República bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria.

Universidad Politécnica Territorial del estado Aragua.
“Federico Brito Figueroa.
Maracay, Estado Aragua

Implementar un sistema contable

para el registro adecuado del
inventario de mercancía de la
empresa Mediven JM C.A.

Profesor: Contaduría III.

Estudiantes:
Richard
Padrino. Marcia Lara
C.I.14.943.890
José Manzano
C.I.12.853.731
Magda Tafnakji
C.I. 28.393.886.

MAYO, 2020.

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 CAPÍTULO I.

EL DIAGNÓSTICO.

1.1 Caracterización de la Organización

Nombre de la organización
Mediven JM C.A.

Descripción de la de la actividad que realiza

Mediven JM CA se encarga de la compra y Venta, distribución importación y
exportación, al mayor y detal de todo tipo de medicina, fármacos, equipos médicos,
eléctricos y mecánicos, nuevos y usados. Asimismo podrá la referida compañía
comercializar con víveres, y productos de aseos personal tales como jabones,
cremas para el cuerpo, crema para el cabello, cosméticos, químicos industriales,
reactivos, equipos de laboratorios, equipos descartables. Así mismo, podrán realizar
cualquier actividad de lícito comercio relacionado con la naturaleza del presente
objeto.

1.2 Reseña histórica

Ahora bien, la empresa Mediven J.M, C.A empieza a realizar sus actividades al ya
cumplir con los requisitos de la ley, se inscribe en el Registro Mercantil, ubicado en
el Municipio Girardot, con fecha del 5 de marzo del año 2015. Luego esta empresa
tiene permiso para realizar sus actividades comerciales de medicina, fármacos,
equipos médicos, eléctricos y mecánicos, nuevos y usados. Normalmente esta
compañía anónima sigue continuando con sus actividades, a través de compras,
ventas, distribución, entre otros.

Localización geográfica
Calle Rómulo Gallegos Casa Residencias Coromoto N° 26 sector la Coromoto
Maracay Edo Aragua.

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Figura 1. Ubicación satelital de las Oficinas de Mediven JM CA
Fuente: Mapa Google (2018)

Misión
Ofrecer a la población venezolana productos de Venta, distribución importación
y exportación, al mayor y detal de todo tipo de medicina, fármacos, equipos
médicos, eléctricos y mecánicos, nuevos y usados. Asimismo podrá la referida
compañía comercializar con víveres, y productos de aseos personal tales como
jabones, cremas para el cuerpo, crema para el cabello, cosméticos, químicos
industriales, reactivos, equipos de laboratorios, equipos descartables.

Visión
Ser una corporación líder en el sector de distribución de productos de aseo
personal y medicinas, a escala nacional mediante la ejecución de procesos
efectivos, eficaces y transparentes, alineados a las estrategias nacionales de
seguridad, higiene que conlleven al desarrollo endógeno de nuevas empresas
productoras de fármacos, generando crecimiento de sectores productivos
industriales orientados a la consolidación del nuevo modelo social-económico
enmarcado dentro de la política del socialismo del siglo XX.

Estructura organizativa
Para dar una breve definición de lo que es una estructura organizativa,
Robbins (1987) plantea que “haciendo la siguiente comparación, si los seres
humanos tienen esqueletos que define sus parámetros, las organización tiene

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estructura que designe los suyos”.

Ahora bien, la empresa Mediven JM CA, se caracteriza por ser una organización de
pequeñas dimensiones la cual evidencia los diferente niveles funcionales que
comprende las aéreas de: dirección general, administración, contabilidad,
almacén, así mismo está constituida por cadenas de mando y lineamiento de
autoridad y su nómina de personal está compuesto por un total de catorce (14)
trabajadores donde doce (5) de ellos son analistas de las oficinas de Administración
y Contabilidad.

Figura 2: Estructura organizativa de la Gerencia Estadal (PDVAL)

Fuente: Jefatura Estadal De PDVAL Aragua.

 En función a la estructura organizativa este proyecto se realizara especialmente

en el área de administración y contabilidad el cual tiene como objetivo primordial
control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que
realiza la empresa; este departamento está integrado por 02 persona la cual se
encarga Llevar un control interno de los documentos contables de la entidad y
archivarlos cuando sea requerido. Realizan el cálculo de la relación de ingresos
y egresos y se encargan de su certificación, realizar el informe para totalizar las
cuentas, revisar todos los comprobantes de débitos y créditos, cheques,
facturas, etc. de la entidad, realizan y declaran las retenciones y pagos de
impuestos.

1.3 Metodología de Investigación

Modalidad de la investigación
El presente proyecto se basa en la investigación acción participativa porque
constituye una opción metodológica de mucha riqueza, ya que, por una parte,
permite la expansión del conocimiento, y por la otra, genera respuestas concretas a
problemáticas que se plantean los investigadores cuando deciden abordar una
interrogante, temática de interés o situación problemática y desean aportar alguna
alternativa de cambio o transformación, y así lo reconoce Martínez (1999, p. 28)
cuando afirma: “el método de la investigación-acción tan modesto en sus
apariencias, esconde e implica una nueva visión de hombre y de la ciencia, más que

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un proceso con diferentes Técnicas”.

En este sentido, el proyecto socio integrador está basado en el estudio

particular de una problemática en el área de contabilidad de MEDIVEN JM, y se
considera de tipo investigación acción participación, ya que los participantes se
involucran con la empresa en estudio, y aplican métodos de trabajos dentro de la
organización y hace referencia al estudio de un hecho real, o de realidades
humanas, donde los investigadores proporcionan a la organización en estudio una
manera de resolver la problemática que se presenta, utilizando métodos para
analizar, corresponder mejor la realidad, planificar acciones y medidas para
transformarla y mejorarla. El progreso de este proyecto, permite desarrollar
propuestas para cambiar su entorno conociendo su propia naturaleza.

Línea de investigación
Una línea de investigación, es considerada como el eje ordenador de la
actividad de investigación que posee una base racional y que permite la integración
y continuidad de los esfuerzos de una o más persona, equipos o instituciones
comprometidas en el desarrollo del conocimiento en un ámbito específico. Por su
parte, Galán. M. (2011), establece que:

La Línea de investigación incluye un conjunto de proyecto de investigación

sobre un mismo campo, realidad o área de conocimiento, en forma que su
consolidación permita generar corrientes de pensamiento y que los resultados,
ligados al diagnóstico y solución de problema de la localidad, región, Nacional e
Internacional, enriquezcan la producción y divulgación del conocimiento.

En este sentido se comprende que, las líneas de investigación es un

compendio de normas establecidas por un directivos en una institución, que servirán
de base para el desarrollo del trabajo de investigación, especificando un grupo de
áreas, ideas y lineamientos por las cuales se debe llevar a cabo y abordar una
problematización, identificando la línea de investigación, en la cual, se asociara el
proyecto socio integrador.

Es por eso, que en este sentido la línea de investigación El proyecto se

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relaciona a la línea de investigación, en el Programa Nacional de Formación en
Contaduría a la línea N° 5, Gestión del control Contable, se utiliza la mencionada
línea en este proyecto porque a través ella se pueden abordar los procedimientos de
control que se ejecutan en el área de contabilidad de Mediven JM, para fortalecer la
calidad del servicio y observación en esta área de la empresa de acuerdo a sus
realidades.

Técnicas e instrumentos de recolección y procesamiento de información.

La obtención de datos en uno de los pasos más importantes, ya que son

esenciales para cumplir los objetivos y culminar el estudio. Por tal motivo, se recurre
a las técnicas de recolección como una forma de recopilar de manera organizada y
exacta la información sobre un hecho, situación o fenómeno particular. Según Arias
(2006), “Se entenderá por técnicas, el procedimiento o forma particular de obtener
datos o información”.

Otra definición, indica que recolectar datos implica elaborar un plan detallado
de procedimiento que nos conduzca a reunir datos con un propósito en específico,
para ello disponemos de una gran variedad de instrumentos o técnicas tanto
cuantitativas como cualitativas. Según Hernández, Fernández y Baptista (2006).
“Esto evidencia que según la naturaleza del trabajo se puede seleccionar entre uno
u otro tipo de técnicas o instrumentos para proceder a la recolección de información
o datos” (p.39).

Debe señalarse, que en esta investigación se utilizó para la recolección

primaria de datos la observación y la entrevista como técnica. Ahora bien, según
Arias (2006) “La observación es unas técnicas que consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que
se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de los objetivos de
investigación preestablecidos” (p.28).

Para Hernández, Fernández y Baptista (2006) “la observación es una técnica

de recolección de datos que consiste en el registro sistemático válido y confiable de
comportamientos o conductas que se manifiestan” (p.59).

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 Por lo tanto, el uso de la observación facilita la percepción de hechos ligados
con los procesos contables en el departamento de contabilidad de MEDIVEN JM en
este caso a través de la observación participante ya que formamos parte de la
organización donde se desarrolla la investigación y por medio de la observación la
cual se ejecuta en función de un objetivo. Dicha observación fue realizada en el área
de contabilidad donde estamos desarrollando nuestro proyecto.
Para Arias (2006) “es una técnica basada en un diálogo o conversación “cara
a cara” entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información
requerida” (p.12).

Por otra parte Hernández, Fernández y Baptista (2006) sugieren que “la
entrevista es una reunión para intercambiar información entre una persona (el
entrevistador) y otra (el entrevistado) u otros (entrevistados)” (p.29).

La entrevista fue utilizada directamente con el personal que labora dentro de

las instalaciones del departamento de contabilidad de Mediven JM CA

Para el procesamiento de la información, los investigadores utilizaron el

análisis y la síntesis, para revisar los datos recopilados de la entrevista median un
cuaderno de nota y la observación directa, lo cual permitió identificar las
necesidades más inmediatas del área en estudio, porque el departamento también
mostro gran interés en mejorar sus procesos para el manejo de inventarios.

Categorización y la triangulación

En la perspectiva que aquí se adopta, identifica ortega: “La Categoría, como un

elemento utilizado, principalmente, para clasificar, facilitando el ordenamiento
en grupos que tienen cualidades homogéneas. Dentro de las diferentes
categorías que se establezcan en una materia, pueden existir algunas que
estén incluidas en otras mediante un sistema jerárquico, conociéndose en
este caso como subcategorías”. (VER ANEXO 1)

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 Ahora bien, en la triangulación según autor rodríguez: “es una técnica que
permite validar los resultados obtenidos durante el trabajo de campo. Su
fundamento radica en que cuando una hipótesis sobrevive a la confrontación de
distintas metodologías tiene un alto grado de validez que si proviniera de una sola
de ellas”. También tomando en cuenta a Denzin (1970), para él la triangulación
puede ser de datos, de investigadores, teorías, de métodos o múltiple. (VER
ANEXO 2)

Problematización
Descripción del abordaje inicial del proyecto.
En estos aspectos, la problemática que se aborda en el siguiente proyecto, se
encuentra establecido en el departamento de contabilidad de Mediven JM CA. Cabe
destacar, que uno de los investigadores labora en dicha organización con el cargo
de analista contable y es quien nos facilita la entrada a la comunidad junto con el
jefe de contabilidad Ronny Perez, quien ha podido colaborar y aportar ideas para
tratar de solucionar las debilidades que presenta este departamento.

Lista de problemas.
De acuerdo a las técnicas de recolección de información utilizada: la entrevista
no estructurada, realizada al personal que labora en Mediven JM CA se
evidenciaron unas series de situaciones que afectan a la organización tales como:

 Falta de control al momento de la recepción de las factura.

 Deficiencia en el proceso de control de inventarios.
 No existe un sistema administrativo - contable.
 El inventario se maneja solo en excel
 Poco personal dentro del departamento en estudio (contabilidad).
 Falta de supervisión en los impuestos.
 Poco espacio para el resguardo de los activos deteriorados.
 Falta de herramientas necesarias para desempeñar las actividades.

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Enunciado del problema.
Deficiencia en el manejo de inventario en el departamento de almacén de la
empresa Mediven JM, CA.

Descripción del problema.

Continuando con las deficiencias en el área contable que presenta esta
compañía se van a integrar en la empresa Mediven JM, C.A. un sistema contable
que optimice la información y así desenvolvernos a través de herramientas
necesarias para proporcionar mejor toma de decisiones y el logro de los objetivos
propuestos. Se debe integrar en la empresa Mediven J.M, C.A. control de la
recepción de la factura, control en el proceso de inventarios, elaboración de los
impuestos; según su actividad, entre otras herramientas necesarias para
desempeñarnos en las actividades correspondientes.

Fundamentación del problema

La contabilidad es un pilar fundamental en la administración de una empresa.
Para que una empresa funcione adecuadamente es necesario tener una buena
visión de negocio y controlar multitud de factores. Uno de los más importantes es
el control de sus cuentas e inventario, es decir, de su situación financiera, ya que
son los aspectos que garantizarán su continuidad y estabilidad.

En ese sentido es importante tener un control específico de cada entrada y

salida de los productos del inventario, considerando su valor, su fecha de
adquisición y otorgarle un número de control o inventario que identifique cada
producto. Tener el control de las fechas de los movimientos que permite conocer
cuándo será necesario hacer las previsiones para la nueva adquisición de
mercancía.

Uno de los problemas más comunes dentro del almacén de Mediven Jm CA

es quedarse sin mercancía, pero también pasa que sucede lo contrario y nos
enfrentamos a una acumulación de inventario.

El exceso de inventario no es otra cosa más que la acumulación de stock en

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nuestros almacenes el cual sucede porque la rotación de algunos productos es
sumamente baja, hasta llegar a ser nula.

El inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo tanto, la

posesión de los mismos incrementa el valor de ésta. Pero estos activos están para
lo que fueron adquiridos, su salida rápida a los mercados y si esto no se produce,
el equilibrio financiero de la empresa se deteriora. En pocas palabras, acumular
producto en nuestros almacenes de mercancía conlleva una serie de costos, que,
dependiendo de su magnitud, pueden ser más que contraproducentes y provocar
grandes problemas financieros.

Una vez que el producto entra a formar parte del activo de la empresa, puede
comenzar el camino hacia el sobre stock.
Desde un aspecto logístico, buscamos siempre que el inventario se mantenga
en niveles óptimos-estables, ofrecer el mejor servicio al cliente, es decir, queremos
que cada requerimiento que nos solicite un cliente pueda ser cubierto en ese mismo
momento y no tener que esperar a reposiciones.

Pero este simple hecho no siempre se maneja de manera idónea, pues existe
una tendencia muy común a acumular inventarios de forma desproporcionada para
cubrir carencias que tenemos en otras áreas. A veces es más fácil para la empresa
Mediven JM CA acumular inventarios, que examinar a fondo su Cadena de
Suministro para detectar en qué fases realmente se encuentran las fallas que
provocan esta acumulación de inventario.

Así pues, la carencia de una visión global de los procesos logísticos de

inventario de mercancías por parte de la empresa genera ineficiencias en todo el
proceso, ya que tanto la información como los materiales no fluyen correctamente. A
esta situación no escapa la empresa Mediven JM CA, el área de almacenes viene
presentando problemas de organización, debido a la disparidad existente en el
inventario, motivado entre otras causas a los métodos utilizados para el registro
contable de la mercancía puesto que solo se lleva en Excel, no existe un sistema
contable que permitan llevar un correcto orden.

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 En el mismo orden de ideas, se evidencia que, debido a la falta de
comunicación entre los departamentos, no existe una toma decisiones acertada e
inmediata por la inconsistencia de los inventarios de los mismos, lo que acarrea a
que algunas mercancías son removidas del espacio que le corresponde, pérdida de
horas hombre y capital.

Todas las debilidades anteriormente expuestas provocan la imposibilidad de

realizar un análisis de la rotación, de un correcto manejo de compra y venta de
mercancía, tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposición
física en el área, por lo tanto, la presente investigación está dirigida en implementar
un sistema contable para el registro adecuado del inventario de mercancía de la
empresa Mediven JM CA, que determine la efectividad y eficiencia en la gestión
contable del inventario, ya que esta es el sinónimo de evaluación de eficiencia y ella
involucra la eficacia y por ende la rentabilidad de la empresa.

Fundamentación práctica
Es necesaria la elaboración del presente proyecto, debido a que, el mismo
servirá para proporcionar los diferentes aportes realizados y sugeridos por los
autores para la puesta en marcha de la solución de la problemática que se presenta
en la empresa, ya que, el proyecto será aquel compendio de escritos, es decir,
investigaciones directas o indirectas que han realizados los investigadores para
reflejar los parámetros, objetivos generales y específicos, las etapas y procesos,
que en relación con la empresa servirá para hacer los distintos aportes que
ayudaran a ser eficiente la remediación de aquel problema que subsiste en ese
entorno, resolviéndola con la parte práctica, ya realizado y comprendido el conjunto
de investigaciones.
.
Impacto social del proyecto.
De acuerdo con las líneas de investigación del Plan Nacional Simón Bolívar
2013-2019 el proyecto socio integrador se encuentra constituido por dos objetivos
ya que la independencia es el más preciado bien, esto para comenzar a construir el
camino a la dignidad nacional, y de igual forma para la construcción de un nuevo
modelo económico socialista.
Es por ello que el Plan Nacional Simón Bolívar va de la mano con el proyecto,

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ya que se enmarca en un mejoramiento del sistema de gobierno, de igual forma
para crear un nuevo modelo económico que permita una producción rentista.
También es importante resaltar los dos objetivos o líneas para comprender las
relaciones con el proyecto socio integrador que se está ejecutando.
• Construir una sociedad igualitaria y justa.
• Convocar y promover una nueva orientación ética y moral de la sociedad
basado en los valores de libertad y socialismo.

Estas líneas se relacionan con este proyecto socio integrador porque,

llevará a cabo la solución de la presente problemática con los valores socialista
sembrados en los investigadores, generando una gran conciencia con la población
de la empresa a estudiar, debido a que, esos mismo valores se trasmitirán hacia
ellos, con el propósito de alcanzar la suprema felicidad y satisfacción de la labor a
realizar, para seguir contribuyendo con el fortalecimiento de la patria y provocando
una gran cambio significativo con el modelo cotidiano de la organización,
implementando valores éticos y morales, que permitan la continuidad de la
construcción del socialismo bolivariano que se viene desarrollando desde el siglo
XXI, en dicha empresa.

Impacto social.
Esta situación en función con las actividades que realiza la empresa Mediven JM
C.A., con los inventarios de medicamentos y electrodomésticos nuevos o usados se
podrían integrar a través de un sistema contable donde existan un control adecuado
de las transacciones para así generar en esta institución un beneficio para sus
trabajadores.

Siendo las cosas así, resulta claro que a través de la elaboración del proyecto se
hace un esfuerzo de transmitir en cualquier área financiera un manejo adecuado,
donde se pueda a través de un soporte legal, registrar, analizar, calcular y organizar
las transacciones que realizan con los inventarios y cualquier otro suministro que
esté relacionado a ello. En este modo, se puede mencionar que a través de las
investigaciones suministradas en la empresa se puede identificar una parte de la
deficiencia que posee y a través de los conocimientos técnicos como profesional, se
busca desenvolver aquella problemática a través de control en las actividades

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administrativas que han sido detalladas anteriormente.

En este sentido se comprende, que lograra en la población un beneficio a través

de las investigaciones y los análisis correspondientes con la aplicacion de
actividades que realiza la empresa Mediven JM, C.A por medio de los inventarios,
donde se aplicara un correcto manejo de compra y venta. De hecho, el profesional
tiene la responsabilidad de beneficiar al cliente a través del desarrollo de las
prácticas, como también de los valores y actitudes en los programas de formación.

Posibles soluciones

 Organizar por fechas las facturas correspondientes, para asi, identificar las
entradas de inventarios y las salidas de este activo o cualquier transacción.
 Para controlar los inventarios, puede emplearse la hoja de cálculo kardex.
 Más adelante se va recolectando la información para facilitarle el manejo del
sistema contable o administrativo en la empresa Mediven JM, C.A.
 El poco personal hace que se acumule trabajo y realicen el trabajo de una
manera más rápida, derogando algunas actividades que se realizaron en la
empresa. Por eso, es importante tener un sistema contable de cada una de
las transacciones que se realicen.
 Cuando se tiene organizado los inventarios o transacciones dentro de la
misma, es más factible realizar el cálculo de los impuestos y predecir los
bienes y obligaciones correspondientes.
 Pueden venderse los equipos deteriorados, o realizarle la depreciación
correspondiente para que sea más factible su beneficio y así pueda tener
más espacio en su almacén.

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 CAPITULO II.
LA PLANIFICACIÓN.

Planificar supone reducir el riesgo de una determinada acción gracias a anticiparse

a sus consecuencias, planificar supone minimizar el riesgo. Según la definición de
cortes (1998), es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y las metas. El plan establece lo que ay que
hacer para llegar al estado final deseado.

En esta misma investigación se plantea dar a conocer los procedimientos contables

que se realizan para identificar más fácilmente las operaciones de las mismas con
relación a los inventarios. Este es el tercer libro obligatorio que debe llevar la
empresa, exigido por el Código de comercio, articulo 35. En este libro se registran al
comienzo y al final de cada ciclo contable, una relación detallada de sus activos y
pasivos.

Descripción de la propuesta.

En este sentido, se ha dado a conocer aquello que se quiere abordar a través de un

sistema contable el registro adecuado de los inventarios y otras actividades
relacionadas al mismo. Nuestro compromiso dentro de la empresa Mediven JM,
C.A, es suministrar información de la situación financiera de la empresa, cuestión
necesaria para ejercer control sobre ella, dando a conocer la naturaleza y
operaciones de los inventarios. A través de ello, se van a desarrollar en el control
interno las facturas y el método de control de inventarios.

Objetivos de la propuesta.

Objetivos generales: implementar un sistema contable para el registro adecuado

en los inventarios de mercancía para la empresa Mediven JM, C.A.

Objetivos específicos:
 Indagar la administración del inventario y el control interno que requiere la

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 empresa Mediven JM, C.A.
 Realizar control interno de los inventarios y de los impuestos de los mismos
en la empresa Mediven JM, C.A.
 Identificar como se realizan los procedimientos contables para un buen
sistema de control de inventarios

Fundamentación de la propuesta.

Fundamentación teórica.

1. Inventario.
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes y servicios para su posterior
comercialización. Su finalidad es llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad,
características, condiciones de uso, valor y personas responsables para su manejo.

Se utilizan variedades del mismo, para asi ser almacenados y esperar que este se
consuma o venda, permitiendo a los usuarios que no le falte fabricación o
demorarse en la entrega el proveedor.

Este es uno de los activos mas grandes existentes en la empresa. El inventario

aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
general es inventario de naturaleza corriente mas grande. En el estado de resultado,
el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y asi
poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.

1.1. Objetivos del inventario.

Este documento tiene definido que son:
 Conocer con exactitud la cantidad de bienes de una institución
 Llevar el control del uso de los bienes materiales y equipo verificando que se
mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades de la

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 institución.
 Tener el control estricto de las entradas y salidas de los bienes y materiales
del almacen.
 Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y maejo de un bien
para garantizar su cuidado y correcta utilización.
 Vigilar el buen uso del bien, para prevenir reparaciones o
reacondicionamientos y asi prolongar su utilización
 Determinar que las existencias físicas inventariadas correspondan al registro
de los libros.

1.2. Tipos de inventarios.

 Inventarios de materia prima

 Inventarios de producción
 Inventarios de productos terminados
 Inventarios de materiales y suministros

1.3. Inventarios de materia prima.

Comprende los elementos básicos o principales que se incorporan en la elaboración

de un producto. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción
se les considera materia prima, y son los artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

1.4. Inventarios de producción o productos en proceso.

Son todos los artículos que se utilizan n el actual proceso de producción. Están en
un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y
gastos indirectos en proceso de producción en un momento dado.

Una de las características de este tipo de inventario es que va aumentando el valor

a medida que es ransformado en materia prima en el productoterminado como
consecuencia del proceso de producción.

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 1.5. Inventarios de materiales y suministros.

Se incluye:
 Materias primas secundarias, sus especificaciones varian según el tipo de
industria.
 Artículos de consumo destinados al uso en las operaciones en la industria,
dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados
a las operaciones, y están formados por combustibles y lubricantes, stos en
la industria tiene gran relevancia.
 Los artículos y materiales de reparación y mantenimieto de las maquinarias y
aparatos operativos, estos por su gran volumen necesitan ser controladores
adecuadamente, y la existencia varia en relación a sus necesidades.

1.6. Inventario de seguridad.

Este tipo de inventario es utiliado para impedir la interrupcionen el

aprovisionamiento causado por las demoras en la entrega o por el aumento
imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, esta relacionada
con el nivel de servicio.. es muy importante mantener niveles de inventarios
adecuados tomando en cuenta los siguientes aspectos.

 Hacer una planeación, programación y ejecución de manera oportuna para

evitar la falta de productos indispensables para la buena atención de los
pacientes a través de los medicamentos.
 Las perdidas reales se deben sacar de los inventarios y adicionar compras.
 Los excesos de compras, siempre generan desperdicios y sobre costos.

Las estadísticas de consumo siempre en las compras es una gran guía, siempre y
cuando tengan registros de ingresos y egresos estrictos.

2. Costos de inventarios.

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Existen tres tipos:
 Los costos asociados a los flujos
 Costos asociados a los stocks
 Costos asociados a los procesos

2.1. Costos asociados a los flujos.

Sn los necesarios para la operación normal en la consecución de su fin. Dentro de

este ámbito se debe tener en cuenta los costos de los flujos de transporte, aunque
algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en oros casos estarán incluidos en
el propio precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta los costos
de operación como los asociados a la inversión.

2.2. Costos asociados a los stocks.

Se relacionan todos los inventarios. Estos serian los costos de almaenamiento,

deterioros y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos
las rupturas de stocks.

2.3. Costos asociados a los procesos.

Son los costos de existenci que se clasifican en costos de compras, de anzamientos

de pedidos y gestión. el precio del transporte no es directamente proporcional al
volumen de mercancías adquiridas, sino que dependen del volumen transportado en
cada pedido. El lanzamiento de pedido es un coso de transporte.

3. Métodos de costeo de inventarios.

3.1. Costo promedio simple.

En este método, los precios de compras se suman y estos se dividen por la cantidad
total del inventario, para determinar el costo promedio por unidad.

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 3.2. Costo promedio ponderado.
Llamado método del costo promedio, se basa en el costo promedio del inventario
durante el periodo, se obtiene multiplicando primero cada precio de compra por la
cantidad de unidades en cada compra. La suma de los resultados se divide luego
por la cantidad total de unidades disponibles para usar.

3.3. Costos primeros en entrar primeros en salir (PEPS).

Son en los articulos que primero se compran y luego se despachan.mediante este

método el inventario final estaría compuestos de los materiales recibidos al final, y
los precios por tanto, reflejaran exactamente los costos actuales.

3.4. Costos últimos en entrar, primeros en salir (UEPS).

Esta actividad tiene el mismo sentido. Este inventario refleja los precios de los
primeros materiales recibidos. para calcular el costo de los materiales utilizados se
calcula tomando primero la ultima compra y luego retrocediendo.

4. Control de inventarios.

Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad

para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de
artículos presenta, para facilitar el control.

También el estar al tanto de su movimiento o detención, y lograr renovaciones

adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo, así como
variedades que pueden reducirse.

4.1. Control interno sobre inventarios.

Este es importante, ya que es el aparato circulatorio de la empresa. Las compañías

exitosas tienden a proteger sus inventarios. Este buen control interno, incluyen:

 Costeo físico e los inventarios, por lo menos una vez al año. Sim importar el

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 sistema que se utilice.
 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de
embarque.
 almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
 Permitir el acceso del inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario.
 Comprar el inventario en cantidades económicas.
 Mantener suficiente inventario, para que no se pierdan ventas.
 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

5. Funciones del control del inventario.

5.1. Planeación.

Se constituye por un presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser

desarrollado por el departamento de ventas.

Según lodoño, (pág. 461) la gran variedad de elementos hospitalarios para adquirir
sus cantidades, calidades y valor frete a los recursos económicos siempre limitados,
hace necesaria una detallada planeación con el objeto de normalizar los procesos
de compras y así evitar los imprevistos, especialmente en:

 Determinación en necesidades de cantidad, calidad y tiempo, con bases a

estadísticas de comportamiento y de tendencia del futuro.
 Normalización de los procedimientos para hacer más eficientes las
adquisiciones.
 Establecimiento de prioridades frente a recursos económicos.
 Cronogramas de los pasos o actividades en la compra de los bienes y
servicios.
 Minimización de los costos

Pag. 20
  Control de cumplimiento de los pasos anteriores.
5.2. Compras u obtención.

Las compras deben ser planeadas y desarrolladas a través de procedimientos, que

constituyen todo un proceso que al repetirse constantemente se convierte en un
ciclo de adquisiciones y suministros, que sigue una cadena de actividades
operativas, representándose asi:

Primero el proceso de compra, proceso de recepción, almacenamiento, suministro,

departamento, usuario recepción y para el control estadístico tiene el suministro del
cliente y la contabilización.

6. Características de un buen proceso de adquisiciones.

Se debe realizar actividades con calidad a los trabajos y de los productos para
adquirir con el objeto de:

 Ejecutar el plan de compras según lo programado, es decir, refiriéndose a la

demanda y sus proyecciones en el futuro de acuerdo a las tendencias de
aumento o disminución de los mismos.
 Entregar los suministros oportunamente, evitando que se agoten los
inventarios y pronósticos de consumo
 Controlar que todos los productos sus empaques, sus paquetes, seguridad,
facilidad de uso sean de excelente calidad.
 Evitar emergencias por escasez de productos, asi se miimiza los periodos de
exceso de trabajo, es decir, con gran organización y excelente información
para facilitar el trabajo, aumentar el rendimiento y tecnificar los
procedimientos.

6.1. Recepción.
Su función es recibir la cantidad correcta, con la adecuada calidad, en el tiempo
correcto con un costo total correcto, para asegurar que esta función se desarrolle
adecuadamente, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

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  Personal confiable para la recepción y con algunos conocimientos del
material que recibe.
 Horario de recepción adecuado.
 Copia de la orden de compra que debe estar disponible en el momento de
recepción para asegurar que se recibe exactamente lo que se estableció en
la orden.

7. Recomendaciones que debes tener presente en la recepción de

materiales:

 No firmar recibo de todos los elementos bajo la promesa de que otros

llegaran después

7.1. Almacenaje.

Según lodoño, (pág. 479), el almacenamiento, es una actividad típica que se ejecuta
en unión con recepción. En algunos casos en el sitio de recepción pueden enviarse
elementos a los pisos o servicios cuando se han agotado. Normalmente, la misma
persona que recibe almacena. La responsabilidad sobre los inventarios, incluye lo
siguiente:

 Comprobación de las cantidades que recibe para comprobar que es correcta.

 Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.

El objeto de establecer normas claras de almacenamiento, es para disminuir los

costos, prevenir pérdidas y desperdicios debido a robo, obsolencia, ruptura, daño
del empaque, etc. Asi como establecer de manera clara la ubicación del producto
para un rápido y fácil despacho. Así mismo, se debe evitar las siguientes
deficiencias:

 Deterioros, esto se debe a la gran acumulación de inventarios y debido a esto

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 algunos pueden dañarse.
 Obsolencia, índice a menores compras y desde luego a menores inventarios
 Vencimiento, en especial los productos químicos, como los medicamentos, ya
que tienen fecha de expiración, es decir, que en caso de fechas posteriores
solo existe la alternativa de devolverlos a los laboratorios o destruirlos.
 Accidentes, dados por el alto peso de los productos, como también la
contaminación parcial.

7.2. Producción.

Los materiales en proceso se mantienen en producción y los inventarios. Según

lodoño (pag 479) en el control de las existencias siempre debe estar presente la
maximización e los beneficios al paciente, al mismo tiempo que se minimizan los
costos totales de los inventarios que incluye los suministros hasta el consumo final.

Dentro de los beneficios de tener un buen control de elementos, se destacan los

siguientes:

 Minimizar los faltantes de productos.

 Permite compras de gran volumen con entregas periódicas lo que puede
conllevar a precios más bajos, disminución de intermediarios, competencia
entre proveedores y los ingresos al almacén pueden ser programados.
 Anticipar las fluctuaciones estacionales, es decir, las de incremento en la
demanda de determinados medicamentos, con la cual se minimizan los
faltantes, evitando así congestiones, desorganización e imprevisiones.

7.3. Embarques.

Se incluyen a todas aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse preferiblemente a base de órdenes de embarques, debidamente
aprobadas y preparadas independientemente.

8. Contabilidad.

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La contabilidad es un proceso continuo de registro diario o periódico de las
actividades del hospital que tiene un componente monetario, para así poder
verificarlas permanentemente y que consolidadas dan como resultado un informe
final de las cuentas que se resumen en el balance general y el estado de ganancias
y pérdidas.

El sistema contable de un hospital puede definirse como el procedimiento para

recoger información objetiva útil, clasificarla y resumir las actividades de la
institución susceptibles de ser expresadas en unidades numéricas monetarias. En
esta forma la contabilidad se reduce a tener una información actualizada, objetiva,
confiable y clasificada para así poder ser resumida y analizada.

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de
adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a
la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en
que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá
ordenar cada vez. Según Londoño, Morera y Laverde, (2000), en el caso de los
hospitales La administración de inventario cumple las siguientes funciones:
Determinar técnicamente los niveles máximos y mínimos de inventarios para
garantizar los suministros, optimizar los costos de almacenaje y tener el control de
los medicamentos próximos a vencerse, los elementos dañados u obsoletos y los
cambios de la demanda por suministro

9. Características De Los Almacenes.

9.1. Almacén

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.

9.2. Funciones Del Almacén

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de

varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el
grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la

flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de programación

de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Inspección y recepción de materiales

• Registro de entradas y salidas del Almacén.

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• Almacenamiento y custodia de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de suministros

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.

• Estandarización y catalogación

• Solicitud de compras según los niveles de existencia

9.3. Control De Almacenes.

Es importante que los almacenes formen parte integral o funcional del departamento
de compras, en vista de que existe una relación estrecha entre inventarios en
existencia, compras, almacenamiento, suministros y requerimiento de necesidades.

El control de almacenes busca el suministro oportuno de los elementos necesarios

así como la solicitud de los productos que llegan al nivel de seguridad para que sus
compras concuerden con las necesidades. Igualmente mantener unas finanzas
adecuadas, es decir que haya correspondencia entre los ingresos de fondos y los
pagos por los productos comprados

9.4. Principios Básicos del Almacén

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho
tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas
son despachadas.

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre

bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de

recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas
con su debido control).

• Hay que llevar un registro diario de las entradas y salidas.

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• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación y control de
producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre

común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada.

• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación

en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma
localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

• Toda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación

autorizada según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a
él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.

• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder

• Realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

9.5. Tipos de Almacén

Los almacenes se pueden diferenciar según:

• Organizacion:

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Centralizados

cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes y
descentralizados cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por

locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La
disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo
que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y
contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

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• Movimiento de material

Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir

almacenes con transporte mecanizado más o menos elevado y almacenes sin
mecanización

• El techo

1. Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de

protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las
inclemencias del tiempo.

2. Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea
durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.

3. Los que tienen que ser puestos a cubierto, se encuentran

9.6. Áreas del Almacén

Normalmente una planta manufacturera o en cualquier empresa debe existir tres

áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y

de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar
completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo
local.

• Área de Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima
utilización. El espacio necesario para el área de recepción depende del volume
máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo

más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con
que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

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Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

• Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

• Medios de Manejo de Materiales Deficiente.

• Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir

con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que
forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de
espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni
tropiezos.

Área de Entrega:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de

entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.

• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el

documento de salida.

9.7. Problemas en Los almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de

locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las
exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de
materiales son igualmente válidas análogas consideraciones.

• El Espacio y el Personal es insuficiente. El llenado excesivo de los locales puede

causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y
devoluciones por parte de los clientes. El Personal es incapaz por falta de
Entrenamiento.

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• El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución. Con demasiada
frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo
de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera
memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo e inútiles
además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta
carencia sistemática.

• Deficiente colocación de la mercancía que dificulta la localización rápida para

acomodar y/o surtir la demanda.

En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los

documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas,
esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados.

Estos tiempos prueban una mala organización ya sea por un equipo de

almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado o por un equipo de manejo
de materiales insuficiente o inadecuado

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Fundamentación metodológica
Procedimientos.

Siguiendo a Melinkoff, R (1990); “Los procedimientos consisten en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores”.

Características de los procedimientos.

Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990),

consisten en que no son de aplicación general, sino que su aplicación va a
depender de cada situación en particular, son de gran aplicación en los trabajos que
se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática y son flexibles
y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez F. (2006), se enfoca en las siguientes

características de procedimientos:

Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce

como un sistema.

Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas. No se

centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias
actividades que a su vez contienen tareas.

Procedimientos contables.

Catacora F, (1996) define los procesos contables como: Todos aquellos procesos,
secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa con los libros de
contabilidad. Se pueden establecer procedimientos contables para el manejo
de cada uno de los grupos generales de las cuentas de Los Estados
Financieros.

Importancia del manual de procedimiento.

“Son importantes porque que contiene, en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".
(DuhatKizatus, 2007).

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Estructura de la propuesta.

De acuerdo a las orientaciones de Manual de la Universidad Politécnica Territorial

del Estado Aragua UPTA, para el desarrollo del proyecto socio integrador del
programa nacional de formación en contaduría pública (2015), “La estructura de la
propuesta debe representar un producto científico concreto, debe responder a una
actividad que contribuya a una solución de un problema esto se presenta a través
de una Matriz de Planificación”.

Pag. 31