TODAS PREGUNTAS TIPO TEMA-5

Punto 1:
1. ¿Qué es un archivo?
Es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas
funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa, con el fin de
facilitar su actividad.

2. ¿Cómo se tiene que gestionar el archivo de documentos y por qué?

De manera adecuada, porque
- Determinados documentos, como contratos, escrituras, etc… pueden servir como
elementos probatorio ante un tercero
- Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante tiempo desde
su elaboración

Punto 2:
3. ¿Qué tipos de archivo empresariales existen dependiendo de su función?
En función del soporte de archivo utilizado, en función de la frecuencia de uso de los
documentos y en función de la localización física del archivo

4. ¿Qué tipos de archivos hay en función de la frecuencia de uso de los documentos?

- Archivo activo: contiene documentos que son utilizados con cierta frecuencia,
ubicado en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo
- Archivo semiactivo: contiene documentos de consulta reducida, pero que deben
conservarse por razones legales
- Archivo inactivo: contiene documentos que rara vez son consultados

Punto 3:
5. ¿Qué requisitos debe cumplir un buen sistema de calificación?
- Ser fácil de entender
- Ser sencillo de aplicar
- Ser resolutivo
- Ser flexible

6. Explica brevemente el sistema alfabético y alfanumérico

- Sistema alfabético: permite clasificar los documentos que se van a archivar según el
orden establecido por el alfabeto
- Sistema alfanumérico: surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el
numérico

7. ¿Cuál es la principal ventaja o inconveniente del sistema numérico?

La principal ventaja o inconveniente de este sistema radica en la mayor o menor dificultad de
búsqueda de un documento a causa de la representatividad del número asignado como
referente
 8. En qué consiste el sistema cronológico y di cuál es la principal ventaja
Consiste en clasificar los documentos por fechas, ya sean por orden de entrada o fecha de
emisión, de recepción, de vencimiento, etc.
Su principal ventaja está en su sencillez y rapidez de la localización siempre y cuando la fecha
utilizada sea un dato determinado

9. En qué consiste el sistema geográfico y que principal ventaja tiene

Sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referente en el
documento, como por ejemplo el domicilio de la persona o empresa emisora o receptora del
documento.
Su principal ventaja radica en su flexibilidad ya que permite intercalar subdivisiones

10. Explica brevemente el sistema temático y di cuales son las principales ventajas
Es un sistema que no se usa generalmente ya que para que el archivo de documentos por
temas o asuntos sea adecuado, se requiere que estos sean verdaderamente representativos
de la documentación que se va a archivar.
Sus principales ventajas radican en su rapidez y flexibilidad para intercambiar documentos

Punto 4:
11. Ordena según los pases del proceso de archivar documentos escritos:
- Confirmar que el documentos que se va a archivar no va a ser requerido por ningún
departamento en ese momento
- Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivar
- Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalización de los documentos originales
que el responsable de archivo determine oportuno para evitar el extravío del original
- Referenciar aquellos documentos que deben estar guardados en más de un
expediente por su contenido
- Prearvichar la documentación susceptible de archivo aplicando el mismo criterio
establecido para la documentación ya archivada
- Proceder al archivo definitivo de los documentos

12. ¿Qué conseguimos realizando los pasos del proceso de archivo de forma periódica?
Conseguimos prevenir las posibles pérdidas de información relevante y se evita que
cualquier persona que necesite un documento concreto no lo encuentre por estar a la espera
de ser archivado

Punto 5:
13. ¿Qué es la labor de archivo?
La labor de archivo de documentos en soporte informático supone ordenar, clasificar y
conservar estos siguiendo un determinado cierto, quedando así disponibles y accesibles para
cualquier consulta posterior

Punto 6:
14. ¿Hasta cuándo debe ser conservada la documentación consentida en un archivo?
Debe ser conservada hasta que se determine, que ya no es útil para la actividad empresarial
 15. Nombra los principios de las 3R:
Reducir: disminuye el gasto del papel y el volumen de los expedientes archivados
Reutilizar: carpetas que anteriormente contenían documentación destruida
Reciclar: para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo

16. ¿Qué es el sistema de gestión de base de datos?

Es un programa informático, capaz de obtener información regulando el acceso, la consulta,
la eliminación de los santos alojados y organizados

17. Nombra las ventajas que presenta la gestión informática de una base de datos frente al
tratamiento de la información, conservada en soporte papel:
- Dispone de motores de búsqueda
- No ocupa tanto espacio físico
- Permiten la consulta y la obtención del documento en cualquier momento y lugar del
planeta

18. ¿Es importante la destrucción de documentos en la empresa?

La destrucción de documentos ha de realizarse con frecuencia, utilizando cualquier método
que evite el acceso a la información, por parte de cualquier persona no autorizada. Se
utilizan máquina destructoras de documentación

Punto 7:
19. ¿Qué tipos de correspondencia podemos encontrar?
- Correspondencia de entrada: es necesario recibir, clasificar, registrar y distribuir la
información a los departamentos o las personas de la empresa
- Correspondencia de salida: se debe recoger de los servicios o departamentos de la
empresa, clasificar, registrar y enviarla en los plazos y formas establecidas
- Comunicaciones interiores: esta labor se realiza de manera conjunta con la
distribución de la correspondencia de entrada y recogida de la correspondencia de
salida

20. ¿Qué servicios de correspondencia y paquetería podemos encontrar?

- Correos: operador designado para prestar servicio postal en España, distribuye
documentos escritos y otros paquetes por todo el mundo
- Compañías privadas: alternativa al servicio de Correos, su utilización supone una
ventaja para muchas empresas ya que adapta sus horarios de recogida y entrega a
las necesidades del cliente

Punto 8:
21. Nombra algunos de los tratamientos telemáticos de la documentación
- Oficina virtual de Correos
- Servicio online de compañías de mensajería
- Administración público
22. ¿De qué servicios online disponen las oficinas virtuales de correos?
- El correo digital
- Franqueo electrónico
- Identificación de certificados y notificaciones
- Telegramas
- Tu sello

23. ¿Cuáles son las principales herramientas para la adecuada transmisión de información?
- Portafirmas electrónicas
- Certificado digital