CODIGO: S-I-003

MANEJO Y CONTROL DE PRECINTOS FECHA: 21/07/2018

VERSION: 04

1. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para el personal encargado de la compra, inventario,

control, manejo y uso de los precintos utilizados por CONALCA S.A.S.

2. OBJETO

Determinar las medidas de seguridad a tener en cuenta para la compra, requerimiento,

entrega, utilización, protección y control y responsabilidad de los sellos y precintos de
seguridad utilizados en las operaciones de transporte de la compañía.

3. DEFINICIONES

Precinto: herramienta que se ubica en los sistemas de cierres de los vehículos y contenedores
para garantizar la protección de la mercancía, evitando apertura no autorizada. Los
precintos pueden ser tipo botella o cola ratón o laminados.

Inventario: Cantidad y números existentes en un almacén, para ser entregados y utilizados

posteriormente.

DGCR: Departamento de gestión y control del riesgo de CONALCA SAS.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 DESCRIPCION DEL PROCESO

CONALCA S.A.S. dando cumplimiento a la norma BASC V.4 utiliza precintos que cumplan
con la normatividad ISO 17712, para lo cual el proveedor deberá certificar las pruebas de
laboratorio del producto, además de cumplir con todos los requisitos previos dando alcance
al procedimiento F-P-001- Evaluación Y Aceptación De Proveedores, soportado con los
documentos exigidos en el mismo.

La Gerencia General, es la responsable de la adquisición y el DGCR y/o Coordinador de

Seguridad de la verificación, custodia y asignación de los sellos y precintos, para tal efecto
utilizara medios seguros para el almacenamiento, entrega y control.

Los sellos y precintos de seguridad serán almacenados en la oficina del DGCR y cuando
sean asignados, en las cajón con llave de los directores de oficina de cada ciudad.

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Una vez se hace la compra de los precintos, se ingresara en el sistema SILOGTRANS el

inventario general, de allí se asignara la ciudad a la cual se enviaran, todo soportado con
formato registros de entrega. El inventario general permitirá conocer en qué ciudad se
encuentra cada precinto, de allí cada oficina despachadora debitara automáticamente.

El inventario general será controlado por la DGCR (Director Gestión y Control de Riesgo) y
auditado o revisado por el SIG de acuerdo a los ciclos de auditoría, el consecutivo de los
sellos y precintos se ingresaran en el sistema SILOGTRANS en el módulo establecido para
esto, de allí se asignara antes del envió de los físicos el rango por ciudad. Al momento del
envío de los sellos y precintos, se enviara la notificación por correo corporativo, al director
de cada agencia responsable por la custodia, entrega, manejo y control de los precintos
entregados.

El rango entregado al área operativa será manejado para instalación de forma aleatoria por
el director de agencia, de forma tal, que cada utilización de un sellos o precintos se debitara
automáticamente del inventario registrado en el sistema, y estos quedaran registrados en:
Orden de Cargue, manifiesto carga, remesa, y acuerdo transportador el cual hará las veces
de transferencia de responsabilidad de precintos.

Los sellos entregados a los inspectores serán debitados automáticamente en el inventario

registrado en el sistema de manera temporal, mientras son registrados por el despachador
en: Orden de Cargue, manifiesto carga, remesa, y acuerdo transportador el cual hará las
veces de transferencia de responsabilidad de precintos.

Para las auditorias de verificación se emitirá listado actual de inventario del sistema
SILOGTRANS y se cotejara con los precintos físicos de las oficinas.

4.2 UTILIZACIÓN DE PRECINTOS Y SELLOS DE SEGURIDAD

Los sellos y precintos de seguridad se utilizan dependiendo de la parte del proceso en el

que se encuentre la operación:

4.2.1 PRECINTOS PLASTICOS

FOTOGRAFÍA 1 (PRECINTO PLASTICO)

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Se utilizan para sellar los contenedores una vez se les ha realizado la inspección de vacío
y el cual será destruido por el cliente antes de iniciar el proceso de cargue, así como para
sellar vehículos de estacas que transportaran mercancía tipo carga suelta. No cumplen la
especificación 17712 pero son suministrados por el proveedor que está certificado bajo la
misma norma (ISO 17712)

4.2.2. PRECINTOS DE BOTELLA

FOTOGRAFÍA 2 (PRECINTO DE BOTELLA)

Una vez llenado el contenedor se instala el precinto de botella de la empresa el cual es

entregado como responsabilidad al conductor y relacionado en: orden de cargue,
manifiesto, remesa, y acuerdo transportista; los contenedores o camiones deben sellarse
y/o precintarse tan pronto termina la operación de cargue y antes de abandonar el muelle
de carga.

4.2.3 SELLOS ADHESIVOS

FOTOGRAFÍA 3 (CINTAS ADHESIVAS)

Finalizado el proceso de llenado el inspector de seguridad de la empresa debe instalar las

cintas adhesivas que completan el KIT de seguridad utilizado para la protección de las
operaciones de transporte, los sellos deben ser ubicados en la unión de las puertas y de
estas y el piso del contenedor.

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4.3 CONTROL DE ENTREGA

Los elementos entregados al conductor serán registrados en los acuerdos de

responsabilidad y seguridad conductores y en los formatos de inspección BASC, con el fin
de que el cliente pueda verificar que la información registrada en los procesos de seguridad
corresponda a los reales entregados para la operación.

4.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD

4.4.1 Vulneración, alteración y daños por desconocidos

En el evento en que se detecte por parte del conductor, de un funcionario de la empresa,

del cliente o por la autoridad competente que los sellos y/o precintos de seguridad
presentan alguna señal de haber sido vulnerados, alterados o manipulados por personas
ajenas a la operación o de forma sospechosa, se debe informar de inmediato al
Departamento de Gestión y Control de Riesgo para que se verifique la novedad y de ser
necesario se coordine con las autoridades la realización de una inspección de seguridad
extra al vehículo y/o contenedor para minimizar o mitigar riesgos por actividades ilícitas.

4.4.2 Rompimiento por inspección autoridades

En caso de que por la realización de una inspección de control sea necesario la afectación
y/o daño de los sellos y/o precintos de seguridad se debe solicitar a la autoridad competente
y/o funcionario de la empresa, que se elabore un acta con el registro de la novedad (se
debe indicar el número del sello y precinto anterior y el nuevo que se instala), esta operación
debe ser coordinada y de ser necesario supervisada por el DGCR quien dejara registrada
la novedad en las observaciones del seguimiento de los vehículos en el sistema Silogtrans;
el acta se debe anexar a los documentos de transporte para ser registrado durante la
operación de descargue.

NOTA: Para el manejo del segundo precinto de seguridad, dando alcance al contrato
firmado por el transportador acuerdo de servicio de transporte O-A-001, donde se establece
que el transportista está obligado a informar a control tráfico de manera inmediata, la
verificación por parte de las autoridades (polfa, polca y DIAN) para lo cual el DGCR
solicitara el desplazamiento de un funcionario de la regional más cercana con el nuevo sello
de precinto y remesa, para evidenciar la instalación del nuevo precinto, esto quedara
consignado en el control tráfico del despacho especifico.

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4.4.3 Daños en la instalación

En caso de que por alguna eventualidad durante el proceso de instalación de los sellos y/o
precintos de seguridad se presente daño en alguno de estos, se debe hacer el cambio por
uno que cumpla con las condiciones de seguridad y se debe informar y registrar la novedad
mediante la utilización del formato Reporte de novedad y ser dado a conocer al DGCR,
quien a su vez anulara en el sistema el sello y/o precinto

4.4.4 Perdida

En el evento de presentarse la pérdida de un sello y/o precinto registrado y asignado en el

sistema Silogtrans, se debe informar mediante el formato reporte de novedad al DGCR,
para que este a su vez lo descargue del sistema por la novedad de perdida. El Funcionario
del área operativa responsable debe entablar una denuncia ante los organismos judiciales
por perdida, indicando lugar, fecha, hora y responsable del control y manejo de los sellos
y/o precintos de seguridad y ser enviado el original al DGCR para generar una acción
correctiva y buscar que este tipo de novedades no se vuelvan a presentar. Si la novedad
se le presenta al Conductor responsable del traslado de la mercancía, este debe informar
primero al DGCR y colocar la denuncia ante autoridad correspondiente, indicando lugar,
fecha, hora y responsable del mismo.

5. RESPONSABLES

Es responsabilidad de la Gerencia General la compra y adquisición de los sellos y precintos

de seguridad.

Es responsabilidad del Director de Gestión y control del Riesgo, el almacenamiento, control

y distribución de los sellos y precintos de seguridad.

Es responsabilidad del área operativa el buen uso, control, custodia y almacenamiento bajo
llave o en caja fuerte y entrega de precintos al transportista, así como durante la elaboración
de los documentos de transporte registrar la información correspondiente a los números de
sellos y precintos.

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Es responsabilidad del departamento de sistemas verificar que el sistema registre en el

SILOGTRAN el rango correspondiente a los sellos y precintos asignados al área operativa
de manera acorde.

El SIG establecerá en el ciclo de auditorías, las fechas, hora, lugar y responsable de

auditar el cumplimiento correcto de este instructivo.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS.

Inventario Precintos y/o sellos - Silogtran

S-M-004 Matriz de riesgos Cadena de suministros
S-F-005 -Reporte de novedad
F-P-001- Evaluación Y Aceptación De Proveedores

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