ACTIVIDADES

1 ¿Qué relación existe entre un archivo empresarial, los datos, la información y la toma de
decisiones?

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en las actividades

empresariales. En dicho documento hay una serie de datos correctamente ordenado permite
obtener información.

2 ¿El desarrollo de una adecuada labor de archivo es rentable para una empresa? ¿Por qué?

Si, es rentable siempre y cuando se lleve una correcta ordenación, clasificación y conservación
adecuada.

3 Si una empresa no conserva documento alguno derivado de su actividad, ¿está

incumpliendo alguna disposición legal?

Si, ya que existe la obligación legal de conservar durante un mínimo de tiempo desde su
elaboración y si no la conserva se enfrentaría a importantes sanciones.

4 Explica brevemente las consecuencias que para una empresa tiene una inadecuada guardia
y custodia de la información con la cual se desarrolle su actividad.

Una inadecuada guardia y custodia de la información hace que la probabilidad de la toma de

decisiones empresariales inadecuada aumente.

5 ¿Todas las empresas deben desarrollar la labor de archivo de documentación exactamente

de la misma forma? ¿Por qué?

No, porque no existe ninguna normativa, ya que cada empresa tiene su propia organización.

6 ¿Qué sistema de gestión de archivo es adecuado para las empresas que desean un rápido
acceso la documentación? ¿Y para aquellas que necesitan controlar el máximo sus archivos?
¿Por qué?

-Gestión descentralizada para un acceso rápido.

-Gestión centralizada para controlar al máximo.

7 ¿Cumple la forma en la que guardas los apuntes y anotaciones? ¿Cuáles cumples y cuáles
no?

8 ¿Por qué es tan importante digitalizar de forma sistemática tanto al recepcionar como ir
archivando documentación en soporte papel?

Porque mediante dichas acciones se intenta evitar una posible pérdida de información en caso
de extravío del original.

9 ¿Qué diferencia existe entre un prearchivo y el archivo definitivo de documentos?

El prearchivo supone la ordenación previa de la documentación archiva aplicando el mismo

sistema archivo que el establecido en la documentación ya archivada. Incluir la anterior en el
archivo implica archivarla definitivamente.

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10 ¿Cuándo es necesario referenciar un documento archivado? ¿Qué ventajas proporciona
actuar de tal forma?

Cuando por su contenido deban estar guardadas en más de un expediente, la ventaja es que es
el original se archiva en una localización concreta.

11 ¿Qué ventajas ofrece un armario de seguridad frente a otro tipo de mobiliario de archivo?

Proteger la información de accesos no autorizados. Utilizan materiales que protejan su interior

de incendios o inundaciones.

12 ¿Cuál es la principal ventaja que proporciona para un comercial la utilización de un disco

duro extraíble en vez de un disco duro interno?

Que al ser de tamaño reducido y poco peso permite el transporte de la información de equipo a
equipo, a través de conexión de USB.

13 ¿Qué tipo de medidas de prevención es necesario tomar cuando se saca algún documento
o expediente de un archivo? ¿Por qué son tan importantes?

- Dejar constancia en un registro auxiliar de las entradas y salidas de documentos

previamente archivado.
- Cuando se vaya a utilizar un documento ya archivado, es recomendable dar salida del
archivo al expediente donde este contenido.
- Y una vez utilizado se devuelve lo antes posible.

14 Explica cómo puede contribuir la correcta recepción y clasificación de la correspondencia

de entrada a agilizar las funciones de la empresa.

- Recepción - Clasificación
- Firmar el albarán - Registro
- Abrir el correo ordinario - Distribución.

15 ¿Qué información de utilidad para la empresa proporciona el registra de salida de

correspondencia?

- La fecha de salida - El asunto

- Los datos del remitente y - Dónde se envía
destinatario - Y se adjunta algún anexo.
- El tipo de envío

16 Define con tus propias palabras que es un archivo. ¿Por qué es importante para la
empresa guardas cierta documentación?

-Un archivo es un conjunto de documentos producidas en el ejercicio y desarrollo de una

funciones o actividades concretas.
-Es importante para facilitar su actividad empresarial.

17 Explica brevemente los objetivos perseguido por la labor de archivo desarrollada en la

empresa.

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-Guardar y conservar correctamente los objetos de archivo
-Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida
-Establecer procedimientos que regulen cuando un documento debe archivarse y cuando debe
destruirse.

18 Mediante un ejemplo, explica que diferencia un archivo activo de uno inactivo o

semiactivo

- Archivo activo: en una oficina bancaria, carpeta de recibos pendientes a cargar en cuenta.
- Archivo semiactivo: archivo de la oficina bancaria con los expedientes de hipotecas.
- Archivo inactivo: archivo de oficinas centrales de la entidad bancaria.

19 ¿Crees que la gestión centralizada del archivo hace menos operativo el funcionamiento
diario de una empresa? Justifica tu respuesta

Si, porque es un archivo que supone un ahorro en espacios y recursos y logra un mayor control
sobre la documentación, reduciendo las posibilidades y extravíos.

20 Explica la relación existente entre datos, documentación e información.

Los documentos producidos por las actividades empresariales, en los cuales hay una serie de
datos correctamente ordenado que permite obtener información.

21 Elabora un cuadro resumen en el que reflejes el sistema de ordenación preferible para

archivar los principales documentos de gestión empresarial (facturas, nominas, seguros
sociales, etc.).

SISTEMA Ordenación de la correspondencia, contratos de los

ALFABETICO trabajadores y fichas del personal.
SISTEMA Presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores,
NUMERICO faxes recibidos y enviados.
SISTEMA Actas, datos bancarios, recibos, nóminas y seguridades
CRONOLOGICO sociales.
SISTEMA Adecuado para documentación de empresas comerciales que
GEOGRÁFICO desarrollan su actividad en múltiples zonas o regiones.

22 Realiza un esquema en el cual se refleje el procedimiento por el que determinar la

palabra ordenatriz en el caso de ser esta el nombre de una persona, de una empresa o una
dirección.

NOMBRE DE PERSONAS FISICAS:

- Nombres y apellidos compuestos funcionan como uno solo
- Preposiciones, artículos o prefijos no se utilizan.
- Partículas precediendo a nombres-apellidos provenientes de otras lenguas si se tienen en
cuenta.

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NOMINACIONES SOCIALES (EMPRESAS):
- Palabra ordenatriz una palabra de la D. Social
- Artículos y preposiciones no se cuentan
- Si es un nombre y apellido se ordenan alfabéticamente como las anteriores.
- Incluye numero, se entenderá escrito en letras
- Por siglas se ordenan según estas.

23 Explica las fases por las que pasa un documento desde que llegar a un departamento y se
archiva hasta que es destruido debido a su escaso valor operativo o legal.

- Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún
empleado o departamento.
- Determinar el valor presente y futuro de los documentos de archivo.
- Realizar copias de seguridad, fotocopias de los documentos originales.
- Referenciar aquellos documentos que por su contenido deben esta guardados en más de
un expediente.
- Prearchivar la documentación susceptible de archivo
- Archivo definitivo de los documentos
- Utilización y conservación de los documentos en su vida útil
- Purga y destrucción de los documentos que ya no son útiles

24 Señala que se debe comprobar en la correspondencia, una vez abierta.

- Comprobar la fecha
- La dirección del remitente
- Comprobar que dentro del sobre esté toda la documentación y una vez abierta dejarla en
la bandeja de entrada de correspondencia.

25 Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos:

a) El servicio de apartado de Correos permite recoger la correspondencia en la oficina de

Correos.VERDADERO
b) Cuando no aparece la dirección del remitente en el documento, debemos grapar el sobre
con la dirección del remitente al documento. VERDADERO
c) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresaFALSO
d) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de correspondencia.FALSO
e) Los anexos que sean necesarios se preparan y se excluyen después del franqueo del
envío. FALSO

26 Explica brevemente las fases por las que pasa un expediente desde que se decide archivar
hasta que ya no es necesaria su custodia y es destruido.

- Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún
empleado o departamento.
- Determinar el valor presente y futuro de los documentos de archivo.
- Realizar copias de seguridad, fotocopias de los documentos originales.
- Referenciar aquellos documentos que por su contenido deben esta guardados en más de un
expediente.
- Prearchivar la documentación susceptible de archivo

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- Archivo definitivo de los documentos
- Utilización y conservación de los documentos en su vida útil
- Purga y destrucción de los documentos que ya no son útiles

27 ¿Cómo podrías aplicar los principios de las 3R (reducir, reutilizar, y reciclar) a la gestión
que haces de tus apuntes y notas de clase?

Apurando el máximo los folios y hojas del cuaderno, tanto por delante como por detrás,
reutilizar para posibles ejemplos o apuntes sin importancia y luego reciclarlo cuando no se
necesite y utilizar folios reciclados.

28 Completa en tu cuaderno las siguientes afirmaciones acerca de las reglas básicas para
desarrollar la función del archivo:

a) La organización de documentos en expedientes facilita su localización.

b) Señales visuales como etiquetas de colores,separadores o adhesivos facilitan la
localización de documentación.
c) Ser selectivos en la labor de archivo permite que el archivo sea operativo. Para ello
distinguiremos la información útil de la poco relevante.
d) Es necesario registrar cualquier entradao salida de documentación en un registro auxiliar.
e) Es muy recomendable utilizar cualquier tipo deseñales visuales al clasificar
ladocumentación.
f) En documentos con respuesta, es bueno adjuntar una copia del original.
g) Al abrir un nuevo expediente, es necesario asegurar que no ha sido abierto con
anterioridad.
h) Es interesante colocar ladocumentación másreciente alinicio del conjunto de los
documentos.

TEST DE REPASO. PAGINA 143

1. ¿Qué diferencia a los datos de información?

La información permite tomar decisiones. Los datos, solos, no.

2. La gestión de toda la documentación en un solo lugar recibe el apelativo de…

Centralizada.

3. Una ventaja del sistema numérico es que…

Evita duplicar referencias.

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 4. Las nominas y los seguros sociales se suelen archivar siguiendo el sistema…
Cronológico.

5. Cuando el volumen de documentos es muy elevado, es preferible utilizar un

archivo…
En formato electrónico

6. Para evitar accesos externos indeseados a un ordenador conectado a Internet se

suele…
Instalar un firewall

7. Cualquier empresa que trabaje con datos personales en España está obligada a…
Las opciones anteriores son correctas

8. En el desarrollo de la labor de archivo es recomendable…

Todas las respuestas son correctas

9. La correspondencia se divide en…

Entradas, salidas y comunicaciones internas.

10. Una ventaja del uso de compañías de mensajería es que…

Adaptan la recogida y entrega al cliente

11. La destrucción de los documentos confidenciales cuando no son necesarios se

regula…
En la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.

12. Un conjunto de documentos escritos relacionados entre si y que contiene

información sobre un asunto concreto recibe el nombre de…
Expediente

13. ¿Cuál de las 3R se aplica cuando se generaliza en la empresa la realización de

impresiones a doble cara?
Reciclar

14. Programa informático capaz de obtener información de un conjunto de datos

informáticos:
Sistema de gestión de bases de datos

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