"El xito consiste en obtener lo que se desea. La felicidad, en disfrutar lo que se obtiene" Ralph Waldo Emerson. Una buena gerencia debe garantizar que sus funciones, objetivos establecidos, planes definidos, estn bajo la supervisin de controles de gestin bien establecidos. Por tanto, es vlido cuando por ejemplo Clemencia Morales seala, que un sistema de control centra su atencin en verificar si lo que se plante se est o no cumpliendo en el tiempo sealado, con la calidad deseada y al costo programado. De aqu entonces, que el control se asegura, vigilando el rendimiento de los diferentes procesos y el cumplimiento de los diferentes planes. El control se ejerce de acuerdo a indicadores que se establecen y son una medida de lo que la organizacin hace en un determinado momento. Cuando estos indicadores estn fuera de control, debe ser posible detectar inestabilidades. En este contexto, control se define como: la medida de las desviaciones del comportamiento planeado y la iniciacin de las acciones correctivas. Opina al respeto del tema Juan Carlos Mira, que se puede decir que el control debe servir de gua para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (tcnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello se puede definir el control de gestin como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados. Desde luego manifiesta Mira, que la gerencia al establecer sus controles debe tomar muy en cuenta las condiciones del control de gestin, al respecto indica,: El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinmico, variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Los objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de gestin, segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc. La estructura de la organizacin, segn sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos. El tamao de la empresa est directamente relacionado con la centralizacin. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralizacin, pues hay ms cantidad de informacin y complejidad creciente en la toma de decisiones. Por ltimo, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organizacin, es un factor determinante del control de gestin, sin olvidar el sistema de incentivos y motivacin del personal. Como tambin recuerda Mira Navarro un aspecto que es importante tener presente, es que la gerencia tenga bien claro. Cules son los fines del Control de gestin? Sobre ello se sealan: El fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecucin de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines ms especficos como los siguientes: Informar. Consiste en transmitir y comunicar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecucin de los objetivos. Evaluar. La consecucin de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro. Motivar. El impulso y la ayuda a todo responsable son de capital importancia para la consecucin de los objetivos.
Algunas consideraciones bsicas La gerencia debe tener bien claro algunas consideraciones que debe tener presente a la hora de establecer los controles como: El control este ligado a cada objetivo establecido y a la estrategias de la empresa, de manera que sea posible proyectar la empresa hacia el futuro Se requiere un conjunto de indicadores de gestin para medir desviaciones, comparando los resultados reales obtenidos con los previstos, de manera que permitan orientar y evaluar el comportamiento de cada rea en trminos de eficiencia, eficacia, efectividad. El control de gestin concentra el nfasis de la gerencia en el cmo o sea el proceso dinmico, en contraste con el qu, lo esttico, proporcionando herramientas que a manera innovadora e imaginativa permitan proyectar la actividad de la organizacin en funcin del maana. Ayuda a enfocar los esfuerzos hacia la actividad primaria productiva como sistema en foco de los procesos, ms que hacia la consecucin de un puntual resultado. El control se ejercer donde pueda manifestarse variacin entre el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado en el tiempo. Cules seran los instrumentos del control de gestin? Al respecto Juan Carlos Mira Navarro aporta, que las herramientas bsicas del control de gestin son la planificacin y los presupuestos. La planificacin consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Est relacionada con el largo plazo y con la gestin corriente, as como con la obtencin de informacin bsicamente externa. Los planes se materializan en programas. El presupuesto est ms vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma ms exacta los objetivos, concretando cuantas y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificacin operativa; se realiza para un plazo de das o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicacin directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicacin; no se debe imponer, porque originara desinters en la consecucin de los objetivos. La comparacin de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimacin de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc. Errores de mtodo: poca descentralizacin, escaso rigor temporal, falta de coordinacin entre contabilidad y presupuestos, etc. Errores en la relacin mediosfines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratgicas (revisin y/o cambio de plan y programas), como tcticas u operativas (revisin y/o cambio de objetivos y presupuestos). Se pueden citar otras herramientas operativas como: la divisin de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuacin y la direccin por objetivos.
