MANUAL DE FUNCIONES

Elaborado por:
ÍNDICE
Contenido
1.1 STAFF
GERENCIAL ..........................................................................................
........................................... 3
1.1.1 GERENTE
GENERAL ...............................................................................................
................................ 3
1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERA ................................................................................... 5
1.1.3 GERENTE DE
OPERACIONES .......................................................................................
........................ 7

1.2 STAFF
TÉCNICO ...............................................................................................
......................................... 10
1.2.1 TÉCNICO
HIDRÁULICO ..........................................................................................
.............................. 10
1.2.2 TÉCNICO DE
CALEFACCIÓN ........................................................................................
....................... 11
1.2.3 TÉCNICO
ELÉCTRICO ............................................................................................
............................... 12
1.2.4 DISEÑO
TÉCNICO ................................................................................................
.................................. 13
1.2.5 CHOFER
2 ............................................................................................................
..................................... 14

1.3 STAFF
ADMINISTRATIVO ...............................................................................
....................................... 15
1.3.1 ASISTENTE
CONTABLE..............................................................................................
.......................... 15
1.3.2 ASISTENTE
ADMINISTRATIVO ...................................................................................
...................... 17
1.3.3
BODEGUERO ..........................................................................................
................................................. 19
1.3.4 CHOFER
1 ............................................................................................................
..................................... 21
1.3.5
CONSERJE ..............................................................................................
.................................................. 21
1.3.6
MENSAJERO ...........................................................................................
.................................................. 22
1.1 STAFF GERENCIAL

1.1.1 GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad
1. El Gerente General de Nitzan actúa como representante
legal de la empresa, fija las políticas operativas,
administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados
por la casa matriz.
2. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las
operaciones y el desempeño organizacional, junto con los
demás gerentes funcionales planea, dirige y controla las
actividades de la empresa.
3. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos
ejecutivos, administrativos y operacionales de la
organización.
4. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es
decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional,
así como con conocimientos del área técnica y de aplicación
de nuestros productos y servicios.
5. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e
internacional, provee de contactos y relaciones
empresariales a la organización con el objetivo de establecer
negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel
internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor
agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos,
maximizando el valor de la empresa para los accionistas.
Sus principales funciones:
o Liderar el proceso de planeación estratégica de la
organización, determinando los factores críticos de
éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas
de la empresa.

o Desarrollar estrategias generales para alcanzar los

objetivos y metas propuestas.

o A través de sus subordinados vuelve operativos a los

objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de
acción a corto, mediano y largo plazo.

o Crear un ambiente en el que las personas puedan

lograr las metas de grupo con la menor cantidad de
tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
o Implementar una estructura administrativa que
contenga los elementos necesarios para el desarrollo
de los planes de acción.
 o Preparar descripciones de tareas y objetivos
individuales para cada área funcional liderada por su
gerente.

o Definir necesidades de personal consistentes con los

objetivos y planes de la empresa.

o Seleccionar personal competente y desarrollar

programas de entrenamiento para potenciar sus
capacidades.

o Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y

ejecutar los planes y estrategias determinados.

o Desarrollar un ambiente de trabajo que motive

positivamente a los individuos y grupos
organizacionales.

o Medir continuamente la ejecución y comparar

resultados reales con los planes y estándares de
ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

Otras actividades Supervisa constantemente los principales

indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar
decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño
de la empresa

• Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de

nuevas tecnologías o materias primas, insumos y productos
más adecuados.

• Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al

mercado.

• Se encarga de la contratación y despido de personal.

• Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin

límite de monto.

• Cualquier transacción financiera mayor como obtención de

préstamos, cartas de crédito, asignación de créditos a
clientes, etc. deben contar con su aprobación.
 Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas Supervisa
a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones. Delegaciones:
En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de
ausencia temporal, será reemplazado por las gerencias que el
designe en áreas específicas de acción .
Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.
1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Funciones y Autoridad
El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a
su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso
administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el
proceso de administración financiera de la organización. Sus
responsabilidades son:
 Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

 Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las

ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del
balance general (activos).

 Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar

y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para
financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen
fondos internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs.
Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo
plazo vs. Corto plazo.

 La forma de obtener los fondos y de proporcionar el

financiamiento de los activos que requiere la empresa para
elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área
representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de
estructura del capital de la empresa.

 Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance

general con el objeto de obtener información valiosa de la posición
financiera de la compañía.

 Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados:

ingresos y costos.

 Control de costos con relación al valor producido,

principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a
sus productos un precio competitivo y rentable.

 Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del

negocio.
 Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las
operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma.

 El gerente financiero interactúa con las otras gerencias

funcionales para que la organización opere de manera eficiente,
todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones
financieras deberán ser consideradas. Por ejemplo, las decisiones
de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de
ventas y,
consecuentemente modifican los requerimientos de inversión, por
lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad de
fondos, las políticas de inventarios, recursos, personal, etc.

 El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de

dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los
fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre
con autorización previa del Gerente General.

 Es el encargado de la elaboración de presupuestos que

muestren la situación económica y financiera de la empresa, así
como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos
siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

 Negociación con proveedores, para términos de compras,

descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargado de
los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la
empresa.

 Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y

pago de proyectos.

 Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario,

tratando de mantener los días de inventario lo más bajo posibles.

 Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que

aseguren que no existan faltantes. Monitoreo y autorización de las
compras necesarias por bodegas.

 Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades

tributarias con el SRI. Asegura también la existencia de
información financiera y contable razonable y oportuna para el uso
de la gerencia.

 Manejo de la relación con el proveedor del servicio de

tercerización contable y auditores.

 Encargado de todos los temas administrativos relacionados con

recursos humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones,
etc.

 Manejo del archivo administrativo y contable.

 Aprobación de la facturación que se realiza por ventas de

bodega.

 Supervisión de la facturación de proyectos hecha por bodega

bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente.
Otras actividades
 Administrar y autorizar préstamos para empleados.

 Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación

de préstamos, transacciones en dólares, etc.)

 Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción

para la Gerencia General.

 El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo

cualquier otra actividad determinada por el Gerente General.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Asistente

administrativa, contabilidad, asistente contable, bodeguero.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o
cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por el
Gerente General y las personas que se designen para tareas
operativas específicas. Cualquier delegación específica se hará a
través de un memorándum.
1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES

Funciones y Autoridad El Gerente de Operaciones tiene a su

cargo el manejo del departamento técnico dentro del que se
incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riego, así
como también brindar servicio técnico a los clientes en la correcta
utilización de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio,
modificación o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del
personal a su cargo autorizada para la contratación de personal
temporal para proyectos, contratación de personal definitivo junto
con la gerencia general. Adicionalmente tiene autoridad total en el
manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene
la libertada para negociar con los clientes y otorgar crédito
tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento
recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de
la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la
empresa. Además se encarga totalmente del manejo de la
importación y exportación de materiales.
Ventas
 Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza
una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.

 El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto

con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes
puedan realizar el plano.

 Es el encargado de realizar los cálculos de pérdida de presión y

capacidad del sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

 Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a

utilizar en un determinado proyecto así como también el
presupuesto del mismo.

 El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del

proyecto junto con su cotización, además de encargarse de la
negociación con el cliente en cuento a precio y crédito.

Técnico
 El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la
planificación de materiales y tiempo de entrega de todos los
proyectos de riego.

 Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que

va a llevar a cabo toda la ejecución.

 El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión del

proyecto y de la entrega del mismo al cliente.

 Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio

técnico, asignándole un técnico para resolver el problema del
cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo día
o máximo al día siguiente de ser posible.

Importaciones y exportaciones
 Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que
tiene que ver con la importación de materiales de riego
considerando que para importar una suma mayor a 10.000 dólares
se debe pedir aprobación de la Gerencia General.
 Es responsable de la relación directa con los proveedores en el
extranjero, para pedir cotización y realizar la negociación.

 Realiza la coordinación de la importación con el agente

afianzado de aduanas. Enviar el packing list y la factura.
 Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del
mismo.

 Revisar la mercadería cuando llega a Nitzan.

 Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de

exportación de materiales de riego.

 Elaborar el packing list y la factura del material que se va a

exportar.

 Contratar al agente afianzado de aduanas, así como el

transporte.

 Realizar el seguimiento de la exportación hasta que llegue a su

lugar de destino.

Otras actividades
 Manejo de relaciones públicas con el cliente.

 Contratación de transporte de materiales.

 El Gerente de Operaciones realizará cualquier otra actividad

solicitada por la Gerencia General.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Técnico

hidráulico, técnico eléctrico, técnico de calefacción, dibujantes y
chofer. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje
o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la
gerencia general y las personas que se designen para tareas
operativas específicas. Cualquier delegación específica se hará a
través de un memorándum.
1.2 STAFF TÉCNICO

1.2.1 TÉCNICO HIDRÁULICO

Funciones y Autoridad
 Encargado de la instalación de tubería PVC y valvulería en
campo y caseta de riego.

 Tiene la responsabilidad del cumplir el trabajo asignado en el

tiempo establecido, bajo las condiciones establecidas entre el
cliente y Nitzan, siempre con calidad y optimizando el uso de los
materiales.

 Cumplir a cabalidad con el plano de instalación entregado por

Nitzan, siempre manteniendo satisfecho al cliente en todo
momento.

Actividades principales: Una vez que el Gerente de

Operaciones le entregue el plano de instalación es responsabilidad
del técnico hidráulico solicitar diariamente los materiales que va a
utilizar hasta que se termine el proyecto. Debe solicitar al Gerente
de Operaciones o en su ausencia al Gerente Financiero la
coordinación de transporte para que lo lleve y retire del área de
trabajo. Actividades sistema de goteo
 Instalación de tubería principal y secundaria.
 Instalación de los laterales de reparto.
 Valvulería.

Actividades sistema de duchas

 Instalación de tubería principal y secundaria.
 Instalación de válvulas de acople rápido.

Actividades instalación de cabezal

 Instalación del equipo de bombeo.
 Instalación del equipo de filtrado.
 Automatización con computadora.
Otras actividades
 Brindar apoyo a los técnicos eléctricos en lo que se refiere al
tendido del cable hasta la entrada de la válvula.

 Apoyo al bodeguero en lo que se refiere a la organización de la

bodega.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe

inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: Los

trabajadores que entrega el cliente para apoyar al proyecto.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o
cualquier otro tipo de ausencia temporal, será reemplazado por
otro técnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo permita y
sea autorizado por el gerente de operaciones.

1.2.2 TÉCNICO DE CALEFACCIÓN

Funciones y Autoridad Sus responsabilidades principales son
las siguientes:
 Llevar a cabo los proyectos que tengan que ver con calefacción.

 Entregar los proyectos de calefacción completamente

operativos.

Actividades principales
 En los proyectos de calefacción los planos son desarrollados por
los dibujantes o pueden llegar de la empresa relacionada en
Holanda. La responsabilidad del técnico de calefacción es
desarrollar el diseño entregado en el plano y ejecutar la instalación
hasta que el proyecto se encuentre operativo y el cliente este
satisfecho.

 Realizar el armado de estructuras metálicas para unidades de

filtrado.

Otras actividades
 Brindar asistencia a los técnicos hidráulicos.

 Soldador

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe

inmediato.
 Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No
tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será
reemplazado por otro técnico siempre y cuando el volumen de
trabajo lo permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.
1.2.3 TÉCNICO ELÉCTRICO
Funciones y Autoridad Sus principales responsabilidades son
las siguientes:
 Responsable de la instalación eléctrica de los proyectos.

 Responsable del funcionamiento y programación de los equipos

instalados ante el cliente.

 Brindar el servicio técnico a los clientes.

 Responsable del vehículo a su cargo.

Actividades principales Actividades de servicio técnico

 Visitar a los clientes de forma diaria para dar servicio técnico a
los mismos.
 Encargado de atender las solicitudes de servicio técnico que
recibe la Gerencia de Operaciones.
 Notificar a la Gerencia de Operaciones los clientes que solicitan
servicio directamente al técnico.
 Brindar atención y asesoría en temas de riego a los clientes de
NITZAN.
 Dirigir los requerimientos del cliente a la Gerencia de
Operaciones para realizar la venta.

Actividades de instalaciones eléctricas

 Realizar el cableado y la conexión de válvulas en el proyecto.
 Automatización de los equipos de fertirrigación, conexión del
procesador con sistemas de bombeo, con la computadora y los
sensores.
 Instalación de computadoras de riego.
 Capacitación del cliente sobre el correcto funcionamiento del
sistema.
 Verificación del correcto funcionamiento del sistema.
 Responsable de la entrega/recepción del proyecto, la cual es
importante para la posterior firma de la entrega/recepción
realizada por el Gerente de Operaciones.

Nota: las actividades descritas anteriormente las lleva a cabo en

proyectos en el Ecuador y los de fuera del país de ser requerido.
Otras actividades
 Entrega de facturas, materiales, realizar la cobranza y todas las
actividades que el gerente le solicite.

 Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.

 Apoyo en temas computacionales básicos.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe

inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a:

Instaladores. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad,
viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será reemplazado
por otro técnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.

1.2.4 DISEÑO TÉCNICO

Funciones: Sus principales responsabilidades son las siguientes:
 Dibujar los planos.

 Obtener la cantidad de materiales necesarios para realizar cada

proyecto (tuberías, válvulas)

 Optimizar el diseño de tal forma que se pueda tener una

cotización lo más competitiva posible.
 Actividades principales
 Dibujo de todos proyectos internacionales (Ecuador, México,
Colombia y Perú).

 Revisión del plano con la Gerencia de Operaciones y la Gerencia

General.

 Archivar los proyectos dibujados, para tener una referencia de

anteriores trabajos.

 Actualización de la biblioteca de todos los accesorios que se

mantienen en el catálogo de productos de la empresa.

 En lo que se refiere a los proyectos del exterior se elabora un

detalle con cada tipo de accesorio a utilizar, mientras que en los
proyectos locales se elabora un listado parcial.

 Realizar el diseño de estructuras, tales como casetas de

bombeo de riego. En el diseño de estas estructuras se tiene la
asistencia de la Gerencia de Operaciones y la Gerencia General. Se
debe presentar un listado de los accesorios necesarios para la
construcción de la estructura.

 Es responsabilidad del dibujante entregar un plano

correctamente organizado según los parámetros entregados por la
Gerencia de Operaciones.

Otras actividades
 Trabajo de campo para hacer mediciones en caso de no tener
levantamiento planimétrico.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe

inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No

tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será
reemplazado por otro dibujante.
1.2.5 CHOFER 2
Funciones y Autoridades
Entre sus responsabilidades se encuentran:
 Encargado de las tareas de transportación que sean encargadas
por el Gerente de Operaciones..
 Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales
 Encargado de la transportación de materiales desde los
proveedores hacia la NITZAN.
 Transportar a los técnicos hacia las fincas y de regreso a la
empresa.
 Transportar los materiales a las fincas.
 Brindar el servicio de mensajería.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No

tiene personas a su cargo. Delegaciones: Podrá tomar
vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorización del
Gerente de Operaciones.

1.3 STAFF ADMINISTRATIVO

1.3.1 ASISTENTE CONTABLE

Funciones y Autoridad Las responsabilidades principales son
las siguientes:
 Manejo de clientes, nómina, bancos y viáticos.

 Coordinación de la entrega de información a la empresa que

realiza la contabilidad.

 Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

Actividades principales Actividades proveedores

 Recepción de facturas y comprobantes de retención.
 Mantener el archivo de proveedores.
 Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y
valores de pago.

Actividades bancos
 Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia
Financiera.
 Conciliaciones bancarias.
 Manejo del libro de bancos.
 Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.

Actividades clientes
 Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.
 Archivo de facturas secuenciales del cliente.
 Manejo de facturas y comprobantes de retención.

Actividades nómina
 Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el
manejo de los ingresos, descuentos, bonos de alimentación y
alimentación, seguros de asistencia médica, descuentos del IESS y
retenciones de impuestos de los empleados.
 Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas,
documentos del IESS, contratos de trabajo, avisos de entreda, y
cualquier otro docuemnto relacionado con el empleado.
 Elaboración de memos de permisos.
 Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días
adicionales de trabajo.

Todo esto es en la parte operativa no de autorización Actividades

viajes
 Manejo de facturas y viáticos.
 Elaboración de memos de viáticos.
 Control de los respaldos.

Actividades contabilidad
 Coordinación de la entrega de información a los contadores. La
empresa que realiza la contabilidad va a NITZAN 4 o 5 veces al
mes en las cuales la asistente contable debe entregar carpetas de
proveedores, clientes, comprobantes de retención, egresos de
caja, registro de nómina, notas de crédito, libro de bancos y
conciliaciones.
 Actualización continua de los archivos.
 Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por las
gerencias cuando se debe realizar una compra.

Actividades cuentas de la Gerencia General

 Realización de pagos de gastos personales.
 Pago a los empleados de las fincas.
 Conciliaciones bancarias.
 Custodia de las chequeras.
 Realización de informes de chequeras conjuntas con los
hermanos del Gerente General.
 Elaboración de reporte de ingresos y egresos.

Otras actividades
 Facturación en la bodega de ventas over the counter.
 Manejo de caja chica y ventas de contado cuando no se
encuentra la recepcionista.
 Cobranza.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene

personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será
reemplazado por el gerente financiero y las personas que se
designen para tareas operativas específicas.

1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Funciones y Autoridades Este cargo implica las siguientes
responsabilidades:
 Atención a clientes.
 Realizar los cobros de las ventas de contado.
 Manejo de caja chica.
 Manejo de suministros de oficina y cafetería.
 Coordinación de los viajes de las diferentes personas. (Técnicos
y Gerentes)
 Elaboración de memos y cartas
 Asistencia directa de Gerencias.
 Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad.
 Coordinación de las compras que solicita Gerencia.
 Control del fax y correspondencia.
 Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado
entregado por el Gerente Financiero.
 Ingreso de datos al sistema.
 Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar.
(se pasa un reporte mensual de los que hay que pagar)

Actividades principales Actividades manejo de caja chica

 Entrega de fondos a las personas autorizadas que los requieren.
 Archivo de las facturas de respaldo para la reposición de la caja
chica.

Actividades ventas
 Recepción del cobro de las ventas de contado.
 Entregar los pagos en efectivo o cheque al Gerente Financiero
diariamente, junto con las facturas y retenciones.
 Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la
fecha, el número de factura, retención y el tipo de pago. Este
reporte debe ser entregado al Gerente Financiero.

Actividades compras
 Realizar la cotización de varios proveedores de acuerdo a la
solicitud de gerencia.
 Entregar las cotizaciones al gerente que lo solicito.

Actividades cobranza
 El gerente financiero entregará todos los viernes una lista de los
clientes que hay que solicitar la cobranza.
 Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.
 Coordinar con la Gerencia de Operaciones el envío de uno de los
choferes para retirar el cobro.
 Entregar al medio día del viernes al Gerente Financiero un
informe de cobranzas.

Actividades atención a clientes

 Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa,
transmitiendo la llamada a la persona requerida.
 Brindar atención a los clientes que vienen a la empresa,
dirigiéndoles con la persona que los va a atender.
 Encargarse del envió y recepción de fax, así como también la
elaboración de cartas y memorándums.

Actividades de asistencia en viajes

 Coordinación con la agencia de viajes y con la asistente de
contabilidad lo que se refiere a viáticos y transportación de las
personas que van a viajar.

Otras actividades
 Apoyo al Gerente General en lo que requiera.
 Coordinación de actividades sociales de la empresa.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene

personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será
reemplazado por la asistente de contabilidad y por cualquier otra
persona designada para actividades operativas específicas.

1.3.3 BODEGUERO
Funciones y Autoridades Las responsabilidades que implica su
cargo son:
 Venta de materiales.
 Facturación.
 Compra de materiales
 Manejo operativo de la bodega
 Custodia del inventario

Actividades principales Actividades de ventas

 Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los
precios de los materiales y su disponibilidad.
 Envío de cotización a los clientes que lo soliciten.
 Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a
bodega o que solicitan un pedido vía telefónica.
 Atención al cliente que acude a bodega.

Actividades de facturación
 Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura
correspondiente a la venta de un proyecto realizada por el Gerente
de Operaciones. Para esto el gerente envía a bodega la proforma
en base a la cual se debe facturar.
 Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las
gerencias funcionales.
 Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía
telefónica o de manera personal.
 Entregar las facturas a contabilidad.

Actividades compras
 Realizar la compra de materiales tales como: accesorios PVC,
mangueras, tubos y material eléctrico previa aprobación de una de
las gerencias funcionales.
 Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede
cumplir con algún pedido, previa aprobación de una de las
gerencias funcionales.
 En el caso de requerir material eléctrico solicitar cotizaciones a
diferentes proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de
contabilidad quien decide a quién comprar y obtiene la
aprobación.
 Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las
condiciones de la factura y posteriormente ingresar la factura al
sistema.
 Enviar las facturas a contabilidad.

Actividades de bodega
 Entrega/recepción de los materiales y las herramientas a los
técnicos.
 Llevar un control de las herramientas entregadas.
 Apartar físicamente los materiales que se van a utilizar en cada
proyecto para que estos no sean vendidos.
 Realizar el ingreso de materiales a la bodega cuando los
técnicos no lo ocuparon.
 Mantener limpia la bodega.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe

inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene

personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será
reemplazado por el personal técnico designado por su jefe
inmediato.
1.3.4 CHOFER 1
Funciones: Entre sus responsabilidades se encuentran:
 Estar al servicio del Gerente General.
 Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales
 Movilización del Gerente General.
 Dar mantenimiento al carro del Gerente General.
 Asistir a la familia del Gerente General cuando lo necesite.
 Dar asistencia al Gerente General los fines de semana.

Actividades secundarias
 Transportar a los técnicos a las fincas cuando el gerente General
no se encuentre en la oficina.
 Brindar apoyo en mensajería.
 Dar mantenimiento a los carros de la empresa.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: No tiene

personas a su cargo. Delegaciones: Podrá tomar vacaciones o
ausentarse de la empresa previa autorización del Gerente General
cuando éste se encuentre de viaje.

1.3.5 CONSERJE
Funciones y Autoridades
 Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes.
 Labores de mensajería local.
 Limpieza de oficinas.

Actividades Principales
 Abrir las oficinas y hacer la limpieza de las mismas.
 Preparar el café y las demás bebidas.
 Realizar la limpieza de las oficinas alternas y la cocina que se
encuentra en la bodega.
 Realizar depósito y cobro de cheques.
 Realizar la limpieza de la bodega de envío pasando un día.
 Realizar la limpieza de la bodega de inventario 2 veces por
semana.

Otras actividades
 Brindar apoyo en bodega cuando se realiza la preparación de
materiales que se van a exportar.
 Brindar apoyo a bodega en la recepción de productos que
provienen de una importación.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe
inmediato.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Supervisa a: No

tiene ninguna persona a su cargo. Delegaciones: En caso de
vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, deberá buscar un reemplazo externo que cumpla con
sus actividades en el tiempo de ausencia.

1.3.6 MENSAJERO
Funciones y Autoridades Entre sus responsabilidades se
encuentran:
 Realizar labores de mensajería.

Actividades principales
 Realizar depósitos en los diferentes bancos.
 Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares
indicados.
 Retirar cobros en la locación del cliente.
 Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.
 Retiro de materiales en la locación del proveedor.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

 Supervisa a: No está tiene ninguna persona a cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o
cualquier otro tipo de ausencia temporal, será reemplazado por
uno de los choferes.