Sistemas aplicados

¿Cuáles son?

Subsistema de compras
Subsistema de pagos
Subsistema de producción
Subsistema de ventas
Subsistemas de cobranzas

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

La función de compras tiene por finalidad asegurar la incorporación en cantidad, calidad y

oportunidad de los insumos que se transformarán en productos o servicios. El procedimiento
abarca desde la detección de necesidad de un insumo hasta que el mismo está disponible para
su incorporación al proceso productivo y comprende las siguientes tareas:

- Control de inventario
- Selección del proveedor
- Emisión de la orden de compra
- Recepción del pedido
- Registro de la compra

Subsistema de compras: se encarga de la obtención de los recursos (bienes y servicios) para el

desenvolvimiento normal de la organización al mínimo costo, en la calidad adecuada y en el
momento oportuno.

Alcance:

- Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento.

- Bienes: almacenes detecta la falta de productos o materiales.
- Servicios: el pedido puede originarse en distintos sectores de la organización.
- Departamento de compras: debe procurar la mejor cotización del proveedor y
asegurar la recepción en el momento oportuno.
- La gestión de compras contribuye a resultados, buscando minimizar el costo de los
productos y maximizar la calidad, la entrega y la satisfacción del cliente.

Modalidades: compras de bienes de uso:

- Bienes que no requieren reposición permanente: rodados, maquinarias, herramientas,

instalaciones, inmuebles, etc
- Requieren autorización de los niveles superiores de decisión

Modalidades: compras normales:

- Bienes de consumo repetitivos y necesarios para el desenvolvimiento normal y

relacionados con producción, comercialización o administración
- Son susceptibles de presupuestación
- Se conoce el punto de pedido, stock mínimos y máximos
- Están centralizadas en un departamento especifico
Modalidades: importaciones:

- Compras a un proveedor extranjero

- Considerar: seguros de cambio, transporte, procedimientos especiales para el
despacho, derechos de importación
- Suelen ser necesarias autorizaciones oficiales
- Se exige la apertura de un crédito documentario irrevocable (requiere la
intermediación de una institución bancaria)

Normas específicas de control interno

Separación de funciones:

- La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la
registración
- Compras debe estar separada de los sectores Almacenes, Recepción, Cuentas a pagar y
Contabilidad
- Empresas pequeñas: las funciones de recepción y almacenamiento dependen del
departamento de compras

Iniciación del trámite de compra:

- Con respaldo de un pedido formal de funcionario responsable

- En virtud de especificaciones claras, concisas, concretas y completas
- Las especificaciones deben a su vez ser flexibles y verificables

Obtención de cotizaciones:

- Para compras superiores a determinado monto a fines de evitar la discrecionalidad del

responsable del sector
- Se realizan por escrito
- Quedan exceptuadas las compras menores

Autorización de la compra:

- Por funcionario responsable y en función de las ofertas recibidas

- Se debe invertir la cotización del proveedor con la firma del funcionario autorizante

Control de la mercadería recibida:

- Cantidad y calidad confeccionando reportes escritos

- Prever conocimientos técnicos adecuados

Constitución de seguros:

- Cubrir el riesgo de traslado de productos que viajas por cuenta y riesgo de la empresa

Información gerencial que brinda el subsistema de compras

Informe de:

- Tiempo promedio de gestión de compra

- Solicitudes de compras de más de “x” días
- Ordenes de compras pendientes y vencidas
- Inmovilización de artículos en stock
- Ingreso en stock por tipo de productos
- Monto de compra real y presupuesto
- Monto comparativo de últimos 12 meses
- Principales proveedores por monto

Descripción de subsistema de compras

Detección de necesidad de compra:

- El responsable de Almacenes determina que ha llegado al punto de pedido o stock

mínimo
- Se confecciona la solicitud de compras y la envía al departamento de compras
- Implica previamente la determinación de punto de pedido y lote óptimo de compra
- Emitir solicitud por duplicado: original se envía a compras y duplicado se mantiene en
Almacenes

Selección de proveedores y pedido de cotización:

- Compras luego de recibir la solicitud, verifica las firmas y consulta el registro de

proveedores y especificaciones del producto
- Solicitud por escrito y en forma simultánea cotización de precios y demás condiciones
establecidas a varios proveedores

Adjudicación:

- Tener en cuenta: precios, calidad, financiación, plazo de entrega, etc

- Considerar: referencias del proveedor, responsabilidad, solvencia, continuidad, calidad
de producción, puntualidad
- Establecer parámetros para la evaluación
- Confeccionar planilla de análisis de cotizaciones
- El funcionario responsable indicará la adjudicación con su firma

Recepción:

- En el sector Recepción, se produce el ingreso de mercadería con original y copia del

remito del proveedor
- Se decide aceptar o rechazar lo recibido luego de efectuar controles de calidad y
calidad. Se emite informe de recepción por cuadruplicado
- Original: almacenes; duplicado: compras; triplicado: contaduría; cuadruplicado:
recepción
- Servicios. La conformidad debe prestarla por escrito el sector usuario

Contabilización:

- Realiza la registración en el momento del ingreso de la mercadería reflejando el

aumento del inventario
- Obtiene los datos del informe de recepción que valoriza según la orden de compra
 PROCEDIMIENTO DE VENTA

El procedimiento de ventas es uno de los principales eslabones de la cadena de valor

considerando su impacto en la satisfacción del cliente, ya que abarca desde la atención del
requerimiento hasta la entrega de la mercadería. Las modalidades más frecuentes de
venta son las operaciones a crédito o al contado.

A continuación, se describe la operatoria a crédito, típica de las transacciones entre

empresas:

✓ Recepción del pedido

✓ Aprobación del crédito
✓ Preparación del pedido y despacho
✓ Facturación y registración

Subsistema de ventas: comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa
llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus
productos y servicios.

Alcance:

✓ Abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien o
la prestación del servicio y la registración, pasando previamente por el control de
pedidos y del crédito, así como la facturación
✓ Clave para generación de ingresos y resultados
✓ Es el centro de toda organización
 Modalidades:

Según las características del cliente:

✓ Ventas locales – exportaciones

✓ Ventadas mayoristas – minoristas

Según la recepción del pedido:

✓ Ventas en salón
✓ Ventas por corredores (vendedores, viajantes, visitadores, etc)
✓ Ventas telefónicas, electrónicas o por correo

Según las condiciones de pago convenidas:

✓ Ventas al contado: efectivo, cheque, tarjetas de débito o compras

✓ Ventas a crédito: cuenta corriente, cuotas con o sin garantía, pagarés, tarjeta de
crédito, cuotas con débito automático

Otras modalidades:

✓ En cuanto a la entrega del producto: entrega directa o con intermediarios, ya sean

transportistas, concesionarios, etc

Normas generales de control interno

Separación de funciones:

✓ La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas de los
clientes
✓ La venta debe separarse de la concesión del crédito
✓ Ventas tiene que estar separada de facturación, para poder controlar los precios que
Ventas coloca en la nota de pedido

Aprobación de la venta:

✓ Fijarse por escrito políticas referentes a condiciones de venta, otorgamiento de

créditos, determinación de precios
✓ La aprobación debe estar a cargo de un funcionario responsable de créditos

Bonificaciones:

✓ Deben estar autorizadas por funcionario responsable

✓ Puede aplicarlas directamente el vendedor según montos preestablecidos

Movimiento de bienes:

✓ Deberá estar respaldado por comprobante firmado por responsable del sector que
recepciona la mercadería
✓ En el remito constara detalle de cantidad y calidad
✓ Considerar cobertura por riego de traslado

Documentación:
 ✓ Las notas de pedido, remitos y facturas estarán prenumeradas, se archivarán por
orden numérico
✓ Deberá designarse un responsable para el control de la correlatividad

Control de la facturación:

✓ Un sector ajeno a Almacenes y a Facturas debe efectuar un control cruzado de

remitos y facturas y realizar comprobaciones selectivas sobre cálculos y precios

Información gerencial

✓ Monto de ventas real y presupuestado

✓ Monto de ventas de los últimos 12 meses
✓ Principales clientes por monto facturado
✓ Totales de ventas tipo de producto
✓ Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor
✓ Clientes con saldos vencidos en cuenta corriente
✓ Créditos importantes y condiciones
✓ Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega
✓ Notas de pedido pendientes de entrega

Descripción de subsistema de ventas

Recepción del pedido:

✓ Tiene lugar cuando existe un requerimiento de los productos o servicios

comercializados por la organización
✓ Decisiones previas: condiciones de ventas, requisitos para bonificaciones y descuentos
y determinación de plazos de entrega
✓ “nota de pedido” o “nota de venta”: comprobante que se emite al recibir los pedidos o
encargados verbales de calidad, cantidad y precio de mercaderías o servicios
solicitados por el cliente, con sus condiciones de pago

Aprobación del crédito:

✓ Cuando el departamento de Créditos recibe la Nota de pedido, con el objeto de

determinar el otorgamiento o no del crédito
✓ Decisiones previas: determinación del límite de créditos a otorgar y fijación de
parámetro para concederlos

Preparación del pedido:

✓ En el departamento de almacenes se recibe la Nota de pedido con el objeto de

controlar la disponibilidad de existencia y prepara las mercaderías y los remitos
✓ Si no hay existencia se solicitara a producción la reposición de artículos o bien se
efectuará el pedido a compras
✓ “Remito”: comprobante que se emite para entregar lo vendido en el domicilio del
comprador. Se detalla la mercadería que acompaña y sirve para comprobar su entrega
con la firma de quien recibe el envío
 ✓ Importancia del remito: la parte vendedora controla las salidas de mercaderías del
almacén; el transportista organiza, controla y prueba las entregas; el comprador
controla lo recibido con la nota de pedido y con la factura que recibirá

Despacho:

✓ El departamento de expedición recibe mercaderías pendientes de entrega junto

con el remito y procede a efectuar las entregas
✓ Se decide el recorrido y el transporte
✓ Se utiliza un formulario “hoja de ruta”

Facturación:

✓ Tiene lugar cuando el sector de facturación o Contaduría procede a

confeccionar las facturas
✓ “factura”: es el comprobante de la venta que se emite al entregar las
mercaderías
✓ Sirve como detalle de lo vendido, para notificar o comunicar la deuda y el
plazo en que debe pagarse según lo pactado
✓ Es la base para la registración contable de la venta

Registración:

✓ Comprende dos procesos: uno diario de pase de operaciones al subdiario Ventas y de

actualización de la cuenta corriente del cliente y otro mensual, que consiste en el
asiento resumen de ventas
 PROCEDIMIENTO DE PAGOS

Se desarrolla, en general, a través del siguiente circulo administrativo:

Recepción de la documentación:

▪ Control de la documentación
▪ Emisión de la orden de pago
▪ Pago al proveedor
▪ Registración contable

Alcance

▪ Abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado y su entrega

a Almacenes y su contabilización
▪ Implica un conjunto de actividades diversas: funciones de fabricación, mantenimiento
e inventario de materias primas
▪ Típica generadora de resultados y clave en el marketing de la empresa

Modalidades

Producción continua:

▪ El producto terminado es el resultado de un solo material o de un conjunto de

productos provenientes de una única materia prima
▪ Características: automatizado, estandarizado y requiere personal poco calificado
▪ La distribución de sectores y equipos se realiza en forma secuencial en función del
proceso productivo y los materiales con manejados dentro de la línea de
producción
▪ Molinos harineros, refinerías, fábrica de papel e industrias cerveceras, etc

¿qué es la producción continua? Son aquellos procesos que producen sin pausa alguna
y sin transición entre operación y operación. Son procesos que realizan un solo
producto totalmente estandarizado. Un típico caso es la producción de gasóleos,
energía eléctrica, ciertos productos químicos, fabricantes de papel, celulosa, de
automóviles, electrodomésticos, etc.

Producción por montaje:

▪ El producto final esta constituido por una cantidad de partes ensambladas

▪ Cada una de las partes que forman el producto tiene un proceso productivo
particular que afecta a distintos departamentos
▪ El producto de ensambla en las distintas etapas que convergen en la línea de
montaje
▪ Industria de electrodomésticos, automóviles, motores, etc

Producción intermitente (órdenes):

▪ Se lleva a cabo cuando existe un pedido especifico del cliente

▪ Se desarrolla en talleres y se caracteriza por actividades de corta duración
▪ El equipo y la mano de obra se organizan en centro de trabajo
 ▪ Se utilizan equipos para fines generales y la mano de obra requiere
calificación alta
▪ Fabricación de herramientas y matrices, imprenta, servicios de salud,
catering, etc.

Producción por proyectos:

▪ Se trata de obras de considerable magnitud

▪ Característica: red compleja de tareas vinculadas entre si a través de múltiples
interrelaciones de precedencia y duración prolongada
▪ Dificultad: planificación, secuencia y control de tareas
▪ Obras de arte, concierto, edificios, obras civiles, industria cinematográfica, etc.
Este sistema es utilizado cuando se produce un producto único, por ejemplo, un
edificio. Todas las tareas individuales deben realizarse en una secuencia tal que cada
una contribuya a los objetivos finales del proyecto. Su distribución de planta es
centralizada ya que los materiales, las personas, la maquinaria se lleva a un solo lugar.
Requiere de una planeación a largo plazo, mano de obra intensiva, gran cantidad de
tiempo, equipo y herramientas

Normas especificas de control interno

Inventario permanente:

▪ El control de las existencias de bienes de cambio debe realizarse mediante registro

permanente, manteniendo actualizado el valor y volumen de existencias

Ajustes de inventario:

▪ Deberán estar válidamente justificados, analizados y autorizados por funcionario

responsable ajeno a la custodia

Custodia de existencia:

▪ El control y la custodia debe recaer sobre una sola persona

▪ Las instalaciones para el deposito deben permitir una protección física adecuada
▪ Importante: condiciones físicas, humedad, temperatura, ventilación, etc.

Contratación de seguros eficientes:

▪ Es aconsejable la cobertura de posibles siniestros para bienes de cambio en

proceso y terminados

Documentación de movimientos:

▪ Todo movimiento de bines en almacenes debe contar con comprobante

▪ Informes de recepción, partes de producción, vales de salida o pedido de
materiales, etc

Stocks mínimos y lote óptimo:

▪ Es recomendable la fijación de stocks mínimos o punto óptimo de reposición, como

también el lote óptimo a producir
Información gerencial

Informe de:

▪ Producción en unidades por tipo de producto

▪ Informe de calidad
▪ Horas trabajadas por centro de costos
▪ Horas de mantenimiento reales y programadas
▪ Costos reales y estándares
▪ Rotación de inventarios
▪ Consumos reales de insumos y consumos presupuestados

Descripción

Planeamiento y programación:

▪ Objetivo de planeamiento: optimizar la mezcla producto-mercado

▪ La programación se centra en la asignación de recursos y la sincronización de
operaciones
▪ Contemplar: el máximo posible a obtener por periodo, la lista de productos que se
han de fabricar para obtener la máximo contribución, la cantidad de cada uno de
los productos a fabricar
▪ “Orden de producción”: indica la discriminación de la materia prima que se
utilizara según el presupuesto y en los diferentes procesos por los que debe
circular

Fabricación:

▪ Dependerá del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de industria (continua,
intermitente o por montaje)
▪ Los distintos sectores productivos solicitan los materiales necesarios a través del
“pedido de materiales”

Seguimiento:

▪ Comprende el control del avance de las actividades productivas

▪ “parte diario de producción”: constan las características y las cantidades de productos
terminados

Control de calidad:

▪ Comprende el control cualitativo de la producción

▪ Es el control del cumplimiento de las especificaciones de calidad diseño del producto
elaborado
▪ Puede emitirse el “parte de control de calidad”

Entrega de productos terminados:

▪ Finalizado el proceso de control, la mercadería se remite a Almacenes con el duplicado

del parte de producción, donde se actualiza el stock y el triplicado se remite a
Contaduría para su registración
 PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS

Se desarrolla a través del siguiente circuito administrativo:

o Detección de cobranzas en término

o Efectivización de la cobranza
o Control de la cobranza
o Liquidación de las cobranzas
o Registración contable: contabilidad, en base a las cobranzas realizadas, efectúa la
correspondiente registración contable

Subsistema de cobranzas: se integran todas las acciones necesarias para la percepción

efectiva de los derechos adquiridos por la empresa.

Estos derechos se originan en las ventas efectuadas y están representadas por una cuneta
o documento a cobrar, según se trate de una venta en cuenta corriente o documentada.

Alcance

o Comprende desde el momento en que se detecta que un crédito está en

condiciones de ser cobrado y hasta que los valores percibidos ingresan en la
empresa
o Una vez recibidos los valores se entrega al cliente el comprobante respectivo y se
efectúa la contabilización
o El Sector Cobranzas es quien detecta que un crédito se encuentra en condiciones
de ser cobrados a partir del vencimiento de la factura o del documento
o El sector Tesoreria es quien recibe los valores percibidos por la gestión de cobro y
es responsable de la custodia y deposito de los mismos
o La gestión de Cobranzas es productora de ingresos y transforma un activo exigible
en un activo liquido

Modalidades

Cobranza en caja:

o El cliente se traslada para realizar el pago de su deuda

o Es común en los comercios minoristas a través de dinero en efectivo, cheques o tarjeta
de débito o crédito
o Es conveniente contar con seguros para la cobertura de posibles riesgos sobre los
fondos

Cobranza por cobradores:

o Un empleado de la empresa realiza el cobro en el domicilio del cliente

o Se reciben los valores y se extiende un recibo
o Es conveniente la cobertura del dinero en tránsito

Cobranza por repartidores o prestadores del servicio:

o En función de las características del producto vendido o del servicio prestado, puede
ser el mismo repartidor o prestar del servicio quien efectúa la cobranza en el momento
de la entrega o la prestación
Cobranza por correspondencia:

o El cliente envía por correo un cheuque para aplicar al saldo de su cuenta y vuelta de
correo se envía el correspondiente recibo

Cobranza a través de bancos:

o En la cuenta bancaria de la organización se recauda el importe adecuado

o El deudor realiza el depósito quedándole una constancia emitida por el banco
o Es usual para recaudar impuestos o para el cobro de servicios y se ha extendido a otras
empresas comerciales
o Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la cobranza de pagarés que su
cliente entregue para el cobro

Descuento de documentos:

o Si bien se diferencia de la operación de cobranza, puede considerársela como tal ya

que permite a la empresa transferir el crédito al banco y anticipar la disponibilidad de
fondos, pagando intereses y gastos por el servicio bancario

Cobro de exportaciones:

o Participa una entidad bancaria donde el comprador efectúa la apertura de un crédito

documentario a favor del vendedor y que será cancelado a través del banco

Normas generales de control interno

o Separación de funciones
o Concentración de responsabilidad
o Separación total de los fondos
o Rotación de personal
o Contabilización de operaciones
o Arqueos sorpresivos
o Conciliación bancaria

Control de recibos:

o Los recibos provisorios o definitivos deben estar encuadernados, prenumerados,

utilizarse en forma correctiva y queda una copia adherida al talonario
o Verificarse la correlatividad al concluir un talonario
o Es importante el control de los talonarios recibidos de imprenta y su custodia por
funcionario responsable

Información gerencial

o Resumen del total de cobranzas realizadas

o Principales deudores con sus saldos
o Cobranzas reales y presupuestadas
o Totales de ventas y de cobranzas
o Cuestas a cobrar vencidas y justificación
o Totales de descuentos concedidos
 o Evolución de cobranzas
o Totales de documentos en cartera y descontados

Descripción del subsistema de cobranzas

Organización de la cobranza:

o El departamento de Cobranzas realiza el control de los vencimientos de las

facturas pendientes de cobro y de documentos a cobrar
o Precede a clasificar las facturas y documentos en situación de cobro por cobrador
y emite listados
o “listado de cobranzas”: es el formulario en el cual se detalla a los cobradores las
cobranzas que deben gestionar
o Datos departamento Cobranzas: datos del cliente, n° de factura y/o documento,
importe, descuentos, importe neto a cobrar
o Datos Cobrador: descripción de los valores recibidos, n° de recibo y observaciones

Cobro:

o Cuando el cliente se dirige a la organización o es visitado por el cobrador para

gestionar el cobro de facturas y/o documentos
o “recibo”: es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la cobranza
realizada
o Se consignará el concepto cancelado por el cliente, el descuento efectuado y los
valores recibidos
o Si se trata de un pago parcial, se deberá consignar que es “a cuenta”

Rendición de la cobranza:

o El cobrador asentará en el listado de cobranzas: a) si el pago se hizo efectivo; b) si el

pago se hizo efectivo en forma parcial; c) si el cobro no se hizo efectivo
o El cobrador entregara los valores recibidos en Tesorería junto con el duplicado de los
recibos y el listado de cobranzas
o Un cajero verificará que los valores entregados coincidan con lo asentado en el listado
y el total concuerde con el total de los recibos
o Tesorería confecciona una planilla de caja donde se asentarán los ingresos y se
depositarán en cuenta bancaria
o El cobrador rinde su gestión ante el departamento de Cobranzas con el listado de
cobranzas firmado y sellado por Tesorería
o Cobranzas verificará: a9 que el listado esté firmado y sellado por Tesorería; b) que los
valores más las facturas y los documentos no cobrados coincidan con el total del
listado de cobranzas; c) que los triplicados de los recibos tengan numeración
correlativa
o Si todo está correcto, se entrega al Cobrador el duplicado del listado firmado como
constancia de la rendición
o El departamento de cobranzas procederá a
a) Archivar las facturas cobradas junto con el listado
b) Archivar las facturas no cobradas para seguir su gestión de cobro
c) Remitir los triplicados de los recibos a contaduría para actualizar los registros
Registración y control:

o Sobre la base del triplicado del recibo, Contaduría acredita el importe de la cuenta
corriente del cliente
o Con el comprobante remitido por Cobranzas por los documentos cobrados acredita el
importe en la cuenta corriente de documentos a cobrar del cliente

PROCEDIMIENTO DE PAGOS

Se desarrolla, en general, a través del siguiente circuito administrativo:

Recepción de la documentación:

❖ Control de la documentación
❖ Emisión de la Orden de Pago
❖ Pago al proveedor
❖ Registración contable

Subsistemas de pago: se encarga de la cancelación de las obligaciones contraídas por la

empresa. Tienen su origen en una compra de bienes o servicios, en compensaciones al
personal, impuestos, obligaciones financieras, etc.

Alcance

❖ Comprende desde el control de la obligación pendiente de cancelación hasta que se

efectiviza el pago
❖ Se hace efectivo mediante la entrega de los valores al acreedor
❖ Al recibir la constancia de pago se efectúa la contabilización
❖ El sector Cuentas a Pagar reúne la documentación, la controla y la conforma para su
pago en término
❖ Tesorería (custodia y manejo de recursos) confecciona el instrumento de pago y
efectúa la cancelación
❖ Los pagos son parte de la gestión financiera y son generadores de resultados para la
organización

Modalidades:

Pago en sede del acreedor:

❖ En el domicilio del acreedor, obteniéndose el recibo correspondiente

❖ Importante: contar con seguro de valores en tránsito

Pago a un cobrador:

❖ Se informa al acreedor y se retienen los valores en Tesorería

❖ Se efectúa el pago al cobrador que emite recibo provisorio o definitivo
 Pago a repartidores:

❖ Se reciben los productos y el mismo repartidor el que efectúa la cobranza y

confecciona el recibo
❖ Modalidad habitual en empresas dedicadas a venta de productos alimenticios

Pagos en efectivo por fondo fijo:

❖ Por compras menores

❖ Se mantiene un mismo monto conformado por comprobantes y dinero en efectivo

Pagos de sueldos y jornales:

❖ Requiere normas de control y procedimiento especificas

❖ En efectivo o a través de bancos con entrega de cheques o deposito en cuentas
particulares

Pago en sede del acreedor:

❖ En el domicilio del acreedor, obteniéndose el recibo correspondiente

❖ Importante: contar con

Pago por correspondencia:

❖ Se envía cheque por correo para que se aplique a la cancelación de la deuda

❖ A vuelta de correo se recepciona el recibo
❖ Tomar los recaudos para que el cheque llegue al destinatario especifico
❖ Atender las normas de control interno para la emisión de cheques

Pago a través de bancos:

❖ Mediante deposito en la cuenta del acreedor el importe adeudado

❖ Se conserva una copia de la boleta de deposito como constancia de pago
❖ Puede contratarse un servicio integral de pago a proveedores
❖ Pagos electrónicos
❖ Pagos de importaciones

Normas generales de control interno

Separación de funciones:

❖ El manejo de fondos no puede estar a cargo de quien realiza la registración

❖ El cajero no debe realizar la registración contable
❖ La liquidación y autorización debe ser realizada por personal responsable ajeno a
tesorería

Concentración de responsabilidad:

❖ Una persona será responsable del manejo y custodia de fondos

❖ Valores, chequeras y recibos en blanco
❖ Normalmente es ejercido por un tesorero
Rotación de personal:

❖ Posibilita la detección de errores

❖ Los reemplazos se realizan con personal ajenas al sector

Contabilización de operaciones:

❖ Permite el control y la consistencia con la información de otros sectores

❖ Es necesario contar con documentación respaldatoria correspondiente

Arqueos sorpresivos:

❖ Verifican si los valores coinciden con los que surgen de la registración contable
❖ Debe ser realizado por personal ajeno a tesorería

Conciliación bancaria:

❖ Elemento de control efectivo para la organización y para el banco

❖ Los pagos deben realizarse con cheques contra la misma cuenta
❖ Deberán ser practicadas por personal ajeno al sector

Uso del cheque:

❖ Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheques, salvo el pago de
gastos menores
❖ Forma de emisión: a favor de una persona o razón social con la cláusula “no a la
orden”

Pagos y comprobantes:

❖ Al confeccionar el cheque se tendrá a la vista la documentación respaldatoria y se

colocará “Pagado” incluyendo el n° de cheque con el que se efectuó el pago

Fondo fijo:

❖ Tendrá un montó estipulado para realizar los pagos menores. Se repondrá mediante la
emisión de cheque y la presentación de comprobantes

Información gerencial

❖ Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer

❖ Proyección de próximos pagos
❖ Saldos disponibles en bancos
❖ Montos de cheque emitidos y no entregados
❖ Montos pagados y montos presupuestados
❖ Intereses pagados por pagos efectuados fuera de término
❖ Descuentos obtenidos
❖ Saldo descubierto en banco no utilizado
❖ Índice de liquidez
Descripción del subsistema de pagos

Recepción de factura de proveedor:

❖ Verificar comparando la factura con el remito, el informe de recepción y la orden de

compra
❖ Las mercaderías o servicios facturados deben responder a los requeridos
❖ El remito debe estar conformado por Recepción en cuanto a características
❖ Los precios facturados deben coincidir con los cotizados
❖ La factura debe incluir los descuentos o bonificaciones acordados, condiciones de pago
y correcto cálculo de totales e impuestos
❖ Registración

Liquidación del pago:

❖ El sector Cuentas a Pagar emite la orden de pago (OP) comunicando a Tesorería que
prepare el pago
❖ OP original: Contaduría; OP duplicado: Tesorería; OP triplicado: Cuestas a Pagar

Emisión del cheque:

❖ En función de la OP autorizada y la documentación respaldatoria emite el cheque

❖ Indicar en la OP el n° de cheque, banco, fecha e importe
❖ Tesorería colocará la primera firma al cheuque y lo entregará con toda la
documentación intervenida con el sello “Pagado”
❖ El funcionario responsable controlará y firmará el cheque en segunda instancia
❖ Cumplido esto, toda la documentación con el cheque vuelve a Tesorería

Pago:

❖ Tesorería entrega o remite los valores al proveedor, quien entrega el recibo de pago
❖ Tesorería archiva el duplicado de la OP
❖ Entrega el original de la OP, la documentación y el recibo a Contaduría

Registración:

❖ De acuerdo a la OP Contaduría debita el pago de la cuenta del proveedor y acredita la

cuenta de banco

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Permite llevar adelante todas las actividades de la organización desde la incorporación de los
colaboradores o empleados a la organización hasta el retiro de los mismo. Son numerosas las
tareas que integran este proceso, por lo cual en la práctica puede dividirse en varios
subprocesos, a saber:

• Alta y baja de personal / selección de personal

• Administración de personal
• Liquidación de sueldos
• Capacitación y desarrollo
• Evaluación de desempeño