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Unidad 2 Evidencia 2 Documento Paralelo Clases de

Documentos
Gestión documental (Servicio Nacional de Aprendizaje)

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Un documento es todo soporte escrito ya sea en formato físico o tecnológico, que adquiere una valoración de patrimonio documental, por el cual los profesionales de la
documentación procuran garantizar su conservación mediante el almacenamiento para una posterior consulta como documento de apoyo o de soporte.

CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO USOS SIMILITUDES

• Facilitar el acceso a la Información.

Toda la información generada, enviada,
recibida, almacenada o acumulada por
Determinado por el lugar donde se
medio electrónico. También se encuentran
encuentra toda la información producida o
documentos electrónicos de archivo que
recibida por una entidad pública o privada,
cumplen su acción durante todo el ciclo
en razón de sus actividades o funciones.
vital documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.
• Comprueba el desarrollo de una actuación
• Controla el acceso a la información
administrativa
por niveles de seguridad y conservación a
• Permite la comunicación entre órganos o
largo plazo.
unidades propios o a terceros interesados
• Se procura su conservación y
• El contenido es utilizado como soporte
almacenamiento adecuado para facilitar su
• Mantener la información organizada y
búsqueda o consulta
protegida, a fin de que sea fácil su localización
• El proceso de clasificación documental se
en el momento de que sea requerida la
desarrolla de igual forma
información

• El contenido no se puede separar de su

• Los documentos se archivan en carpetas
soporte, por lo cual se garantiza la
VENTAJA electrónicas o virtuales y se conservan en
integridad de la información en el
formatos digitales.
documento

• Se encuentran en forma física, por lo • Su contenido puede ser separado de su

DESVENTAJA cual su cuidado y conservación es un poco soporte original, para ser transferido a
más complejo. otros.

• Su autenticidad depende del hardware en

• Se encuentran archivados dentro de
el cual fue creado Y solo se podrá mantener
carpetas
si se conserva en su estructura original.
DIFERENCIAS • Su valor probatorio se mide por las
• Están conservados en discos duros o
características de autenticidad, entre ellas
dentro de computadores protegidos por
la firma o sello seco
software de seguridad.

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