INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN JUAN BAUTISTA DE LA SALLE ZIPAQUIRÀ

PROGRAMACIÓN
GUÍA DE TRABAJO 1003 / 2020
Fanny Pérez Henao
Docente

INTRODUCCIÓN A ACCESS

Conceptos Iniciales

Dato: Unidad mínima de información. El dato es una representación simbólica

(numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o característica de una
entidad. Los datos son hechos que describen sucesos y entidades. No tienen
ninguna información. Puede significar un número, una letra, o cualquier
símbolo que representa una palabra, una cantidad, una medida o una
descripción. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si
recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la
realización de cálculos o toma de decisiones.

Información: En sentido general, la información es un conjunto organizado de

datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de
conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Base de Datos: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos

pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su
posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de
datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico
de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de
datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de
soluciones al problema de almacenar datos.

Sistema de Gestión de Bases de Datos: Existen programas denominados

sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Diseño de Bases de Datos

El diseño de una base de datos es uno de los pasos más importantes para la
consolidación de la información en un Sistema de Gestión de Bases de Datos,
para su posterior explotación. En el siguiente vínculo podra encontrar
información del diseño en Microsoft Access.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para
los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y
orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones.
Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros
de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una
interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas
por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de
tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas,
formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Tablas: Tabla La información de una base de datos está organizada en forma

tabular. Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de información,
por ejemplo, clientes. Las tablas guardan la información en registros que
corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y
definen los nombres y tipos de datos que componen la tabla. Columna o
campo Cada columna representa una característica de los datos. Hilera o
registro Las hileras son instancias conocidas como registros.

Consultas: Consultas Es un objeto que proporciona una vista de una o varias

tablas. Las consultas se pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o
insertar datos en una tabla. También es posible definir consultas que creen
nuevas tablas a partir de las tablas existentes. Una consulta puede ser una
búsqueda simple de un registro específico o una solicitud de seleccionar todos
los registros que satisfagan un conjunto de criterios. Una vez hecha la
selección, se puede producir un listado.

Formularios: Formularios Es un objeto diseñado principalmente para

introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones (ver Figura 3).
Las formas se pueden imprimir y también se usan para personalizar la
presentación de la base de datos.

Informes o Reportes: Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y

definir una buena apariencia de la información presentada. Por ejemplo, lista
ordenada de los campos y registros seleccionados en un formato fácil de leer,
o etiquetas para envíos por correo y formatos de cartas personalizados.

¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Determinados principios guían el proceso de diseño de base de datos. El
primer principio es que información duplicada (también llamado datos
redundantes) es incorrecta, porque residuos espacio y aumenta la probabilidad
de errores e incoherencias. El segundo principio es que la exactitud y la
integridad de la información importante. Si la base de datos contiene
información incorrecta, los informes que extraen información de la base de
datos también contener información incorrecta. Como resultado, las decisiones
que se basen en dichos informes se luego estar mal informadas.

Un diseño de base de datos buena es, por lo tanto, uno que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos

redundantes.

 Proporciona acceso a la información necesaria para unir la información

en las tablas según sea necesario.

 Ayuda a garantizar la precisión y la integridad de su información.

 Admite el procesamiento de datos e informes necesidades.

El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los siguientes pasos:

Determinar el propósito de la base de datos: esto le ayuda a prepararse para el

resto de los pasos.

Buscar y organizar la información necesaria: recopile todos los tipos de

información que desea grabar en la base de datos, como el número de nombre
y orden de producto.

Dividir la información en tablas: dividir los elementos de información en

entidades o temas, como productos o pedidos principales. Cada tema se
convierte en una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas: decida qué información

desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se
muestra como una columna de la tabla. Por ejemplo, una tabla empleados
puede incluir campos como apellido y fecha de contratación.

Especificar claves principales: elija la clave principal de cada tabla. La clave

principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada
fila. Un ejemplo podría ser el identificador de producto o Id.

Configurar las relaciones de tabla: examine cada tabla y decida cómo los datos
en una tabla relacionados con los datos en otras tablas. Agregar campos a las
tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Refinar el diseño: analizar el diseño de errores. Crear las tablas y agregue

algunos registros de datos de ejemplo. Vea si puede obtener los resultados
que desee en las tablas. Realizar ajustes en el diseño, según sea necesario.
Aplicar las reglas de normalización: aplicar las reglas de normalización de
datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Realizar ajustes
en las tablas, según sea necesario.

TABLAS EN ACCESS

Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que

recuerda a una hoja de cálculo o libros contables. En una base de datos
simple, es posible que tenga una única tabla. La mayoría de las bases de datos
necesita más de uno. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla que
almacena información sobre productos, otra tabla que almacena información
acerca de los pedidos y otra tabla con información acerca de los clientes.

Cada fila se denomina más correctamente un registro y cada columna, un

campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información
sobre algo. Es un campo de un solo elemento de la información: un tipo de
elemento que aparece en cada registro. En la tabla productos, por ejemplo,
cada fila o registro contiene la información acerca de un producto. Cada
columna o el campo contiene algún tipo de información acerca de ese
producto, como su nombre o el precio.