Subsistemas: concepto general.

Un subsistema es un conjunto de elementos y relaciones que, estructuradas, se especializan en

desarrollar funciones determinadas dentro de un sistema mayor. Cada subsistema tiene una
función específica y contribuye a las operaciones generales de la organización. Son
interdependientes y se conectan entre sí para lograr los objetivos generales de la empresa. El
correcto funcionamiento y coordinación de estos subsistemas es esencial para el éxito y la
eficiencia de la organización en su conjunto.

Subsistema Ventas.
Comprende operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores o consumidores
finales para colocar sus productos y servicios.

Alcance.
Abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido, hasta la entrega del bien o la
prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa, pasando previamente por el
control de pedidos y del crédito, así como la facturación.

Modalidades.
Se pueden asumir en distintas formas y se reflejarán en el diseño del subsistema. Pueden ser
distinguidas según las características del clientes, recepción del pedido, condiciones de pago
convenidas y otras modalidades.

Características del cliente.

Diferenciamos entre ventas locales y exportaciones. Las exportaciones tienen características

propias por estar sujetas a reglamentaciones específicas, derechos de exportación, aduana, etc.

También podemos tener ventas minoristas y mayoristas. En ambos casos, habrá diferencias en
cuanto a las cantidades mínimas que se compraran y condiciones de venta.

Recepción del pedido:

Tenemos:

 Ventas en salón: cuando el vendedor atiende a los clientes en su local de venta. Puede
aplicarse a minoristas y mayoristas.
 Ventas por corredores: vendedores de la empresa visitan directamente al cliente.
 Ventas por teléfono o correo: el comprador se dirige directamente al vendedor para
solicitarle precios y condiciones. Es usual entre empresas. Actualmente se utiliza algo más
moderno como redes sociales.

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Condiciones de pago convenidas.

Tenemos ventas al contado (efectivo, tarjeta de crédito) y ventas a crédito. En este último caso, el
crédito puede ser en cuenta corriente, cuotas con o sin garantía, pagarés, etc.

Otras modalidades.

Pueden existir otras. Si hay entrega directa del producto o con intermediarios. Si existe pedido de
cotización o no. Es importante advertir la variedad de modalidades y tener en cuenta que no son
excluyentes entre sí.

Normas específicas de control interno.

Separación de funciones.

 La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y cuenta de clientes.
 La venta debe separarse de la concesión del crédito, para no otorgar créditos a clientes que
puedan resultar morosos.
 Ventas tiene que estar separada de facturación, para poder controlar los precios que ventas
coloca en la nota de pedido y aplicar los precios oficiales al confeccionar la factura.

Aprobación de la venta.

 Deben fijarse políticas por escrito referentes a condiciones de venta, determinación de

precios, etc.
 La aprobación tiene que estar a cargo de un funcionario responsable de créditos que conoce
la deuda del cliente, las notas de pedido aprobados pero no registradas y el importe de la nota
de pedido.

Bonificaciones.

 Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga el nivel jerárquico necesario.
 Se puede autorizar al vendedor si la venta no es muy grande. Si lo es, tiene que pedir
autorización al jefe de ventas.

Movimientos de bienes.

 La circulación de mercaderías debe estar respaldada por comprobante firmado por el

responsable del sector que recibe.
 En el remito constará el detalle de cantidad y calidad de las mercaderías entregadas.
 Se aconseja tener cobertura por riesgo de traslado de mercadería fuera de la empresa.

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Documentación.

 Las notas de pedido y facturas estarán prenumeradas, se archivarán por orden numérico, y en
caso de que se anulen se conservan todos los ejemplares del documento juntos. Se designa a
un responsable para controlar la documentación.

Control de la facturación.

 Un sector ajeno a almacenes y a facturación debe efectuar un control cruzado,

correlacionando remitos y facturas. Contaduría sería el sector más apropiado.

Información gerencial.
Incluye toda la información que pasa por el subsistema de ventas que sirve de base para la
preparación de informes para los gerentes. Por ejemplo:

- Monto de ventas reales vs presupuestado

- Cinco principales clientes por monto facturado
- Totales de venta del mes por tipo de producto
- Notas de pedido pendientes de entrega
- Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor

Módulos.
Recepción del pedido.

Tiene lugar cuando se solicita un producto o servicio. Es captado por el vendedor mediante una
nota de pedido y luego se valoriza en administración de ventas.

Nota de pedido es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir el pedido de

mercaderías o servicios. Se emite por cuadruplicado. El original se entrega al cliente, y el
duplicado y triplicado queda en la empresa. El vendedor puede archivar el cuadruplicado para su
control.

Aprobación del crédito.

El departamento Créditos recibe la nota de pedido, y determina si le otorga o no el crédito al

cliente. Previamente, se debe establecer el limite de créditos a otorgar y fijar los parámetros para
concederlos. Este límite se tiene que revisar periódicamente. Para determinar el crédito
disponible, se compara el limite de crédito asignado contra los saldos impagos a la fecha + pedidos
pendientes de facturación – cobranzas recibidas pendientes de registración.

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Preparación del pedido.

Almacenes recibe la nota de pedido para controlar si hay existencia para preparar las mercaderías
y los remitos que enviarán a Expedición. Si no hay, se solicita a producción la reposición. Si son
mercaderías de reventa se efectúa el pedido a compras.

Remito es el comprobante que emite la parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio
del comprador. Es usado para detallar las mercaderías y comprobar su entrega (firma de
conformidad por quien recibe el envío).

El remito le permite a la parte vendedora controlar las salidas de mercaderías. A transporte le

permite organizar y controlar las entregas. El comprador puede controlar lo recibido con la nota
de pedido y con la factura que recibe.

El remito se suele emitir con varias copias: original y duplicado a la persona encargada del
transporte, que debe entregar las mercaderías y el originar del remito, hacer firmar el duplicado y
quedárselo para devolverlo en el departamento de Expedición.

Despacho.

Es cuando expedición recibe las mercaderías junto con el remito y hace las entregas a los clientes.
Debe decidir recorrido y medio de transporte, usando un formulario llamado hoja de ruta.

Facturación.

Es cuando facturación o Contaduría a partir de la copia del remito, confecciona las facturas. La
factura es el comprobante que emite la parte vendedora cuando entre las mercaderías o luego de
su envío. Sirve como detalle de lo vendido o para comunicar deuda. Sirve de base para registrar
contablemente la venta.

Registración.

Está a cargo de contaduría. Comprende dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al
subdiario de ventas y actualización de cuenta corriente del cliente; y otro mensual que consiste en
el asiento resumen de ventas con el esquema: Deudores por venta – a Ventas – a IVA Débito
Fiscal.

Subsistema Producción.
Se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para la fabricación de productos,
y los trabajos necesarios para concretar la elaboración de un bien a partir de insumos.

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Alcance.
Abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto terminado y su entrega a Almacenes
y su contabilización.

Modalidades.
Producción continua.

El producto terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original

y homogéneo. No está formado por un conjunto de partes, es el resultado de un solo material. Este
proceso tiende a ser automatizado y el personal que trabaja es poco calificado.

La distribución de los sectores y equipos se hace en forma secuencial en función del proceso
productivo. La industria continua produce para inventario de grandes volúmenes altamente
estandarizados. Ejemplo: industria cervecera y fábricas de papel.

Producción por montaje.

El producto terminado está formado por una cantidad de partes que se ensamblan. Cada parte
tiene un proceso productivo particular que puede afectar distintos departamentos. Ejemplo:
industria de electrodomésticos y automóviles.

Producción intermitente o por órdenes.

La producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Es llevada a cabo
en talleres y se caracteriza por actividades de corta duración, bajo volumen y producto a medida.
Equipos diseñados para fines generales y mano de obra altamente calificada. Ejemplo: fabricación
de herramientas y servicios de catering.

Producción por proyectos.

Un proyecto son obras de considerable magnitud, que confecciona una red compleja de tareas
vinculadas entre si a través de múltiples interrelaciones de precedencia y su duración se prolonga
en el tiempo. Un problema de la administración de proyectos es la planificación, secuencia y
control de las tareas del proyecto. Ejemplo: construcción de un edificio y hacer una película.

Normas específicas de control interno.

Existencia de inventario permanente o registros contables apropiados.

 El control de los bienes de cambio se debe realizar mediante el registro permanente de los
mismos. Permite tener actualizado el valor y volumen de existencias permanentemente.

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Realización de recuentos físicos periódicos.

 Se deben hacer recuentos periódicos de las existencias para ajustar los registros contables con
los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.
 Es conveniente que los inventarios físicos sean sorpresivos y realizados por personas ajenas
a quienes registran los movimientos de stock.
 Si la organización lleva inventario permanente, es posible que los recuentos solo comprendan
determinados ítems. Si no se llevan inventarios permanentes, hay que hacer un inventario
físico total a fin de año.

Ajustes de inventario.

 Se realizan si en los dos controles anteriores hay diferencia. Los ajustes lo realizan una
persona autorizada y deben estar justificados.

Custodia de existencias.

 Debe haber una persona que sea la responsable del cuidado de las mercaderías. El lugar debe
ser acorde a la mercadería. Por ejemplo, si guardamos madera, el lugar no puede tener
humedad.

Documentación de todo movimiento.

 La entrada y salida de materiales debe estar registrada.

 La entrada debe estar acompañada de un informe de ingreso de mercadería (cantidad, calidad,
tipo de mercadería recibida).
 La salida debe estar avalada por un documento, por ejemplo, con una solicitud de traslado de
materiales.

Fijación de stocks mínimos y lote óptimo.

 Se recomienda fijar un stock mínimo o un punto óptimo de reposición. También, un lote

óptimo que se debe producir.

Contratación de seguros eficientes.

 Se recomienda tener una cobertura contra posibles siniestros, como seguro de mercadería en
tránsito.

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Información gerencial.
Hace referencia a toda la información que pasa por el subsistema de producción y que sirve de
base para la preparación de informes gerenciales. Ejemplos:

- Producción en unidades por producto

- Informe de calidad
- Horas trabajadas por centro de costos
- Horas de mantenimiento reales vs programadas
- Costos reales vs costos estándares.

Módulos.
Planeamiento y programación de la producción.

El planeamiento se hace con el objetivo de optimizar la mezcla producto – mercado. La

programación se centra en la asignación de recursos y sincronización de operaciones. Se usa el
plan de producción, que debe contemplar:

o El máximo que pueda obtenerse en ese período sin utilizar más que la cantidad disponible
de recursos.
o La lista de productos que se han de fabricar para obtener la máxima contribución.
o La cantidad de cada uno de los productos que se han de fabricar durante ese período.

El departamento de planeamiento y control de la producción emite la orden de producción, que

indica la materia prima a usar y los procesos por los que debe circular. Suele emitirse por
triplicado y distribuirse así: Original a fabricación, duplicado a planeamiento y control de
producción y triplicado para costos.

Fabricación.

Depende del tipo de producto, proceso e industria. Luego de analizar la materia prima, se solicitan
los materiales necesarios a través del pedido de materiales. Suele emitirse por cuadriplicado.
Se distribuye así: Original para costos, duplicado a almacenes, triplicado a contabilidad almacenes
y cuadruplicado para el sector que hace el pedido.

Seguimiento.

Comprende el control del avance de las actividades productivas. Se emite el parte diario de
producción, donde se detallan las características y cantidades de los productos terminados. Se
emite por cuadruplicado. Distribución: original para costos, duplicado para almacenes, triplicado
para contabilidad y cuadruplicado para fábrica.

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Control de calidad.

Se comprueba que la producción cumpla con las especificaciones de calidad del diseño. En
algunas organizaciones se emite el parte de control de calidad, aunque puede obviarse cuando el
parte diario de producción tiene un espacio para registrar el control de calidad.

Entrega de productos terminados a almacenes.

La mercadería se remite a almacenes junto con el duplicado de parte de producción donde se

actualiza el stock y se lo archiva de forma definitiva. El triplicado va a contaduría para que
valorice la producción y lo registre contablemente.

Subsistema Compras.
Es el subsistema que se encarga de la adquisición de bienes o servicios que necesita la empresa

Alcance.
Inicia cuando se detecta la necesidad de adquisición de un bien o servicio. En el caso de los bienes,
es el sector almacenes quien detecta la falta, mientras que el sector de ingeniería establece las
especificaciones técnicas. Si son servicios, el pedido puede surgir de diferentes sectores de la
empresa. Compras debe procurar la mejor cotización del proveedor. El sistema finaliza con la
recepción de la mercadería y su registro contable.

Modalidades.
Compras menores.

Compras por importes chicos. Compras esporádicas. No requieren de la autorización de un alto

mando. Generalmente las hace el mismo empleado de compra y las paga con caja chica o fondo
fijo.

Compras de bienes de uso.

Son compras por importes muy altos, como maquinarias, inmuebles, motores, etc. La solicitud de
compra debe tener la firma de una persona autorizada.

Compras normales.

Compras de bienes de consumo repetitivo y necesarias para el desarrollo de la producción,

comercialización o administración. Son bienes sobre los que se conoce el punto de pedido y los
stocks mínimos y máximos.

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Importaciones.

Compras realizadas a un proveedor extranjero. Es necesario considerar seguros de cambio,

transporte, derechos de importación, etc. El proveedor normalmente exige la apertura de un
crédito documentario irrevocable, lo que requiere la intermediación de una institución bancaria.

Normas específicas de control interno.

Separación de funciones.

 El sector compras debe estar separado de los que reciben la mercadería y los que realizan la
registración contable. Compras, debe estar separado de Almacenes, Recepción, Cuentas a
Pagar y Contabilidad.
 En empresas pequeñas, las funciones de recepción y almacenamiento generalmente las hace
Compras.
 En empresas grandes, se separan en funciones especializadas que implica la provisión de
ciertos productos para la producción, su inspección, almacenamiento y manipulación.

Iniciación del trámite de compra.

 Se va a dar cuando Almacenes le envía a Compras la solicitud de compra.

 Allí, se debe dar especificaciones claras, concisas y completas del material solicitado.
Además, dichas especificaciones deben ser flexibles y susceptibles de verificación. Pueden
mencionar catálogos, características físicas, planos, etc.
 Si hay falta de un bien el mercado, hay que hacer modificaciones a las especificaciones,
autorizadas por el usuario de ese bien.

Obtención de un número determinado de cotización.

Enviamos la solicitud de compra a los proveedores y pedimos la cotización. Lo habitual es

solicitar tres cotizaciones diferentes (podrían ser más) por escrito para su posterior comparación
y elección.

Autorización de la compra.

Tenemos las tres solicitudes y elegimos al proveedor al que vamos a comprarle. Esa solicitud
elegida, se firma. La elección de un proveedor sobre otro tiene varios motivos, no solamente el
precio (calidad, tiempo de entrega, opciones de pago, etc.).

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Punto de pedido y lote de compra.

 La cantidad de productos solicitados deben ser acordes con las necesidades de consumo. Para
ello, si fijan puntos de pedidos, cantidad mínima de stock a partir de la cual se solicita la
compra.
 Determinados los niveles de inventario, hay que establecer un lote óptimo de compra.
Factores como la incertidumbre de la demanda o la falta de espacio para el almacenamiento,
puede hacer que no se tenga en cuenta el lote más económico. Es conveniente calcularlo para
las materias primas más importantes.

Control de la mercadería recibida.

Controlar la cantidad y calidad de los productos recibidos. Si requiere conocimientos técnicos,

esa función se separa de almacenes que solo controla la cantidad.

Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito.

Contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos.

Prenumeración de formularios.

Los formularios que trascienden a terceros, deben ser numerados correlativamente y en forma
impresa. Es conveniente la prenumeración de solicitudes de compras, ordenes de compra y control
de calidad.

Información gerencial.
Es toda la información que sirve de base para la preparación de los informes a los gerentes y a los
funcionarios con alto cargo que están en la empresa, que tienen relación con el subsistema. Por
ejemplo:

- Tiempo promedio de la gestión de compra

- Órdenes de compra pendientes vencidas
- Monto de compras real vs presupuestado
- Cuentas a pagar por mercaderías recibidas
- Cinco principales proveedores por monto de compra

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Módulos.
Detección de la necesidad de compra.

El responsable de almacenes determina que cierta materia prima llego al punto de pedido mínimo
y confecciona la solicitud de compra, formulario que detalla en que consiste el pedido de compra.
Se emite por duplicado. Original a Compras y el duplicado se mantiene en almacenes para
realizar el seguimiento de la gestión y efectuar reclamos si hay demoras.

Selección de proveedores y pedido de cotización.

Compras, luego de recibir la solicitud de compra, verifica las firmas y consulta el registro de
proveedores para solicitarles cotización. Es recomendable tener en cuenta el comportamiento
anterior del proveedor. Se elabora el pedido de cotización, que es una solicitud por escrito y
simultaneas de cotización de precios a varios proveedores. Si son compras de escasa significación,
situaciones de extrema urgencia o cuando se compra a compañías afiliadas, no es necesario el
pedido de cotización.

Adjudicación.

Se selecciona la oferta teniendo en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega, etc. También se
debe considerar la responsabilidad y calidad de producción del proveedor. Es recomendable
elaborar una planilla de análisis de cotizaciones, que permite tener un resumen de las cotizaciones
de los proveedores. En la planilla se indica la adjudicación con la firma del funcionario
responsable.

Colocación de la orden de compra.

Se emite la orden de compra, un comprobante que representa la demanda efectuada a un

proveedor para que suministre los materiales especificados. El número de copias es variable, pero
se recomienda un cuadruplicado: original para proveedor, duplicado para compras, triplicado
para recepción y cuadruplicado para cuentas a pagar.

La compra se puede formalizar mediante un contrato, con redacción de clausulas claras, referidas
a precio, cantidad, condiciones de pago, etc.

Recepción.

Llega a recepción la mercadería, acompañada por el original y copia del remito del proveedor.
Aquí, se decide aceptar o rechazar, luego de efectuar los controles de calidad y cantidad. Se emite
el informe de recepción, que constata que la mercadería ingresó. Se confecciona por
cuadruplicado: original a Almacenes, duplicado a Compras, triplicado a Contaduría y
cuadruplicado a Recepción. Compras con la copia del IR, da por cumplida su gestión.

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Contabilización.

Se realiza la registración en el momento del ingreso de la mercadería, indicando un aumento del

inventario y acreditando una cuenta de pasivo. Se obtienen los datos del IR, valorizado según la
OC.

Subsistema Pagos.
Se encargar de la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa, que surgen de una
compra a un proveedor, sueldos de personas, impuestos, etc.

Alcance.
Comienza cuando nace o existe una situación de pago (pago a proveedores, sueldo de empleados).
Finaliza en el momento en que se paga o se realiza la registración de que ya se pagó.

Modalidades.
Pago en la sede del acreedor.

Nos referimos a la situación en la que tenemos una deuda con el proveedor, y enviamos a alguien
de nuestra empresa a realizar el pago. Por ejemplo, se emite un cheque y le decimos a otro
empleado que vaya hasta la empresa del proveedor a llevar el cheque. Debería contar con un
seguro de traslado de valores.

Pago a un cobrador.

El proveedor envía a un cobrador para que cobre la deuda pendiente. Le avisamos al acreedor que
ya tenemos el cheque y entonces envía a un empleado/cobrador a buscar el cheque.

Pago a repartidores.

Se da cuando se efectúa el pago a la misma persona que realiza la entrega de los productos.

Pago por correspondencia.

Es cuando se efectúa el pago por correspondencia. El acreedor lo recibe luego de un tiempo, lo

revisa y emite el comprobante para enviarlo por correo.

Pago por banco.

Es el pago que se hace por transferencia bancaria. Se podía depositar directamente en la cuenta
del acreedor, y nos daban directamente un comprobante de dicho depósito.

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Pago de fondo fijo o caja chica.

Cuando los montos no son muy altos, se autoriza el pago a través de la caja chica. Hay un monto
fijo, se van realizando gastos y guardando los comprobantes. Con esos comprobantes se emite un
cheque por el monto que falta para volver a llegar al monto fijo.

Pago de sueldos y jornales.

Cuando la empresa tiene que pagar los sueldos y jornales, generalmente lo va a realizar a través
de transferencia bancaria. También puede llegar a hacerse en efectivo. En este caso, debe hacerse
firmar al empleado una constancia de que él solicitó el pago en efectivo.

Normas de control interno generales para el movimiento de fondos.

Separación de funciones.

La persona que realiza los pagos tiene que ser diferente de la persona que realiza la registración
de estos. El pago y la autorización de este, tiene que ser realizada por una persona que no
pertenezca a la tesorería.

Separación total de los fondos.

Hace referencia dos cosas: la plata que ingresa a la empresa y la plata que sale de la empresa. La
que sale tiene que ir destinada a la cuenta corriente de la empresa. Los pagos que realizamos
(excepto compras menores), tiene que ser realizados a través de banco. con la emisión de cheques.
Todos los ingresos quedan registrados en la cuenta corriente, y todas las salidas las hacemos a
través de transferencias o cheques.

Concentración de responsabilidades.

Se refiere a que tiene que ser una persona la que esté encargada de la tesorería. Esa persona,
generalmente llamada tesorero, va a ser el responsable del cuidado y manejo de los fondos.

Rotación de personal.

Hace referencia a que el personal, entre otras cosas, necesita su descanso obligatorio. También se
puede dar una situación de enfermedad. Entonces tiene que haber otra persona, que sepa realizar
esas funciones.

Contabilización de las operaciones.

Hace referencia a que todas las operaciones que se realizan en el subsistema, queden registradas
para su posterior análisis y control.

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Arqueos sorpresivos

Es un recuento del dinero físico disponible en caja versus lo que dice los libros o el sistema. Un
arqueo de caja es cuando se cuenta toda la plata en la caja. Debe coincidir con la registrada en el
sistema. Debe ser sorpresivo, no se le avisa al empleado cuando se va a realizar.

Conciliación bancaria.

Consiste en tener o conseguir el extracto bancario de nuestra cuenta. Extracto es un resumen que
detalla todos los movimientos con fecha, concepto e importe que tenemos en nuestra cuenta
corriente bancaria. Partimos de un saldo inicial (que coincide con el saldo final del periodo
anterior), que se va a modificar a partir de ingresos y salidas de dinero. Para poder realizar la
conciliación, vamos a obtener de nuestro sistema, esos ingresos y salidas, y luego verificar que
coincida con el extracto bancario. Se trata de un procedimiento de control.

Normas de control interno específicas del subsistema pagos.

Uso del cheque.

Se aconseja que para la emisión de cheques, estos tengan dos firmas. Dos personas con un nivel
jerárquico suficiente. Esto es para que una persona no disponga de todos los fondos de la empresa
a su voluntad. También puede evitar que se cometan errores en la confección de cheques. Todos
los cheques, incluso los cancelados, deben aparecer en el talonario.

Pago amparado por la totalidad de los comprobantes y anulación de estos.

Hace referencia a que cuando vamos a realizar un pago, la persona que está encargada de realizar
los pagos, debe tener toda la documentación que respalda ese pago. Ejemplo: si estamos pagando
un proveedor, cuando compras eligió ese proveedor, envió un comprobante a tesorería. Esa
persona debe poseer todos los comprobantes correspondientes. Luego el proveedor le colocará un
sello de pagado y el número de cheque con el que se efectuó el pago. Es para evitar que la factura
se vuelva a imputar a otro pago.

Existencia de fondo fijo o caja chica.

La caja chica tendrá un monto estipulado para realizar pagos menores en efectivo. Su reposición
se efectuará periódicamente mediante la emisión de un cheque, previa presentación de los
comprobantes.

Pago de sueldos y jornales.

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Cuando se trate de pago de sueldos, debe existir una separación de tareas de quien controla la
asistencia, de quien hace la liquidez y de quien efectúa el pago. El pago al empleado se hace
previa identificación y contra la entrega del recibo firmado.

Información gerencial.
Incluye toda la información que pasa por el subsistema de pagos que sirve de base para la
preparación de informes para los gerentes. Por ejemplo:

- Resumen de cuentas a pagar clasificas en vencidas y a vencer

- Saldos disponibles en bancos
- Monto pagado vs presupuestado
- Índice de liquidez
- Detalle de los diez principales acreedores

Módulos.
Recepción de la factura del proveedor.

Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor y verifica que coincida con el remito, informe de
recepción y orden de compra. El control debe contemplar:

- Que las mercaderías sean las que pidió la empresa.

- Que el remito se encuentre conformado por recepción.
- Que los precios facturados coincidan con los cotizados.
- Que las condiciones de pago respondan a las pactadas.

Una vez efectuado el control, se hace la registración contable correspondiente.

Liquidación del pago.

Cuentas a pagar cuando ve que se va a vencer una factura de un proveedor, emite la orden de
pago. Es un comprobante donde se comunica a tesorería que prepare el pago correspondiente. Se
emite por triplicado. Original para contaduría, duplicado para tesorería y triplicado para cuentas
a pagar. Es importante establecer prioridades de pagos tenido en cuenta aspectos de índole
financiero.

Emisión del cheque.

Tesorería en función de la orden de pago autorizada, emite el cheque. Además, debe indicar el
número de cheque, nombre del banco, fecha y el importe. Coloca la firma al cheque y luego lo
entrega con toda la documentación al funcionario responsable que controlará y firmara en segunda
instancia el cheque.

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Pago.

Tesorería entrega los valores al proveedor y los comprobantes de retención de impuestos. El

proveedor entrega el recibo correspondiente. Tesorería procede a archivar el duplicado de la orden
de pago y entrega el original junto con la documentación a contaduría.

Registración.

Contaduría debita el pago de la cuenta del proveedor y hace el asiento contable correspondiente
sobre la base de la orden de pago.

Sobre el pago de sueldos y jornales.

o Control de asistencia: El departamento de personal realiza esta tarea. Es necesario que

los distintos sectores emitan información referidas a las ausencias, diaria o
mensualmente.
o Liquidación de haberes: normalmente se cuenta con un software para realizar los
cálculos correspondientes, y permite obtener la planilla de liquidaciones, recibos, libro
de sueldos y jornales, etc.

Subsistema Cobranzas.
Se integran todas las acciones necesarias para la percepción efectiva de los derechos adquiridos
por la empresa.

Alcance.
Inicia cuando se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado y finaliza cuando los
valores percibidos ingresan en la empresa, por los cuales se le entrega al cliente el comprobante
respectivo.

Modalidades.
Cobranza en caja.

El cliente se traslada para hacer el pago. Es común en comercios minoristas, donde se cancela la
deuda en efectivo o tarjeta de crédito. Cuando se reciben cheques o efectivos, es conveniente
contar con seguros para la cobertura de posibles riesgos sobre los fondos.

Cobranza por cobradores.

Un empleado de la empresa efectúa el cobro en el domicilio del cliente. Recibe los valores
(dinero) y le entrega un recibo provisorio o definitivo. Es conveniente contar con cobertura de
dinero en tránsito.

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Cobranza por repartidores o prestadores de servicios.

El mismo repartidor o prestador, puede ser el que efectúa la cobranza en el momento de entregar
las mercaderías. Es una variante de la cobranza por cobradores.

Cobranza por correspondencia.

El cliente envía un cheque por correo para aplicar al saldo de su cuenta. Luego, recibe por correo
el recibo correspondiente.

Cobranza a través de un banco.

Nuestro deudor nos efectúa una transferencia bancaria. También incluye los pagos con cheques.
El banco remitirá a su cliente una copia de la boleta de depósito para que se pueda notificar de la
cobranza.

Descuento de documentos.

Es cuando tenemos un cheque a cobrar y lo llevamos al banco. Por un valor menor, nos pagan el
cheque para tener el dinero anticipadamente. Este mecanismo me permite disponer de un dinero
hoy por un valor menor al crédito o cheque inicial. A medida que estamos más cerca de la fecha
de cobro, menor es la cantidad que nos van a descontar (si yo soy el cobrador)

Cobro de exportaciones.

Es en el caso que le vendamos a un cliente en el extranjero y este nos realiza un pago. Participa
una entidad bancaria donde el comprador efectúa la apertura de un crédito documentario a favor
del vendedor y que será cancelado a través del banco.

Normas de control interno específicas del subsistema cobranzas.

Control de los recibos.

Hay que controlar que la numeración de los recibos este en forma correlativa, que no falte ninguno
por más que hay sido anulado. Es importante controlar los recibos que estamos usando y los
recibos y la documentación que viene prenumerada de la imprenta. Deben estar bajo custodia de
un responsable que podría ser el tesorero.

Rendición diaria de la cobranza.

Al finalizar el día o al finalizar el turno en el que caso de que más de dos personas manejen la
caja, se debe hacer la rendición de las cuentas. Se va a buscar que el dinero que hay en caja o en
banco coincida con la documentación respaldatoria.

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Apertura de la correspondencia.

Cuando nos mandaban un pago por correspondencia, era necesario abrirla todos los días para
verificar si habíamos recibido algún pago o recibo. Debe ser abierta por un funcionario
responsable o su secretaria.

Control sobre los valores recibidos.

Vamos a buscar que los valores sean los correspondientes, que el pago sea por el monto y la fecha
prestablecida. En el caso de un cheque, endosarlo a nombre de la empresa.

Concesión de descuentos por pronto pago.

Estos documentos buscan evitar que ingresen a la empresa valores menores de los que tendrían
que ingresar. Es para llevar un control sobre los descuentos que se otorgan. Cuando el descuento
es pequeño, se puede autorizar al vendedor a otorgarlo. Cuando son montos mayores, debe contar
con la autorización de un funcionario.

Información gerencial.
Reúne toda la información que pasa por este subsistema y que sirve de base para la preparación
de los informes que son de utilidad para los gerentes o altos directivos de la empresa. Ejemplo:

- Totales de descuentos concedidos

- Cuadro de evolución de cobranzas
- Cuadro comparativo entre ventas y cobranzas
- Listado de los principales deudores con sus saldos
- Cobranzas reales vs presupuestadas

Módulos.
Organización de la cobranza.

El departamento cobranzas realizar el control de vencimientos de las facturas pendientes de cobro.

Procede a clasificarlas por cobrador y emite el/los listados correspondientes. El listado de
cobranzas es el formulario donde se detalla a los cobradores las cobranzas que debe gestionar.
Incluye información como: datos del cliente, nro. de factura a cobrar, importe, observaciones, etc.
Se emite por duplicado. Original para el cobrador y duplicado para el departamento de cobranzas.

Cobro.

El cobrador visita a los clientes para el cobro. Si no paga, el cobrador debe dejar constancia de la
circunstancia. Si paga, se emite el recibo y se otorga un descuento si corresponde.

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El recibo es el comprobante mediante el cual se deja constancia de la cobranza. En algunas
organizaciones se emite un recibo provisorio que utiliza el cobrador y luego el departamento de
cobranzas emite el definitivo. En este formulario, el cobrador establece el monto cancelado por
el cliente, el descuento efectuado y los valores recibido. Se suele emitir por cuadruplicado.
Original para cliente, duplicado para tesorería, triplicado para cobranzas y el cuadruplicado queda
adherido en el talonario, que luego se entrega al departamento de cobranzas.

Rendición de la cobranza.

Comprende tres pasos.

1. Finalizado el cobro, el cobrador debe asentar en listado de cobranzas:

- Si el cobro se hizo en efectivo: los valores que efectuó el cliente y el número de recibo
emitido.
- Si el cobro se hizo efectivo en forma parcial: los valores que efectuó el cliente y los
motivos por los cuales el cobro es parcial y el número de recibo emitido.
- Si el cobro no se hizo efectivo: motivos por los que el cliente no abonó.
2. Se entregan los valores a tesorería, junto con el duplicado de los recibos y el listado de
cobranzas. En tesorería un cajero verifica los valores y firma y sella el listado como constancia
de recepción de los valores. Luego se confecciona una planilla de ingresos y se procede a
debitar los mismos en la cuenta bancaria.
3. Con el listado de cobranzas firmado y sellado por tesorería, el cobrador entrega el listado de
cobranzas, facturas cobradas y no cobradas y el triplicado de los recibos al departamento de
cobranzas. Aquí se verifica que el listado este firmado y sellado por tesorería, que los valores
coincidan con el total que aparece en el listado, que los triplicados de los recibos tengan
numeración correlativa, etc. Si está todo bien procede a:
- Archivar facturas cobradas junto con el listado
- Archivar no facturas cobradas junto con el listado
- Remitir triplicados de los recibos a contaduría para actualizar las cuentas de los clientes.
- Remitir comprobantes de retenciones impositivas a contaduría.

Registración y control.

Con el comprobante emitido por cobranzas, contaduría acredita el importe en la cuenta de

documentos a cobrar del cliente. Se realiza el correspondiente asiento contable. Finalmente,
contaduría controla que el saldo de la cuenta de cobranzas sea cero y efectivizará el seguimiento
de los depósitos contra la cuenta valores a depositar.

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