C I R C U L A R 036

*RAD_S*

6000

Bogotá, D.C., 14-julio-2023

PARA : VICEPRESIDENTES, DIRECTORES, JEFES DE OFICINAS,

FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS.

DE: SECRETARIA GENERAL (E)

ASUNTO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 2023

Cordial saludo;

De conformidad con el artículo 11 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), que
establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, “El Estado está
obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivística y dando cumplimiento al artículo 11 del acuerdo 002 de
20141 el cual cita: "Las transferencias documentales se deben realizar mediante la
aplicación de las tablas de retención documental y la elaboración de inventarios
documentales; sólo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han
cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la
transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales", la Secretaría
General se permite divulgar el cronograma anual de transferencias documentales
primarias para la vigencia 2023.

De acuerdo con lo anterior, las oficinas deberán transferir al archivo central aquellos
expedientes con trámites finalizados o cerrados correspondientes a las series y
subseries que por tiempo de retención hayan cumplido el tiempo en los archivos de
gestión; esto implica un cambio en la responsabilidad de la custodia y administración de
los expedientes, que para este caso, pasan de ser responsabilidad de la oficina
productora, a ser responsabilidad del archivo central como receptor de la transferencia.

Sólo podrán admitirse en el archivo central las series y/o subseries descritas en las
Tablas de Retención Documental cuyos expedientes cuenten con la totalidad de los
procesos de organización y con el formato único de inventario documental –

1 AGN. Acuerdo 002 de 2014. “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”
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debidamente diligenciado. Para tal fin, se encuentra a disposición de las dependencias
los procedimientos señalados a continuación y disponibles en ISOLUCION.

• PR-DOC-003 Organización de Archivos

• PR-DOC-005 Transferencias Documentales Primarias

Asimismo, por parte de la Secretaría General, Proceso de Gestión Documental, se

dispondrá de personal para realizar visitas de acompañamiento técnico y verificación de
los avances en la organización de los archivos de las oficinas, a fin de garantizar que se
dé cumplimiento a la normativa vigente y a los procedimientos anteriormente indicados.

Cabe señalar, que la Agencia de Desarrollo Rural no ha realizado a la fecha,

transferencias documentales; por lo anterior, en caso de ser necesario reprogramar la
fecha de la transferencia definida en el cronograma la oficina podrá concertar la misma
con el líder de gestión documental con el fin de ejecutar todos los procesos técnicos
correspondientes y garantizar la completitud de los expedientes al momento de su
entrega, puesto que, una vez entregada la transferencia no podrán realizarse adiciones
de documentos, refoliaciones, sustracciones de documentos, unificación de documentos
etc.

Finalmente, la Secretaría General a través del proceso de gestión documental recuerda

que es responsabilidad de los servidores públicos y colaboradores de cada una de las
oficinas productoras, conformar los expedientes de acuerdo a sus TRD y realizar los
procesos de organización como evidencia de la gestión administrativa y misional, los
cuales constituyen el patrimonio documental de la Agencia, facilitando, el acceso a la
información a los ciudadanos.

A continuación, se relaciona el cronograma de transferencia documental primaria, para

efectuar la entrega de los archivos por las oficinas productoras de acuerdo al
organigrama institucional:

CODIGO FECHA
DEPENDENCIA
DEPENDENCIA TRANSFERENCIA

2000 PRESIDENCIA 15/08/2023

2100 Oficina Jurídica 15/08/2023
2200 Oficina de Planeación 15/08/2023
2300 Oficina de Comunicaciones 16/08/2023
Oficina de Tecnologías de la 16/08/2023
2400
Información
2500 Oficina de Control Interno 16/08/2023

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 VICEPRESIDENCIA DE
3000 24/08/2023
INTEGRACIÓN PRODUCTIVA
3100 Dirección de Asistencia Técnica 24/08/2023
Dirección de Acceso a Activos
3200 25/08/2023
Productivos
3300 Dirección de Adecuación de Tierras 25/08/2023
3400 Dirección de Comercialización 25/08/2023
UNIDADES TÉCNICAS
3500
TERRITORIALES
3501 UTT 1 Santa Marta 21/11/2023
3502 UTT 2 Cartagena 21/11/2023
3503 UTT 3 Montería 21/11/2023
3504 UTT 4 Cúcuta 21/11/2023
3505 UTT 5 Medellín 21/11/2023
3506 UTT 6 Manizales- Eje cafetero 21/11/2023
3507 UTT 7 Tunja 21/11/2023
3508 UTT 8 Ibagué 21/11/2023
3509 UTT 9 Popayán 21/11/2023
3510 UTT 10 Pasto 21/11/2023
3511 UTT 11 Neiva 21/11/2023
3512 UTT 12 Villavicencio 21/11/2023
3513 UTT 13 Bogotá 21/11/2023
VICEPRESIDENCIA DE
4000 13/09/2023
PROYECTOS
Dirección de Calificación y 13/09/2023
4100
Financiación
4200 Dirección de Seguimiento y Control 14/09/2023
Dirección de Participación y 14/09/2023
4300
Asociatividad
VICEPRESIDENCIA DE GESTIÓN
5000 26/10/2023
CONTRACTUAL
6000 SECRETARIA GENERAL 13/09/2023
6100 Dirección Administrativa y Financiera 14/09/2023
6200 Dirección de Talento Humano 20/09/2023

Es importante señalar, que las transferencias documentales permitirá a las oficinas la

optimización de los espacios, evitando la acumulación innecesaria de documentos.
Asimismo, garantizar las condiciones adecuadas para su conservación, entre otros
beneficios.

Por último, es importante resaltar que la omisión total e injustificada de la transferencia

documental, deberá ser informada por parte del responsable del proceso de Gestión
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Documental, a fin que desde el Despacho de la Secretaría General, se inicien las
acciones disciplinarias, según corresponda.

Cordialmente,
Firmado digitalmente por
ADARME MANOSALVA ADARME MANOSALVA MONICA
MONICA ROCIO ROCIO
Fecha: 2023.07.14 15:25:33 -05'00'

MONICA ROCIO ADARME MANOSALVA

Secretario General (E)

Elaboró: Jenny Maribel Moreno, Técnica Asistencia – Dirección Administrativa y Financiera

Revisó: Yalenis P. Agámez De Horta, Gestor – Dirección Administrativa y Financiera
Yenis Alexandra Santamaría - Secretaria General
Adriana Carrillo Peña – Contratista Oficina jurídica
Aprobó: Mónica Adarme Manosalva – Jefe Oficina Jurídica

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