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- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo está definido como el proceso mediante el cual la Supervisión influye en
los miembros del ejecutor para implementar estrategias. Se ejecuta basándose en la información
recibida por el personal de la Empresa ejecutora.
Se ocupa de la coordinación, la asignación de recursos, la motivación y la medición del
desempeño. La práctica del control de gestión y el diseño de sistemas de control de gestión se
basa en una serie de disciplinas académicas.
El control administrativo implica una medición extensa. Por tanto, está relacionado y requiere
contribución de la contabilidad, especialmente de la contabilidad de gestión. En segundo lugar,
implica decisiones de asignación de recursos. Por tanto, está relacionado y requiere contribución
de la economía, especialmente de la economía gerencial. En tercer lugar, implica comunicación
y motivación laboral. Esto significa que está relacionado y requiere contribución de la psicología
social, especialmente del comportamiento organizacional.
Los controles deficientes dentro de una empresa plantean amenazas importantes, como el uso
ineficiente de recursos, errores de procesamiento, reducción de la rentabilidad, falta de
cumplimiento normativo y robo o malversación de activos por parte de los empleados.
La características principales para ello se define en
1 Planificación y control
 2 Sistemas de control administrativo
o 2.1 Herramienta del negocio
o 2.2 Componentes
o 2.3 Dificultades

 3 Objetivos
o 3.1 Detección de errores
o 3.2 Evidenciar que todo funcione correctamente
o 3.3 Actuar cuando sea necesario
o 3.4 Comunicarse y motivar a los trabajadores
o 3.5 Implementar medidas preventivas

 4 Ventajas
o 4.1 Ayuda a la descentralización
o 4.2 Ayuda a la coordinación
o 4.3 Simplifica la supervisión
o 4.4 Aumenta la motivación

 5 Desventajas
o 5.1 Dificultad para establecer estándares cuantitativos
o 5.2 No hay control sobre los factores externos
o 5.3 Resistencia de los empleados
 o 5.4 Asunto costoso

 6 Importancia
o 6.1 Verificación de políticas
o 6.2 Responsabilidad gerencial
o 6.3 Motivador
o 6.4 Eficiencia

 7 Ejemplos
o 7.1 Control de requerimientos
o 7.2 Controles financieros
o 7.3 Control del rendimiento
o 7.4 Supervisión
o 7.5 Control de Cambio
o 7.6 Controles de seguridad
o 7.7 Controles de cumplimiento
o 7.8 Benchmarking
o 7.9 Mejoramiento continuo
o 7.10 Control de calidad
o 7.11 Garantía de calidad
o 7.12 Automatización
o 7.13 Control de datos
o 7.14 Control de inventario
o 7.15 Control de activos

 8 Referencias
Planificación y control
Existe un vínculo estrecho entre la planificación y el control. La planificación es un proceso
mediante el cual se establecen los objetivos de una organización y los métodos para lograr los
objetivos. El control es un proceso que mide y dirige el desempeño real contra los objetivos
planificados de la organización.
Una vez que se establecen las estrategias y se hacen los planes, la tarea principal de la gerencia
es tomar medidas para garantizar que estos planes se lleven a cabo o, si las condiciones lo
requieren, que los planes se modifiquen.
El control administrativo es una de las funciones gerenciales, como lo es la planificación,
organización, supervisión y dirección.
Es una función importante, porque ayuda a verificar los errores y tomar las medidas correctivas
para minimizar la desviación de los estándares y lograr los objetivos establecidos de la
organización de la manera deseada.
El control administrativo puede definirse como la función del sistema que ajusta las operaciones
según sea necesario para lograr el plan, o para mantener las variaciones de los objetivos del
sistema dentro de los límites permitidos.
Sistemas de control administrativo
Son sistemas que recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los diferentes
recursos empresariales, como los humanos, físicos, financieros y de la organización en general,
como resultado de las estrategias gerenciales perseguidas.
Por tanto, son el conjunto de procedimientos formales necesarios para la eficiencia administrativa y
económica. Los gerentes lo utilizan para mantener o alterar estándares en las actividades de la
organización.
Al ser una parte integral de todo el sistema de control de una empresa, su objetivo es garantizar la
completa y oportuna implementación de los planes y políticas de la gerencia.
Pueden incluir desde la forma en que se solicitan los suministros hasta la manera en que se
programa el uso de los activos, se asignan los trabajos, o se administra el inventario.
Un sistema de control administrativo es la manera en que los gerentes pueden documentar sus
estrategias o políticas organizacionales. Igualmente, es una forma de evaluar el desempeño de los
procesos corporativos internos, comparándolos con los objetivos y políticas declarados.
Herramienta del negocio
El sistema de control administrativo es una herramienta del negocio que puede dar una indicación
sobre qué tan bien se está desempeñando una organización de acuerdo con sus objetivos.
Sin embargo, los controles administrativos son solo una de las herramientas que los gerentes
utilizan para implementar las estrategias deseadas.
Las estrategias se implementan no solo a través de los controles administrativos, sino también con
la estructura organizativa, la gestión de recursos humanos y la cultura organizacional.
Componentes
El sistema de control administrativo es una herramienta para ayudar a la gerencia a dirigir una
organización hacia sus objetivos estratégicos y su ventaja competitiva. Generalmente se entiende
que tiene tres componentes:
– Establecimiento de estándares.
– Medición del desempeño real contra estos estándares.
– Toma de medidas correctivas ante las desviaciones de las normas y planes.
Dificultades
Existen dos dificultades comunes que rodean a los sistemas de control administrativos en las
empresas.
– Poder reconocer las áreas donde se necesita un mayor control.
– Poder reconocer cuando los controles existentes son ineficientes o defectuosos.
Objetivos
Los objetivos del control administrativo se refieren a la confiabilidad de la información financiera, a
la retroalimentación oportuna sobre el logro de los objetivos operativos o estratégicos, y al
cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Detección de errores
Una irregularidad en la administración de la compañía puede hacer peligrar la consecución de los
objetivos generales de una empresa, haciendo que se pueda perder terreno frente a la
competencia y hasta que se comprometa la supervivencia propia.
Por consiguiente, se hace importante detectar rápidamente anormalidades. De igual manera, se
pueden identificar diferentes circuitos y áreas que, aunque no se vean afectados por anomalías o
fallas graves, se podrían optimizar por el bienestar general de la compañía.
Evidenciar que todo funcione correctamente
El control administrativo comprueba que todo esté funcionando bien y que tanto los objetivos
propuestos como los niveles establecidos a nivel administrativo con respecto a las ganancias,
ventas, seguridad, etc., se cumplan sin modificaciones significativas.
De este modo, la empresa se hace más segura, siendo más sólidos sus estándares y procesos
operativos de toma de decisiones.
Actuar cuando sea necesario
Detectar una situación no es de mucha utilidad si no se toman acciones específicas para encauzar
de nuevo una circunstancia negativa, gracias a la información detallada y concreta dada por el
control administrativo.
Comunicarse y motivar a los trabajadores
El preciso conocimiento del estado de la compañía, incluyendo sus errores, problemas y los
aspectos correctamente manejados, promueve una mejor comunicación con los trabajadores,
motivándolos a avalar que se mejoren los aspectos necesarios, o que se siga la línea correcta.
Implementar medidas preventivas
El diagnóstico prematuro de problemas concretos que son detectados por el control administrativo
hace que sean innecesarias acciones correctivas, al ser reemplazadas por acciones únicamente
preventivas.
Ventajas
La mayor ventaja del control administrativo es que crea un ciclo de dirección y control para el
liderazgo empresarial. Se agiliza la toma de decisiones al haber menos individuos involucrados.
Ayuda a los gerentes a medir el desempeño real y como guía hacia el logro de los objetivos.
Ayuda a la descentralización
La tendencia moderna de las organizaciones empresariales es hacia la descentralización, que
exige un sistema de control.
En la descentralización, la autoridad de toma de decisiones se encuentra dispersa en toda la
organización.
La gerencia debe mantener el control en sus manos para saber si la autoridad se está utilizando
correctamente. Sin controles administrativos adecuados, la descentralización no puede tener éxito.
Ayuda a la coordinación
El tamaño de las empresas modernas se está incrementando. Una gran cantidad de capital y un
gran número de personas están empleadas en ellas.
Esto crea el problema de un control adecuado, ya que hay muchas divisiones que producen y
distribuyen diferentes productos. Para coordinar sus actividades, se requiere un sistema de control.
Simplifica la supervisión
Simplifica la supervisión al señalar desviaciones significativas. Mantiene a los empleados bajo
control.
Un buen sistema de control detecta los puntos débiles muy rápidamente. Esto ayuda a expandir el
alcance del control en todos los niveles.
Aumenta la motivación
Las técnicas de control crean una atmósfera de orden y disciplina en la organización, al encontrar
las desviaciones e identificar los factores responsables de las mismas.
Esto aumenta la motivación de los empleados, porque conocen el trabajo por el que se les
considera responsables.
Desventajas
Una desventaja del control administrativo es que puede desalentar la creatividad y la innovación, al
hacer que una empresa sea más estandarizada y menos flexible.
A menudo, las organizaciones con un estricto control administrativo se encuentran menos capaces
de adaptarse a los cambios en el mercado, su industria o el entorno legal, al tener limitado el
alcance de posibles ideas y planes
Dificultad para establecer estándares cuantitativos
El control administrativo pierde su efectividad cuando el estándar de desempeño no se puede
definir en términos cuantitativos.
Es muy difícil establecer un estándar cuantitativo para el comportamiento humano, el nivel de
eficiencia, la satisfacción laboral, la motivación del empleado, etc. En tales casos, el juicio depende
de la discreción del gerente.
No hay control sobre los factores externos
Una empresa no puede controlar los factores externos, como la política gubernamental, los
cambios tecnológicos, el cambio en la moda, el cambio en la política de la competencia, etc.
Resistencia de los empleados
Los empleados de base pueden sentirse despreciados e insatisfechos porque no se les permite
presentar sus ideas. Los empleados sienten que el control reduce su libertad de acción. Esto
puede llevar a una fuerte rotación de personal.
Los empleados a menudo se resisten al control. Como resultado, se reduce la efectividad del
mismo
Asunto costoso
Para instalar un sistema de control administrativo las organizaciones tienen que gastar gran
cantidad de tiempo y dinero.
Los beneficios deben ser más que el costo involucrado, entonces solo el control será efectivo, de lo
contrario, dará lugar a ineficiencia.
Importancia
Sin el control administrativo, el proceso de gestión está incompleto. En las empresas, la necesidad
de control surge debido a varios factores:
– Es difícil establecer estándares de desempeño totalmente precisos en organizaciones grandes.
Por otro lado, un gerente necesita todo tipo de información oportuna, que no siempre está
disponible. Se requiere control para evaluar la exactitud de las normas.
– A los empleados se les confían grandes sumas de dinero y valiosos recursos. Sin embargo, en
ausencia de control, los empleados pueden ceder a las tentaciones. Un sistema de control eficiente
ayuda a minimizar el comportamiento deshonesto por parte de los empleados.
– En ausencia de control, los empleados pueden relajarse en su esfuerzo y su desempeño puede
caer por debajo de lo normal.
A través del control se asegura obtener y utilizar efectivamente los recursos de una organización
para lograr los objetivos deseados. El control administrativo ofrece los siguientes beneficios:
Verificación de políticas
Permite a la gerencia verificar la calidad de los distintos planes. Por tanto, puede revelar cuáles
planes deben ser rediseñados o cuáles objetivos deben modificarse.
Los cambios en el entorno pueden hacer que los planes originales no sean viables o sean
deficientes. El control ayuda a revisar y actualizar los planes.
Responsabilidad gerencial
Aun cuando un gerente asigne algunas actividades y delegue autoridad a sus subordinados, sigue
siendo responsable del desempeño final.
Por tanto, un gerente debe verificar el desempeño de sus subordinados para asegurarse que estén
utilizando la autoridad delegada de la forma deseada.
El control administrativo permite a los gerentes cumplir con sus responsabilidades y al mismo
tiempo delegar autoridad.
Motivador
Inspira a los empleados a trabajar duro y ofrecer un mejor rendimiento. Cuando saben que su
desempeño está siendo valorado y sus recompensas están vinculadas a dicha evaluación,
intentarán contribuir con sus mejores esfuerzos.
Eficiencia
El control contribuye a la eficiencia de las operaciones, al centrarse en el logro de los objetivos. Por
tanto, permite que los gerentes detecten y corrijan errores antes que se vuelvan serios, ayudando a
minimizar el desperdicio y las pérdidas.
Ejemplos
Un control administrativo es cualquier proceso, práctica, política, herramienta, medición o sistema
que se implementa para permitir que la gerencia dirija los recursos de una organización. Los
siguientes son ejemplos ilustrativos:
Control de requerimientos
Documentar formalmente los planes como requerimientos y gestionar el cambio de estos planes.
Controles financieros
Controles financieros como la práctica de desarrollar, monitorear y contabilizar un presupuesto.
Control del rendimiento
El proceso de acordar un conjunto de objetivos con los empleados y evaluar el desempeño en
relación con esos objetivos.
Supervisión
Seguimiento del desempeño de los empleados para mejorar así la productividad, la eficiencia y la
calidad del trabajo.
Control de Cambio
El proceso de enviar, evaluar, aprobar, priorizar, implementar, comunicar y revisar cambios en una
organización.
Controles de seguridad
Implementar salvaguardas y contramedidas para así evitar riesgos para las personas, la propiedad
y la información.
Controles de cumplimiento
La implementación de procesos, procedimientos, sistemas, controles, mediciones e informes para
cumplir con las leyes, regulaciones, normas y políticas internas.
Benchmarking
Es el proceso continuo de una evaluación comparativa de los resultados de la empresa contra la
industria, la competencia o las mejores prácticas actuales.
Mejoramiento continúo
Es el proceso repetitivo de tomar mediciones a las cosas, mejorarlas y volver a medirlas
nuevamente.
Control de calidad
Asegurar que las salidas se ajusten a las especificaciones. Por ejemplo, implementar un proceso
para probar los productos en una línea de producción.
Garantía de calidad
Es el proceso de prevención de fallas de calidad futuras. Por ejemplo, la práctica de investigar la
causa raíz de todas las fallas de calidad para identificar mejoras.
Automatización
Mejora la productividad, la eficiencia y también la calidad al reemplazar el trabajo con la
automatización.
Control de datos
El control de datos en áreas como calidad de datos, ascendencia de datos, seguridad, integración y
cumplimiento.
Control de inventario
Regular y contabilizar el inventario para así evitar la escasez o el excedente de un suministro.
Control de activos
Control de activos tales como instalaciones, infraestructura, máquinas, software y propiedad
intelectual.
Por ejemplo, un sistema de contabilidad de activos implementa una separación apropiada de
preocupación sobre los activos.