuta, autorización, acta y memorando
de campo.

3 4 Usa formulario de memorando interno e informe.

5 Usa formulario de oficio e informe.

6 Usa formularios de oficio y autorización.

7 8 Usa formulario de memorando interno y autorización.

Las instancias señaladas en 1, 3, 4 y 5, podrán retornar la información en 2,

8, 7 y 6 respectivamente cuando así lo especifique el procedimiento en aplicación.

4. DEFINICIONES
4.1. Acta: Documento de carácter testimonial, detallado y descriptivo, ausente de opiniones,
interpretaciones o conclusiones, generalmente manuscrito, que recoge los puntos tratados
en una reunión breve y formal de carácter técnico-administrativo inmediata a una
inspección con personas ajenas al organismo que la genera. Formulario G-SRA-10, Anexo
1.
4.2. Minuta: Documento de carácter testimonial, detallado y descriptivo, ausente de opiniones
o interpretaciones, generalmente manuscrito, que recoge los puntos tratados en una
reunión breve e informal de carácter técnico inmediata a una inspección con personas
ajenas o no al organismo que la genera. Formulario G-SRA-11, Anexo 2.
4.3. Autorización: Documento que da el ejecútese a una acción particular luego de haber
estudiado con detenimiento y criterio técnico-administrativo la (s) propuesta (s) sometidas
a dicho requerimiento. Formulario G-SRA-12, Anexo 3.
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4.4. Informe: Documento destinado a ser utilizado por uno o mas lectores, preparado
generalmente a requerimiento, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la
comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones sobre ellas.
4.5. Solicitud: Documento por medio del cual un organismo o persona expone en forma
precisa los motivos que:
4.5.1. Lo obligan a ejecutar alguna acción para la cual no esta autorizado, cuando requiere
autorización.
4.5.2. Le indican la necesidad de información o documentación necesaria para el ejercicio
de sus funciones. Formulario G-SRA-14, Anexo 5.
4.6. Memorando: Documento de corta extensión que presenta o solicita información sobre un
asunto muy específico. Preparado con rapidez, espontaneidad y relativa informalidad.
Formulario G-SRA-15, Anexo 6.
4.7. Comunicación: “Proceso mediante el cual se realiza el intercambio de ideas,
pensamientos, opiniones y en general todo tipo de información.”

5. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5.1. Manual de Procedimientos de la División de Acueductos y/o Cloacas Rurales.
5.2. “Informes para Tomar Decisiones” por Arquímedes Román, Vadell Hermanos Editores.
Valencia-Venezuela.

6. RESPONSABILIDADES
6.1. El Jefe de Programa de Acueductos Rurales y/o Cloacas Rurales es responsable de
mantener actualizado este procedimiento.
6.2. La División de Acueductos Rurales y/o Cloacas Rurales es responsable de aprobar este
procedimiento.
6.3. El Comité de Mejoramiento Contínuo es responsable de controlar y distribuir este
procedimiento.

7. PROCEDIMIENTO
En la ejecución de este procedimiento se deben efectuar las siguientes actividades:
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7.1. Ingeniero Residente

7.1.1. Determina la necesidad de información y:
7.1.1.1.Si requiere autorización para actuar con respecto a la obra, llena el
formulario de solicitud G-SRA-14, Anexo 5, donde especifica el motivo de
la misma.
7.1.1.2.Si ha concluido el período previsto por el cronograma de ejecución y
requiere introducir una valuación, llena los formularios especificados en el
procedimiento GRA-07.
7.1.1.3.Si se le ha requerido un informe específico, lo elabora según las
especificaciones descritas en el anexo 4 de este procedimiento.
7.1.2. Entrega al Ingeniero Inspector la documentación elaborada mediante memorando
de campo según formulario G-SRA-15, Anexo 6.
7.2. Ingeniero Inspector
7.2.1. Recibe la documentación y dependiendo de los requerimientos de la obra,
elabora el documento que corresponda como sigue:
7.2.1.1. Si es una solicitud, llena el formulario G-SRA-14 indicando el
requerimiento.
7.2.1.2. Si es una respuesta a una solicitud del Ingeniero Residente, llena el
formulario G-SRA-15.
7.2.1.3. Si ha terminado el período previsto en el cronograma de ejecución,
elabora el informe correspondiente de acuerdo a los lineamientos
descritos en el anexo 4 de este documento.
7.2.2. Entrega, si es al Ingeniero Residente, la documentación preparada mediante
memorando de campo G-SRA-15, Anexo 6, si es para el Jefe d Programa,
mediante memorando interno G-SRA-16, Anexo 7.

8. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

El flujograma se presenta en el anexo 8.
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9. REVISIONES Y FRECUENCIAS DE LAS MISMAS

Este procedimiento será revisado cada año o cuando, por el proceso de inspección, se
considere conveniente.

10. ANEXOS
10.1. Formulario G-SRA-10, Acta.
10.2. Formulario G-SRA-11, Minuta.
10.3. Formulario G-SRA-12, Autorización.
10.4. Formulario G-SRA-14, Solicitud.
10.5. Formulario G-SRA-15, Memorando de Campo.
10.6. Formulario G-SRA-16, Memorando Interno.
10.7. Estructura del Informe Mensual.
10.8. Flujograma de este procedimiento.
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ANEXO 1
ACTA
(FORMULARIO G-SRA-10)
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ANEXO 2
MINUTA
(FORMULARIO G-SRA-11)
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ANEXO 3
AUTORIZACIÓN
(FORMULARIO G-SRA-12)
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ANEXO 4
SOLICITUD
(FORMULARIO G-SRA-14)
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ANEXO 5
MEMORANDO DE CAMPO
(FORMULARIO G-SRA-15)
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ANEXO 6
MEMORANDO INTERNO
(FORMULARIO G-SRA-16)
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ANEXO 7
ESTRUCTURA DEL
INFORME MENSUAL
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ANEXO 8
FLUJOGRAMA DE ESTE
PROCEDIMIENTO