Resumen

Dicho en clase, subrayado ⇒ Así

⇒ Como teoría es MUY IMPORTANTE que sepamos:
- El alcance de c/u de los subsistemas
- Que diferentes modalidades hay
- Cuales son los formularios o los doc. comerciales que intervienen en cada uno
de estos subsistemas
- Cuales son las normas de control interno de c/u de los S.S
- Para qué sirven c/u de los doc. comerciales y que datos tienen
- Que se hace en ese proceso del subsistema y como se tiene que hacer.
- Puntos de control y controles que se hacen

Subsistema de Compras

⇒ Se encarga de la obtención de recursos (bienes y servicios) necesarios para el

desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo
costo, en la calidad adecuada y en el momento oportuno.
Alcance
⇒El alcance implica el establecimiento desde donde hasta donde abarcan las
funciones y las responsabilidades del área.

⇒ Otra definición: desde que se detecta una necesidad de compra hasta que el pedido
ingresa y se registra contablemente
Modalidades
⇒ Modalidades: corresponden a las distintas formas que la org. admite para llevar a
cabo los procesos de compras.
● Compras Menores
⇒ Son bienes/servicios de poco valor y la necesidad de estos se detecta sobre la
marcha
⇒ No son previsibles
⇒ Generalmente no se centralizan en un depto sino que los responsables de los
sectores que necesiten un bien/servicio de esas características puedan decidir y
autorizar la adquisición
⇒ Ej. Compras de resma de papel porque ya no hay más.
Para estas compras las empresas tienen procesos muy sencillos para que la compra
pueda resolverse de manera rápida.
● Compras de bienes de uso
⇒ No requieren reposición permanente
⇒ Ej. rodados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.
⇒ Por la significación de éstas inversiones requieren la autorización de los niveles de
decisión más altos de la org
● Compras normales
⇒ Son bienes de consumo repetitivo y necesarios para el desenvolvimiento normal de
la empresa relacionados con el áre de producción, comercialización o administración
⇒ Son susceptibles de presupuestación
⇒ Suelen centralizarse en un departamento específico
⇒ Ej. insumos, librería, la contratación del servicio de limpieza, seguridad, etc.
● Importaciones
⇒ Compras a un proveedor extranjero
⇒ Son necesarias las autorizaciones oficiales para realizar la importaciones
⇒ Requiere una apertura de un crédito documentario irrevocable y la intermediación
de una institución bancaria
Normas específicas de control interno
1. Separación de funciones
⇒ La función de compras tiene que estar separada del manejo físico de los bienes y de
la registración
⇒ Compras debe estar separada de los sectores de Almacenes (donde se guardan los
insumos que se reciben), Recepción (donde se reciben los insumos), Cuentas a Pagar
(donde se cancela la obligación que se contrajo) y Contabilidad

2. Iniciación del trámite de compra

⇒ Toda compra que se vaya a gestionar, tiene que estar respaldada por una solicitud
de compra de un área solicitante
⇒ Debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario
responsable
⇒ Generalmente va acompañado de especificaciones técnicas, las cuales deben ser
claras , concisas, concretas y completas.
Se describe el material y sus propiedades para ayudar a la persona de compras a
conocer detalles de lo que compra
3. Obtención de un número determinado de cotizaciones
⇒ Deben ser propuestas elegibles: tiene que haber al menos 3 oferentes que te
presenten una propuesta elegible (que cumplan con las especificaciones técnicas de
forma tal que las propuestas sean comparables).
⇒ Para las compras superiores a un determinado monto deben pedirse varias
cotizaciones (por lo menos 3) evitando la discrecionalidad del responsable del sector.
⇒ La frase "evitando de esta manera la discrecionalidad del responsable" hace
referencia a que al pedir varias cotizaciones para compras superiores a un cierto
monto, se establece un proceso más transparente y objetivo para la selección del
proveedor y se evita que la decisión quede en manos de una sola persona, lo que
podría generar situaciones de favoritismo o arbitrariedad.
⇒ Los pedidos y cotizaciones se realizan por escrito, pero cuando no se llega al monto
establecido, las consultas pueden ser por teléfono
⇒ En el caso de compras menores pueden ser de forma directa
4. Autorización de la compra
⇒ La decisión de cerrar contrato debe tomarse en función de las ofertas recibidas.
Esta decisión debe ser tomada por un funcionario responsable
⇒ Una vez tomada la decisión, quién la tomó debe intervenir con su firma la
cotización del proveedor o la orden de compra
⇒ Toda la documentación que se va generando durante el proceso, queda
documentado en un legajo o en un expediente de compras
5. Punto de pedido y lote de compra
⇒ Los puntos de pedido, es la cantidad en existencia a partir de la cual se debe
solicitar la compra de un artículo. Se establece como un stock mínimo más un margen
de seguridad.
⇒ Si yo se que el proceso de importación de los insumos desde que yo firmo el
contrato hasta que me llega, tarda 5 meses. Se que para tener el insumo en mi
depósito necesito por lo menos 8 meses. Es para que la empresa no se quede sin
stock. Si la empresa no tiene stock, no va a poder funcionar.
⇒ Tenemos que analizar cuál es la mejor modalidad de adquisición de ese bien para
informarse y formar los lotes de compra óptimos para que sea lo más eficiente para la
organización.
⇒ El "lote óptimo" se refiere a la cantidad de bienes o productos que se considera más
eficiente y económica de adquirir en un proceso de compras. En el contexto del
subsistema de compras y las normas específicas de control interno, el "lote óptimo"
implica determinar la cantidad ideal de bienes que deben ser adquiridos en cada
pedido o compra.
El objetivo de establecer un "lote óptimo" es evitar compras innecesarias o excesivas
que puedan generar costos adicionales de almacenamiento, deterioro o obsolescencia
de los productos. Al determinar el lote óptimo, se consideran diversos factores como
la demanda, la capacidad de almacenamiento, los plazos de entrega, los costos de
adquisición y los costos asociados al mantenimiento de inventario.
6. Control de la mercadería recibida
⇒ El control de la mercadería recibida forma parte, pero no la tiene que hacer la
gente de compras, si no la gente que recibe la mercadería. Implica que toda
mercadería que entren a la org. tiene que ser controlada. Se controlan las cantidades
recibidas, que corresponda con las pedida, la calidad y la descripción.
⇒ Si el control de calidad requiere de conocimientos técnicos, la función suele estar
separada de Almacenes, que en el momento solo da conformidad por la cantidad
⇒ Cuando nos entregan la mercadería con el remito (documento que se utiliza como
comprobante de entrega de bienes o servicios en una transacción comercial), en el
momento que firmamos el remito, vamos a tener una obligación con el proveedor, no
antes. Por eso es importante que se controle.
7. Constitucion de seguros sobre mercadería en tránsito
⇒ Se recomienda la contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los
´productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa
⇒ Son a cargo del proveedor, pero nos tenemos que asegurar que cuando hagamos
una compra y firmemos un contrato tenemos que tener en cuenta los seguros que le
vamos a obligar también a ese proveedor.
⇒ Nos tenemos que asegurar que la mercadería esté asegurada
8. Prenumeración de formularios
⇒ Los formularios que trascienden a 3eros, obligando a la organización, así como los
que sin salir de la misma avalan el movimiento de bienes, deben ser numerados
correlativamente y en forma preimpresa
⇒ "En forma preimpresa" significa que los números de los formularios se imprimen
previamente en los formularios antes de ser utilizados. Es decir, los números ya están
impresos en el formulario antes de ser llenados o utilizados para registrar la
información requerida. Esto asegura que cada formulario tenga un número único y
que no haya posibilidad de que se pierdan o se asignen de manera incorrecta.
Descripción del subsistema
 1) Detección de la necesidad de compra
⇒ Si se trata de materias primas, materiales o útiles de consumo repetitivo, se da a
lugar cuando el responsable de Almacenes despacha un pedido y determina que ha
llegado al punto de pedido o stock mínimo (esto va a estar predefinido en el manual de
procedimientos). O una persona que esté autorizada para solicitarla.
Se confecciona una Solicitud de Compras (SC).
⇒ El formulario consiste en el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por
una persona autorizada al depto de Compras
⇒ A veces viene acompañado de una especificación técnica, para compras muy
específicas con características determinadas.
⇒ Es recomendable emitirlo por duplicado, el original para el área de compras y el
duplicado queda en Almacenes
2) Selección de proveedores y pedido de cotización
⇒ Compras luego de recibir la SC, verifica las firmas autorizadas y consulta el registro
de proveedores a fin de seleccionar los más afines al pedido y solicitarles cotización
⇒ Se envía a varios proveedores el PEDIDO DE COTIZACIÓN, quienes van a emitir sus
cotizaciones
⇒ El Pedido de Cotización (PC), es una solicitud por escrito y en forma simultánea de
cotización de precios y condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que la
elección del proveedor quede a criterio personal del encargado de compras
⇒ Los de compras para cada proceso de compras van a tener que hacer un legajo /
expedientes de compras. Es una carpeta donde están todos los documentos que se
generan a lo largo del proceso.
3) Adjudicación
⇒ Los de compras van a evaluar las cotizaciones, ver si son o no elegibles. Las ofertas
que no cumplan, también van a tener que ser incorporadas en el legajo, pq las recibí y
las evalué.
⇒ Para la elección de la mejor oferta suele resultar conveniente hacer una planilla de
análisis de cotizaciones o un acta de evaluación. Es la comparación de todas las
cotizaciones que voy recibiendo
⇒ En la misma planilla, o por separado, se indicará la adjudicación (la elección del
proveedor), con la firma del funcionario responsable (El jefe de compras).
 4) Colocación de la Orden de Compra
⇒ La adjudicación se formaliza mediante la emisión de la Orden de Compra (OC).
Representa la demanda efectuada a un proveedor para que suministre los materiales
especificados en la misma
⇒ Se entrega al proveedor
⇒ El que emite un formulario, siempre se queda con la copia, el original queda para
quien lo emite y tiene que generar las copias necesarias para las personas/áreas que
lo requieran.
⇒ La gente de compra tiene que mandar una copia de la orden de compra a
recepción, para que la persona sepa qué mercadería tiene que llegar. Esas órdenes
para tener eficiencia las van a ordenar por orden de recepción de la mercadería (con
la fecha de recepción de mercadería).
5) Recepción
⇒ Es donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el remito original
y la copia del proveedor
⇒ La copia se devuelve conformada.
⇒ En la recepción se decide aceptar o rechazar los efectos recibidos, luego de
efectuar los controles de cantidad y calidad, y se emite el Informe de recepción (IR).
⇒ Este formulario permite que el sector de contabilidad tenga la certeza de que la
mercadería ingresó
⇒ Compras, por su parte, con la copia del IR da por cumplida su gestión
⇒ Todos los subsistemas siempre terminan en una registración contable (subsistema,
en el medio de los otros subsistemas)
6) Contabilización
⇒ Contaduría debe realizar la registración en el momento del ingreso de la
mercadería reflejando el aumento de inventario en una cuenta de activo y acreditando
una cuenta de pasivo
Subsistema de Ventas

⇒ SIEMPRE EL ORIGINAL VA PARA EL CLIENTE <= REGLA

⇒ Se encarga de llevar a cabo todas las acciones y cumplir todas las funciones, con el
objetivo de colocar en el mercado los bienes/servicios que produce la organización
Alcance
Modalidades
● Segun las caracteristicas del cliente
➔ Locales o exportaciones
➔ Mayoristas o minoristas
● Según la recepción del pedido
➔ Ventas por corredores (personas que visitan a los clientes que les hacen
los pedidos. Ej. en un kiosco que toman el pedido y dsp se las entregan)
➔ Ventas de salón (que se hacen en un local, en una sede). En este caso el
comprador se dirige directamente al vendedor para solicitar precios y
condiciones
➔ Ventas telefónicas, por correo, e-commerce
● Según condiciones de pago convenidos
➔ Contado (en efectivo, cheque o tarjeta de crédito o compra)
➔ Crédito:
- Cuenta corriente
- Cuotas con garantía o sin
- Pagarés
- Tarjeta de crédito o compra
- Débito automático en cuenta bancaria
● Otras modalidades
➔ Entrega directa o por intermediarios
➔ Cotización o catálogos
⇒ Nosotros vemos ventas en cuenta corrientes a crédito a clientes de los productos
que fabricamos / servicios que prestamos, son los procesos más habituales y más
complejos de ventas.
Normas específicas de control interno
1) Separación de funciones
 ⇒ La venta debe separarse del otorgamiento de crédito para que no se
otorguen créditos a clientes que piedad ser insolventes (existe la posibilidad de
que no pueda cumplir con sus obligaciones financieras o de pago) o que
resulten morosos
⇒ Además, los vendedores por el alcance de la responsabilidad que tienen,
están desde que reciben el pedido hasta q la mercadería fue entregada. A ellos
se los evalúa por las cantidades de ventas, entonces mientras más venda el área,
mejor gestión va a tener ese jefe. Pero, además para que se esfuercen más los
vendedores, en gral se les otorga comisiones por ventas o premios, entonces
como su alcance es hasta que se entregue la mercadería, el cobro de la misma
no le interesa, a él le dan la comisión por la venta hecha.
⇒ Ventas tiene que estar separada de facturación para poder controlar los
precios que ventas coloca en la nota de pedido y aplicar los precios oficiales al
confeccionar la factura
⇒ Para que no puedan facturar un monto que no es verdadero
⇒ Luego el área de créditos y cobranzas va a tener que cobrar lo que dice en
función de la factura
2) Aprobación de la venta
⇒ La aprobación va a estar a cargo de un funcionario responsable del área de
créditos y cobranzas que conocerá:
1. El saldo de la deuda del cliente
2. Las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas
3. El importe de la nota de pedido nueva
3) Bonificaciones
⇒ Bonificación: Una bonificación es un descuento o beneficio adicional que se otorga
a un cliente o comprador como incentivo o recompensa por su lealtad, volumen de
compras, acciones específicas u otras circunstancias favorables.
⇒ La bonificación debe quedar registrada en la venta. Y sean autorizadas por una
autoridad, un vendedor no puede dar bonificaciones gratis.
⇒ Se puede autorizar a un vendedor a aplicar directamente un porcentaje de
bonificación, según montos preestablecidos, y si lo excede tendrá que recurrir a la
autorización del jefe de ventas
4) Movimiento de bienes
⇒ La circulación de las mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobante
firmado por el responsable del sector que recibe
⇒ Es decir, cuando Despacho recibe mercaderías de Almacenes, tiene que firmar el
remito correspondiente para que le quede como constancia a Almacenes
⇒ De la misma manera, el repartidor le firmará a Despacho, y el cliente conformará el
remito al repartidor
⇒ En el remito consta el detalle de cantidad y calidad de la mercadería entregada
5) Documentación
⇒ La documentación interviniente en un proceso de ventas:
● Documento comercial interno de la empresa, nota de pedido. Dispara el área de
ventas (es el espejo de la orden de compras) tiene toda la info. con respecto a la
venta que se está llevando a cabo. Es el que debe ser aprobado por el área de
créditos.
● Factura, lo emite la empresa en función a la info que fué establecida en el
remito y que por normativa de la AFIP tienen que estar archivada por lo menos
por 5 años
● Remito, lo emite la empresa para poder transportar la mercadería por la vía
pública
⇒ Deben estar prenumeradas, se archivan por orden numérico, y en caso que se
anulen, se conservarán todos los ejemplares del documento juntos.
6) Control de la facturación
⇒ Es conveniente que un sector ajeno a Almacenes y a Facturacion efectúe un control
cruzado, correlacionando remitos y facturas y, realice comprobaciones selectivas
sobre cálculos y precios
⇒ Contaduría sería el sector más apropiado
⇒ El control cruzado entre el remito y la factura se hace para verificar, cantidad y
descripción de productos, no montos. Para verificar que por cada remito se haya
hecho la correspondiente factura
Descripción del subsistema

1) Recepción del pedido

⇒ Un cliente va a hacer un pedido al área de ventas
⇒ El área de ventas recibe el pedido y hace una NOTA DE PEDIDO (NP)
⇒ La nota de pedido (NP): es el comprobante que emite el vendedor al recibir los
pedidos verbales de calidad, cantidad y precio de mercaderías solicitados por el
cliente, con sus correspondientes condiciones de pago
⇒ Es equivalente a orden de compra en el proceso de compra, dispara el proceso de
venta
2) Aprobación del crédito
⇒ Se da cuando el depto de Créditos y Cobranzas recibe la NP.
⇒ Simultáneamente el área de ventas tiene que hacer una consulta de stock al área de
almacenes
⇒ Si es un cliente que vino por primera vez va a tener que determinar el otorgamiento
o no del crédito
⇒ Si es un cliente que ya tiene cuenta corriente con nosotros, y nos hace una nota de
crédito, tiene que comparar el límite de crédito con:
1. Los saldos impagos a la fecha
2. + los pedidos pendientes de facturación
3. - Cobranzas recibidas pendientes de registración
⇒ El control que tiene que hacer la gente de créditos es:
Fijarse cuál es el límite de crédito del cliente
Fijarse cual es el saldo de la cuenta corriente y en tal caso que sea deudor, descontarlo
Y verificar las notas de pedidos (NP) aprobadas no facturadas
3) Preparación del pedido
⇒ Se manda la NP a almacenes. Van a ser los encargados de preparar la mercadería y
de hacer el REMITO.
⇒ El remito (R): es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo
vendido en el domicilio indicado por el comprador. Se lo usa para detallar y
acompañar las mercaderías y para comprobar su entrega (pq tiene que se firmado por
quien lo recibe)
⇒ A partir del remito es cuando se efectúa la baja en las fichas de stock
4) Despacho
⇒ Se da cuando el dpto de Expedición recibe las mercaderías pendientes de entrega
junto con el remito correspondiente y procede a efectuar las entregas de las
mercaderías a los clientes
⇒ Tiene que decidir el recorrido y el medio de transporte
⇒ Se usa el formulario HOJA DE RUTA (HR)
⇒ Se entrega la mercadería al cliente y con 2 remitos (original y duplicado), son
obligatorios para el transporte de la mercadería en la vía pública. El cliente se queda
con el original y el camionero con el duplicado.
5) Facturación
⇒ El sector facturación o contaduría a partir de la copia del remito, procede a
confeccionar las facturas
⇒ La FACTURA (FC): es el comprobante de la venta, que emite la parte vendedora
cuando entrega las mercaderías o luego de su envío con el correspondiente remito.
Sirve como detalle de lo vendido.
⇒ Sirve para registrar contablemente la venta, y en caso de ser a crédito, para
actualizar la ficha de cuenta corriente del cliente
6) Registración Contable
⇒ A cargo de contaduría
Sistema Financiero

⇒ Tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos
de fondo (ingresos y egresos) que se producen por el desarrollo de las actividades de
la organización
⇒ Estos flujos se originan en la cobranza de los montos generados por la venta de
bienes y servicios, y los egresos por el pago de las obligaciones contraídas por la
organización
⇒ La administración financiera busca mantener el equilibrio para lograr un grado
óptimo de:
- Liquidez: El tener la plata disponible en ese momento. Voy a necesitar de la
liquidez para afrontar mi compromiso financiero
- Solvencia: Capacidad para poder afrontar una obligación. Va a tener que ver
más con esto el presupuesto económico.
⇒ Resultados positivos: superávit
⇒ Resultados negativos: déficit
⇒ El gerente financiero cuando ve que va a tener un déficit (más egresos que
ingresos), va a tomar alguna medida para generar ingresos. Busca financiamiento para
poder cumplir la obligación. Ej. usar el descubierto de la cta cte. Hacer arreglos con
los clientes, por ej. pedirle a un cliente que me pague antes una factura.
⇒ El gerente financiero va a tener que estar atento a asegurar la liquidez para
cancelar las obligaciones y si no la tiene ver la forma de poder cumplir con la
obligación.

Subsistema de Pagos

⇒ Se encarga de la cancelación de obligaciones de la empresa

⇒ Originadas en compras a un proveedor, sueldos y jornales, impuestos, etc.
⇒ “Cuentas a Pagar” reúne documentación de las compras u obligaciones, las controla
y conforma para su pago en término. Registra.
⇒ “Tesorería”, custodia y maneja los recursos financieros. Es el que hace el pago.

Modalidades

1. Pago en la sede del acreedor: el pago se hace en el domicilio del acreedor

2. Pago a un cobrador: se avisa al acreedor cuando esté el cheque y él se ocupa de
buscarlo
3. Pago a repartidores: El mismo repartidor de los productos cobra el pago
4. Pago por correspondencia: se envía por correo un cheque
5. Pago a través de un banco: transferencia bancaria
6. Pago en efectivo por fondo fijo o caja chica: compras menores, se saca del
fondo fijo
7. Pago de sueldos y jornales

Normas de control interno generales para el movimiento de

fondos

1. Separación de funciones: el manejo de fondos separado de la registración de

los fondos
2. Única persona responsable de manejo de fondos y de custodia: el tesorero
3. Separar los fondos para pagos de los de cobranzas: CUALQUIER FONDO QUE
SE GENERE POR cobranzas TIENEN QUE ESTAR EN LAcuenta corriente y
pagos por cheque
4. Rotación del personal: que el personal que maneja fondos (tesorería) rote
periódicamente
5. Contabilización de las operaciones: las operaciones relacionadas con el
movimiento de fondos se tienen que registrar contablemente, para un mejor
control
 6. Arqueos sorpresivos: Es la verificación de los fondos que hay. Implican la
revisión de los valores por personas externas al área en forma sorpresiva. Cada
tanto se hacen. Generalmente una persona de contabilidad o si hay sector de
control interno también puede ser este el que lo haga.
7. Conciliación bancaria: comparación entre lo que para un periodo determinado,
está registrado en mi mayor, en la cta contable del banco con lo que
efectivamente está en extracto bancario, lo que tiene el banco.

Normas de control interno específicas del subsistema de Pagos

8. Uso del cheque: hoy en día también las transferencias bancarias. Es para dejar
de usar efectivo ya que puede haber riesgo y para ejercer mejor control.
♡ Los cheques tienen que estar firmados por 2 personas responsables: para que
haya control recíproco y poder detectar errores antes de que se haga el pago.
Se evita que una sola persona tenga la autoridad de poder hacer uso de los
fondos de la empresa
⇒ Error POSIBLE EN EL CURSOGRAMA (que no tenga las dos firmas)
9. Pago amparado con todos los comprobantes y su anulación: Nunca en una
empresa se puede hacer un pago sin los comprobantes respaldatorios. Tiene
que haber una factura, un remito o una orden de pago, donde esté
fundamentado que la orden de pago se tiene que hacer. Cuando se efectivice el
pago el documento tiene que tener el sello de “Pagado”.
10. Existencia de fondo fijo o caja chica: tienen que tener un monto estipulado
para hacer pagos menores en efectivo. Va a estar a cargo de un responsable y su
reposición se tiene que hacer periódicamente
11. Pago de sueldos y jornales: tienen que estar separadas las funciones de control
de asistencia (jefe a cargo) - la liquidación de los sueldos y jornales (liquidación
de sueldos) - quien hace el pago (Tesorero)

Descripción del subsistema

1. RECEPCIÓN DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR

⇒ “Cuentas a Pagar” recibe Factura del proveedor
⇒ Verifica comparando la Factura con el Remito, Informe de Recepción y la Orden de
Compra

⇒ Controlar que:
★ La mercadería corresponda con lo que pidió la empresa
★ El Remito esté conformado por Recepción
★ Precios facturados sean los mismos que los cotizados
★ La Factura contemple los descuentos y bonificaciones
 ★ Condiciones de pago correspondan a las pactadas
★ Los totales estén bien calculados
⇒ Después del control se registra la factura en la cuenta del proveedor
2. LIQUIDACIÓN DEL PAGO
⇒ “Cuentas a Pagar” cuando vence la factura emite la Orden de Pago (OP), es el
comprobante con el que se comunica a “Tesorería” que prepare el pago
correspondiente de las facturas del proveedor
3. EMISIÓN DEL CHEQUE
⇒ Tesorería con la Orden de Pago autorizada y la doc respaldatoria emite el cheque
correspondiente
⇒ Tiene que indicar en la OP, el número de cheque, fecha en la que es librado y el
importe
⇒ Pone la 1er firma y lo entrega con toda la doc al funcionario responsable que tiene
que poner la 2da firma
⇒ Después vuelve toda la doc y el cheque a “Tesorería”
4. PAGO
⇒ “Tesorería” entrega o remite los valores al proveedor
⇒ El proveedor emite y entrega el Recibo de Pago
⇒ Tesorería archiva el duplicado de la OP y entrega el original con la doc
respaldatoria y el recibo a Contaduría
5. REGISTRACIÓN
⇒ Contaduría debita el pago de la cta del proveedor y acredita la cta del banco

Subsistema de Cobranzas

⇒ Todas las acciones necesarias para la percepción de los derechos adquiridos por la
empresa
⇒ Derechos con origen en ventas y representados por una cuenta o documento a
cobrar
⇒ Sector “Cobranzas” detecta que un crédito se puede cobrar a partir del
vencimiento de la factura
⇒ Tesorería (quien custodia y maneja los recursos financieros), es la que recibe los
valores percibidos y es su responsabilidad la custodia de ellos y su depósito en una
cuenta bancaria

Modalidades

⇒ Son las contrapartidas de las modalidades del subsistema de Pagos

1. Cobranza en caja
2. Cobranza por cobradores
3. Cobranza por repartidores o prestadores del servicio
4. Cobranza por correspondencia
5. Cobranza a través de un banco
6. Descuento de documentos
7. Cobro de exportaciones

Normas de control interno

⇒ Son las mismas que las primeras 7 de pagos y además:

8. Control de los recibos: El recibo es la constancia de la entrega de los valores
percibidos. El talonario de recibos se controla y custodia (tesorero) y siempre que
entreguemos un talonario tiene que decir el nombre de a quien se lo entregamos y el
número de talonario
9. Rendición diaria de la cobranza: Los cobradores tienen que rendir diariamente sus
cobranzas o depositarlas directamente en la cta bancaria de la empresa
10. Apertura de la correspondencia: Los doc que recibimos como prueba de pago (ej.
cheque) tienen que ser abiertos por un funcionario responsable
11. Control sobre los valores recibidos: Hay que controlar el listado de cobranzas con
el dinero que trae el cobrador.
12. Concesión de descuentos por pronto pago: Es cuando el cliente me paga
habitualmente con cheque diferido. La concesión de este tipo de descuentos debe ser
autorizada por un funcionario

Descripción del subsistema

1. ORGANIZACIÓN DE LA COBRANZA
⇒ “Cobranzas” controla vencimientos de las facturas y docs pendientes de cobro
⇒ Con esa info clasifica facturas y docs en situación de cobro por cobrador
⇒ Emite el Listado de Cobranzas (LC): formulario en el cual Cobranzas detalla a los
cobradores las cobranzas que tienen que hacer. Su emisión es diaria.
⇒ Están los:
★ Datos del cliente
★ Nro de las facturas y docs a cobrar
★ Importe
★ Descuentos concedidos
★ Importe neto a cobrar
⇒ El cobrador tiene que completar con:
★ Los valores percibidos
★ Número de recibo emitido
⇒ Generalmente se entrega:
★ Original para cobrador. Va con la factura y docs.
★ Duplicado para “Cobranzas”
2. COBRO
⇒ Cobrador va al lugar de los clientes para hacer el cobro de las facturas y docs
⇒ Si el cliente paga el cobrador emite el Recibo (Rbo). Es el comprobante en el que se
deja constancia de la cobranza hecha
⇒ El cobrador en el Rbo registra lo que el cliente pagó, el descuento que se hizo (si
hubiese) y el valor recibido
⇒ Si es un pago parcial el cobrador tiene que poner que es un “Pago a cuenta”
3. RENDICIÓN DE LA COBRANZA
⇒ Cuando termina la gestión de cobro, el cobrador tiene que poner en el Listado de
Cobranzas, si:
● El cobro se hizo efectivo: los valores y/o docs recibidos y el nro de recibo
emitido
● El cobro fué parcial: los valores y/o docs recibidos, porqué el cobro fué parcial
y el nro de recibo emitido
● El cobro no se hizo efectivo: los motivos porque el cliente no pagó
⇒ Luego, el cobrador entrega en “Tesorería” los valores recibidos, los duplicados de
los recibos y el Listado de Cobranzas
⇒ En “Tesorería” un cajero va a verificar si los valores entregados coinciden con lo
asentado en el Listado de Cobranzas y que el total concuerde con el total de los
recibos.
⇒ Si todo está bien, cajero firma y sella el Listado de Cobranzas y lo devuelve a
cobrador
⇒ “Tesorería” tiene que hacer una planilla de ingresos o de caja en donde están los
ingresos que hubo y se depositan en la cta bancaria
⇒Luego, cobrador entrega el Listado de Cobranzas, las facturas cobradas y no
cobradas y el triplicado de los Rbos a “Cobranzas”
⇒ “Cobranzas” verifica la documentación teniendo en cuenta:
● Que el Listado de Cobranzas esté firmado y sellado por Tesorería
 ● Que los valores entregados a Tesorería, más las facturas y docs no cobrados
coincidan con el total de Listado de Cobranzas
● Que los triplicados de los Rbos tengan numeración correlativa
⇒ Si todo está OK, entrega al cobrador el duplicado del Listado de Cobranzas firmado
⇒ “Cobranzas” procede a:
● Archivar las facturas cobradas junto con el Listado de Cobranzas
● Archivar las Fcs no cobradas para seguir reclamando el pago
● Remitir los triplicados de los Rbos a Contaduría para actualizar la cuenta de los
clientes
4. REGISTRACIÓN Y CONTROL
⇒ Contaduría acredita el importe a la cuenta corriente del cliente

Subsistema de Producción / Conversión

⇒ Se encarga del desarrollo y la implementación de métodos y planes para la

fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la
elaboración de un bien a partir de los insumos

Modalidades

1. Producción continua: produce para inventario grandes volúmenes de artículos

estandarizados. Es un producto de una sola materia prima
2. Producción por montaje: cada parte que forma el producto tiene un proceso
particular. Es el producto ensamblado
3. Produccion intermitente o por órdenes: cuando el cliente hace un pedido
específico
4. Producción por proyectos: consiste en un conjunto de actividades. Ej. obras de
arte, concierto, edificio, etc

Normas específicas de control interno

 1. Existencia de inventario permanente o registros contables: Es hacer un
recuento o un control de las existencias de bienes. Se hace un registro
permanente. Esto permite tener actualizado el valor y volumen de las
existencias.
2. Realización de recuentos físicos periódicos: Es que se hagan recuentos
periódicos de las existencias. Es eficaz que sean sorpresivos y hechos por
personas ajenas a quienes registran los movimientos de stock o hagan la
custodia física.
3. Ajustes de inventario: los ajustes por diferencia de inventario tienen que estar
justificados, analizados y autorizados por un funcionario responsable ajeno a la
custodia de los bienes. NUNCA el área de almacenes puede hacer ajuste de
inventario por sí mismo.
4. Custodia de existencias: la responsabilidad por el control y la custodia de los
bienes en existencia tiene que estar bajo una sola persona.
5. Documentación de todo movimiento de existencias: todo movimiento de los
bienes en Almacenes tiene que tener un comprobante.
6. Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Cuál es el stock mínimo que debería
fijar para pedir nuevos materiales. Capacidad de almacenamiento. El sector de
almacenes no debe seguir usando insumos por debajo del stock mínimo.
7. Contratar seguros eficientes: hay que tener asegurados los bienes por posibles
siniestros

Descripción del subsistema

1. PLANEAMIENTO Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

⇒ Plan de producción debe contemplar:
● Máximo que se puede obtener en ese periodo sin usar más que la cantidad
disponible de recursos
● Lista de productos a fabricar para tener la máxima contribución
● Cantidad de los productos que se tienen que fábricas durante ese periodo
⇒ A partir de esa info “Planeamiento y Control de la Producción” emite la Orden de
Producción (OP)
⇒ Indica la discriminacion de la materia prima que se usará según figura en el
presupuesto y en los distintos procesos por los que debe circular
⇒ Suele emitirse por triplicado
2. FABRICACIÓN
⇒ Los distintos sectores productivos analizan las necesidades de materias primas y
solicitan materiales necesarios mediante el Pedido de Materiales (PM)
⇒ Suele emitirse por cuadruplicado
3. SEGUIMIENTO
⇒ Es el control cuantitativo de la producción
⇒ Se emite el Parte diario de producción, constan las características y las cantidades
de los productos terminados
⇒ Suele emitirse por cuadruplicado
4. CONTROL DE CALIDAD
⇒ Es el control cualitativo de la producción
⇒ En algunas organizaciones se emite el Parte de control de calidad
5. ENTREGA DE PRODUCTOS TERMINADOS A ALMACENES
⇒ La mercadería va a Almacenes con el duplicado del Parte de producción donde se
actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva
⇒ El triplicado conformado por Almacenes va a Contaduría para que valorice la
producción y lo registre contablemente.
Sistemas de Información
⇒ Detrás de cada uno de los sistemas siempre hay informes.
⇒ Cuando diseñamos estos procesos, tenemos que generar los sistemas de
información que les sirve a las personas.
⇒ Se encargan de registrar det datos necesarios para obtener la info para controlar.
Esos datos tendríamos que combinar para procesar los informes.
Es un conjunto de elementos interrelacionados que:
● Recoge datos, los procesa y convierte en información
● Que almacena y luego distribuye a sus usuarios
● Incluye también un ciclo de retroalimentación que es un mecanismo de control

Sistema de Planeamiento y Control de Gestión

Son los que relacionan a la primera etapa del proceso administrativo y la última. El
planeamiento y el control.
El planeamiento, se define los objetivos y los planes para llevarlos a cabo. Luego los
planes se ejecutan y la función de control monitorea y compara los estándares y lo
que realmente se ejecutó. Se detectan los desvíos, se verifica el por qué del desvío y
en ese caso si es necesario se toman acciones correctivas.
Planeamientos:
● Estratégico: abarca toda la empresa. A largo plazo
● Táctico (presupuesto): en gral se hace para un año determinado. El presupuesto
es la herramienta que se usa para hacer el plan. Las empresas llevan a cabo
antes de iniciar el año un PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA. Es
el proceso para llevar a cabo la elaboración del presupuesto correspondiente al
periodo siguiente. Deben ser autorizados por las máximas autoridades. Suele
ser un proceso que dura entre ¾ meses.
● Operativo: Intrínseco de cada área
Tenemos 2 tipos de presupuestos:
1) Económico (principio de lo devengado, en el momento que se hace la venta)
2) Financiero (principio de lo percibido, cuando cobro la venta)
⇒ Los presupuestos parten del área de ventas, para ver cuánto planean vender en los
siguientes meses. Luego vamos al área de producción para ver si se pueden producir
las ventas planeadas. Luego se va al área de compras, ya que producción necesita
insumos, por lo tanto compras se tiene que comprometer tener en el depósito de
materias primas las cantidades necesarias de insumo para que producción pueda
producir.

ERRORES QUE VIMOS

- Proceso de ventas el Remito original va al cliente
- En un proceso de compras, recepción tiene que recibir la OC y Cuentas a Pagar
también
- Si entregué mercadería y me quedo sin ningun comprobante de si entregué la
mercadería
- Proceso de ventas, Facturación no puede emitir la factura solo con un Remito
(el remito tiene la cantidad de la mercadería), porque necesita el valor de la
mercadería. La factura la emitis con la NP o en el caso de compra, con la OC.
- En Ventas, administración (si la hubiese) debería controlar la NP
- Contabilidad tiene que quedarse con la factura y el remito
- En general la factura se manda a Cuentas a Pagar
- Compras, solo puede archivar su legajo de compras definitivamente cuando
recibe la mercadería y se entera mediante el Informe de Recepción
- La liquidación de las compras tiene que estar separada de las compras.
- Almacenes no puede emitir una Orden de Pago. Eso es competencia de Cuentas
a Pagar.
- La liquidación del pago (Cuentas A Pagar) también separada siempre de
Tesorería (Hace el pago).
⇒ La "liquidación" de pagos se refiere al proceso de calcular y determinar los montos
a pagar.
- En compras tiene que haber un control en compras, en donde se verifique la
perfección de la Solicitud de Compra. Es decir si la SC cumple con todos los
requisitos y fué emitida por una persona autorizada.
- Si compras empieza la compra sin un proceso competitivo, está mal.
- Y la compra tiene que ser autorizada por un responsable.
- Es ineficiente envíar una Orden de Compra duplicado al sector solicitante. No
necesita nada que tenga que ver con Compras, excepto la mercadería
- Compras NO tiene que archivar definitivamente NADA, hasta que sepa que se
entregó la mercadería mediante el Informe de Recepción.
 - Si un proveedor me envía 2 facturas, es ineficiente pq no necesito dos facturas,
con solo la original me basta.
- La nota de pedido NO es obligación que se entregue una copia al cliente.
- En COMPRAS, el Remito Original no lo tengo que devolver. Se lo tiene que
quedar LA EMPRESA. La empresa debe conformar el Remito, además si no lo
tengo, no puedo pagar la factura.
- Si archiva una factura duplicado, es innecesario.
- LAS FACTURAS van a CUENTAS A PAGAR. No puede ir a comprar una factura
por separación de funciones
- La mercadería tiene que ir acompañada de un Informe de Recepción. Y
RECEPCIÓN se tiene que quedar con una copia

FALLAS Y ERRORES DEL TP - Proceso de ventas

- Contabilidad se tiene que quedar al final de todo con Factura y Remito (el
conformado).
- Expedición tiene que hacer control que la NP de esté autorizada. O tiene que
controlar que haya stock, si no lo hace almacenes lo hace expedición.
- Administración controla que lo que se está vendiendo esté correcto. Precios,
cantidades, etc. El cumplimiento de la NP
- Falta Almacenes
- Remito, el original siempre para el cliente, el duplicado para la organización
emisora
- El área que registra no puede encargarse de la cuenta corriente de los clientes.
Contaduría no hace la actualización de la cta cte ni la cobranza de cliente. ⇒
EUGENIA
- Facturación debería haberse quedado con la factura triplicado (con la última
copia de la factura) y entregado el remito a contaduría y la factura. ⇒ EUGE
- Generalmente cuando expedición entrega la mercadería se queda con algún
comprobante
- Ventas se tiene que quedar con una nota de pedido para controlar sus ventas ⇒
EUGE