Módulo 3

Ruta de
mejoramiento
institucional de la
autoevaluación al
plan de
mejoramiento
Presentación del módulo

A mediados de los ochenta, el sistema educativo solo giraba a través de las

decisiones tomadas por el Ministerio de Educación Nacional, es decir, era
centralizado. El MEN decidía los currículos de cada uno de los niveles de
educación, el diseño y la distribución de los textos escolares, la construcción de
establecimientos y su dotación, y las capacitaciones de los docentes. Incluso,
definía cuales debían ser los temas de capacitación. Para ejecutar lo
anteriormente expuesto, el MEN tenía dos departamentos: los Fondos
Educativos Regionales (FER), que apoyaban todo lo relacionado con la
administración de la planta docente, y los Centros Experimentales Piloto (CEP),
que eran responsables de todo lo relacionado con lo pedagógico y la formación
de los maestros.

En este panorama, las funciones de las secretarías de educación estaban en

segundo lugar y las instituciones educativas solo eran receptores muy pasivos.
Lo más desalentador de esta situación era la poca o nula posibilidad de los
docentes para innovar en estrategias pedagógicas en el aula y que los rectores
tenían muy poco liderazgo y no contaban con autonomía para diseñar y ejecutar
un proyecto educativo pertinente. Sin embargo, esta situación cambió a finales
de dicha década, cuando el sistema educativo transcendió y se descentralizó.
Luego, cuando se dio vigencia a la Constitución Política de 1991, se afianzó
dicha descentralización bajo los principios de la democracia. Esto dio paso al
desarrollo regional y social de todos los servicios sociales, entre ellos, la
educación. Y, con la Ley General de Educación de 1994, se dio paso a la
creación de grandes lineamientos en el sector educativo.

En este momento inició la autonomía escolar, pues los departamentos,

municipios y distritos comenzaron a ser responsables de prestar el servicio
educativo, atender directamente las necesidades educativas de la población y
cumplir las normas vigentes. De ahí que la autonomía iniciara con el diseño de
los proyectos educativos institucionales (PEI), con los que cada institución —de
acuerdo con su población y contexto— define sus planes de estudio, métodos
pedagógicos y todo lo relacionado con la organización escolar.

Esta síntesis demuestra que la descentralización tanto política como

administrativa de Colombia permitió el posicionamiento de las instituciones
educativas como espacios en los que se materializa una educación con calidad
y pertinencia para todos. Teniendo en cuenta lo anterior, en este módulo
desarrollaremos temáticas relacionadas con la ruta de mejoramiento institucional
de la autoevaluación al plan de mejoramiento. Así, las temáticas relevantes para
desarrollar son:

1. Autoevaluación institucional.
2. Elaboración del plan de mejoramiento.
3. Seguimiento al plan de mejoramiento.
 Tabla 1

Etapa Pasos
• Revisión de la identidad institucional.
• Evaluación de cada una de las áreas de gestión.
Autoevaluación • Elaboración del perfil institucional.
• Establecimiento de las fortalezas y oportunidades
de mejoramiento.
• Formulación de objetivos.
• Formulación de metas.
• Definición de indicadores.
Elaboración del • Definición de actividades y de sus responsables.
plan de • Elaboración del cronograma de actividades.
mejoramiento • Definición de los recursos necesarios para la
ejecución del plan de mejoramiento.
• Divulgación del plan de mejoramiento a la
comunidad educativa.
• Montaje del sistema de seguimiento.
• Revisión del cumplimiento de los objetivos y las
Seguimiento y metas del plan de mejoramiento.
evaluación • Evaluación del plan de mejoramiento.
• Comunicación de los resultados de la evaluación
del plan de mejoramiento.
Fuente: Ministerio de Educación Nacional (2008).

Objetivos del módulo

• Identificar la ruta de mejoramiento en una institución educativa.

Diagrama de las unidades de aprendizaje

Elaboración del Seguimiento al

Autoevaluación
plan de plan de
institucional
mejoramiento mejoramiento
 Unidad de aprendizaje 1

Autoevaluación institucional

Síntesis

El proceso de autoevaluación que una institución educativa decide realizar de

manera autónoma tiene algunos pasos indispensables por seguir para que el
equipo de gestión y el rector de la institución realicen con éxito el proceso. En
esta temática, justamente, se describirán esos pasos y las actividades que se
sugieren realizar para que el proceso culmine exitosamente no solo para la
institución, sino también para toda la comunidad educativa. Para sintetizar, se
identifican los siguientes pasos:

1. Revisión de la identidad institucional.

2. Evaluación de cada una de las áreas de gestión teniendo en cuenta los
criterios de inclusión.
3. Elaboración del perfil institucional.
4. Establecimiento de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento.

Cada uno de estos pasos, con sus respectivas actividades, se convierten en

prioritarios en todos los procesos de autoevaluación de las instituciones
educativas en todos los niveles. Para tener una claridad de la importancia de los
procesos de evaluación en la educación, miremos los siguientes videos como
abrebocas de esta temática:

• https://www.youtube.com/watch?v=wmDG1ByRM2I
• https://www.youtube.com/watch?v=Vc5HODRxQGE

Profundización

La etapa de autoevaluación institucional es aquella en que la institución

educativa se dedica a recoger, recopilar, sistematizar, valorar y analizar la
información relacionada con todas las acciones realizadas en las siguientes
cuatro áreas de gestión:

1. Área de gestión directiva.

2. Área de gestión pedagógica y académica.
3. Área de gestión de la comunidad.
4. Área de gestión administrativa y financiera.

El proceso de autoevaluación es, entonces, la etapa que le permite a la

institución educativa identificar cuáles son sus fortalezas y oportunidades.
Asimismo, le da la oportunidad a la institución de establecer qué tanto se ha
avanzado en las cuatro áreas de gestión y qué ajustes se requieren para seguir
adelantando el proceso de calidad educativa. Todo proceso de autoevaluación
es liderado por el rector de la institución educativa, pero es fundamental que toda
la comunidad involucrada tenga claro y comparta los principios básicos de la
autoevaluación, que son:

Figura 1

Veracidad

Corresponsabilidad

Coherencia

Legitimidad

Continuedad

Fuente: propia.

• Veracidad: es indispensable contar con evidencias fundamentales que

apoyen los resultados que se darán en el análisis y los juicios relativos al
estado real de institución en todas las áreas de gestión.
• Corresponsabilidad: es fundamental que toda la comunidad educativa
esté comprometida y participe activamente en todas las etapas de la
evaluación de la gestión escolar. Esto permite que realicen aportes
propositivos y significativos para el mejoramiento.
• Continuidad: la autoevaluación se debe tomar como un proceso
continuo, por lo que hay que realizarlo de manera periódica.
Preferiblemente, al inicio del año escolar.
• Coherencia: de acuerdo con los resultados obtenidos en la
autoevaluación se deben generar acciones coherentes con dichos
resultados y no generar cambios innecesarios.
• Legitimidad: al finalizar el proceso de autoevaluación, los resultados se
deben socializar a toda la comunidad educativa, que acompañará los
procesos de mejora.

En total, la autoevaluación se realiza a través de cuatro pasos que veremos a

continuación.
Tabla 2

Paso 1: revisión de la identidad institucional

Instrumentos de
Actividades
recolección de datos
En el PEI se consignan la misión,
la visión y el horizonte
institucional, pero este
documento no le garantiza a la
institución que la comunidad
educativa lo conozca y lo ponga
en práctica. Para este punto, se
Comparación
plantean las siguientes
entre los
preguntas:
planteamientos • Encuestas.
del PEI y el • Entrevistas.
1. ¿Hacia dónde queremos
llegar en los próximos años? • Lluvia de ideas.
funcionamiento
del
2. ¿Qué estamos haciendo
establecimiento
para cumplir nuestra
educativo
misión?
3. ¿Cuáles son los valores
fundamentales de nuestra
institución?
4. ¿Lo que hacemos
contribuye al logro de
nuestros propósitos
institucionales?
Autoevaluar el PEI y relacionarlo • Formularios o
con el contexto macro y micro de cuestionarios para
la institución es fundamental, ya recolectar
que la institución educativa no información. Esta
está aislada del contexto. Más información se
bien, gracias a ella, el contexto debe procesar y
se transforma. Otro aspecto que presentar en
es esencial en el PEI son los tablas o gráficos
referentes educativos, como los para facilitar su
Análisis de la estándares básicos de análisis.
pertinencia del competencias, las pruebas de • Grupos focales
PEI con relación Estado, el bilingüismo y el uso de con docentes,
al contexto las nuevas tecnologías. Estas estudiantes,
influencias del contexto afectan egresados y
el PEI y, por tanto, hay que padres de familia
evaluar. Una pregunta que se para conocer sus
puede relacionar en esta puntos de vista
actividad es: acerca de la
pertinencia del
• ¿El PEI considera las PEI.
características sociales, • Reuniones para
culturales y económicas de revisar el PEI a la
 los estudiantes y sus luz de los
familias? referentes
nacionales.
• Entrevistas a los
egresados de la
institución para
conocer las
actividades que
desarrollan
actualmente.
La integración institucional debe
ser una meta de las instituciones
educativas. Por ello, se plantean
proyectos institucionales en el
PEI que se integran desde el
• Reuniones con los
preescolar hasta la media. Es
equipos directivos
fundamental autoevaluar este
aspecto con la comunidad y de docentes de
Análisis de la todas las sedes.
educativa. Acá, el equipo de
pertinencia del gestión se puede ayudar con las • Encuestas o
PEI con entrevistas a los
siguientes preguntas:
respecto al integrantes de la
proceso de comunidad
• ¿Nuestro PEI logró unificar
integración educativa de las
las visiones, misiones y
institucional diferentes sedes
horizontes institucionales de
para establecer
los centros o sedes que se
integraron? qué tanto conocen
y han apropiado el
• ¿Qué se requiere para que
nuevo PEI.
nuestro PEI sea apropiado
por los integrantes de todas
las sedes y se convierta en
la carta de navegación del
establecimiento educativo?
• Reuniones de
trabajo de los
equipos directivos
A partir de las actividades y docentes para
descritas anteriormente, el elaborar los
Definición de equipo directivo y docente planteamientos
acuerdos sobre explicita los nuevos acuerdos acordados sobre
la visión, la frente a la visión, la misión, los la visión, la
misión y los principios y los valores que misión, los
principios regirán el desarrollo institucional principios y los
en el marco de un horizonte valores
conocido y compartido por todos institucionales.
sus integrantes. • Reuniones con
docentes,
estudiantes,
padres de familia
 y demás
miembros de la
comunidad
educativa para
presentar los
acuerdos sobre la
visión, la misión,
los principios y los
valores
institucionales.
Fuente: Ministerio de Educación Nacional (2008).

Tabla 3

Paso 2: evaluación de cada una de las áreas de gestión teniendo en

cuenta los criterios de inclusión
Actividades
El rector o director, junto con su equipo de gestión,
Estudio y apropiación se apropian de cada uno de los elementos
de las áreas, los esenciales de las características propias de las
componentes y los cuatro áreas de gestión. De esta manera, pueden
procesos de la gestión realizar una valoración objetiva y verificable de
institucional cada una, lo que facilita la elaboración de un plan
de mejoramiento pertinente.
El proceso de autoevaluación lo lidera el rector o
Conformación de los director, quien conforma cuatro equipos. Cada uno
equipos para evaluar se encarga de un área de gestión determinada y,
cada una de las áreas por tanto, en cada grupo se recomienda tener
de gestión docentes con diferentes cargos para que la
reflexión sea pertinente.
Los equipos conformados se encargan de realizar
la evaluación de cada una de las áreas de gestión
Evaluación de cada una
y de hacer las valoraciones en una escala
de las áreas de la
progresiva. Para tal fin, deben utilizar los anexos y
gestión
formatos sugeridos por el Ministerio de Educación
Nacional (2008).

Instrumentos de recolección de datos

Instrumento Tipo de información

Encuestas,
Fecha de realización, temas, participantes,
entrevistas y
procedimiento de recolección de información,
grupos
tablas y gráficos con resultados.
focales
Tablas y gráficos con resultados de la inclusión
Índice de
por procesos y áreas de gestión, y el índice de
inclusión
inclusión institucional.
 Registros de los eventos que se realizan en la
institución (actividades extracurriculares, salidas
Reportes
pedagógicas, participación en actividades
culturales, artísticas y deportivas, etc.).
Fecha de realización, temas revisados,
Informes
resultados y conclusiones.
Fechas de inicio y terminación, instituciones
Alianzas o
participantes, objeto de las alianzas o
convenios
convenios, y resultados.
• Rendimiento académico por curso, grado,
área, periodo y sede (porcentaje de
estudiantes de acuerdo con las
calificaciones obtenidas).
• Porcentajes de promoción por áreas, grados
y sedes.
• Porcentajes de reprobación por áreas,
grados y sedes.
• Porcentajes de deserción por grados y
sedes.
• Porcentaje de estudiantes con asistencia
irregular.
Estadísticas • Número y tipo de casos remitidos al comité
e indicadores de convivencia.
• Resultados del índice de inclusión
• Resultados del establecimiento educativo
en las Pruebas Saber.
• Resultados del establecimiento educativo
en los exámenes de Estado.
• Porcentaje de uso de cada uno de los
recursos pedagógicos disponibles en la
institución (biblioteca, laboratorios, aulas de
informática, sala de audiovisuales,
implementos deportivos y artísticos, etc.).
• Porcentaje de cumplimiento de la jornada
escolar y del calendario académico.
Actividades
Tipo de actividades, propósitos, beneficiarios,
para propiciar
porcentaje de participación y resultados.
el bienestar
Actividades
para los Objetivos, frecuencia, temas, porcentaje de
padres de asistencia de los padres y resultados.
familia

Fuente: Ministerio de Educación Nacional (2008).

Tabla 4

Paso 3: elaboración del perfil institucional

Actividades
Realizar la organización El responsable de esta actividad es el equipo de
de las cuatro áreas de gestión, que consolida los resultados de la
gestión de los autoevaluación institucional en las cuatro áreas de
resultados de la gestión evaluadas. Estos datos tanto cualitativos
evaluación (en los como cuantitativos se consignan en los formatos
formatos correspondientes que orienta el Ministerio de
correspondientes) Educación Nacional (2008) para tal fin.
Con base en la organización de los resultados,
estos se identifican de acuerdo con las acciones
que se realizarán y que deberán cumplir con la
siguiente valoración:

•
1 (existencia): se desarrolla de manera
parcial o desordenada.
Identificar los aspectos • 2 (pertinencia): se observan algunas
críticos en cada uno de actividades articuladas de las acciones que
los componentes de las aportan a las metas propuestas.
cuatro áreas de gestión • 3 (apropiación): se denota una mayor
articulación y conocimiento de la comunidad
educativa sobre las acciones institucionales.
• 4 (mejoramiento continuo): las acciones
están bien consolidadas y solo hay que
realizar evaluaciones periódicas para
fortalecer la gestión.
Instrumentos de recolección de datos
Para la óptima organización de los hallazgos de la autoevaluación, se
recomienda usar el anexo 2 que se encuentra en el documento del Ministerio
de Educación Nacional (2008). Allí el equipo de gestión puede sintetizar los
resultados.
Fuente: Ministerio de Educación Nacional (2008).

Tabla 5

Paso 4: establecimiento de las fortalezas y oportunidades de

mejoramiento
Actividades
A partir de la matriz que sintetiza y organiza los
resultados de la autoevaluación, realizada bajo la
Identificación y responsabilidad del rector con el equipo de gestión,
análisis de las se identifican fortalezas y oportunidades en las
fortalezas cuatro áreas de gestión. De igual manera, se
institucionales determinan las causas que llevaron a la institución a
lograr las metas planteadas y se resaltan las
experiencias exitosas para replicarlas.
 De la misma forma que en la actividad anterior, se
Identificación y
sintetizan los resultados que no alcanzaron la meta
análisis de las
para, desde el análisis de resultados, identificar las
debilidades
dificultades, determinar las causas y diseñar las
institucionales
acciones de mejora.
En este momento se priorizan las oportunidades
para iniciar el diseño de acciones de acuerdo con las
necesidades y el tiempo que lleve ejecutar dichas
acciones. Estas priorizades se pueden identificar a
Identificación y partir de lo siguiente:
selección de las
oportunidades de • Las acciones no pueden durar más de tres
mejoramiento años.
prioritarias y • Las acciones dependen únicamente de la
susceptibles de institución educativa.
trabajar en un plan a • Las acciones se deben desarrollar con facilidad.
tres años • Las acciones deben fortalecer el desarrollo de
los estudiantes.
• Hay que incluir a los diferentes grupos de la
comunidad educativa en las acciones
realizadas.
Instrumentos de recolección de datos
El anexo 2 del documento del Ministerio de Educación Nacional (2008) ayuda
a identificar las dificultades y aciertos de la autoevaluación. Se recomienda
utilizar una tabla de síntesis en la que se pueda registrar todo lo que el equipo
ha sintetizado. Por ejemplo:

Área de Oportunidades de
Fortalezas
gestión mejoramiento
Directiva
Académica
Administrativa
y financiera
Gestión de la
comunidad

Fuente: Ministerio de Educación Nacional (2008).

 Unidad de aprendizaje 2

Elaboración del plan de mejoramiento

Síntesis

Culminada la etapa de autoevaluación, es pertinente continuar con la fase del

plan de mejoramiento, que se define como el conjunto de actividades que el
equipo de gestión establece para dar respuesta a la autoevaluación por medio
de acciones que ayudan a alcanzar las oportunidades arrojadas en la
autoevaluación. Es fundamental tener muy claro hasta dónde se quiere llegar
con el plan de mejora y diseñarlo involucrando a toda la comunidad educativa,
pues esta estrategia hace que todos se comprometan con las metas trazadas.

En el plan de mejoramiento se plantean los objetivos, las metas, los resultados

esperados, las actividades por ejecutar, los responsables de cada una de esas
actividades, el cronograma por seguir, los recursos que se necesitan para
alcanzar las metas y los indicadores que orientarán esa ejecución. Es
fundamental que el plan de mejoramiento diseñado esté ligado con el proyecto
educativo institucional (PEI). Además, se recomienda diseñar el plan para poder
cumplirlo en un lapso de tres años, con el propósito de que las actividades que
se elaboren sean significativas y se vean los cambios en el proceso. Ahora bien,
es fundamental aclarar que las actividades se deben ejecutar durante esos tres
años y no iniciar la ejecución cuando el tiempo se va acercando a su fin, pues
así no se verían los impactos esperados.

En general, el plan de mejora gira en torno a los siguientes pasos, que se

profundizarán en esta unidad:

Tabla 6

Formulación de los objetivos teniendo en cuenta criterios de

Paso 1
inclusión.
Formulación de metas que parten de la equidad como
Paso 2
principio.
Paso 3 Definición de los indicadores de resultados.
Paso 4 Definición de las actividades y de sus responsables.
Paso 5 Elaboración del cronograma de actividades.
Definición de los recursos necesarios para la ejecución del
Paso 6
plan de mejoramiento.
Divulgación del plan de mejoramiento a la comunidad
Paso 7
educativa.
Fuente: propia.
Profundización

De acuerdo con el Ministerio de Educación Nacional (2004a), el plan de

mejoramiento es «un conjunto de acciones integradas, de una orientación, de un
esfuerzo institucional, cuyo fin es alcanzar niveles adecuados de aprendizaje en
los niños y los jóvenes, de tal forma que las instituciones logren preparar
muchachos seguros y competentes». Toda la comunidad educativa, en cabeza
del rector y del equipo de gestión, debe diseñar y organizar este plan siguiendo
una serie de pasos que se explican a continuación.

Paso 1: formulación de los objetivos teniendo en cuenta

criterios de inclusión
Figura 2

Fuente: freepik.es/23794898

El propósito de este paso es tener muy claro los objetivos factibles a los que
quiere llegar la institución educativa en un tiempo determinado. Para ello, se
sugieren las siguientes actividades:

1. Análisis y priorización de los factores críticos: en cabeza del equipo

de gestión, el rector y los representantes de cada uno de los estamentos
de la comunidad educativa, se identifican los elementos que han impedido
que la institución tenga una educación con calidad en cada una de las
cuatro áreas de gestión. Estos elementos se identifican como «factores
críticos», que pueden ser internos o externos a la institución. Se
recomienda diseñar el plan de mejoramiento con base en los factores
críticos internos, ya que se tiene una mayor potestad sobre ellos. Para
realizar un análisis de dichos factores, es primordial tener en cuenta si
cada factor es «urgente» (necesidad vital), una «tendencia» (la situación
de la institución se agravaría si no se toman medidas al respecto) o de
«impacto» (el factor crítico incide en los resultados concretos).
 2. Formulación de los objetivos del plan de mejoramiento: la formulación
de los objetivos se realiza con base en el análisis de las oportunidades
identificadas en los factores críticos. El equipo de gestión es quien formula
dichos objetivos, que deben ser pocos, concretos, realistas, medibles,
evaluables y poder cumplirse en tres años. Estos se plantean para las
cuatro áreas de gestión que se autoevaluaron y para las que se analizaron
los factores críticos. Es importante señalar que los objetivos no deben
explicar la estrategia con la que se van a lograr o el resultado esperado,
ya que una redacción así puede generar confusión en la ejecución.

Instrumento que se recomienda para este paso

Para realizar el análisis de los factores críticos, se recomienda colocar la

información en una tabla que muestre lo siguiente:

Tabla 7

Área Oportunidades Valoración

Factores Total
de de
críticos Urgencia Tendencia Impacto (U+T+I)
gestión mejoramiento

Nota. Se utiliza una escala de valoración de 1 a 5, donde 1 es «poco urgente» y 5 es «muy

urgente».

Fuente: propia.

Paso 2: formulación de metas que parten de la equidad como

principio
Figura 3

Fuente: freepik.es/9648883
Para determinar lo que una institución educativa desea alcanzar con el plan de
mejoramiento, es indispensable plantear metas diseñadas con precisión, es
decir, que expresen lo que la institución educativa espera alcanzar y en cuánto
tiempo. Se puede plantear más de una meta para alcanzar un objetivo. Sumado
a ello, las metas deben ser medibles y alcanzables en el tiempo que se ha
definido. Si las metas se redactan en términos de ser medibles, cabe la gran
posibilidad de que el rector y el equipo de gestión les hagan un seguimiento de
manera periódica. Así, es posible evaluar los resultados, los cuales se pueden
expresar cualitativa y cuantitativamente.

Ahora bien, el planteamiento de las metas debe ser innovador y buscar el

cumplimiento total del objetivo propuesto. Si se plantean desafíos interesante en
las metas, es posible que la ejecución se convierta en una fase retadora y
motivante. Este planteamiento debe quedar registrado en el plan de acción de
cada una de las áreas de gestión.

Instrumento que se recomienda para este paso

Con el fin de facilitar la visualización de las metas planteadas para cada uno de
los objetivos, así como analizar su correspondencia y complementariedad, se
puede utilizar una tabla como la siguiente:

Tabla 8

Plazo
Objetivo Metas Indicadores Actividades Responsable
Inicia Termina
1.1
1 1.2
1.3
2.1
2 2.2
2.3

Fuente: propia.

Paso 3: definición de los indicadores de resultados

Figura 4

Fuente: freepik.es/6590269
Los indicadores se definen como una expresión numérica entre uno o más datos
que permiten medir, evaluar y comparar el desempeño de los procesos,
productos y servicios de la institución educativa. Estos se determinan de acuerdo
con las metas y los objetivos propuestos para el mejoramiento. Es importante
aclarar que los indicadores también permiten establecer la manera como se hará
el seguimiento y la evaluación del logro de cada meta.

Como los indicadores delimitan los aspectos por evaluar, miden así el grado de
éxito o fracaso con relación a las metas y los objetivos. Además, la interpretación
de los indicadores ayuda a realizar un análisis objetivo y detallado de los
aspectos de incumplimiento y facilitan la toma de decisiones. La formulación de
cada indicador requiere de un lenguaje común acerca de su nombre, la razón de
utilizarlo, la unidad de medida, la fórmula de cálculo, el responsable de obtener
los datos para su procesamiento y la periodicidad de las mediciones. Hay dos
tipos de indicadores:

1. Indicadores de proceso: proporcionan información durante los

procesos, lo que permite realizar el monitoreo y da las bases para efectuar
ajustes al desarrollo de las acciones previstas en el plan. Por ejemplo,
«porcentaje de estudiantes de básica secundaria que utilizó el laboratorio
de informática durante el primer semestre lectivo».
2. Indicadores de resultado: miden los efectos de los procesos, es decir,
permiten establecer si las acciones ejecutadas sirvieron para lograr las
metas y los resultados deseados. Por ejemplo, «porcentaje de estudiantes
de media aprobados al final del año lectivo».

El conjunto de indicadores que el establecimiento educativo defina debe guardar

estrecha relación con las metas y los objetivos registrados en el plan de
mejoramiento, así como con las acciones en las que la institución tiene
competencia directa. Así, cada establecimiento educativo construye sus propios
indicadores, de manera tal que cuente con los elementos más pertinentes para
evaluar sus metas y resultados.

Instrumento que se recomienda para este paso

Se sugiere el siguiente instrumento para el diseño de indicadores:

Tabla 9

Concepto Explicación
Porcentaje de docentes que usan la estructura del plan
Nombre del indicador
de clase.
Tipo Indicador de proceso.
Determinar qué proporción de los docentes del
Objetivo establecimiento educativo usa la estructura del plan de
clase acordada por el consejo académico.
Unidad de medida Porcentaje.
 La fórmula está compuesta por dos variables:

Definición de las • Número de docentes que usa la estructura del plan

variables de la fórmula de clase establecida por el consejo académico.
• Número total de docentes del establecimiento
educativo.
(Número de docentes que usa la estructura del plan de
Fórmula de cálculo clase establecida por el consejo académico/ número
total de docentes del establecimiento educativo) * 100
• Actas de las reuniones del consejo académico para
obtener el número de docentes que usa la
Fuentes de los datos
estructura del plan de clase.
para el cálculo del
indicador • Planilla con el registro del cuerpo docente al
servicio del establecimiento educativo para tener el
número total de docentes de la institución.
Es recomendable corroborar la información obtenida en
las actas del consejo académico con una visita a cada
uno de los cursos para observar in situ la aplicación del
plan de clase. El incremento del indicador mostrará que
Aspectos metodológicos una mayor proporción de docentes está aplicando el
plan de clase. Asimismo, el cumplimiento de esta meta
permitirá lograr uno de los objetivos del plan de
mejoramiento y fortalecer los aprendizajes y el
desarrollo de competencias de los estudiantes.
Periodicidad del cálculo Semestral.
Responsable Coordinador académico.

Fuente: propia.

Paso 4: definición de las actividades y de sus responsables

Figura 5

Fuente: freepik.es/19773485

Este paso consiste en establecer qué es lo que cada meta específicamente

necesita, en organizar secuencialmente las actividades y en identificar los
responsables. Para ello, se sugieren las siguientes actividades:
 • Definición de las actividades necesarias para dar cumplimiento a
cada una de las metas y objetivos del plan de mejoramiento: de
acuerdo con las metas y objetivos planteados en el paso 3, llega el
momento de diseñar las actividades para lograr los objetivos. Estas
actividades deben tener las siguientes características:

o La intervención de toda la comunidad educativa en cabeza del rector

y el equipo de gestión.
o Deben ser concretas para cada meta.
o Deben ser precisas.
o Se diseñan para alcanzarlas en el periodo establecido para el plan de
mejoramiento.
o Deben ser específicas y detalladas para el primer año.
o Para el segundo año y tercer año, deben ser un poco más globales o
generales.
o Deben ser secuenciales y coherentes.
o Deben ser suficientes y necesarias para el logro de las metas.

• Definición de los responsables de la realización de cada una de las

actividades: el rector y el equipo de gestión son los responsables de
asignar a los encargados de cada una de las actividades diseñadas en el
plan de mejoramiento. El responsable no debe recaer sobre un
departamento general, sino sobre personas particulares que previamente
se han conformado en equipo de acuerdo con cada característica. Esta
asignación se debe hacer de acuerdo con los perfiles de cada una de las
personas que laboran en la institución educativa.

Instrumento que se recomienda para este paso

A continuación, se sugiere este formato que indica claramente las actividades

para cada meta y sus objetivos, el responsable de cada una y el plazo en el
tiempo para su ejecución:

Tabla 10

Plazo
Objetivo Metas Indicadores Actividades Responsable
Inicia Termina
1.1
1 1.2
1.3
2.1
2 2.2
2.3

Fuente: propia.
Paso 5: elaboración del cronograma de actividades
Figura 6

Fuente: freepik.es/4021235

Elaborar un cronograma de actividades permite establecer los momentos de

ejecución de las actividades del plan de mejoramiento, incluyendo la duración y
la intensidad de dichos esfuerzos. Así, el cronograma permite realizar un
seguimiento de la ejecución e ir identificando los resultados. Para la buena
elaboración de un cronograma, es fundamental que el paso anterior (en el que
se diseñan las actividades) se haga de manera secuencial. En otras palabras, la
elaboración del cronograma se facilita si las actividades del paso anterior se
definen de manera secuencial con fechas y periodos en los que, por acciones
internas de la institución, las actividades no puedan llevarse a cabo.

Instrumento que se recomienda para este paso

Existen diferentes formatos para crear cronogramas, pero se sugiere uno en el

que se contemple claramente la actividad, los responsables y las fechas
distribuidas en meses para cada uno de los tres años que durará el plan de
mejoramiento. Veamos:

Tabla 11

Meses
Metas Actividades Responsables
E F M A M J J A S O N D

Fuente: propia.
Paso 6: definición de los recursos necesarios para la ejecución
del plan de mejoramiento
Figura 7

Fuente: freepik.es/7816266

Es indispensable elaborar un presupuesto que permita establecer los recursos

que se requieren para cumplir el plan de mejora. Además, hay que gestionar con
anterioridad este presupuesto para garantizar la ejecución del plan y es
necesario definirlo en concordancia con las metas, los objetivos y las actividades.
Este presupuesto se elabora en cabeza del rector y el equipo de gestión.

Como el plan está diseñado para ejecutarse en tres años, se recomienda que el
presupuesto del primer año sea muy detallado. Así se prevén oportunamente los
recursos necesarios. Para el segundo y tercer año pueden ser más generales.
Eso sí, hay que diseñar el presupuesto de una manera real y acorde con cada
necesidad de la institución educativa. Por ello, cuando se vaya a crear el
presupuesto, es indispensable que se detalle el costo unitario del recurso
presupuestado, como alquiler de salones, fotocopias, insumos de papelería etc.
Y, a partir de los costos particulares, se presupuestan los generales.

Instrumento que se recomienda para este paso

Se sugiere emplear el siguiente formato:

Tabla 12

Costo Fuente de financiación

Meta Actividad
total FSE Otra

Total

Fuente: propia.
Paso 7: divulgación del plan de mejoramiento a la comunidad
educativa
Figura 8

Fuente: freepik.es/27951206

El rector y su equipo de gestión definen la fecha y el lugar en que se realizará la

socialización del plan de mejora. En dicha reunión es fundamental la presencia
y participación de toda la comunidad educativa. Por tanto, para que la
socialización sea pertinente, es recomendable que se realice de acuerdo con los
actores que participarán en ella (una reunión con docentes, otra con padres de
familia, otras con el personal administrativo, etc.). También es importante que la
socialización esté acompañada por presentaciones en medios audiovisuales,
resúmenes en documentos escritos o carteleras que sinteticen el plan.

Instrumento que se recomienda para este paso

Para la socialización, se recomienda utilizar el formato del anexo 4 del

documento del Ministerio de Educación Nacional (2008), el cual se presenta a
continuación:

Tabla 13

Plazo
Objetivos Metas Indicadores Acciones Responsable
Inicia Termina

Fuente: propia, basada en Ministerio de Educación Nacional (2008).

 Unidad de aprendizaje 3

Seguimiento al plan de mejoramiento

Síntesis

A través de cada una de las acciones realizadas, el seguimiento al plan de

mejoramiento es una actividad que realiza el equipo de gestión con el liderazgo
del rector. Este proceso permite obtener información sobre los resultados
alcanzados, por lo que ofrece un conocimiento oportuno de qué se ha logrado y
qué no. Teniendo en cuenta lo anterior, en esta unidad de aprendizaje se hará
énfasis en los cuatro pasos sugeridos por el Ministerio de Educación Nacional
(2008) que orientan el diseño y la puesta en marcha de un sistema de
seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento para obtener un seguimiento
objetivo y oportuno. Estos pasos son:

Figura 9

Revisión del Comunicación

cumplimiento de los
Montaje del Evaluación del
de los objetivos resultados de la
sistema de plan de
y las metas del evaluación del
seguimiento mejoramiento
plan de plan de
mejoramiento mejoramiento

Fuente: propia, basada en Ministerio de Educación Nacional (2008).

Profundización
El seguimiento al plan de mejoramiento permite identificar los avances en su
ejecución, así como detectar los estancamientos o los retrocesos de dicho plan.
Por tanto, este seguimiento se hace indispensable porque, gracias a él, se
descubren las causas de dichos estancamientos o retrocesos. En total, existen
tres formas diferentes de valorar un plan de mejoramiento:
Figura 10

Seguimiento o Evaluación de Evaluación de

evaluación del resultados impacto
proceso Se compara lo Busca establecer si,
Se valora el plan de logrado en el como consecuencia
mejoramiento desarrollo del plan de la ejecución, se
durante su con lo propuesto presentan cambios
implementación. inicialmente. duraderos.

Fuente: propia.

Estas evaluaciones, al ser distintas, arrojan resultados diferentes de acuerdo con

la orientación de cada una. A la vez, arrojan resultados complementarios que
dan las bases fundamentales para conocer a ciencia cierta los logros de la
ejecución y el impacto del plan en la institución educativa. A continuación, se
describen brevemente los pasos por seguir en esta etapa.

Figura 11

Paso 2: revisión del

Paso 1: montaje del sistema cumplimiento de los objetivos
de seguimiento y las metas del plan de
mejoramiento

Paso 4: comunicación de los

Paso 3: evaluación del plan de
resultados de la evaluación
mejoramiento
del plan de mejoramiento

Fuente: propia.
Paso 1: montaje del sistema de seguimiento
Figura 12

Fuente: freepik.es/3105856

En este paso se diseñan los formatos de recolección de la información, los cuales

se deben elaborar a partir de los indicadores definidos en el plan de
mejoramiento. Se recomienda que el formato sea ágil y que facilite la recolección
de la información en el menor tiempo posible. Para ello, es fundamental usar
herramientas informáticas.

En este paso también es vital definir los mecanismos de recolección de

información, lo que implica designar a los responsables de esta tarea, la
periodicidad y las formas de presentación de los datos. La periodicidad de la
recolección de la información depende de la naturaleza del indicador. Por
ejemplo, algunas temporalidades de registro son:

• Diario: datos sobre la asistencia de estudiantes y docentes.

• Bimestral o trimestral: datos sobre el número de estudiantes que
cumplieron satisfactoriamente los logros de cada área.
• Anual: datos sobre el indicador de aprobación, reprobación y deserción
de los alumnos.
• Cada tres años: resultados de las pruebas Saber.

Finalmente, es fundamental elaborar formatos de cómo se presentará la

información a la comunidad educativa. Estos deben mostrar de manera
sintetizada la estructura del seguimiento. A continuación, un ejemplo de dicho
formato:
Tabla 14

Instrumentos de Frecuencia de
Meta Indicadores Responsable
recolección recolección

Fuente: propia.

Paso 2: revisión del cumplimiento de los objetivos y las metas

del plan de mejoramiento
Figura 13

Fuente: freepik.es/5766138

Lo primero que se aconseja realizar en este paso es preparar la información con

el objetivo de realizar el seguimiento. Para ello, es esencial tener organizado y a
la mano el listado de todas las actividades programadas para el año. Acá será
muy útil el cronograma creado en la etapa del diseño del plan de mejoramiento.
Ahora, para hacer el seguimiento de los resultados, se requiere identificar la
información correspondiente a los indicadores definidos para cada año. Si estos
están dispersos, es fundamental realizar una sistematización de ellos para
recopilar organizadamente los resultados.

Luego de tener organizada la información y los datos, inicia el proceso de

realización del seguimiento. En él, se da cuenta del estado de cada actividad,
que se revisan y registran de acuerdo con las siguientes categorías:

• No iniciada.
• En ejecución.
• En espera.
• Finalizada.
• Cancelada.
Es recomendable asignar un porcentaje a cada una de las categorías
mencionadas y determinar las causas por las cuales una actividad del plan de
mejora no se ha iniciado, se ha cancelado o está en espera. Y, al finalizar las
acciones, el equipo de gestión y el rector deben hacer un balance general de los
resultados. Para ello, se recomienda realizar preguntas orientadoras que
permitan llegar a un análisis más objetivo. Por ejemplo:

• ¿Qué actividades se ejecutan de acuerdo con lo planeado en el

cronograma?
• ¿Qué factores inciden en la no ejecución de algunas actividades?
• ¿Por qué se ha retrasado la ejecución de algunas actividades?

Finalmente, se recomienda diseñar un formato que muestre el análisis de la

ejecución de las actividades de acuerdo con la categorización presentada
anteriormente como ejemplo de seguimiento:

Tabla 15

Fecha de seguimiento: día/mes/año

Plazo Estado ejecución
Metas Actividades Ini- Fi- N E CA F E %EJ Observaciones
cio nal I S NC I J
P N

Convenciones:
NI: no iniciada / ESP: en espera / CANC: cancelada / FIN: finalizada /
EJ: en ejecución / % EJ: porcentaje de ejecución

Fuente: propia.

Paso 3: evaluación del plan de mejoramiento

Figura 14

Fuente: freepik.es/32991095
La primera acción por realizar en este paso es preparar la información para
realizar el seguimiento y la evaluación. Para ello, hay que crear un cronograma
en el que se especifiquen las evaluaciones de los resultados del plan. El MEN
recomienda realizar este cronograma con una periodicidad de seis meses, al
finalizar un semestre académico o al finalizar un año escolar. El primer
seguimiento se realiza a aquellos indicadores que tenían como periodicidad de
ejecución menos de un año y, en segunda instancia, se evalúan los indicadores
que se recogen cada año. Es indispensable recordar que estas acciones se
realizan para las cuatro áreas de gestión.

Para realizar la evaluación de los resultados del plan, esta se hace a partir de
reuniones acordadas en un cronograma creado de manera anticipada para así
asegurar la asistencia y participación de los equipos conformados para tal fin. En
estas reuniones se revisa la información recibida de cada uno de los indicadores
con el porcentaje de cumplimiento. Al finalizar la revisión de cada indicador, el
equipo hace un balance general de los avances del plan. A fin de facilitar la
presentación de los indicadores en las sesiones de evaluación, se propone la
siguiente tabla, aunque también es útil presentar la información en gráficos para
visualizar el resultado alcanzado con respecto a la meta:

Tabla 16

Año 1 Año 2 Año 3

Línea
Indi- Re- Re-
Objetivo Meta de
cador Meta sul- Meta sul- Meta Resultado
base
tado tado

Fuente: propia.

Paso 4: comunicación de los resultados de la evaluación del

plan de mejoramiento
Figura 15

Fuente: freepik.es/8236799
Finalmente, llega la socialización de los resultados del plan de mejoramiento.
Este paso es fundamental para que la comunidad educativa esté informada
sobre las acciones y resultados del plan de mejoramiento, en el que todos
aportaron. Acá se recomienda tener una jornada de socialización para cada una
de las áreas de gestión.

Para esta socialización en la que se presentan los resultados es indispensable

utilizar un lenguaje sencillo, pero apropiado a la educación y sus propósitos de
calidad. Un lenguaje sencillo y motivador; no acusador o inquisidor, pues este no
permite que la comunidad educativa participe con entusiasmo al respecto.
Además, se pueden emplear diversos materiales, como folletos, carteleras o
publicaciones en la página web, ya que ayudan a la divulgación y la
comunicación de los resultados.
Glosario

Autoevaluación: capacidad para juzgar los logros propios respecto a una tarea
determinada.

Escala: sucesión ordenada de valores que suelen pertenecer a una misma

cualidad.

Impacto: momento en que un objeto o materia choca de manera violenta con

otro objeto. Llevado a cualquier contexto, es algún tipo de alteración que puede
sufrir las características de un elemento.

Indicadores: datos que sirven para valorar las características y la intensidad de

un hecho, o para determinar su evolución futura.

Meta: finalidad de un objetivo.

Objetivo: todo aquello que pertenece al objeto en sí mismo.

PEI: proyecto educativo institucional.

Plan de mejora: acciones o actividades diseñadas después del diagnóstico de

una situación con el propósito de darle solución.

Presupuesto: planificación organizada y sistemática de los gastos.

Seguimiento: acción de seguir a algo o a alguien.

Tendencia: preferencia que alguien tiene hacia un fin determinado.

Valoración: práctica de asignarle un valor a un bien o servicio.

Variable: representación numérica de un atributo que se somete a una medición.

Bibliografía

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competencias. Pearson Educación.

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https://www.mineducacion.gov.co/1621/article-87254.html

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https://www.mineducacion.gov.co/1780/articles-81032_archivo_pdf.pdf

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institucional: de la autoevaluación al plan de mejoramiento.
https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-177745_archivo_pdf.pdf

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Navarro, G., y Jiménez, J. (2005). La autoevaluación escolar y su impacto en el

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