Lic.

Luis Mariano Otero Paizano Presupuesto

Sistema Presupuestario y Tipos de Presupuesto

2.1 Áreas Funcionales de la Empresa.

2.2 Metodología a seguir en la preparación del Presupuesto.
2.2.1 Labor de Concientización.
2.2.2 Determinación de las Características propias de cada Empresa.
2.3 Actividades que Realizan las personas encargadas del Presupuesto.
2.4 Comité de Presupuesto.
2.4.1 Características del Comité de Presupuesto.
2.4.2 Funciones del Comité de Presupuesto.

OBJETIVOS:

1. Identificar las áreas funcionales de la empresa y utilizar la metodología

establecida para la elaboración del presupuesto de cada una de las
áreas.

2. Identificar las funciones y características del Comité de Presupuesto y

del jefe del Departamento de Presupuesto en el proceso de formulación,
ejecución, y evaluación del presupuesto en una organización.

2.1 Áreas Funcionales de la empresa

Las áreas funcionales de la Empresa son diversas actividades más importantes

de empresa, ya que por ellas se plantea como hacer la vida eterna y tratan de
alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada
mínimo por cinco áreas funcionales básicas (dirección, administración, ventas,
producción y contabilidad), pero puede estar formada por muchas más
(investigación, recursos humanos, estrategias, etc.).

El número de áreas funcionales en las pequeñas empresas se simplifican y se

integran una dentro de las otras, esto ayuda a tener un mejor desempeño
dentro de la empresa.

 Área de dirección: área imprescindible, considerada la cabeza de la

empresa. Lleva el timón de la empresa, establece los objetivos y la dirige
hacia ellos. Está relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que
es quien controla todas las áreas de trabajo que se encuentran en la
empresa.

 Área de administración: relacionada con el funcionamiento de la

empresa. Es la operación de negocio en sentido general, desde
contrataciones, pagos a personal. Por lo general es el emprendedor o
empresario que se encarga de esta área funcional. Está relacionada con
otras áreas como recursos humanos.

 Área de ventas: orientada al exterior. En esta área se plantea las

estrategias que la empresa seguirá en el área del marketing, los
mercados donde la empresa opera, los segmentos de mercado, el ciclo

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de vida de los productos, diseño de nuevos productos para la ganancia

de dinero.

 Área de producción: área donde se llevan a cabo la producción de los

bienes que la empresa comercializara después a los centros, mercados,
tienda de ventas.

 Área de contabilidad y finanzas : reglamentario para todas las empresas,

ya que es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta
todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa,
que también en algunas veces pueden estar almacenando en bancos o
en una caja fuerte.

2.2 Metodología a seguir en la preparación del presupuesto

Es importante tener presente que:

Para prevenir conflictos organizacionales en la organización presupuestal los

objetivos deben ser cuantificables, claros y alcanzables. Quienes planean
deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más
favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el
grado de aceptación por parte de quienes ejecutaran los planes.

La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no deben impedir

la iniciativa de sus ejecutores ni presentar márgenes de maniobras o de errores
excesivos. Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y
ejecutores, propiciar la participación activa en su diseño de todos los
integrantes de la organización.

Determinación de las características empresariales

El diagnostico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el

cual adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto.

 Situacion financiera. El estado financiero de las empresas con respecto

al endeudamiento , liquidez, la valoración de los títulos de propiedad y
los índices de la lucratividad, repercuten sobre las posibilidades de
captar capitales, conseguir créditos o servicios. Sin duda la situación
financiera permite ilustrar las posibilidades reales del progreso y, tanto,
sentarán las bases para establecer si las estrategias competitivas se
sustentan en el crecimiento de las operaciones o en la simple
supervivencia.

 Eficiencia y Productividad. La eficiencia comprende las acciones puestas

en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de
insumos y la comercialización de productos. La productividad se expresa
como la producción por hora hombre u otra máquina, es decir, el
rendimiento dentro de la empresa.

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 Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema

logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los
coeficientes de productividad, tienen influencia notable sobre los costos
y, por ende, sobre la fijación de los precios. En este contexto, las
variables citadas inciden en los presupuestos empresariales.

 Actualización Tecnológica. En virtud de los efectos ejercidos por la

modernización industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y
la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los
presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y
calidades.

Politicas Generales

 Las políticas influyen en los diversos canales de financiación y en los

inventarios, y esto se refleja en los presupuestos de compras y
produccon.

Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto:

 En pequeñas y medianas empresas. Para asegurar el cumplimiento del

tiempo establecido, preparar el presupuesto y garantizar la intervención
de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal,
deben definirse las actividades para asignar a los participantes en dicha
labor. La organización del trabajo interpreta el tamaño de las
operaciones empresariales.

 En pequeñas y medianas empresas. El trabajo presupuestal es

responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la
jefatura asume funciones siguientes: Sostener reuniones con la dirección
general y con las jefaturas de cada departamento. Revisar el sistema de
contabilidad de costos.

 Pequeñas y medianas empresas. Difundir la técnica de presupuestacion

en los niveles operativo y administrativo, asi como capacitar al personal.
Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y
costos. Presentar informes periódicos que permitan cotejar los
resultados previstos y los reales.

 En grandes empresas: en este tipo de organizaciones se sugiere la

constitución de un comité de presupuesto.

Comité de Presupuestos

 Funciones:

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- Recibir los presupuestos parciales de cada departamento

presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las
observaciones necesarias.
- Aprobar el presupuesto general de la empresa.
- Considerar y aprobar los cambios propuestos previstos y ejecutados.
- Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y
ejecutados.

En estas empresas el liderazgo del quehacer presupuestal recae en un director

de presupuestos, a quien se le responsabiliza de:

- Preparar el manual de presupuestos con instrucciones claras de

cómo elaborarlos.
- Recopilar la información de las diferentes gerencias, divisiones o
departamentos, analizarla o someterla a consideración del comité.
- Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los
cambios aprobados por el comité.

Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del comportamiento

presupuestal.

- Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los

niveles organizacionales cuyos presupuestos dependen de ellos.
- Prepara análisis especiales de la ejecución presupuestal, que
requieran la gerencia general, el comité o las jefaturas funcionales.

Comité de Presupuestos: el comité de presupuestos supervisa la preparación y

ejecución de los presupuestos administrativos y de capital, y examina su
política financiera. Durante el año, realiza una intensa labor como parte de una
amplia revisión de los procedimientos empleados por la empresa para la
adquisición de obras, bienes y servicios, tanto en el ámbito institucional como
en relación con los proyectos que ayuda a financiar.

2.2.1 Labor de concientización

A través de la planeación, los administradores desarrollan e implementan

metas y políticas organizacionales a largo plazo.

Dicha planeación proporciona el rumbo de las actividades de la empresa en su

interés por lograr la satisfacción de los clientes.

La concientización en la elaboración determina como se hacen las cosas y le

da importancia al presupuesto, además proporciona a todos los integrantes de
la empresa una idea o rumbo hacia donde se quiere ir.

Consecuentemente mostraremos la estructura e integración del presupuesto;

se puede observar que todas y cada una de las áreas de la empresa deben de
estar integradas y orientadas hacia la consecución de metas.

Estructura e integración del presupuesto

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Esta labor de concientización se puede resumir en los siguientes puntos:

- Prevenir conflictos organizacionales en la ejecución presupuestal. Es

indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean
cuantificables.

- Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas,

estudiarlas y seleccionar las favorables.

- Los planes no deben superar el potencial comercial, productivo y

financiero de las empresas, ni las habilidades de quienes los
desarrollan.

- La planeación y los presupuestos no deben ser inflexibles ; no pueden

convertirse en camisas de fuerza para quienes lo ejecutan.

- Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y

ejecutores, propiciar la participación activa en su diseño de todos los
integrantes de la organización.

- La relación con la estructura formal de cada organización, dada la

necesidad de diferenciación y de integración entre las distintas áreas
de la empresa, es importante para establecer la descentralización o
diferenciación en el grado en que los directivos integran las
diferentes operaciones y toman sus propias decisiones.

2.2.2 Determinación de las características propias de cada empresa

Cada empresa tiene características diferentes y modos de actuaciones

distintas. En el presupuesto de las organizaciones se deben analizar el tamaño
de la empresa, tiempo, condiciones, mercado, oportunidades de crecimiento, y
de negocio.

El diagnostico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el

cual adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto.

Situacion financiera:

 El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la

liquidez, la valoración de los títulos de propiedad y los índices de la
lucratividad, repercuten sobre la posibilidad de captar capitales,
conseguir créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los
proveedores de bienes o servicios.

Situación: sin duda la situación financiera permite ilustrar las posibilidades

reales del progreso y, por tanto, sentara las bases para establecer si las
estrategias competitivas se sustentaran en el crecimiento de las operaciones o
en la simple supervivencia financiera.

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Eficiencia y Productividad:

 La eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar

el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización
de productos.

Por otro lado, la productividad se expresa como la producción por hora-hombre

u hora máquina, es decir, el rendimiento dentro de la empresa.

 Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema

logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los
coeficientes de productividad, tienen influencia notable sobre los costos
y, por ende, sobre la fijación de los precios. En este contexto, las
variables citadas inciden en los presupuestos empresariales.

Actualización Tecnológica:

En virtud de los efectos ejercidos por la modernización industrial sobre los

costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es
comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la
competitividad en precios y calidades.

Políticas Generales:

Las políticas influyen en los diversos canales de financiación y en los

inventarios, y esto se refleja en los presupuestos de compra y producción.

2.3 Actividades que realizan las personas encargadas del

presupuesto

Coordinación: se encarga de que todas y cada una de las áreas y personas

involucradas cuenten con todos los medios necesarios para llevar a cabo el
presupuesto.

Dirección: aquí se fija la guía y el camino a seguir. También establece el

proceso de motivación a las personas o grupos de personas que tienen a su
cargo, así como orientar las acciones y operaciones que se realizan con el fin
de tomar decisiones.

Control: medir se los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar

correctivos en las variaciones. En esta parte se establecen las medidas del
desempeño y todas las medidas de control.

El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan, el informe

debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.

Debe formularse un informe diferente para cada área de la organización a fin

de que se elabore un reporte de acuerdo con la autoridad y responsabilidad
asignada. De esta forma también se signan los conceptos, variables u
operaciones que son controlables y los que no lo son.
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Uno de los propósitos que tiene el control es que se cumplan los objetivos,
metas y normas de la empresa.

En todos los presupuestos se generan diferencias entre los presupuestos y lo

real éstas se convierten en las medidas de actuación que se miden y evalúan
de acuerdo al paso del tiempo donde se impondrán o se tomaran las medidas
adecuadas para que la organización vaya por buen camino.

También el seguimiento es necesario para evaluar la efectividad de esas

diferencias, haciendo una adecuada retroalimentación, donde dependiendo de
la fase en que se trate se establecerá el cambio.

En muchas organizaciones se pretende dar a los presupuestos el carácter de

mero instrumento de vigilancia para determinar la existencia de errores y sólo
se calculan variaciones comparando lo real con lo presupuestado.

El proceso de la presupuestacion llega a ser tan sencillo o complicado según el

tipo de empresa de las que se hable, en este caso, dentro de uno de los
medios de control existentes, se ubica en el concepto de contabilidad por área
y niveles de responsabilidad como una herramienta de mejor control de los
gestos esto genera una dimensión para la empresa, ya que no sólo será el
análisis de la naturaleza de gastos, sino que también es la organización
responsable de la acción.

2.4 Comité de presupuesto

Un comité de presupuesto es un grupo de personas dentro de una organización

que crea y mantiene la responsabilidad fiscal de esa entidad. En una empresa,
este comité suele estar formado por la alta dirección junto con el director
financiero (CFO). Los comités de presupuesto generalmente se componen de
presupuestos departamentales presentados por los distintos líderes
departamentales.

El comité de presupuesto puede crear y actualizar el manual de presupuesto,

que es un conjunto complejo de pautas e instrucciones que utilizan las grandes
organizaciones para preparar presupuestos.

2.4.1 Características de un comité de presupuestos

 Un comité de presupuesto es un grupo dentro de una organización que

supervisa la asignación de recursos financieros a una empresa y asigna
los fondos en consecuencia a las partes de la organización.

 El comité de presupuesto produce y actualiza un manual de presupuesto

de la organización, proporcionando reglas y pautas claras para el
proceso de presupuestacion.

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 El pájaro tiene una visión vital del panorama financiero general de una
organización, el comité de presupuesto es fundamental para mantener la
responsabilidad fiscal.

Comprensión de los comités de presupuestos

Un comité de presupuesto es un grupo oficial que crea y supervisa las mejores

normas y practica para implementar y actualizar los planes de asignación de
recursos y gastos de una organización y mantener la responsabilidad fiscal.
Los comités de presupuestos juegan un papel clave en el éxito o la
desaparición de una empresa u otra entidad que se basa en generar y gastar
flujos de efectivo para permanecer en su lugar. Este comité tiene la tarea de
mantener los presupuestos de una organización en el camino correcto, lo que
luego asegura el buen funcionamiento y la solvencia financiera y resuelve
cualquier problema financiero antes de que surja.

Además, el comité de presupuesto edita y edita el manual de presupuesto de la

empresa y se asegura de que los departamentos se adhieran a sus
presupuestos anuales presentados.

El comité de presupuesto tiene una perspectiva única en el sentido de que son

leales a todos en relación con la llegada y los eventos financieros de una
organización. Ven el panorama completo, pero las personas de los
departamentos individuales solo verán su propia parte de la empresa. De
hecho, el comité de presupuesto es a menudo la única entidad dentro de la
organización que se ve el panorama financiero general de la empresa.

Ejemplo de un comité de presupuesto en la práctica

Por ejemplo, el comité de presupuesto de la hipotética empresa Widget

Makers, Inc. de Wendell, encargado de supervisar la formulación de un
presupuesto anual para cada departamento de la organización y aprobar los
presupuestos. A principio de año deciden que pueden destinar 500,000 dolares
a varias divisiones de la firma. La división de piñones se está embarcando en
un nuevo y pesado proyecto de investigación y desarrollo para un nuevo tipo de
piñon con la división de Widgets funcionando como siempre. El comité, de
acuerdo con las pautas de su manual de presupuesto, asigna $350,000 a la
división de piñones, el 60% de los cuales está reservado para el proyecto de I +
D. A la división de Widgets se le asigna $100,000 para financiar operaciones,
mientras que los $50,000 restantes se mantienen disponibles para pagar
impuestos en toda la empresa.

2.4.2 Funciones del comité de presupuesto

Las siguientes son las funciones:

 Está conformado por la alta gerencia.

 Se encarga de ver todas las necesidades de la empresa.
 Cada uno de sus integrantes tiene la obligación de integrar todos los
recursos que se necesitan.

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 Cualquier cambio se reporta en la gerencia o al coordinador. Preparar el

presupuesto para el próximo año.
 Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus
causas.
 Formular el presupuesto general, asi como preparar estados proformas y
presupuestados.
 Coordinar y supervisar los presupuestos parciales. Aprobar el diseño de
las formas que se utilizaron.
 Elaborar manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente
amplios.
 Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado; hacer las
correcciones pertinentes y a tiempo.
 Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos.
 Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes
presupuestales.
 Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos
departamentales.
 Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.
 Presentar los presupuestos a autorización al Gerente General y este al
Consejo de Administración.