CÓDIGO PAT-01

TRANSPORTE, RECEPCIÓN, MANIPULACIÓN,

Versión: 19
PROTECCIÓN, ALMACENAMIENTO, Fecha: 2023-02-13
CONSERVACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE LOS
INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN Página: 1/5

1. OBJETIVO:

Determinar la metodología a seguir en la recepción, transporte, manipulación, almacenamiento,

conservación y disposición final, de los instrumentos de medición a calibrar, para proteger la integridad
de éstos, así como los intereses del Laboratorio y del Cliente.

2. RESPONSABLE:

Los responsables de este procedimiento son: Coordinadores de Laboratorio, Técnicos y Auxiliar de

Laboratorio.

Nota. Todo lo relacionado con los certificados de calibración, es responsabilidad de los Coordinadores de Laboratorio.

3. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a la parte técnica, es responsabilidad del Proceso de Apoyo Técnico. Inicia
con la recepción de los instrumentos de medición a calibrar y termina con la devolución al cliente del
(los) instrumento(s) calibrado(s).

4. PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE, RECEPCIÓN, MANIPULACIÓN, PROTECCIÓN,

ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE
CALIBRACIÓN:

4.1 TRANSPORTE DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

El Cliente es responsable de traer los instrumentos de calibración a Hidrométrica S.A.

El transporte interno, dentro del Laboratorio, de las cajas y/o empaques que llevan los instrumentos de
medición, objeto de calibración; pueden ser transportados manualmente, en cajas de transporte.

Internamente solo se transportan instrumentos de medición, de un solo cliente, para evitar

confusiones.

Durante el transporte se tiene cuidado en no golpear los instrumentos de medición, no confundirlos y

protegerlos de condiciones ambientales adversas.

4.2 RECEPCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

- El Cliente trae los instrumentos de medición a calibrar, junto con la cotización del servicio de
calibración (validada por el Cliente) y/u orden de compra o servicio y, o la remisión respectiva o
documento similar.

Nota: En caso de que el cliente no traiga ningún documento de entrega, deberá diligenciarse inmediatamente, el registro de
recepción de equipos de Laboratorio.

- Se hace la programación del trabajo y se diligencia la orden de entrada instrumentos de medición a

calibrar, simultáneamente se hace la recepción de los instrumentos de medición a calibrar y se verifica:

 Estado del empaque y/o del instrumento de medición (que no venga golpeado, que no haya sido
abierto, no presente humedad o algún tipo de deterioro). Cuando los instrumentos llegan y/o se
envían por transportadora se debe dejar un registro fotográfico del estado de los mismos, esto
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se debe guardar en su correspondiente registro con el número de la cotización que le

corresponda como evidencia. (*)
 Coincidencia de las características y cantidades relacionadas en la remisión, orden de servicio, o
cotización, los instrumentos de medición para calibración, y confirmación de la clase de
instrumento de medición.

(*) Aplica cuando el cliente envía los instrumentos por transportadora, o cuando se le devuelven los instrumentos por
transportadora.

Todos los datos de verificación, son registrados en la orden de entrada del instrumento de medición a
calibrar.

Nota: La verificación visual de los instrumentos de medición en medidores de agua se hace durante el proceso, siempre y
cuando el lote sea grande; en caso contrario, se hace durante la recepción del(os) instrumento(s).

- Si se presenta alguna anormalidad, se informa al cliente; para determinar la acción a seguir, antes de
proceder con el paso siguiente; la acción pactada con el cliente, debe ser registrada en la orden de
entrada respectiva.

- Todas las actividades realizadas durante la recepción; deben ser registradas en la orden de entrada
del instrumento a calibrar.

4.3 MANIPULACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

- La trazabilidad de los instrumentos de medición a lo largo del proceso, se realiza con la identificación del
consecutivo de la cotización, según corresponda, e individualmente con el número de serie.

El control de cumplido de una cotización u orden de entrada; se lleva en la programación de trabajo.

Nota 1. Durante las calibraciones de medidores de agua, no se deben mezclar marcas, tipos, ni clases de instrumentos de
medición.
Nota 2. Si el cliente entrega recomendaciones sobre la manipulación de los ítems de calibración, éstas se deben seguir, tal y como
fueron suministradas.

Los cuidados a tener en cuenta en la manipulación dentro del Laboratorio, son:

 No golpear los instrumentos de medición objeto de calibración

 No hacer calibraciones simultáneas dentro del mismo banco, para dos o más clientes diferentes.
 Ser cuidadosos en ubicar siempre los instrumentos de medición en las zonas asignadas; para
antes o después de la calibración.

Cada vez que ingresa alguna persona que no pertenezca al Laboratorio, debe ser autorizada y
registrada en la planilla de control de acceso a los Laboratorios.

4.4 ALMACENAMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

Los instrumentos de medición son almacenados, en la zona demarcada como instrumentos a calibrar y/o
instrumentos calibrados.

Nota. Los instrumentos que se calibran en Hidrométrica S.A. no requieren de condiciones ambientales específicas, antes, durante
o después de la calibración y si algún cliente lo requiera por alguna condición excepcional, se evaluará la situación antes de
comprometerse a realizar el servicio; para determinar si se puede o no cumplir con los requerimientos especificados, quedando
por escrito dicho compromiso.
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4.5 CONSERVACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

Una vez terminada la prueba de calibración, los instrumentos de medición se empacan, como los envió
el cliente y se almacenan en la zona asignada para entrega al Cliente.

4.6 DEVOLUCIÓN Y/O DISPOSICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN:

Se preparan los documentos relativos a la calibración, como son: factura del servicio, remisión y
encuesta de satisfacción.

Se coordina con el cliente la fecha y hora de entrega de los instrumentos de medición (lunes a viernes
de 8:00 am a 12:00 pm), una vez vengan a recogerlos y presenten copia del recibo de consignación, o
efectúe la cancelación del servicio en efectivo, tal como está definido en las cláusulas del servicio de las
cotizaciones de los servicios de calibración. Cualquier excepción respecto a la forma de pago, será
autorizada por el Gerente.

Los instrumentos de calibración son entregados al cliente junto con la remisión y la encuesta de
satisfacción para su diligenciamiento.

Cuando el(los) equipo(s) no es(son) recogido(s) por el cliente, según el límite definido en la cotización
de los servicios de calibración de los instrumentos de medición, la cual especifica que el cliente tiene
quince (15) días hábiles, siguientes a la fecha en que se le informa, que sus equipos han sido calibrados,
para retirarlos, después de lo cual Hidrométrica S.A. no se hace responsable de los mismos; en éstos
casos la disposición final, será decida por el Comité de Calidad, y es registrada en la planilla respectiva.

4.7 SERVICIOS CALIBRACION EN SITIO

Cuando se realizar el servicio en sito se realiza una inspección del estado del instrumento y se verificada
si está en condiciones para el inicio de la calibración, esta información se detallará en el registro de toma
de datos. La empresa contratante debe asignar una persona para colaborar en la adecuación del
instrumento a calibrar y demás actividades involucradas en el proceso.

4.8 REGISTROS DILIGENCIADOS DURANTE EL PROCEDIMIENTO:

 Programación de trabajo
 Recepción de equipos de Laboratorio
 Orden de entrada instrumentos de medición a calibrar
 Factura de servicios
 Encuesta de satisfacción
 Certificados de calibración
 Planilla de disposición final de equipos no retirados por el cliente
 Toma de datos del registro fotográfico
 Registro Fotográfico

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5. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS:

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN CAMBIO DE VERSIÓN

Emisión original del procedimiento de recepción de medidores, transporte, manipulación, almacenamiento, conservación y
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disposición final.
Inclusión del registro suspensión del trabajo (código RGT-0105-1007), que antes no estaba considerado y que se necesita para
02 281007
autorizar detener temporalmente el trabajo normal, cuando se presenta algún trabajo prioritario.
- Adición en los numerales 1, 2, 3, 4, 6 y 8, de la descripción del procedimiento, el Auxiliar de laboratorio, como responsable,
03 20100120
según la asignación de funciones a este cargo.
- Cambio de logotipo y fecha de versión por año (cuatro dígitos), mes (dos dígitos) y día (dos dígitos).
- Se cambia el código del procedimiento antes PGT-01 (Procedimiento de Gestión Técnica); ahora a PAT-01 (Procedimiento
04 20110215 de Apoyo Técnico).
- Se generaliza el nombre del procedimiento a: RECEPCIÓN, TRANSPORTE, MANIPULACIÓN, ALMACENAMIENTO,
CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL, DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN A CALIBRAR Y/O A
ENSAYAR.
- de las solicitudes correspondientes y de los procedimientos que le aplique a la magnitud objeto del servicio.
- Nota 1: durante las calibraciones y/o los ensayos, de medidores de agua, no se deben mezclar marcas, tipos, ni clases de
instrumentos de medición.
- Nota 2: cuando se presenten prioridades en los ensayos de calibración y/o ensayo; el Director Técnico J.L……
- El registro de orden de entrada se generaliza así: Orden de entrada instrumentos de medición a calibrar y/o a ensayar.
- En el documento se hace referencia a: procedimientos de calibraciones y/o ensayos; y no a uno(s) en particular.
- Se le coloca la palabra DOCUMENTO CONTROLADO, en la parte superior del documento.
- Los documentos ahora son aprobados por el Gerente y no por el Comité de Calidad como se hacía antes.
En el ítem (1) de la descripción del procedimiento se agrega: Nota: en caso de que el cliente no traiga ningún documento de
05 20120120
entrega, deberá diligenciar el registro de recepción de equipos, instrumentos y patrones.

Se incluye en el ítem 3 la siguiente: Nota: Los instrumentos de medición son identificados con un autoadhesivo mediante el
06 20120725
código de la orden de entrada respectiva, a lo largo del proceso., a ser realizada por el Técnico de laboratorio.
Cambio del formato; se elimina el pie de página; los elementos que estaban en el pie de página como son la versión y la fecha,
07 20121005
pasan al encabezado, debajo del código del documento, y la parte de elaboró, revisó y aprobó, pasa al final del documento,
antes del control de cambios, y en esta parte fuera del nombre de los cargos, se incluye el nombre del titular y las firmas, se
incluye también el control de cambios como parte del documento, que antes se manejaba por aparte.
Se revisa en todo el contenido del documento, el cargo Director Técnico Jefe de Laboratorio y se deja como Jefe de Laboratorio
únicamente; y el cargo de Asistente Técnico Administrativo, que se deja como Asistente Técnico únicamente.

08 2014-03-31 Se actualiza el logotipo de la empresa y se dejan como criterios de aprobación del documento, únicamente revisó y aprobó.
Se actualiza el procedimiento, mediante la inclusión del Coordinador del Laboratorio.
09 2015-01-30 Se revisa el documento y se elimina lo referente a ensayos, pues no aplica en Hidrometrica S.A.
Se elimina de la descripción del procedimiento el Jefe de Laboratorio, pues este cargo ya no existe en el organigrama.
10 2015-10-15 Se actualiza el cuadro de revisión y aprobación de documento referenciando los responsables de revisar y modificar; y aprobar
el documento, sobre la versión emitida y/o modificada.

11 2016-07-08 Se elimina de la descripción del procedimiento el registro de recepción de equipos, instrumentos y patrones y en la nota del
numeral 1, se agrega que cuando el cliente o su representante no traigan ningún documento, se debe diligenciar
inmediatamente la orden de entrada.
Se elimina el paso 7 referente a que se debe colocar el sello de cumplido a la orden de entrada, que de ahora en adelante no
12 2017-01-31 se va a hacer, puesto que las órdenes de entrada se van a llevar en forma digital y no se les coloca ningún sello, el control de
cumplido se realiza en la programación de trabajo; se agrega en el numeral 5: el control de cumplido de una cotización u orden
de entrada; se realiza en la programación de trabajo.
Se actualiza el procedimiento de acuerdo a los parámetros establecidos en la norma NTC ISO/IEC 17025:2017. Se elimina el
13 2019-01-30 diagrama de flujo; el formato que antes era horizontal, ahora es vertical; se hace más específico el procedimiento, para una
mejor comprensión del mismo.
En el numeral 4.6 se agrega la disposición de los instrumentos de calibración, así: cuando el(los) equipo(s) no es(son)
14 2019-05-31 recogido(s) por el cliente, según el límite definido en la cotización de los servicios de calibración de los instrumentos de
medición, la cual especifica que el cliente tiene quince (15) días hábiles, siguientes a la fecha en que se le informa, que sus
equipos han sido calibrados, para retirarlos, después de lo cual Hidrométrica S.A. no se hace responsable de los mismos; en
éstos casos la disposición final, será decida por el Comité de Calidad, y es registrada en la planilla respectiva.
Y dentro de los registros se agrega la planilla de disposición final de equipos no retirados por el cliente, para llevar un control
de los mismos.

15 2020-08-20 Al final del numeral 4.4, se agrega la siguiente Nota. Los instrumentos que se calibran en Hidrométrica S.A. no requieren de
condiciones ambientales específicas, antes, durante o después de la calibración y si algún cliente lo requiera por alguna
condición excepcional, se evaluará la situación antes de comprometerse a realizar el servicio; para determinar si se puede o no
cumplir con los requerimientos especificados, quedando por escrito dicho compromiso.

16 2021-03-30 Se elimina del ítem 4.6 Devolución y disposición de los ítems de calibración el horario de entrega de la tarde, pues ya no aplica
y se agrega tal como está definido en las cláusulas del servicio de las cotizaciones de los servicios de calibración.

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INSTRUMENTOS DE CALIBRACIÓN Página: 5/5

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN CAMBIO DE VERSIÓN

17 2022-03-11 En el numeral 4.6 se quita la firma de la copia de la factura y se agrega el párrafo: Los instrumentos de calibración son
entregados al cliente junto con la remisión y la encuesta de satisfacción para su diligenciamiento, donde se cambia 20 por 15
días que tiene el cliente para recoger sus equipos una vez ha sido informado, tal como lo especifica la cotización de servicios,

18 2022-12-02 Se agrega en el numeral 4.2 Estado del empaque….. Cuando los instrumentos llegan y/o se envían por transportadora se debe
dejar un registro fotográfico del estado de los mismos, esto se debe guardar en su correspondiente registro con el número de
la cotización que le corresponda como evidencia. (*)
(*) Aplica cuando el cliente envía los instrumentos por transportadora, o cuando se le devuelven los instrumentos por
transportadora.
Se adiciona el numeral 4.7 SERVICIOS CALIBRACION EN SITIO. Cuando se realizar el servicio en sito se realiza una
inspección del estado del instrumento y se verificada si está en condiciones para el inicio de la calibración, esta información se
detallará en el registro de toma de datos. La empresa contratante debe asignar una persona para colaborar en la adecuación
del instrumento a calibrar y demás actividades involucradas en el proceso
En el numeral 4.8 Registros diligenciados, se agregan los siguientes registros: Toma de datos del registro fotográfico y registro
fotográfico.

19 2023-02-13 Cambio del nombre del rol Director Administrativo a Gerente; y actualización del rol de quien revisa y aprueba. Lo anterior, por
cambios internos, según acta de calidad No.196

ELABORÓ: REVISÓ Y APROBÓ

|
JHON MONTAÑO/ VICTOR SÁNCHEZ OLGA LUCIA SANDOVAL GARRIDO
COORDINADORES DE LABORATORIO GERENTE

-----FIN-----

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