Plan de reestructuración de Auto Company

Yahaira Vázquez Martínez

Departamento de Administración de Empresas, NUC University
HURE-6010: Diseño Organizacional
Dra. Diana Vidot
25 de julio de 2021
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Tarea 3.1
Introducción
La estructura organizacional determina como las actividades y tareas van a ser asignadas,

coordinadas y supervisadas para que contribuyan al logro de los objetivos organizacionales

(Stokes, Moore, Smith, Rowland & Scott, 2016). Por otro lado, la estructura organizacional

también determina quiénes pueden participar en qué procesos de toma de decisiones, cómo se

lleva a cabo la autoridad y control y a quiénes los empleados deben reportar sus actividades

(Stokes, Moore, Smith, Rowland & Scott, 2016). Cuando la estructura organizacional deja de ser

adecuada puede llegar a afectar el desempeño y proporciona un desbalance en los

procedimientos operativos, rutinas y estándares de operación. La restructuración de una empresa

es un curso de acción cuando la estructura organización no responde de a las necesidades de la

empresa y conlleva la modificación de ciertas áreas de una empresa (Soni, 2016).

Este tipo de curso de acción puede ser necesario por distintas razones, entre ellas

mantener la continuidad de la empresa, problemas económicos, colocar a la empresa en una

posición más competitiva o redireccionar a la empresa hacia otros objetivos, mercados o

industrias (Soni, 2016). La restructuración de una empresa también puede ser la estrategia a

implementar cuando la empresa ha llegado a un punto donde su estructura actual se ha tornado

inefectiva para lograr sus objetivos (Soni, 2016). Las reestructuraciones también pueden llevarse

a cabo en áreas específicas como sus departamentos. Por ejemplo, en el departamento de

producción puede llevarse a cabo una restructuración para reducir los costos de producción. El

Sr. Juan del Pueblo fue por la compañía Auto Company como gerente de Recursos Humanos.

Según una evaluación preliminar encontró que la compañía necesitaba una restructuración por

falta de organización y problemas de altos niveles de rotación y productividad. Los tres

departamentos que más necesitaban de los cambios fueron: Producción, Ventas y Mercadeo.
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Problemáticas encontradas

El Departamento de Producción no planifican la producción porque no se consideran las

preferencias del consumidor, no hay buena comunicación con el Departamento de Ventas porque

los informes de producción con las especificaciones de los productos se envían cada seis meses,

mientras el inventario se mantiene un terreno que los expone al deterioro. Actualmente, el

inventario alcanza unos 100,000 vehículos con un valor de $600,000. Por otra parte, el

Departamento de Ventas usa una estrategia de venta para reducir el inventario ofreciendo

descuentos a los concesionarios sobre los vehículos que tienen en el almacén. Los concesionarios

se han aprovechado de esta estrategia y postergan la compra de vehículos hasta fin de mes para

que sus precios sean más bajo, lo que reduce el margen de ganancias de la compañía.

Finalmente, el Departamento de Mercadeo diseña sus estrategias sin consultar a los demás

departamentos. Basado en estos hechos, para este trabajo se estará realizando una restructuración

de la compañía, especialmente de los departamentos de Producción y Venta. En segundo lugar,

se diseñará un plan de trabajo para reducir el inventario almacenado y cómo se deberán manejar

las comunicaciones de la compañía, en especial entre departamentos y hacia el exterior.

Planes de reorganización
El mayor problema que confronta el Departamento de Producción es que no se planifica

la producción, sino que la misma se hace al azar. Las órdenes de producción se colocan para

producirlas según entiende el director del departamento sin tomar en cuenta el comportamiento y

demanda del consumidor. El segundo problema es que la producción se queda almacenada

porque hay mucho inventario para las compras que realizan los concesionarios. Esto en parte por

la falta de comunicación entre los departamentos de producción y ventas. Considerando estas

problemáticas, una restructuración de estos departamentos en la estrategia más adecuada. A

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continuación, se incluyen las pautas a seguir como parte de la restructuración recomendada y al

final de la sección se incluye un nuevo organigrama para la empresa.

1. El primer paso en esta restructuración es crear el puesto vice-presidente de operaciones y

ventas para que se encargue de la supervisión y monitoreo de los departamentos de

operaciones y ventas. Este vice-presidente se encargará de monitorear la implementación

de los planes estratégicos de producción y venta que se detallan a continuación.

2. Se debe crear un puesto de coordinador de comunicaciones que responda al director de

mercadeo. Este empleado va tener delegada la función de crear, organizar y dirigir los

esfuerzos de comunicación internos y externos.

3. Se debe crear un puesto de encargado de inventario que responda al vice-presidente de

administraciones. De esta manera se segrega la función de llevar el inventario del área de

producción o ventas según fuese el caso en esta empresa porque no está claro de los

hechos. Esta persona va a monitorear especialmente el inventario de vehículos

manteniendo un registro detallado de las cantidades existentes y las que vayan saliendo

del inventario.

4. Se debe crear un puesto de director de mercadeo y ventas que se reporte al vice-

presidente de operaciones y ventas. Este director va a encargarse del estudio continuo del

mercado para diseñar estrategias que le permitan a la empresa mantener un nivel de

ventas adecuado. A este director se le podría delegar la función de negociar con los

concesionarios por sus conocimientos especializados en estrategias de mercadeo.

5. El puesto de director de ventas va a unirse en un nuevo departamento de mercadeo y

ventas, por lo que el director de ventas actual va a sufrir una degradación a supervisor de

ventas.
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6.
Director
Ejecutivo

Vice-presidente de
Vice-presidente
Operaciones y
de Administración
Ventas

Coordinador de Director de Director de

Inventario Mercadeo Producción

Coordinador de Supervisor de
Comunicaiones ventas

Plan de trabajo para la producción

1. Hay que establecer un equipo de trabajo para que junto a la gerencia se desarrolle un plan

estratégico para la producción. En este plan hay que tomar en consideración el

comportamiento del consumidor para determinar cuál es la demanda de vehículos en la

actualidad. Este plan de producción debe contener las cantidades por modelo, color y

otras características basado en el estudio de la demanda de vehículos.

2. Igualmente, hay que hacer un estudio del inventario para determinar cuál está en

condición para la venta, cuál está obsoleto y cuál debe ser sujeto a disposición. Del

resultado de esta evaluación hay que implementar un plan de venta comenzando por los

más antiguos. Esto se puede hacer mediante una venta de liquidación a través de los

concesionarios.
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3. El director del Departamento de Producción debe supervisar que el plan de producción se

esté cumpliendo mediante la evaluación de las actividades de acuerdo a unas métricas de

evaluación que debe de establecerse como parte del plan de producción.

Plan de trabajo para las ventas

1. Para el Departamento de Mercadeo y Ventas también hay que hacer un plan estratégico

donde se incluyan las tendencias de venta de vehículos más recientes. Este plan debe

atender la situación actual de la poca efectividad de las estrategias de venta que se han

mantenido por más de una década para sustituirlas por otras más actualizadas y efectivas.

2. La negociación de los precios de venta a los concesionarios deberá ser reasignada al vice-

presidente de operaciones y ventas o director de mercadeo debido a la poca efectividad de

las gestiones del director del departamento de ventas. Por tanto, las funciones del

supervisor de venta van a redireccionarse a la supervisión de sus vendedores y el logro de

los objetivos de ventas.

3. Entre las estrategias de venta se deben considerar diferentes alternativas para evitar que

los concesionarios puedan continuar reservando su adquisición de vehículos para fin de

año.

4. La empresa también podría explorar cambios al listado de concesionarios actuales

atrayendo a nuevos concesionarios con ofertas especiales o dejando de vender a aquellos

concesionarios que han mostrado el patrón de compras antes descrito que no beneficia a

la empresa.

5. La empresa también puede explorar hacer subastas de los vehículos más antiguos en

inventarios u ofrecerlos a un menor precio a agencias de gobierno o entidades sin fines de

lucro.
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6. La empresa también deberá revisar el plan de compensación del supervisor de ventas y

los vendedores para incluir de ser necesario incentivos por desempeño para motivar el

cumplimiento de cuotas de ventas.

Manejo de las comunicaciones

1. La comunicación interna y externa deberá pasar por la aprobación del coordinador de

comunicaciones, quien revisará el mensaje y extenderá su aprobación para la divulgación

externa. Para ello es necesario crear un Plan de Comunicación y Medios donde se

establezcan las estrategias de comunicación que se utilizarán en la empresa.

2. En cuando a los mensajes internos, el coordinador de comunicación va a trabajar de la

mano con los directores y supervisores de departamento para asesorarlos sobre la mejor

manera en que deben llevar a cabo la comunicación con sus subordinados. Para estos

empleados gerenciales también sería recomendable un plan de capacitación sobre las

nuevas tendencias en la producción y ventas.

3. Las mejoras a la comunicación entre departamentos van a estar a cargo del vice-

presidente de operaciones y ventas sirviendo de mediador en los conflictos entre

departamentos. Otra estrategia a implementar es la adopción de reuniones mensuales de

supervisión con ambos directores donde éstos tendrán la oportunidad de presentar el

estado de la situación en sus departamentos y cualquier asunto que deba ser atendido

entre los departamentos.

En conclusion, las empresas diseñan su estructura organizacional tomando en

consideración sus actividades, necesidades, productos/servicios, mercados donde hacen

negocios, entre otros. Esta estructura debe seleccionarse de tal manera que permita alcanzar los

objetivos organizacionales con el nivel de desempeño esperado. Cuando la estructura

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organizacional se ha convertido en un obstáculo para alcanzar estos objetivos se debe reevaluar

si la misma para hacer los cambios pertinentes antes de que las consecuencias sean desastrosas

para la empresa. En estos casos se puede contemplar una restructuración de la empresa, ya sea en

su totalidad o en áreas más específicas. Como parte de este curso de acción se tiene que llevar a

cabo un análisis de las problemáticas que están siendo causadas por la estructura organizacional

de manera que se pueda diseñar un plan de restructuración que redireccione a la empresa hacia el

logro de sus objetivos.

En el caso estudiado, en Auto Company se identificaron una serie de problemáticas que

están afectando el desempeño de la empresa, sus oportunidades de crecimiento y amenazando la

continuidad de las operaciones si no se hace algo al respecto. Los dos departamentos más

importantes de la empresa, producción y ventas, están presentando serias fallas en la

planificación de la producción y las estrategias de venta utilizadas. Esta situación ha llegado a

este punto porque hay ciertos elementos en la estructura organizacional que faltan, mientras otros

tienen que ser modificados. Como se describió anteriormente hay que crear cuatro puestos para

que la empresa pueda manejar mejor sus asuntos: vice-presidente de operaciones y venta,

director de mercadeo, coordinador de comunicaciones y coordinador de inventario. Por otro lado,

el director de ventas que tantos problemas ha causado deberá ser degradado a supervisor para

que solamente se encargue de la supervisión de los vendedores, mientras que el director de

producciones deberá ser supervisado y monitoreado rigurosamente por el vice-presidente de

operaciones y ventas. El director de mercadeo deberá encargarse de las estrategias de venta y la

negociación con los concesionarios, mientras que el coordinador de comunicaciones deberá

encargarse de los asuntos de comunicación interna y externa. Finalmente, se deberá poner en

manos de coordinador de inventario bajo un vice-presidente de admistración los asuntos

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relacionados con el inventario de los vehículos para segregar esta función del departamento de

producción y tener un mejor control del inventario. Los planes para el manejo de estos asuntos

también fueron detallados anteriormente, pero una actividad muy importante que deberá adoptar

esta empresa es la planificación estratégica en todos sus departamentos, incluyendo las

comunicaciones.
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Referencias
Pulgar-Vidal, L. H. & Rios, F. (2011). Metodologías para implantar la estrategia: Diseño

organizacional de la empresa (2.a ed.). Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas.

Soni, Y.P. (2016). Organizational restructuring. Xlibris Publishing Co.

Stokes, P., Moore, N., Smith, S. M., Rowland, C., & Scott, P. (2016). Organizational

management: Approaches and solutions. Kogan Page.