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Cdigo: MG-P-007 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE Versin: 000 Pgina 1 de 4 COPIA CONTROLADA

1. Establecer lineamientos claros para identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente cuando el funcionario pblico los tenga en su poder en la prestacin del servicio.

OBJETIVO

2. Este procedimiento inicia con la identificacin de la propiedad del cliente y termina con su devolucin o conservacin. Y aplica para los procesos misionales que en su prestacin de servicios maneje propiedad del cliente.

ALCANCE

3. El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que utilicen informacin o productos del cliente, son responsables de velar por la aplicacin y actualizacin de este documento.

RESPONSABLES

4. PROPIEDAD DE CLIENTE: La entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estn bajo su control o los est usando. La entidad debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del producto y/o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algn otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser registrado (vase el numeral 4.2.4) y su estado comunicado al cliente. NOTA: La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Elabor: Equipo Tcnico Firma: Fecha: 10-03-2009

Revis: Representante de Calidad Firma: Fecha: 10-03-2009

Aprob: Comit de Calidad Firma: Fecha: DD/MM/AAAA

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5. Es responsabilidad del Servidor Pblico salvaguardar toda informacin o bien que sea de propiedad del cliente, y a su vez realizar los registros necesarios para su control, ingreso y entrega del mismo. Las dependencias que apliquen este procedimiento debe tener espacios adecuados para la conservacin y salvaguarda de los bienes y registros. Si la dependencia no tiene espacios apropiados puede contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, digitalizacin y conservacin de archivo con las especificaciones establecidas en el programa de gestin documental.

POLITICAS DE OPERACIN

6.
o

CONTENIDO

N. Identifica la propiedad del cliente en la prestacin del servicio o en la ejecucin de un proyecto o programa especfico y elabora los registros necesarios segn el servicio Servidor Pblico prestado. Ver listado por dependencias anexo 1. Comunica al cliente las condiciones encontradas en el bien y registra su estado en los formatos definidos en cada dependencia Servidor Pblico anexo 1. Vela por la conservacin del bien del cliente mientras est bajo su control hasta el momento de su reintegro.

ACTIVIDAD (Descripcin)

RESPONSABLE

TIEMPO

Inmediatamente

Inmediatamente

Servidor Pblico

Inmediatamente

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Entrega el bien y evala si la entrega fue conforme a las condiciones pre-establecidas con el usuario: Si la entrega fue conforme, o durante la utilizacin no se registraron deterioros o prdidas del bien, se actualizan los registros de acuerdo al formato del anexo 1. 4 Si la entrega NO fue conforme o durante la utilizacin se registraron deterioros o prdida del bien, le comunica al cliente y toma las medidas necesarias para cumplirle y de ser necesario aplica el procedimiento para la toma de acciones (MG-P-001). Servidor Pblico Inmediatamente

7. Antes de oficializar el tramite o solicitud por parte del cliente se debe verificar la realizacin de los registros de inventario o inspeccin del bien a salvaguardar. El Servidor Publico en el momento de custodiar o guardar un bien tangible o intangible, debe verificar que el registro este firmado por el cliente o testigo en constancia de su aceptacin. Verificar que los espacios establecidos para conservacin de los documentos cumplan los requisitos definidos en el programa de gestin documental y del bien tangible sean acordes al tipo de bien a proteger. En el momento de entregar el bien al cliente, debe realizar una revisin de los registros iniciales y su estado, en presencia del cliente o apoderado y hacer firmar el registro de entrega.

PUNTOS DE CONTROL

8. Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Procedimiento para toma de Acciones MG-P-001 Programa de Gestin Documental.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

9. Anexo 1. Segn listado de formato por rea.

REGISTROS

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10. NOTAS DE CAMBIO


No. VERSIN BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO INICIAL VERSIN FECHA FINAL

11. ANEXOS Anexo Nro. Listado de formatos por rea. Cdigo


VC-F-074 VC-F-075 Inventario de vehculo Inventario de Moto Orden de salida de vehculos Acta de Compromiso Acta de Incautacin (Espacio Pblico) Acta de Entrega Secretaria de Transportes y Transito

Formato

Dependencia

AA-F-015 VC-F-059

Medio Ambiente Gobierno Desarrollo Econmico Educacin Salud Obras pblicas Bienestar Social Desarrollo Comunitario Equidad de Genero Hacienda

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