Asignatura

Administración I

Catedrático
José Javier Urbina

Alumno
Norlan Alberto Rodriguez Castillo

No. Cuenta
#202110010525

Fecha
7/4/2024

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 Introducción
Los departamentos de finanzas, producción y ventas son pilares fundamentales para el funcionamiento
efectivo de una empresa, cada uno de estos departamentos desempeñan un papel vital en el logro de
los objetivos organizacionales. En esta tarea, exploraremos las responsabilidades y funciones de cada
departamento, además, se presentará un organigrama para visualizar la estructura jerárquica de
Industrias OMEGA S.A.

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 Tarea 2- III parcial
Introducción.................................................................................................................................... 2
Actividad 1: Funciones y Responsabilidades ................................................................................. 4
Departamento de finanzas ........................................................................................................... 4
Funciones ................................................................................................................................. 4
Departamento de producción ...................................................................................................... 5
Funciones ................................................................................................................................. 5
Departamento de ventas .............................................................................................................. 6
Funciones ................................................................................................................................. 6
Actividad 2: Organigrama .............................................................................................................. 8

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Actividad 1: Funciones y Responsabilidades
Departamento de finanzas
El departamento financiero es la división de una empresa encargada de gestionar y administrar sus
recursos financieros. Se encarga de la planificación, organización, dirección y control de las finanzas
para asegurar que la empresa tenga la liquidez necesaria para operar eficientemente, cumplir con sus
obligaciones financieras y maximizar la rentabilidad.
El departamento financiero juega un papel esencial en cualquier empresa. Es su corazón financiero,
el encargado de garantizar la salud financiera y la sostenibilidad a largo plazo. Además, también influye
en la toma de decisiones estratégicas, la gestión del capital de trabajo, la inversión, la financiación y
la gestión de riesgos.
Funciones
 Planificación financiera: lo que implica establecer objetivos financieros claros y alcanzables a
corto, medio y largo plazo. El departamento financiero desarrolla estrategias y planes detallados
para alcanzar estos objetivos, asegurando que la empresa tenga una dirección clara y foco en
sus metas financieras.
 Elaboración de presupuesto: la elaboración de presupuestos es crucial para la gestión
eficiente de los recursos financieros. El departamento prepara presupuestos detallados que
proyectan los ingresos y gastos esperados, permitiendo a la empresa operar dentro de sus
medios. Acto seguido, se realiza un control continuo del presupuesto, con ajustes y
actualizaciones regulares para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y las
operaciones comerciales.
 Gestión del efectivo: lo que asegura que la empresa tenga la liquidez necesaria para operar
de manera eficiente. El departamento financiero controla de cerca los flujos de efectivo, optimiza
la gestión del capital de trabajo e implementa políticas efectivas para la recaudación y
desembolso de efectivo, garantizando que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones
financieras en todo momento.
 Contabilidad: la contabilidad implica el registro preciso de todas las transacciones financieras
de la empresa. En este sentido, el departamento financiero se asegura de que todos los
registros sean exactos y estén actualizados, prepara estados financieros regulares y garantiza
que la empresa cumpla con las normas contables y fiscales aplicables.
 Análisis financiero: el análisis financiero es una función vital que implica evaluar el rendimiento
financiero de la empresa. Este departamento analiza datos financieros, evalúa tendencias,
costos y oportunidades de inversión, y proporciona informes detallados y recomendaciones a la
dirección. Esto informa la toma de decisiones estratégicas y ayuda a identificar áreas de mejora
y oportunidades de crecimiento.
 Gestión de riesgos: la gestión de riesgos implica identificar, evaluar y mitigar los riesgos
financieros asociados con las operaciones comerciales. Este departamento desarrolla e
implementa estrategias efectivas para gestionar estos riesgos, asegurando que la empresa esté
preparada para enfrentar incertidumbres y volatilidades en el mercado.
 Gestión de inversiones: la gestión de inversiones se centra en identificar y evaluar
oportunidades de inversión rentables. El departamento financiero gestiona y controla la cartera

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 de inversiones de la empresa, asegurando que estén alineadas con los objetivos financieros y
estratégicos de la organización.

 Financiación: la financiación es una función fundamental que implica identificar las

necesidades de liquidez de la empresa y explorar y evaluar opciones y fuentes de financiación
disponibles. Los responsables financieros aseguran que la empresa tenga acceso a los
recursos financieros necesarios en todo momento para operar y crecer.
 Cumplimiento regulatorio: el cumplimiento regulatorio asegura que la empresa cumpla con
todas las regulaciones financieras y fiscales aplicables en todo momento. El departamento
financiero se mantiene actualizado sobre los cambios en las leyes y regulaciones e implementa
políticas internas efectivas para garantizar el cumplimiento continuo.
 Relaciones con inversores, lo que implica comunicarse de manera regular con inversores y
accionistas, proporcionándoles informes financieros detallados y actualizaciones regulares
sobre el rendimiento financiero de la empresa. El departamento financiero juega un papel crucial
en la gestión de las expectativas y relaciones con los inversores, asegurando su confianza y
apoyo continuo.

Departamento de producción
El departamento de producción es una división de una empresa u organización que cumple con el
principal objetivo de gestionar los procesos de creación de productos de una marca. Esto significa que
sus funciones abarcan desde la adquisición de materias primas hasta el envío del producto a los
clientes. Está conformado por un grupo de especialistas con diversas habilidades técnicas y sociales
para garantizar resultados óptimos adaptados a los requerimientos de las marcas.
Funciones
 Planificación de la producción. La planificación de la producción es una de las tareas más
importantes del Departamento de Producción. Consiste en establecer los objetivos de
producción, determinar los recursos necesarios, elaborar el cronograma de actividades y
coordinar los procesos para garantizar la eficiencia y la calidad en la fabricación de los productos.

 Control de calidad. El control de calidad es vital para asegurar que los productos fabricados
cumplen con los estándares establecidos. El Departamento de Producción se encarga de
implementar y supervisar los procesos de control de calidad, así como de identificar y corregir
posibles desviaciones para garantizar la satisfacción del cliente.

 Supervisión de procesos. La supervisión de procesos implica el seguimiento constante de las

actividades de producción para garantizar que se desarrollen de acuerdo con las especificaciones
establecidas. El Departamento de Producción debe asegurarse de que los procesos se ejecuten
de manera eficiente y segura, identificando posibles mejoras y solucionando problemas en tiempo
real.

 Optimización de recursos. La optimización de recursos es una tarea clave del Departamento

de Producción. Esto incluye la gestión eficiente de materias primas, mano de obra, maquinaria y

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 otros recursos necesarios para la fabricación. Es fundamental encontrar el equilibrio entre la
máxima eficiencia y la minimización de costos, sin comprometer la calidad del producto final.

 Programación de la producción. La programación de la producción implica la elaboración de

un plan detallado que establece el momento en que se deben llevar a cabo las diferentes
actividades de fabricación. El Departamento de Producción debe coordinar la programación de
la producción para garantizar que se cumplan los plazos establecidos y que se eviten cuellos de
botella en el proceso productivo.

 Gestión de inventario. La gestión de inventario es otra función esencial del Departamento de

Producción. Se encarga de controlar los niveles de stock de materias primas, productos en
proceso y productos terminados, asegurando que haya suficiente inventario para satisfacer la
demanda del mercado, pero evitando el exceso que pueda generar costos innecesarios.

 Mejora continua. La mejora continua es un principio fundamental en el Departamento de

Producción. Se trata de identificar constantemente oportunidades para optimizar los procesos,
reducir desperdicios, mejorar la eficiencia y la calidad, y adoptar nuevas tecnologías y métodos
de trabajo que permitan mantener a la empresa competitiva en el mercado.

 Coordinación con otros departamentos. El Departamento de Producción debe coordinarse

estrechamente con otros departamentos, como Compras, Ventas, Logística y Calidad, para
garantizar una comunicación fluida y una colaboración efectiva que permita alinear los objetivos
de producción con las necesidades del resto de la empresa.

 Seguimiento de indicadores de desempeño. El seguimiento de indicadores de desempeño es

esencial para evaluar la eficiencia y la productividad del Departamento de Producción. Se deben
establecer métricas clave, como la utilización de la capacidad, el rendimiento de la maquinaria,
el tiempo de ciclo, los costos de producción, entre otros, para medir el desempeño y tomar
decisiones informadas.

Departamento de ventas
El área de ventas es la fuerza motriz que impulsa las estrategias comerciales de cualquier empresa.
Además, es la responsable de marcar el ritmo de producción; evitar que la empresa sufra problemas
económicos y garantizar que se expanda a nuevos mercados. Un departamento de ventas es el
responsable de mantener las buenas relaciones entre la empresa y sus clientes. Pero ¿cómo?
Nombrando a un encargado de ventas y desarrollando un buen equipo de ventas, con vendedores
motivados y dispuestos a seguir aprendiendo y creciendo junto a la empresa.
Funciones
 Fijar los objetivos de la empresa. El Departamento de Ventas ha de fijarse unos objetivos
realistas que favorezcan los beneficios y el crecimiento de la empresa, y que al mismo tiempo
sean coherentes con la filosofía de la misma.

 Hacer un estudio de mercado. Para saber cómo venderle nuestro producto o servicio a los
clientes, primero hay que conocer cuáles son las necesidades y los deseos de dichos clientes.

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 Para ello, una de las funciones del Departamento de Ventas es llevar a cabo una investigación
de mercado.
Se trata de un estudio sobre la viabilidad de un producto o un servicio con la intención de
anticipar la respuesta que va a suscitar entre los potenciales clientes. Los estudios de mercado
en materia de ventas deben tener en cuenta factores tales como las fluctuaciones demográficas,
las tendencias según temporadas, las actividades de la competencia, etc.
 Establecer un plan estratégico. Una vez que ya ha realizado el estudio de mercado y, por
ende, ya tiene toda la información que necesita para satisfacer con su producto o servicio las
necesidades o los deseos de los clientes, el Departamento de Ventas usará esos datos para
dar respuestas específicas a cuestiones como qué precio ponerle a lo que quiere vender o cómo
presentarlo y distribuirlo de manera efectiva, entre otras.

 Proporcionar una atención al cliente de calidad. Aunque el Departamento de Atención al

Cliente puede ser un departamento aparte, suele estar integrado en el Departamento de Ventas,
puesto que se trata de un servicio preventa y posventa.
Se trata de una labor que requiere muchas habilidades interpersonales, tales como la paciencia,
la empatía, la resolución de conflictos y la comunicación efectiva (asertividad, persuasión, etc.).

 Dar a conocer la empresa. El Departamento de Ventas es el que hace de guía para el

Departamento de Marketing, pues el de Ventas posee toda la información bruta sobre el
producto, los clientes y los objetivos de la empresa que el de Marketing tendrá que transformar
en campañas efectivas para que ese producto llegue a esos clientes cumpliendo esos objetivos.
Además, el Departamento de Ventas es generalmente el equipo que representa a la empresa
en ferias, conferencias, talleres y otros eventos propios del sector que van más allá de la
publicidad tradicional dirigida a unos clientes comerciales, si los hubiera.

 Hacer un seguimiento. El Departamento de Ventas debe monitorizar de manera analítica y

metódica sus resultados a fin de determinar si sus estrategias se traducen en los objetivos que
se habían marcado, así como si dichos objetivos son los adecuados para la empresa. Algunos
de los indicadores que se valorarán son el volumen de ventas, la tasa de conversión de los
clientes potenciales, el rendimiento de las campañas de marketing, etc.

 Proponer soluciones. Si el Departamento de Ventas hace un seguimiento de sus operaciones

es, evidentemente, para ser capaz de proponer soluciones en caso de detectar problemas a la
hora de alcanzar los objetivos o si se llega a la conclusión de que dichos objetivos deberían
modificarse de algún modo.
Además, aunque no salgan problemas a la luz y los objetivos sean los adecuados, siempre hay
un margen de mejora. Así, el departamento puede dar con nuevas ideas que mejoren el
rendimiento o el funcionamiento de la empresa a nivel global.

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Actividad 2: Organigrama
Asistente de
Asistente de RRHH
Gerente de recursos Encargado de nomina
humanos nominas
Asesores legales

encargado de caja Cajeros

Contador general
Auxiliar de
contabilidad
Gerente de finanzas Analista financiero

Analista de
credito
Encargado de Asistente de
compra compra
Gerente de Supervisores de Personal de
Junta de Accionistas Gerente General
marketing ventas venta
Personal de
servicio al Cliente

Asesores de supervisor de Personal de

Auditor de calidad
produccion calidad produccion

Personal de
limpieza
Gerente de Personal de
Produccion mantenimiento
Personal de
vigilancia

Encargado de
Auxiliar de bodega
bodega

Gerente de Tecnicos de Programadores area

Informatica Informatica de informatica