Perspectivas de Organización y Métodos.

1.1 Definición

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de

un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los

planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.

"Formas sistemáticas y organizadas de realizar una tarea o actividad"

Chiavenato.

"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los

fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso

funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las

relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

Los métodos son "procedimientos sistemáticos y estandarizados que se

utilizan para realizar una tarea o actividad de manera más eficiente y

efectiva" Hernández y Rodríguez.

"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos

que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de

aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la

realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos

objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria

para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la

estructura de la empresa" Koontz & O'Donnell.

1.2 Función básica

Análisis: consiste en identificar los procesos y actividades de la

empresa para determinar cómo se realizan y cómo podrían mejorarse.

Diseño: implica la creación de un plan o modelo para reorganizar y

mejorar los procesos y actividades identificados en el análisis.

Implementación: se refiere a la puesta en marcha del plan o modelo

diseñado, incluyendo la capacitación del personal y la comunicación

de los cambios a toda la organización.

Evaluación: consiste en medir y analizar los resultados de la

implementación para determinar si se han logrado los objetivos

establecidos y si es necesario realizar ajustes.

Control: implica la supervisión continua de los procesos y actividades

para asegurar que se estén realizando de manera eficiente y efectiva,

y realizar correcciones cuando sea necesario.

1.3 Funciones Especifica

 Análisis del sistema general de información.

 Estudio de los Procedimientos.

 Análisis de las funciones.

 Elaboración de Manuales.

 Diseño, evaluación y administración información.

 Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos

manuales).

 Estudio de la estructura organizada.

1.4 Ubicación del departamento O y M

En organizaciones pequeñas generalmente las labores de O y M recaen

sobre los gerentes (Dueños), los administradores, o sobre cualquier persona

del cuerpo administrativo. Lo más común es que nadie se ocupe de estas

funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios,

procedimientos, manuales (si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera

casual, anárquica y con pérdidas de beneficios para la organización. A

medida que las organizaciones crecen, se complican, y de pronto un jefe de

nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel máximo comience a

preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien

para que se ocupe d los manuales de procedimientos o de los formularios, o

de diseñar sistemas parciales. En las grandes organizaciones debe existir

una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene características

de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o división

de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigación de

operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organización y

métodos.

1.5 Analista de O y M

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el

camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los

Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno

para el logro de una operatividad eficiente.

a. Lineamientos que encuadran su actividad:

 El analista debe recordar que siempre actúa como asesor

 El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte

órdenes.

 Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.

 Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin

estudio previo.

 Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando

sugerencias.

 Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.

  Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b. Condiciones personales del Analista de Organización y Métodos:

 Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para

transformar.

 Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales

 Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad• para

juzgar.

 Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones

teóricas y prácticas.

 Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a

inconvenientes y frustraciones.

c. Responsabilidad

 Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la

 información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de

 documentación, etc.

 Obtener antecedentes documentales de la situación existente.

 Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y

 procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio

 Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación

analizada.
  Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer

mejoras.

 Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar

propuesta.

 Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del

sistema.

1.6 Perfil (cualidades)

1. Pensamiento analítico: capacidad para analizar y descomponer los

procesos y actividades en sus componentes más básicos, identificando

oportunidades de mejora.

2. Visión sistémica: habilidad para entender cómo se relacionan entre sí los

diferentes procesos y actividades de la empresa, y cómo afectan al

desempeño general.

3. Creatividad: capacidad para pensar de manera innovadora y proponer

soluciones originales a los problemas identificados.

4. Comunicación efectiva: habilidad para comunicar claramente las ideas y

planes de acción a todo el personal de la organización, asegurando su

comprensión y compromiso.
5. Orientación al detalle: capacidad para prestar atención a los detalles y

asegurarse de que cada tarea y actividad se realice de manera correcta y

eficiente.

6. Capacidad de liderazgo: habilidad para motivar y guiar al personal de la

organización en la implementación de los planes de mejora.

7. Habilidad para trabajar en equipo: capacidad para colaborar con otros

departamentos y áreas funcionales de la empresa, asegurando una

implementación efectiva de los planes de mejora.

1.7 Campo de Trabajo

El campo de trabajo de organización y métodos es muy amplio y abarca

diferentes tipos de organizaciones, desde empresas privadas hasta

instituciones públicas. Algunos de los sectores en los que se puede

desempeñar un profesional de esta área son:

 Empresas industriales y comerciales: en estas organizaciones se

requiere mejorar los procesos productivos, optimizar la cadena de

suministro, implementar sistemas de gestión de calidad, entre otros.

 Instituciones financieras: en este sector se busca mejorar la

eficiencia en los procesos de atención al cliente, la gestión de riesgos,

la administración de carteras, entre otros.

  Instituciones públicas: en estas organizaciones se busca mejorar la

eficiencia en la prestación de servicios públicos, optimizar los

procesos administrativos y aumentar la transparencia y rendición de

cuentas.

 Empresas de consultoría: en este tipo de empresas se ofrecen

servicios de asesoramiento a otras organizaciones para mejorar su

eficiencia y productividad.

1.8 Objetivo

El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo

administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación

de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el

esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.

1.9 Ventajas

• Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se

desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las

prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas

por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.

• Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas

situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar

o a Ia decisión a tomar.

• Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo

la excusa del desconocimiento.

• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del

tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través de su

evolución administrativa.

• Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas

al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos

delegados.

• Facilita Ia capacitación del personal al existir compendiados los

reglamentos internos de la organización.

• Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de

funciones o responsabilidades.

1.10 Importancia

La organización y métodos, a través de la aplicación de diferentes técnicas,

permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos,

procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando,

por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores

dicen que son técnicas de simplificación del trabajo). La O y M nace mucho

antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde

el inicio de la administración científica.

1.11 Características

 Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin

ninguna presión.

 Es independiente de la unidad que está capacitado para hacer

apreciaciones objetivas.

 Tiene suficiente adiestramiento en técnicas especializadas que son

complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

1.12 Alcance de trabajo.

Desde el punto de vista teórico, el alcance y propósito de la organización y

métodos es un servicio eminente de asistencia y asesoría al nivel gerencial

de las empresas cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia

administrativa mediante la elaboración de estudios técnicos administrativos

que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de

trabajo.
En la medida que la función de Organización y Métodos constituye un

instrumento de cambios y mejoramiento, su ubicación dentro de la ubicación

de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa merece

consideración seria y ponderada, por lo que existen diversidad de razones y

opiniones para ubicarla en el más alto nivel de la empresa, entre ellas

destacamos: