Bérany Martínez #3

Yismerlin Mendoza #29

Gestión de datos y documentos.

RA3: Determinar procedimientos de organización de la información y documentación que

garanticen la conservación, seguridad, disponibilidad y confidencialidad, aplicando la normativa de

protección de datos.

CE2.3.1 Conocer los procedimientos de organización de la información y la protección de datos,

conservación de los documentos, en las instituciones públicas y privadas, de acuerdo a

investigaciones en la web y otros medios de comunicación.

Glosario de palabras:

1- Libros de registros.

Todas aquellas actividades que se desarrollan dentro de una empresa quedan reflejadas en una serie de
documentos como albaranes, letras de cambio, cheques, etc. Los libros registro nos permiten tener una
visión general de la situación y la marcha económica de la empresa.

2- Protección de datos.

La protección de datos es el proceso de proteger la información importante de la corrupción y/o

pérdida. El término protección de datos se utiliza para describir tanto el respaldo operativo de datos y la
recuperación de desastres/continuidad del negocio.

3- Correo electrónico.

Un correo electrónico o e-mail es un servicio de red de mensajería con el que se pueden enviar y recibir
mensajes desde cualquier parte del mundo. Su sencillez, rapidez, bajos costos y profesionalidad han
hecho que hoy en día se trate de uno de los canales de comunicación principales de las empresas.

4- Normas legales.

Las normas legales son aquellas que tienen como principal característica ser coercibles, es decir
susceptibles de ser aplicadas sanciones en el sujeto que no las realice. Son normas de carácter externo,
pues el convencimiento de quien las realiza sobre su validez es indistinto a la hora de impartir justicia
por las acciones realizadas.

5- Técnicas de archivo.

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar

determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros. Los
documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia,
papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y
manejo.

6- Documentos comerciales:

Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o
envía al vendedor.

7- Comunicación Telemática:

El concepto de telemática refiere a la combinación de la informática y de la tecnología de la

comunicación para el envío y la recepción de datos. La persona que ingresa a la aplicación desde su
teléfono celular (móvil), escribe un mensaje y se lo envía a otro usuario está haciendo uso de la
telemática.

8- Registro de documentación:

Un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos.

9- Consulta de datos:

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Básicamente, una consulta es una forma de
buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena
la base.

10- Clave de acceso:

Las claves de acceso son contraseñas que un usuario emplea para acceder a un servicio, sistema o
programa. Generalmente la clave de acceso está asociada a un nombre de usuario.